Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử nhà hàng, dịch vụ ăn uống trên phần mềm Sapo FnB

Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định nhà hàng, dịch vụ ăn uống, quán cafe, khách sạn… sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế từ 1/7/2022. 

Do đó, các cơ sở dịch vụ ăn uống chưa kết nối với đối tác xuất hóa đơn điện tử hay chưa sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe thì cần xem bài viết dưới đây và cập nhật các thông tin cần thiết trước khi quy định mới về hóa đơn, chứng từ được áp dụng.

1. Quy định hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống

Với mục tiêu đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B trên phạm vi cả nước, Bộ Tài Chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC về hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. 

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ vui chơi, giải trí, dịch vụ ăn uống như nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa, trà chanh, bar club, bida… cũng sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. 

Máy tính tiền là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống các thiết bị được kết hợp với nhau bằng một phần mềm quản lý nhà hàng có đầy đủ chức năng như tính tiền, lưu trữ lịch sử bán hàng, in hóa đơn, báo cáo giao dịch và được kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo quy định. 

Việc quy định sử dụng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế để cơ quan thuế có thể quản lý và chống thất thu thuế. Các đối tượng kinh doanh dịch vụ ăn uống sẽ nộp thuế theo doanh thu thực tế tương ứng. 

Nếu nhà hàng, quán cafe chưa có máy tính tiền hay phần mềm quản lý bán hàng, chủ quán có thể để lại thông tin đăng ký mua máy tính tiền hay phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe Sapo FnB ngay dưới đây. Sapo sẽ liên hệ tự vấn miễn phí cho anh/chị.

Quản lý nhà hàng, quán ăn, quán nhậu chuyên nghiệp với Sapo FnB

Dùng thử miễn phí

2. Hướng dẫn kết nối và phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm Sapo FnB

Sapo FnB là phần mềm quản lý bán hàng toàn diện dành cho các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống như nhà hàng, quán ăn, quán cafe. Trên Sapo FnB có kết nối đối tác xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống là M-invoice, giúp quán xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống và kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123. 

Dưới đây là cách kết nối đối tác cung cấp hóa đơn điện tử M-Invoice ngay trên phần mềm Sapo FnB và cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm.

2.1. Kết nối đối tác cung cấp hóa đơn nhà hàng trên Sapo FnB

Hiện tại Sapo FnB đã tích hợp kết nối với đối tác phát hành hóa đơn điện tử là M-Invoice và S-Invoice để hỗ trợ khách hàng phát hành hóa đơn điện tử nhà hàng, quán cafe ngay trên phần mềm Sapo FnB.

Bước 1: Bật tính năng hóa đơn điện tử trên phần mềm

• Trong Thiết lập nhà hàng > vào mục Hóa đơn điện tử để truy cập tính năng.
• Tại màn hình thiết lập tính năng Hóa đơn điện tử, mục Phát hành hóa đơn điện tử, bật tính năng Cho phép phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý: khách hàng cần bật tính năng quản lý thuế tại Thiết lập nhà hàng > Thiết lập bán hàng > Quản lý thuế để có thể sử dụng tính năng này.

Bước 2: Kết nối đối tác phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm

- Kết nối đối tác M-Invoice

Đối với các khách hàng đã có tài khoản M-Invoice có thể tiến hành kết nối ngay trên trang quản trị web của Sapo FnB. Nếu chưa có tài khoản M-Invoice, bạn có thể xem hướng dẫn đăng ký tại đây.

Tại phần thiết lập nhà hàng > Hóa đơn điện tử > vào phần thiết lập đối tác M-invoice. Trong phần thông tin đăng nhập bao gồm:

• Mã số thuế (đã đăng ký với minvoice)
• Tên đăng nhập minvoice (tương ứng với Mã số thuế đăng ký)
• Mật khẩu minvoice (tương ứng với Mã số thuế đăng ký)

Sau khi đăng nhập kết nối thành công, hệ thống sẽ thể hiện thông báo cho khách hàng thấy trạng thái kết nối từ Sapo FnB tới tài khoản của khách hàng bên minvoice.

- Kết nối đối tác S-Invoice

Đối với các khách hàng đã có tài khoản S-Invoice có thể tiến hành kết nối ngay trên trang quản trị web của Sapo FnB. Nếu chưa có tài khoản S-Invoice, bạn có thể xem hướng dẫn đăng ký tại đây.

Tại phần thiết lập nhà hàng > Hóa đơn điện tử > vào phần thiết lập đối tác S-invoice. Trong phần thông tin đăng nhập bao gồm:

• Tên đăng nhập
• Mật khẩu
• Thông tin doanh nghiệp
• Danh sách mã mẫu và ký hiệu hoá đơn

Sau khi đăng nhập kết nối thành công, hệ thống sẽ thể hiện thông báo cho khách hàng thấy trạng thái kết nối từ Sapo FnB tới tài khoản của khách hàng bên S-Invoice.

Bước 3: Kết nối thành công

Sau khi kết nối thành công đối tác xuất hóa đơn nhà hàng, trên menu phần mềm, mục Hóa đơn sẽ xuất hiện menu con:

• Hóa đơn bán hàng:
  • Là nơi quản lý các hóa đơn bán hàng hiện tại của nhà hàng
• Hóa đơn điện tử:
  • Là nơi quản lý các hóa đơn điện tử cần xử lý
  • Yêu cầu chờ tạo: Danh sách các yêu cầu cần tạo Hóa đơn điện tử
  • Chưa phát hành: Danh sách các hóa đơn điện tử đã được tạo nhưng chưa được ký và gửi Cơ quan thuế (CQT)
  • Đã phát hành: Danh sách các hóa đơn điện tử đã được ký và gửi Cơ quan thuế (CQT) để xin mã.

2.2. Cách xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống trên Sapo FnB

Khi khách hàng có nhu cầu xuất hóa đơn nhà hàng dưới dạng hóa đơn điện tử, nhân viên bán hàng có thể xuất hóa đơn điện tử cho khách ngay trên phần mềm Sapo FnB. 

Bước 1: Xuất hóa đơn điện tử

Tại màn hình thanh toán đơn hàng, bạn tích chọn Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử.

Bước 2: Nhập thông tin xuất hóa đơn điện tử

Khách hàng cần cung cấp các thông tin để xuất hóa đơn điện tử gồm:

• Số điện thoại
• Tên khách hàng
• Email nhận HDDT
• Mã số thuế
• Tên đơn vị
• Địa chỉ
• Ghi chú

Ngoài việc nhận yêu cầu từ các ứng dụng bán hàng, nhà hàng cũng có thể lên yêu cầu tạo Hóa đơn điện tử từ các Hóa đơn đã thanh toán trước đó bằng cách truy cập trang danh sách hóa đơn và chọn các hóa đơn bán hàng cần tạo Hóa đơn điện tử (HDDT) và chọn thao tác Yêu cầu tạo Hóa đơn điện tử.

2.3. Quản lý hóa đơn điện tử nhà hàng, quán cafe

Sau khi kết nối đối tác phát hành hóa đơn điện tử, trên phần mềm Sapo FnB, bạn có thể thực hiện các thao tác quản lý hóa đơn nhà hàng như: 

• Hủy yêu cầu tạo hóa đơn điện tử
• Tạo hóa đơn điện tử
• Tạo hàng loạt hóa đơn điện tử
• Gộp nhiều hóa đơn thành 1 hóa đơn điện tử
• Quản lý danh sách hóa đơn điện tử chờ phát hành, chưa phát hành và đã phát hành
• Chỉnh sửa thông tin hóa đơn chưa phát hành, đã phát hành
• Ký & gửi cơ quan thuế để xin cấp mã
• Xóa hóa đơn điện tử
• Hủy hóa đơn điện tử
• Tải file hóa đơn điện tử
• Thay thế hóa đơn điện tử

Trên đây là cách kết nối và xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống cho nhà hàng, quán cafe trên phần mềm Sapo FnB. Nếu quán của bạn đang kinh doanh truyền thống thì cần phải ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý bán hàng như sử dụng máy tính tiền hay phần mềm quản lý Sapo FnB. Về việc xuất hóa đơn điện tử của nhà hàng, quán cafe theo thông tư 78 mới, quán có thể đăng ký tư vấn ngay tại đây.

Quản lý nhà hàng, quán ăn, quán nhậu chuyên nghiệp với Sapo FnB

Dùng thử miễn phí