Hóa đơn điện tử là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, sai sót vẫn có thể xảy ra trong quá trình phát hành nên việc hủy hóa đơn điện tử là điều cần thiết trong một số trường hợp cụ thể. Vậy thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như thế nào? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 10 Điều 3 Nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không còn giá trị sử dụng. Khi có sai sót về nội dung trên hóa đơn điện tử đã xuất, tùy từng trường hợp mà chủ kinh doanh buộc phải thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai, đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123
- Chưa gửi cho người mua: Người bán thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới.
- Đã gửi cho người mua: Người bán không được thực hiện hủy hóa đơn mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ:
Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn.
2. Hướng dẫn 5 bước hủy hóa đơn điện tử nhanh chóng nhất
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị viết sai, nhưng người bán chưa gửi cho người mua thì người bán có thể thực hiện hủy hóa đơn điện tử như sau:
- Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan Thuế
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT được ban hành tại Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử ký mới, ký số gửi cho cơ quan Thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho người mua.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới
Người bán thực hiệp thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số gửi cơ quan Thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
- Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
Người mua chọn hóa đơn đơn điện tử có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.
- Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn
Để tránh rủi ro khi cơ quan Thuế kiểm tra, người bán nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với người mua.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là biên bản ghi lại toàn bộ các diễn biến sự việc đã xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn điện tử. Trong đó, đối tượng thực hiện việc hủy hóa đơn cũng là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.
- Bước 5: Tra cứu hóa đơn bị hủy bỏ
Để chắc chắn hóa đơn đã bị hủy bỏ, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra thông báo chấp nhận của cơ quan Thuế, đồng thời truy cập hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử để kiểm tra trạng thái hóa đơn xem đã bị hủy chưa.
Xem ngay: Cách tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo chuẩn Thông tư 78
3. Thời hạn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn được quy định tại Khoản 1 Điều 27 Nghị định 123.
- Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Lưu ý:
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
4. Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Doanh nghiệp thuộc các trường hợp hủy hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn không quá thời hạn quy định sẽ không bị phạt.
Đối với các trường hợp hủy hóa đơn điện tử sai quy định sẽ bị xử phạt căn cứ theo Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
| Mức phạt | Hành vi vi phạm |
| Phạt cảnh cáo | Hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ. |
| Phạt tiền từ 2.000.000 - 4.000.000 đồng | Vi phạm 1 trong các hành vi sau đây:
|
| Phạt tiền từ 4.000.000 - 8.000.000 đồng | Vi phạm 1 trong các hành vi sau đây:
|
5. Một số lưu ý khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử
Khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, người bán cần lưu ý một số các vấn đề như sau:
- Hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót quyết định hủy phải được lưu trữ theo quy định, làm căn cứ khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
- Bảo quản đầy đủ các chứng từ liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan Thuế.
- Ngoài cách hủy hóa đơn VAT, kế toán còn có thể lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn VAT có sai sót.
- Doanh nghiệp sẽ không thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy. Lúc này, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn mới dựa trên thông tin của hóa đơn điện tử cũ đã lập và kê khai đúng thông tin.
- Trước khi tiến hành bất kỳ thủ tục nào liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia kế toán, thuế để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Trên đây là quy trình cũng như những điều cần lưu ý về việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Khi hủy hóa đơn cần được xem xét kỹ lưỡng, tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật để tránh những rủi ro không đáng có.
