Hóa đơn bán lẻ trên thực tế không còn là khái niệm quá xa lại với chủ kinh doanh ở mọi ngành hàng. Không đơn thuần chỉ là loại chứng từ giúp quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửa hàng mà hóa đơn bán lẻ còn là một trong những loại chứng từ bắt buộc trong hoạt động kinh doanh.
Vậy tại sao hóa đơn bán lẻ lại quan trọng và đâu là cách ghi cũng như quản lý hóa đơn bán lẻ một cách chính xác nhất? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Hóa đơn bán lẻ là gì?
Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn được người bán xuất cho người mua khi có giao dịch mua hàng. Loại hóa đơn này thường không có nhiều giá trị pháp lý và cũng không được cơ quan thuế quản lý.
Các cá nhân, tổ chức khi kinh doanh có thể tự thiết kế, in ấn sử dụng cũng như quản lý hóa đơn của mình. Hóa đơn này thường được in bằng 2 loại giấy in phổ biến là giấy in kim và giấy in nhiệt.
Hóa đơn bán lẻ thường có 3 loại đang được lưu hành trên thị trường, mỗi loại hóa đơn sẽ phù hợp với từng đối tượng kinh doanh nhất định.
Hóa đơn bán lẻ 1 liên
Đây là loại hóa đơn chỉ có 1 liên duy nhất. Liên này sẽ chỉ được giao cho người mua và mục đích chính là tạo sự minh bạch trong mua bán. Hóa đơn này thường được in thành quyển và dễ dàng xé ra khi bán hàng. Tùy vào nhu cầu mà chỉ kinh doanh có thể lựa chọn khổ giấy phù hợp.
Hóa đơn bán lẻ 2 liên
Loại hóa đơn này thường sẽ gồm 2 liên với 2 màu khác nhau. Liên 1 sẽ được giao cho khách hàng và liên 2 sẽ do cửa hàng giữ. Liên 2 chính là bản sao của liên 1 và người ta thường dùng giấy in kim để in sao kê nội dung của liên 1.
Liên 2 được giữ lại với mục đích chính là giữ lại bản sao để lưu trữ cũng như đối chiếu việc xuất hàng hóa. Hóa đơn bán lẻ 2 liên thường sẽ được dùng ở các doanh nghiệp hoặc cửa hàng kinh doanh sản phẩm có bảo hành, chính sách đổi trả rõ ràng và cần lưu lại thông tin để đối chiếu về sau. Hóa đơn sẽ được đánh số và liên 1, liên 2 sẽ được đánh số giống nhau để việc đối chiếu thông tin được dễ dàng hơn.
Hóa đơn bán lẻ 3 liên
Hóa đơn 3 liên được hiểu là loại hóa đơn trong đó, liên 2,3 là bản sao của liên 1. Hóa đơn này được sử dụng khi doanh nghiệp, cửa hàng cần thêm liên để lưu trữ cũng như giao cho khách hàng và đơn vị trung gian như đơn vị vận chuyển, bán hàng qua mạng,...
Hóa đơn bán lẻ trên thực tế không có nhiều giá trị về pháp lý hay thuế nhưng nó cũng đóng những vai trò quan trọng như: Chứng minh được giao dịch đã diễn ra giữa 2 bên, là bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp và thể hiện chi tiết nội dung giao dịch mua bán.
2. Thế nào là hóa đơn bán lẻ hợp lệ?
Hóa đơn bán lẻ hợp lệ cần được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn. Nghĩa là nội dung trên hóa đơn phải đảm bảo đúng tên, đúng chủng loại các mặt hàng mà cửa hàng kinh doanh. Hóa đơn đã viết không được tẩy xóa hay sửa chữa, phải sử dụng cùng một màu mực và không phai để có thể đáp ứng yêu cầu lưu trữ.
Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm thực hiện giao dịch và đầy đủ nội dung:
- Số hóa đơn
- Ngày phát hành hóa đơn
- Chi tiết người mua hàng
- Chi tiết người bán hàng
- Số lượng hàng hóa
- Đơn giá bán thực tế (không thuế GTGT)
- Tổng tiền
- Giảm giá (nếu có)
- Chữ ký của người bán hoặc đại lý ủy quyền
3. Sapo POS - Giải pháp xuất và quản lý hóa đơn mọi cửa hàng cần có
Sapo POS là phần mềm quản lý bán hàng tại cửa hàng và bán online được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Với những tính năng đặc biệt, Sapo POS giúp chủ kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh tại cửa hàng.
Bán hàng không cần nhớ giá với hệ thống quản lý toàn bộ thông tin sản phẩm trong cửa hàng. Khi một giao dịch mua hàng phát sinh, nhân viên và chủ kinh doanh chỉ cần quét mã sản phẩm hoặc tìm nhanh theo tên sản phẩm mà không cần tốn quá nhiều thời gian để nhớ giá hay gặp các sai sót như nhầm giá, tính toán sai,...
Với khả năng tích hợp với nhiều thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, Sapo POS giúp cửa hàng có thể dễ dàng in hóa đơn sau khi giao dịch đã hoàn tất cũng như quản lý công nợ của khách hàng một cách dễ dàng.
Mẫu in hóa đơn trên Sapo POS có thể được linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu của chủ cửa hàng
- Chọn mẫu: Đơn bán hàng, Phiếu đóng gói, Đơn nhập hàng, Phiếu nhập kho,...
- Khổ in: Tùy vào máy in hóa đơn của cửa hàng để chọn khổ giấy in tương ứng: A4, A5, K57 hoặc K80.
- Thay đổi định dạng: Bạn thay đổi định dạng chữ (phông, cỡ, bôi đen, in nghiêng…) trong mẫu in bằng cách bôi đen các đoạn văn bản cần chỉnh sửa và lựa chọn tùy chỉnh phù hợp.
Mọi hóa đơn, giao dịch bán hàng sẽ được tự động lưu trên hệ thống Sapo POS giúp cửa hàng có thể chủ động quản lý và có cơ sở đối chiếu khi có vấn đề phát sinh sau bán.
Ngoài ra, Sapo POS thực sự là một giải pháp đặc biệt mà bất kỳ cửa hàng nào cũng cần có bởi những tính năng đặc biệt như:
- Bán hàng tại cửa hàng: bán hàng không cần nhớ giá, thanh toán đa phương thức, kết nối được với hầu hết các thiết bị bán hàng,...
- Quản lý kho: quản lý hàng hóa, kho, nhập - xuất - chuyển kho cho mọi cửa hàng bán lẻ, chuỗi cửa hàng,...và cảnh báo hết hàng chính xác để đảm bảo kế hoạch nhập hàng hợp lý.
- Quản lý đơn hàng: Toàn bộ đơn hàng tại cửa hàng, đơn hàng online đều được quản lý một cách chặt chẽ, đẩy đơn vận chuyển dễ dàng, tối ưu chi phí ngay trên hệ thống. Bán hàng ngay cả khi mất mạng, đồng bộ giao dịch ngay khi có kết nối internet.
- Quản lý hiệu quả kinh doanh: Hệ thống hơn 100+ báo cáo trực quan giúp chủ kinh doanh theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh của cửa hàng: báo cáo kho, báo cáo bán hàng, báo cáo lãi lỗ, công nợ,...
- Mở rộng kênh bán: Chủ kinh doanh có thể quảng bá thương hiệu và mở rộng kinh doanh với các kênh bán online: Facebook, Grab Mart, kênh đặt hàng online tự tạo, Google My Business.
- Quản lý cửa hàng mọi lúc mọi nơi: Không cần phải luôn có mặt tại cửa hàng, hệ thống Sapo cho phép chủ kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng hay thậm chí là xuất hóa đơn ở bất kỳ đâu chỉ với một chiếc điện thoại.
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần nắm vững về hóa đơn bán lẻ. Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp chủ kinh doanh quản lý hóa đơn và tối ưu vận hành một cách hiệu quả nhất.
Xem thêm:
