Hóa đơn điện tử là gì? Những điều doanh nghiệp cần biết về hóa đơn điện tử

Theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính tại Thông tư 78, Nghị định 123, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 7/2022. Vậy Hóa đơn điện tử là gì? Các quy định cũng như cách thức áp dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy cùng Sapo Blog đi tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé. 

1. Hóa đơn điện tử là gì? Các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 2, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có giải thích rõ:

1.2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Căn cứ vào Điều 8 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được chia thành 6 loại cơ bản như sau:

1.2.1. Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

1.2.2. Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

1.2.3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công

Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán các tài sản sau:

• Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);
• Tài sản kết cấu hạ tầng;
• Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;
• Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;
• Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
• Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền;
• Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.

1.2.4. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.

1.2.5. Các loại hóa đơn khác

Các loại hóa đơn khác bao gồm:

• Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

1.2.6. Các chứng từ liên quan khác

Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử 

2.1. Đối với Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

- Giúp người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu được hóa đơn điện tử do người bán cung cấp.

- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,...).

- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.

- Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy.

- Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.

2.2. Đối với Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

- Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi.

- Giảm thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn; giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn.

2.3. Đối với cơ quan Thuế và các cơ quan Nhà nước có liên quan

- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về NNT đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ NNT tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế.

- Góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng CNTT, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý, kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí,...

- Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.

3. Các quy định về hóa đơn điện tử

3.1. Thời gian áp dụng các thông tư, nghị định về hóa đơn điện tử

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của CP quy định về hóa đơn và chứng từ. 

Tại điều 59 nghị định 123 đã nêu rõ: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”

Theo đó, các doanh nghiệp trên toàn quốc bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022.

3.2. Các nội dung bắt buộc trên Hóa đơn điện tử

Tại điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
• Thời điểm lập hóa đơn
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

3.3. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Căn cứ tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định: Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

4. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải hoàn thành các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế. Sau khi được phê duyệt, chủ kinh doanh tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử.

Lập hóa đơn điện tử

- Nhà bán có thể thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử thông qua:

• Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
• Các đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

- Người bán hàng hóa, dịch vụ đăng nhập vào tài khoản của phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký.

- Nhập đầy đủ các thông tin hóa đơn như tên người mua hàng; mã số thuế của người mua; danh sách hàng hóa, số lượng, giá tiền; thuế suất, số tiền thuế;...

- Sử dụng chữ ký số để xác nhận hóa đơn

Phát hành hóa đơn điện tử

Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc liên kết tải hóa đơn tới người mua bằng phần mềm hoặc thông qua các đơn vị trung gian. 

Tự động gửi hóa đơn điện tử và đồng bộ dữ liệu với cơ quan Thuế (nếu giải pháp hóa đơn điện tử người bán sử dụng có tích hợp với hệ thống của cơ quan Thuế

Tra cứu hóa đơn điện tử

• Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn trên hệ thống tra cứu của tổng cục Thuế, website của nhà cung cấp phần mềm hoặc qua đường link gửi kèm hóa đơn.
• Người bán có thể kiểm tra danh sách hóa đơn đã phát hành qua giao diện phần mềm.

Xem thêm: 4 cách tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo chuẩn Thông tư 78

Lưu trữ hóa đơn

• Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo: Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
• Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống phần mềm tối thiểu 10 năm theo quy định của pháp luật.
• Có thể sao lưu định kỳ trên các thiết bị lưu trữ nội bộ hoặc hệ thống cloud để đảm bảo an toàn.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử có sai sót các bên cần chú ý một số nguyên tắc xử lý như sau:

5. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Căn cứ tại Điều 7 Nghị định 123/NĐ-CP, quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy như sau:

• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
• Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Xem ngay: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Thông qua bài viết trên, Sapo hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử cũng như cách sử dụng và các quy định có liên quan để áp dụng nhanh chóng cho cửa hàng của mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay vướng mắc nào trong quá trình sử dụng, hãy liên hệ với Sapo ngay để được giải đáp nhé.