Hóa đơn điện tử là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng, tuy nhiên, sai sót vẫn có thể xảy ra trong quá trình phát hành nên việc hủy hóa đơn điện tử là điều cần thiết. Vậy thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như thế nào? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Cách xử lý HĐĐT đã gửi cơ quan thuế có sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 27/09/2021 của Bộ Tài Chính quy định:
Điều 7. Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp quy định như sau:
1. Đối với hóa đơn điện tử:
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
2. Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:
a) Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;
b) Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;
c) Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).
2. Quy trình, thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang HĐĐT Nghị định 123
Căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ: Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.
Do đó, theo quy định trên, ngay sau khi doanh nghiệp/ cá nhân gửi lời khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được CQT chấp nhận, DN/ cá nhân phải thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng.
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, DN/ cá nhân cần nắm được các nội dung sau:
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn
Kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy với cơ quan thuế, doanh nghiệp/ cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày.
Trong trường hợp CQT đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, DN/ cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày.
Lưu ý: Các loại hóa đơn chưa lập nhưng vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy và được xử lý theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
DN/ tổ chức cần hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:
- Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
- Tiến hành hủy hóa đơn và lập biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Lưu ý: Đối với hộ cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau: Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy.
Như vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.
Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
- Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, từ quyển…đến quyển…, Từ số…đến số…
- Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/ Xé nhỏ/ Đốt
- Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn, DN/ cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định sau: Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số…đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
3. Biên bản hủy hóa đơn điện tử
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là biên bản ghi lại toàn bộ các diễn biến sự việc đã xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn điện tử. Trong đó, đối tượng thực hiện việc hủy hóa đơn cũng là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử được sử dụng khi người nộp thuế hay người có chức năng phát hành hóa đơn điện tử gặp sai sót khi khởi tạo hóa đơn hay không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn nữa.
Tuy nhiên, biên bản hủy hóa đơn điện tử trên thực tế khác với biên bản thu hồi hóa đơn, do đó, doanh nghiệp cần phải phân biệt các loại biên bản này để tránh nhầm lẫn. Theo đó, biên bản thu hồi hóa đơn là biên bản được lập để thực hiện thu hồi các hóa đơn bị sai khi người mua, người bán có phát sinh giao dịch, cần lập hóa đơn và phát hiện sai sót, cần phải hủy bỏ.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử thường được lập trong các trường hợp:
- Trường hợp DN không tiếp tục sử dụng Hóa đơn điện tử đã phát hành
- Trường hợp DN thay đổi thông tin, chuyển cơ quan thuế, đơn vị ngừng hoạt động
- Trường hợp có sai sót trên hóa đơn điện tử
- Trường hợp hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán
Trên đây là những điều cần lưu ý về hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo thông tư 78 và thủ tục hủy, điều chỉnh, thu hồi hóa đơn điện tử mà chủ kinh doanh cần nắm vững.
Xem thêm: Cách sử dụng hóa đơn điện tử thế nào? Hướng dẫn cài đặt hóa đơn điện tử Misa trên Sapo
Xem thêm: Top 5 phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất, được tìm kiếm nhiều nhất tại Việt Nam
