Khi nào doanh nghiệp cần mua hóa đơn điện tử? Đâu là đối tượng được mua hóa đơn điện tử và quy trình chính xác để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn là gì? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Đối tượng được mua hóa đơn điện tử
Theo Điều 23, Mục 3, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW đặt in hóa đơn để bán cho các đối tượng sau:
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (nếu đủ điều kiện) theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định này.
2. Quy định về bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
Theo Điều 24, Mục 3 Thông tư 78/2021 Quy định về bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn phải có đơn đề nghị mua hóa đơn (theo Mẫu số 02/ĐN-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định) gửi cơ quan thuế khi mua hóa đơn và kèm theo các giấy tờ sau:
a) Người mua hóa đơn (người có tên trong đơn hoặc người được DN, tổ chức kinh doanh, chủ hộ kinh doanh, người được ủy quyền bằng giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật) phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật;
b) DN, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn lần đầu phải có văn bản cam kết (theo Mẫu số 02/ CK-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo MST, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;
c) Khi đến mua hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.
2. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho DN, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh theo tháng.
Số lượng hóa đơn bán cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh lần đầu không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn. Trường hợp chưa hết tháng đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo.
Đối với các lần mua hóa đơn sau, sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình kê khai nộp thuế và đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong ngày. Số lượng hóa đơn bán cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.
DN, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.
Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định này.
3. Hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán được thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trước khi bán lần đầu Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu số 02/PH-HĐG Phụ lục IB Nghị định này đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: Tên Cục Thuế phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu quá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số…đến số…)), tên và mã số thuế của DN in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn và một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành hoặc mẫu hóa đơn Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo quy định tại Điều này.
4. Hóa đơn giấy do Cục Thuế đặt in được bán theo giá bảo đảm bù đắp chi phí thực hiện, không vì mục tiêu lợi nhuận. Cục trưởng Cục Thuế quyết định và niêm yết giá bán hóa đơn theo nguyên tắc trên, cơ quan thuế các cấp không được thu thêm bất kỳ khoản thu nào ngoài giá bán đã niêm yết. Tất cả các đơn vị trực thuộc Cục Thuế bán, cấp cùng một loại hóa đơn do Cục Thuế phát hành.
3. Quy trình mua hóa đơn điện tử
3.1 Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Để có thể đánh giá và lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp nhất, doanh nghiệp có thể bắt đầu với những vấn đề như:
- Số lượng hóa đơn trung bình mà doanh nghiệp xuất ra mỗi tháng là bao nhiêu
- Quy mô doanh nghiệp: Có các chi nhánh, cơ sở trên hệ thống không? Việc sử dụng hóa đơn giữa các chi nhánh, đơn vị và độc lập hay phụ thuộc?
- Số lượng máy tính tiền và các điểm bán hàng
- Hệ thống phần mềm quản lý sẵn có có thể tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử không?
- Chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả để triển khai giải pháp hóa đơn điện tử là bao nhiêu?
3.2 Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, doanh nghiệp có thể lựa chọn dựa trên các tiêu chí như:
- Đơn vị đã được Tổng cục Thuế thẩm định và nằm trong danh sách nhà cung cấp hóa đơn điện tử do Cục Thuế cung cấp
- Thương hiệu uy tín: Có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp
- Từng triển khai thành công hóa đơn điện tử cho nhiều loại hình doanh nghiệp
- Phần mềm cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, đảm bảo thao tác dễ dàng, thuận tiện và dễ sử dụng
- Phần mềm tích hợp nhiều tiện ích, đảm bảo khả năng sử dụng mọi lúc, mọi nơi
- Đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, đảm bảo kịp thời xử lý và hỗ trợ khi gặp vấn đề
Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp chủ kinh doanh hiểu rõ về thủ tục cũng như quy trình mua hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC.
Xem thêm:
