Không ít nhà bán hàng đã quen thuộc với định dạng PDF của hóa đơn điện tử nhưng vẫn còn khá xa lạ khi nhắc đến định dạng XML. Thực tế, đây là một loại định dạng bắt buộc của hóa đơn điện tử. Vậy file XML hóa đơn điện tử là gì? Các tải, xem & sử dụng loại định dạng như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé.
1. File xml hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử có định dạng file XML là tập tin chứa dữ liệu hóa đơn theo định dạng XML. Loại file này giúp truyền tải và trao đổi thông tin hóa đơn một cách công khai, minh bạch và đồng bộ.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, file XML là định dạng chuẩn dùng để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử lên Tổng Cục Thuế. File này chứa toàn bộ thông tin hóa đơn bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, danh sách sản phẩm/dịch vụ, tổng giá trị, VAT,...File XML hóa đơn điện tử chính là căn cứ để xuất hóa đơn và đối chiếu dữ liệu nhanh chóng.
2. Cách đọc file XML hóa đơn điện tử
Cách 1: Mở trực tiếp trên máy tính bằng trình duyệt
- Bước 1: Chuẩn bị file hóa đơn điện tử có định dạng XML trên máy tính
- Bước 2: Click chuột phải vào file XML hóa đơn điện tử cần mở -> chọn Open with -> sau đó chọn trình duyệt để mở (Internet Explorer, Microsoft Edge, Office XML Hander,...)
- Bước 3: Xem nội dung file.Cách mở file XML chỉ hiển thị dữ liệu ở dạng code có cấu trúc cây.
Cách 2: Sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế iTaxviewer
iTaxviewer là một phần mềm hỗ trợ mở, đọc tờ khai thuế định dạng XML của phần HTKK do Tổng cục Thuế phát hành. Cách sử dụng cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Tải phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML iTaxviewer về máy tính. Link tải: tại đây
- Bước 2:
- Kích đúp vào file XML cần xem nội dung tờ khai
- Hoặc nhấn vào biểu tượng thư mục màu vàng ở góc trên cùng bên trái hay nhấn vào thẻ Tệp hồ sơ, chọn Mở tệp hồ sơ tại giao diện chính của ứng dụng.
Lưu ý: Phần mềm iTaxviewer chỉ có thể sử dụng trên hệ điều hành Windows
Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử file XML trên Sapo Invoice
- Bước 1: Truy cập vào trang tra cứu hóa đơn điện tử của Sapo invoice và chọn tab Theo file .xml
- Bước 2: Kéo hoặc tải lên từ thiết bị file có định dạng đuôi *.xml
- Bước 3: Xem thông tin hóa đơn điện tử được hiển thị trên màn hình
Lưu ý: Cách tra cứu này chỉ áp dụng đối với các hóa đơn điện tử được phát hành từ hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice.
3. Các bước kiểm tra tính hợp lệ của file XML hóa đơn điện tử
Bước 1: Kiểm tra định dạng và cấu trúc XML
Mở file trực tiếp bằng trình duyệt trên máy tính theo các bước Sapo đã hướng dẫn ở trên và đảm bảo file có cấu trúc chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế:
- Các thẻ XML phải có đầy đủ, đúng vị trí.
- Không có lỗi về kết thúc thẻ hoặc thiếu thuộc tính bắt buộc.
- Mã hóa UTF-8 (không có ký tự lạ).
Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên hóa đơn
Mở file bằng các phần mềm chuyên dụng như iTaxviewer, Sapo Invoice, meInvoice hoặc phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp
- Nếu hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị trạng thái chữ ký số hợp lệ
- Nếu bị thay đổi sau khi ký, chữ ký số sẽ bị mất hoặc báo lỗi.
Xem thêm: Quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên biết
Bước 3: Kiểm tra mã tra cứu của hóa đơn trên website của Tổng cục Thuế
Truy cập vào trang web kiểm tra hóa đơn: https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Nhập mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn để tra cứu
- Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin.
- Nếu không tìm thấy hóa đơn trên hệ thống, có thể do hóa đơn chưa được gửi lên hoặc có vấn đề về tính hợp lệ.
Bước 4: Kiểm tra tính hợp lệ của nội dung hóa đơn
Sau khi đọc file XML hóa đơn điện tử, cần đối chiếu kỹ các thông tin khớp với giao dịch thực tế
- Mã số thuế, tên người bán/người mua.
- Ngày phát hành hóa đơn.
- Số hóa đơn, tổng tiền, thuế suất, tiền thuế.
- Thông tin sản phẩm/dịch vụ.
Nếu thông tin có sai sót, cần xử lý hóa đơn sai theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78
Bước 5: Kiểm tra tính toàn vẹn của file
- Đảm bảo file không bị chỉnh sửa sau khi ký số.
- Nếu file bị lỗi hoặc chỉnh sửa, chữ ký số có thể không hợp lệ.
4. Có phải lưu trữ hóa đơn điện tử file không?
Tại Điều 6 nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:
1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
Như vậy, hóa đơn điện tử file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, hoặc doanh nghiệp có thể tải về để lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu trong thời gian 10 năm theo quy định của pháp luật.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về file XML hóa đơn điện tử để tiếp cận dễ dàng hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với Sapo để được hỗ trợ.
