Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực hóa đơn điện tử trong bối cảnh số hóa, đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong các giao dịch điện tử. Hiểu đúng về chữ ký số hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và phòng tránh những rủi ro không mong muốn.
1. Chữ ký số hóa đơn điện tử là gì?
Chữ ký số (Digital Signature) là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó hoạt động như một "chứng nhận" xác thực danh tính của người ký, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu được ký.
Trong bối cảnh số hóa, chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực các tài liệu điện tử, đặc biệt là hóa đơn điện tử. Thay vì sử dụng chữ ký tay truyền thống, chữ ký số giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý và an toàn dữ liệu trong các giao dịch điện tử.
- Đáp ứng yêu cầu pháp luật: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử có chữ ký số là bắt buộc đối với nhiều loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam. Chữ ký số giúp hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy truyền thống.
- Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được ký bằng chữ ký số sẽ không thể bị sửa đổi hay giả mạo mà không bị phát hiện. Điều này giúp doanh nghiệp và đối tác yên tâm về độ chính xác của các giao dịch, đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến gian lận.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hóa đơn điện tử có chữ ký số được gửi trực tiếp qua email hoặc các nền tảng số, giúp rút ngắn quy trình giao dịch. Doanh nghiệp không cần in ấn hay vận chuyển hóa đơn cho người mua, tiết kiệm chi phí phát hành và lưu trữ.
- Nâng cao uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số thể hiện sự hiện đại, chuyên nghiệp, sẵn sàng ứng dụng công nghệ vào quản lý. Đồng thời góp phần tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Điều này tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng và đối tác, góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu.
2. Một số quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
2.1. Quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử
Căn cứ tại Điểm b Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử như sau:
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức
- Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
2.2. Quy định ký số trên hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:
“1. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.”
Như vậy, đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì khi lập hóa đơn người lập là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bắt buộc phải ký số trên hóa đơn đã lập.
2.3. Một số trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký của người mua và người bán
Tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số như sau:
- Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
- Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu trên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
3. Hướng dẫn cách tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Để thực hiện được việc ký số, doanh nghiệp cần có chữ ký số an toàn theo quy định của Pháp luật và đang trong thời gian có hiệu lực. Đồng thời, chữ ký số cần được cài đặt đúng trên máy tính hoặc thiết bị sử dụng.
Để tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống chữ ký số
Người dùng cắm chữ ký số vào máy tính. Sau đó đăng nhập trình quản lý chữ ký số đã được cài đặt trên máy.
Bước 2: Chọn chức năng ký số
Người dùng lựa chọn các hóa đơn cần ký, sau đó thực hiện các bước ký số
- Hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn chứng thư số đã cài đặt để ký số hóa đơn.
- Nhấn vào nút “Ký số” để thực hiện ký số.
4. Một số lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử
Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số
Chữ ký số phải được cấp bởi các tổ chức chứng thực uy tín được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, như Viettel-CA, VNPT-CA, BKAV-CA, FPT-CA.
Bảo mật thiết bị chữ ký số
- Bảo quản Token USB hoặc HSM (Hardware Security Module) cẩn thận, tránh mất mát hoặc hư hỏng.
- Không để lộ mã PIN của chữ ký số. Nên đặt mã PIN mạnh và thay đổi định kỳ để đảm bảo an toàn.
- Chỉ cắm thiết bị chữ ký số vào máy tính tin cậy và tránh sử dụng trên các thiết bị không rõ nguồn gốc hoặc mạng công cộng.
Đảm bảo phần mềm và hệ thống tương thích
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ đầy đủ chức năng ký số.
- Cập nhật phần mềm hóa đơn và driver của chữ ký số thường xuyên để tránh các lỗi về bảo mật hoặc tương thích.
Tuân thủ quy định pháp luật
- Hóa đơn điện tử phải được ký số đúng thời điểm phát hành. Theo quy định, hóa đơn chỉ có giá trị pháp lý khi được ký số trước khi gửi cho khách hàng.
- Đảm bảo nội dung trên hóa đơn đúng theo các quy định hiện hành về định dạng, thông tin và cách lưu trữ.
Kiểm tra hóa đơn sau khi ký số
- Sau khi ký số, cần kiểm tra xem chữ ký số đã được áp dụng thành công lên hóa đơn chưa.
- Đảm bảo rằng hóa đơn không bị lỗi định dạng hoặc thiếu thông tin trước khi gửi đến khách hàng.
Sao lưu dữ liệu để hạn chế rủi ro
- Sử dụng các giải pháp sao lưu và khôi phục dữ liệu để tránh mất mát thông tin khi xảy ra sự cố kỹ thuật.
- Có sẵn chữ ký số dự phòng trong trường hợp thiết bị chính gặp vấn đề.
Trên đây là những thông tin về quy định cũng như hướng dẫn cơ bản cách thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần hiểu rõ để đảm bảo quá trình sử dụng hiệu quả, an toàn và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.
