Điều chỉnh hóa đơn điện tử là quá trình sửa đổi các thông tin sai sót trên hóa đơn đã phát hành nhằm đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định pháp luật. Hóa đơn điện tử sau khi được điều chỉnh sẽ được sử dụng làm căn cứ pháp lý và tài chính chính xác trong giao dịch kinh doanh.
Hiểu rõ quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn tránh sai sót mà còn đảm bảo doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp. Cùng Sapo Blog đi tìm hiểu về các quy định cũng như cách điều chỉnh hóa đơn điện tử trong từng trường hợp cụ thể trong bài viết dưới đây nhé.
1. Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 27/09/2021 của Bộ Tài Chính quy định:
Điều 7. Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp quy định như sau:
1. Đối với hóa đơn điện tử:
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
2. Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:
a) Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;
b) Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;
c) Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).
2. Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử trong một số trường hợp cụ thể
Trước khi tiến hành điều chỉnh, bạn cần kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn đã phát hành và xác định rõ lỗi sai thuộc loại nào để lựa chọn phương pháp xử lý phù hợp.
- Sai thông tin khách hàng: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ.
- Sai thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên sản phẩm, số lượng, đơn giá.
- Sai mức thuế suất hoặc tiền thuế: Áp dụng sai VAT hoặc tính toán không chính xác.
- Sai ngày lập hóa đơn: Nhập sai ngày phát hành hóa đơn hoặc không phù hợp với thời điểm giao dịch.
- Sai thông tin ký hiệu hóa đơn: Lỗi mã hóa đơn hoặc số hóa đơn.
Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan Thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Bước 1: Người bán thông báo với cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hàng kèm theo Nghị định 123 về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan Thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Bước 3: Cơ quan Thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan Thuế.
Bước 4: Người bán gửi hoá đơn điện tử mới cho khách hàng (nếu cần)
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn
Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan Thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT
Lưu ý: Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan Thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan Thuế.
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
Bước 1: Người bán có thể lựa chọn một trong 2 cách điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:
- Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”
- Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”
Bước 2: người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Bước 3:
- Gửi hóa đơn cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế)
- Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế)
Xen thêm: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa theo thông tư 78
Trường hợp 4: Cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo cho người bán
Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 để người bán kiểm tra sai sót.
- Người bán lưu ý về thời hạn để thông báo lại kết quả rà soát cho cơ quan Thuế.
- Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với cơ quan Thuế, cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2
- Quá thời hạn thông báo lần 2, người bán không có thông báo thì cơ quan Thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan Thuế theo mẫu số Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Bước 3: Hủy/thay thế/điều chỉnh hóa đơn điện tử, chờ cơ quan Thuế cấp mã và gửi cho người mua.
3. Giải đáp một số thắc mắc khi điều chỉnh hóa đơn điện tử
Câu 1: Điều chỉnh hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Trả lời:
Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử không bị phạt nếu tuân thủ đúng quy trình theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không thực hiện điều chỉnh kịp thời hoặc kê khai sai thuế từ hóa đơn sai, có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của cơ quan thuế.
Câu 2: Hóa đơn điện tử sai tên khách hàng có cần điều chỉnh không?
Trả lời:
Có. Nếu hóa đơn sai tên khách hàng nhưng không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận với khách hàng và điều chỉnh thông tin. Nếu sai tên dẫn đến nhầm lẫn về nghĩa vụ thuế, bắt buộc phải điều chỉnh hóa đơn.
Câu 3: Có được hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế không?
Trả lời:
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã kê khai thuế không được phép hủy. Thay vào đó, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
Câu 4: Bao lâu sau khi phát hành có thể điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử có thể được điều chỉnh bất cứ lúc nào sau khi phát hành, miễn là doanh nghiệp phát hiện sai sót và thực hiện điều chỉnh theo quy định trước khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán thuế.
Tổng kết
Trong quá trình vận hành thực tế, không ít vấn đề sai sót xoay quanh việc chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin được Sapo chia sẻ ở trên có thể giúp các doanh nghiệp xử lý điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót tuân thủ đúng theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78.
