Yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng là gì? Ví dụ minh họa cụ thể

Để duy trì sự ổn định, khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng hệ thống của mình đáp ứng không chỉ các yêu cầu chức năng, mà còn cả những yêu cầu phi chức năng – những yếu tố quan trọng như hiệu suất, bảo mật, khả năng mở rộng và tính khả dụng. Vậy yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng là gì và tại sao chúng lại có vai trò quyết định trong việc tối ưu hóa quy trình bán hàng của bạn? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới để khám phá cách tối ưu hóa hiệu quả hệ thống bán hàng của bạn. 

1. Yêu cầu phi chức năng là gì? 

Yêu cầu phi chức năng (Non-functional requirements - NFRs) nói chung là những đặc tính hoặc tiêu chí liên quan đến cách thức hệ thống hoạt động, thay vì mô tả những tính năng cụ thể mà hệ thống phải có. Những yêu cầu này thường tập trung vào các yếu tố như hiệu suất, bảo mật, tính khả dụng, khả năng mở rộng và độ tin cậy của hệ thống.

Trong quản lý bán hàng, yêu cầu phi chức năng đảm bảo rằng hệ thống có thể hoạt động trơn tru và duy trì hiệu suất cao trong suốt quá trình sử dụng, đặc biệt là khi lượng người dùng hoặc khối lượng dữ liệu tăng lên. Điều này giúp hệ thống không chỉ thực hiện các chức năng cơ bản mà còn đáp ứng nhu cầu phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Yêu cầu chức năng và phi chức năng là hai yếu tố không thể tách rời trong việc xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả. Nếu yêu cầu chức năng trả lời câu hỏi “Hệ thống cần làm gì?”, thì yêu cầu phi chức năng sẽ trả lời câu hỏi “Hệ thống cần vận hành như thế nào để đạt được điều đó?”.

Ví dụ yêu cầu liên quan đến tạo và quản lý đơn hàng cho cửa hàng: 

• Yêu cầu chức năng: Hệ thống có thể tạo và quản lý đơn hàng.
• Yêu cầu phi chức năng: Hệ thống phải xử lý tối thiểu 1000 đơn hàng/phút với thời gian phản hồi dưới 2 giây.

2. Tại sao yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng lại quan trọng? 

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp không thể chỉ tập trung vào việc triển khai các chức năng cơ bản mà bỏ qua hiệu suất và độ tin cậy của hệ thống. Một hệ thống quản lý bán hàng thiếu các yêu cầu phi chức năng có thể gặp các vấn đề nghiêm trọng như:

• Gián đoạn hoạt động: Khi lưu lượng truy cập hoặc số lượng giao dịch tăng đột biến, hệ thống không đáp ứng được dẫn đến sự cố.
• Rủi ro bảo mật: Dữ liệu khách hàng và giao dịch dễ dàng bị tấn công hoặc đánh cắp nếu thiếu các biện pháp bảo mật.
• Khó mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống không thể đáp ứng được nhu cầu mới gây cản trở sự tăng trưởng.

Ví dụ, trong một doanh nghiệp bán lẻ, nếu hệ thống quản lý bán hàng không đảm bảo yêu cầu phi chức năng về hiệu suất, việc xử lý đơn hàng có thể bị chậm trễ khi số lượng đơn hàng tăng cao trong các mùa cao điểm. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn làm giảm trải nghiệm khách hàng.

3. Phân loại yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng

Để xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả, việc phân loại và triển khai các yêu cầu phi chức năng là điều cần thiết, đảm bảo hệ thống quản lý bán hàng hoạt động hiệu quả, ổn định và phù hợp với mục tiêu phát triển dài hạn của doanh nghiệp. 

Dưới đây là các nhóm yêu cầu phi chức năng quan trọng trong quản lý bán hàng:

3.1. Hiệu suất (Performance)

Hiệu suất liên quan đến tốc độ và khả năng xử lý của hệ thống trong điều kiện tải khác nhau. Một hệ thống quản lý bán hàng cần đảm bảo:

• Tốc độ xử lý đơn hàng nhanh chóng để tránh làm gián đoạn quá trình bán hàng, đặc biệt trong những đợt cao điểm.
• Thời gian phản hồi ngắn khi người dùng thao tác, chẳng hạn khi tra cứu sản phẩm hoặc tạo hóa đơn.

Ví dụ: Yêu cầu phi chức năng hệ thống phải xử lý ít nhất 300 giao dịch đồng thời mỗi phút với thời gian phản hồi không quá 2 giây cho mỗi yêu cầu.

3.2. Bảo mật (Security)

Trong quản lý bán hàng, bảo mật là yếu tố then chốt nhằm bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin giao dịch. Một số yêu cầu bảo mật quan trọng bao gồm:

• Mã hóa dữ liệu giao dịch và thông tin khách hàng để tránh bị đánh cắp.
• Quản lý quyền truy cập để chỉ những người được phân quyền mới có thể thao tác trên các dữ liệu nhạy cảm.

Ví dụ: Tính năng phân quyền truy cập dữ liệu trên phần mềm quản lý bán hàng Sapo. Chỉ những nhân viên được chủ cửa hàng cấp quyền mới có thể truy cập xem đơn hàng, xem giá vốn sản phẩm…

3.3. Khả năng mở rộng (Scalability)

Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống quản lý bán hàng cần mở rộng để đáp ứng được nhu cầu mới mà không làm giảm hiệu suất. Yêu cầu này thường bao gồm:

• Khả năng tăng số lượng người dùng hoặc giao dịch mà không cần nâng cấp lớn.
• Hỗ trợ tích hợp thêm các module hoặc tính năng mới.

Ví dụ: Hệ thống phải có khả năng mở rộng để phục vụ gấp đôi lượng khách hàng trong các chiến dịch khuyến mãi lớn mà không làm gián đoạn hoạt động.

3.4. Khả năng phục hồi (Reliability)

Khả năng phục hồi đảm bảo rằng hệ thống hoạt động ổn định, giảm thiểu tối đa thời gian gián đoạn. Một số tiêu chí cần đáp ứng:

• Hệ thống có thể tự động khôi phục trong trường hợp xảy ra sự cố.
• Thời gian ngừng hoạt động không vượt quá 0.1% mỗi tháng.

Ví dụ: Hệ thống phải có cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ và tự động khôi phục dữ liệu trong vòng 5 phút sau khi xảy ra sự cố.

3.5. Khả năng tương thích (Compatibility)

Một hệ thống quản lý bán hàng cần tương thích với các công cụ và nền tảng khác để đảm bảo sự liền mạch trong hoạt động. Yêu cầu này thường bao gồm:

• Khả năng tích hợp mượt mà với các hệ thống ERP, CRM, hoặc cổng thanh toán.
• Hỗ trợ đa nền tảng (máy tính, thiết bị di động, máy tính bảng) và đa trình duyệt.

Ví dụ: Phần mềm quản lý bán hàng Sapo có thể sử dụng trên nhiều trình duyệt và nhiều thiết bị từ máy tính, điện thoại đến máy tính bảng. Sapo Enterprise cũng có cơ chế kết nối API, mở rộng không giới hạn cho phép doanh nghiệp kết nối với các phần mềm kế toán, CRM, ERP…

Ví dụ tổng hợp các yêu cầu phi chức năng chung: 

Trong một phần mềm quản lý bán hàng, yêu cầu phi chức năng có thể được mô tả như sau:

• Hệ thống phải hỗ trợ 10,000 người dùng đồng thời mà không làm giảm hiệu suất.
• Mọi giao dịch thanh toán phải được mã hóa theo chuẩn PCI DSS để bảo mật thông tin.
• Hệ thống phải tương thích với cổng thanh toán và phần mềm quản lý khách hàng. 
• Trường hợp xảy ra lỗi, hệ thống phải tự động khôi phục trong vòng 5 phút mà không mất dữ liệu.

4. Lợi ích việc áp dụng yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng

Áp dụng các yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng khắt khe trong quản lý bán hàng, giúp cửa hàng, doanh nghiệp của bạn: 

• Tăng trưởng doanh thu và sự hài lòng của khách hàng: Hệ thống hoạt động nhanh, ổn định giúp nâng cao trải nghiệm mua sắm, tăng tỷ lệ quay lại và thúc đẩy doanh thu.
• Cải thiện hiệu quả vận hành và giảm thiểu sai sót: Đảm bảo quy trình xử lý tự động, mượt mà, giảm thiểu lỗi trong quản lý đơn hàng, tồn kho và báo cáo.
• Giảm rủi ro bảo mật và các vấn đề liên quan đến dữ liệu: Bảo vệ thông tin khách hàng và giao dịch, giảm thiểu nguy cơ rò rỉ hoặc tấn công mạng.
• Tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp: Khả năng mở rộng và tích hợp dễ dàng với các công cụ khác giúp doanh nghiệp thích nghi và phát triển trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.

Có thể bạn quan tâm: 16 chiến lược Marketing thu hút khách hàng hiệu quả 2025

5. Các bước đảm bảo yêu cầu phi chức năng trong hệ thống quản lý bán hàng

Thực hiện đầy đủ các bước dưới đây không chỉ giúp hệ thống quản lý bán hàng đáp ứng yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng mà còn đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh.

• Bước 1: Xác định yêu cầu phi chức năng ngay từ đầu

Doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu cụ thể như tốc độ xử lý, mức độ bảo mật, hoặc khả năng mở rộng để định nghĩa các tiêu chí đo lường chính xác. Điều này giúp hệ thống ngay từ khi thiết kế đã phù hợp với thực tế vận hành và đảm bảo đáp ứng đúng mục tiêu kinh doanh.

• Bước 2: Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp

Việc chọn nền tảng linh hoạt, có khả năng tích hợp tốt với ERP, CRM hoặc cổng thanh toán sẽ giúp hệ thống dễ dàng mở rộng khi cần. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra kỹ tính tương thích để tránh phát sinh lỗi khi kết nối với các công cụ hiện có.

• Bước 3: Xây dựng kiến trúc hệ thống chắc chắn

Hệ thống cần được thiết kế với khả năng chịu tải lớn, đảm bảo xử lý trơn tru trong các tình huống đột biến như mùa bán hàng cao điểm, giờ vàng mua sắm. Bên cạnh đó, các lớp bảo mật đa tầng như tường lửa, mã hóa dữ liệu và xác thực hai yếu tố là không thể thiếu để bảo vệ thông tin.

• Bước 4: Kiểm tra và đánh giá hệ thống

Doanh nghiệp nên mô phỏng các tình huống thực tế như lượng truy cập cao hoặc giao dịch đồng thời để kiểm tra hiệu suất. Các bài kiểm tra bảo mật định kỳ cũng rất cần thiết nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các lỗ hổng tiềm ẩn trong hệ thống.

• Bước 5: Triển khai, theo dõi và bảo trì liên tục

Trong quá trình vận hành, cần giám sát hiệu suất để nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh. Thực hiện bảo trì định kỳ giúp duy trì trạng thái tối ưu của hệ thống và cập nhật phần mềm nhằm cải thiện tính năng cũng như bảo mật.

• Bước 6: Lập kế hoạch mở rộng dài hạn

Dựa trên xu hướng phát triển của doanh nghiệp, cần dự đoán trước các yêu cầu tăng trưởng như số lượng giao dịch hay tích hợp công cụ mới. Chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực công nghệ để hệ thống luôn đáp ứng tốt nhu cầu trong tương lai mà không bị gián đoạn.

Trong lĩnh vực quản lý bán hàng, Sapo là giải pháp toàn diện dành riêng cho mọi loại hình cửa hàng. Hệ thống có khả năng xử lý đơn hàng nhanh, bảo mật thông tin ổn định và tích hợp mượt mà với các công cụ thanh toán phổ biến, mang lại trải nghiệm quản lý đơn giản nhưng hiệu quả. 

Khi quy mô kinh doanh phát triển, nhu cầu quản lý vận hành phúc tạp hơn, bộ giải pháp của Sapo Enterprise được thiết kế riêng để đáp ứng các yêu cầu phi chức năng cao của doanh nghiệp vừa và lớn.

Các yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng là tiêu chuẩn không thể thiếu với bất kỳ cửa hàng, doanh nghiệp nào muốn tăng hiệu quả quản lý, nâng cao trải nghiệm khách hàng và phát triển bền vững. Tiếp tục theo dõi các bài viết về doanh nghiệp lớn trên Sapo Blog để cập nhật những thông tin hữu ích để phát triển doanh nghiệp và cửa hàng của bạn