Việc quản lý xuất nhập kho bằng công cụ hiện đại có những lợi ích gì? Nếu bạn đang dùng phần mềm quản lý kho thì những tính năng nào có thể hỗ trợ tốt cho nghiệp vụ quản lý xuất nhập hàng của thủ kho? Bài viết sau đây Blog Sapo sẽ giúp bạn lựa chọn được một công cụ tốt để công việc quản lý kho hàng của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Đầu tư cho việc quản lý hàng hóa, kho bãi không bao giờ là thừa, đó là cách chi tiền khôn ngoan để phát triển kinh doanh và thu về nhiều lợi nhuận cho chủ shop và doanh nghiệp. Một trong những cách đầu tư tốt nhất để quản lý hàng hóa, kho bãi hiệu quả là mua một phần mềm giúp quản lý xuất nhập tồn kho hàng hóa chuyên nghiệp.
1. Lợi ích quản lý xuất nhập kho bằng phần mềm
1 trong các cách quản lý kho hiệu quả là ứng dụng công nghệ hiện đại. Không chỉ giúp chủ shop gia tăng lợi nhuận mà còn giúp bạn thảnh thơi đầu óc để nghĩ ra các ý tưởng mới, chăm sóc khách hàng, quản lý nhân viên, hay đơn giản là có thêm thời gian dành cho bản thân thay vì phải vật lộn với mớ hàng hỗn độn trong kho.
Hãy cùng khám phá xem 1 công cụ tốt để quản lý xuất nhập hàng hóa có thể giúp bạn làm được những gì nhé!
1.1. Biết rõ hàng còn hay hết
Bạn biết từng mặt hàng còn tồn kho với số lượng bao nhiêu mà không mất công vào kho kiểm đếm vì tất cả các dữ liệu về số lượng tồn kho của từng sản phẩm đều được lưu trữ trên công cụ.
Giả sử có 1 khách hàng đến cửa hàng của bạn và ưng 1 mẫu áo nhưng muốn mua mẫu đó với size khác. Đừng nói với khách hàng: “Chị đợi em 30 phút để em vào kho tìm nhé!”. Chỉ cần nhìn vào công cụ là bạn có thể biết ngay sản phẩm đó còn bao nhiêu hàng trong kho chi tiết đến từng mẫu mã, size số, màu sắc,...
Bạn hay nhân viên sẽ không phải mất thời gian, công sức vào kho tìm kiếm nữa. Nhờ vậy, việc bán hàng trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn, khách hàng không phải chờ đợi lâu.
1.2. Chủ động trong việc nhập hàng
Khi quản lý xuất nhập kho, lợi ích lớn nhất mà một công cụ đem lại là giúp bạn dự báo cho những lần nhập hàng tiếp theo.
Có đến 61,3% chủ shop cho rằng báo cáo kho là tính năng quan trọng nhất trong bán lẻ. Báo cáo kho giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng chính xác dựa trên báo cáo hàng bán chạy.
Thay vì phải mò mẫm, ước lượng mà không có cơ sở dữ liệu cụ thể, bạn chỉ cần nhìn vào danh sách các sản phẩm bạn chạy nhất của cửa hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định (ví dụ như trong tháng trước, tháng trước nữa,...), từ đó dự báo xu hướng tiêu dùng và quyết định nhập về những mặt hàng đang được khách hàng ưa chuộng.
Báo cáo kho giúp bạn nhập hàng kịp thời
1.3. Hạn chế tình trạng hết hàng
Hết hàng không chỉ làm bạn mất đi doanh thu, làm khách hàng không hài lòng mà còn là cách nhanh nhất để mang khách hàng tiềm năng đến cho đối thủ của bạn. Nhưng bạn cũng đừng quá lo lắng!
Bạn sẽ biết được mặt hàng nào cần nhập về ngay nhờ biết được hàng hóa dưới định mức tồn kho, giúp bạn tránh bị hết hàng nhất là với các sản phẩm bán chạy.
1.4. Chạy chương trình khuyến mãi phù hợp
Ngược lại, với các sản phẩm bán chậm hoặc còn tồn kho quá nhiều, bạn cũng sẽ biết được ngay nhờ có báo cáo hàng vượt định mức, giúp bạn đưa ra các cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều, có chiến lược xả hàng, giảm giá hoặc các chương trình khuyến mãi phù hợp, kịp thời trước khi mặt hàng đó bị lỗi thời. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập tự động chương trình khuyến mãi cho 1 hay hàng loạt các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ.
Tìm hiểu thêm cách quản lý kho bằng phần mềm Sapo
Không lo lắng về thất thoát hàng hóa, kiểm hàng tồn vì đã có phần mềm Sapo POS giúp quản lý hàng hóa hiệu quả.
2. Những tính năng gì của công cụ quản lý kho
Một công cụ hỗ trợ quản lý xuất nhập hàng tốt cần-phải-có các tính năng sau:
2.1. Nhập hàng loạt sản phẩm bằng file Excel
Nếu như bạn chỉ bán 1 vài sản phẩm thì chẳng cần quan tâm đến tính năng này. Nhưng nếu con số mặt hàng có tại cửa hàng của bạn lên đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn thì tính năng này đặc biệt quan trọng giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức thay vì phải thêm vào thủ công từng sản phẩm.
Tính năng tải lên danh sách sản phẩm bằng file Excel hỗ trợ bạn tải lên hàng loạt sản phẩm với các trường thông tin như tên sản phẩm, mã SKU, mã vạch, số lượng tồn kho,... giúp bạn quản lý hàng hóa thật dễ dàng.
Xem thêm: File excel giúp quản lý hàng hóa hiệu quả
2.2. Kiểm soát số lượng hàng tồn kho
Bạn sẽ không phải ngập đầu trong đống hàng hóa trong kho với hàng nghìn chủng loại khác nhau. Khi khách đến mua hàng, chỉ cần nhìn vào phần mềm là bạn có thể tự tin trả lời ngay sản phẩm này còn hàng hay hết.
2.3. Quản lý hàng tồn kho theo biến thể sản phẩm
Ví dụ, cùng 1 mẫu giày Adidas Originals Stan Smith Trainers, sản phẩm có 8 size từ 35 đến 42, 5 màu trắng, xám, đen, xanh, đỏ, thì chỉ 1 mẫu giày Adidas đó đã có đến 40 biến thể khác nhau. Đó mới là 1 mẫu giày, chưa kể cửa hàng của bạn còn có những mẫu Adidas khác và rất nhiều loại giày khác nữa. Như vậy, chỉ cần có khoảng 100 sản phẩm thôi thì con số biến thể có thể lên đến vài nghìn rồi.
Quản lý tồn kho hàng hóa theo biến thể từng sản phẩm
Vì vậy, quản lý tồn kho theo biến thể sản phẩm là tính năng không thể thiếu khi bạn tìm một công cụ hỗ trợ quản lý xuất nhập kho tốt.
2.4. Quản lý hàng hóa bằng mã vạch
Để quản lý hàng hóa hiệu quả thì phương pháp phổ biến nhất hiện nay là quản lý kho bằng mã vạch. Chỉ cần dùng máy quét mã vạch in trên sản phẩm là bạn đã có thể kiểm kho dễ dàng mà không sợ sai sót.
Một số máy quét mã vạch Sapo bạn có thể tham khảo như:
| Máy quét mã vạch OD01 | Máy đọc mã vạch WNI-6213B/V |
| Máy quét mã vạch SC330 | Máy quét mã vạch Sapo Scanner SS1 |
2.5. Tạo đơn nhập hàng
Phần mềm tốt sẽ giúp bạn tạo đơn nhập hàng dễ dàng. Bạn có thể thêm hoặc lựa chọn nhà cung cấp, thêm sản phẩm, tùy chỉnh số lượng hàng hóa. Sau khi nhận hàng và kiểm hàng từ nhà cung cấp xong, bạn chỉ cần ấn Cập nhật là tồn kho sẽ được tự động điều chỉnh theo số lượng hàng hóa thực tế.
Quy trình tạo đơn nhập hàng
Ngoài ra, chủ shop có thể dễ dàng quản lý và theo dõi công nợ với nhà cung cấp, đối soát dễ dàng theo từng kỳ thanh toán, tránh được sai sót, nhầm lẫn. Bạn có thể xem thêm một số bí quyết giúp quản lý hàng nhập kho tốt nhất.
2.6. Trả hàng nhà cung cấp
Bên cạnh tính năng nhập hàng thì tính năng trả hàng cũng là 1 tính năng cần có. Trong quá trình nhập hàng, không thể tránh được những trường hợp hàng nhập về bị hỏng, lỗi. Đương nhiên, những sản phẩm này bạn không thể mang ra bán cho khách mà phải trả lại nhà cung cấp.
Quản lý đơn trả hàng
2.7. Thiết lập chương trình khuyến mãi
Với các sản phẩm bán chậm hoặc đang tồn kho quá nhiều, lên kế hoạch cho việc giảm giá, khuyến mãi là vô cùng cần thiết với các shop. Nếu không có cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều hoặc chiến lược xả hàng kịp thời, các sản phẩm tồn kho lâu có thể trở thành hàng hết date, hết mốt, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận khi kinh doanh.
Tính năng tạo và thiết lập chương trình khuyến mãi sẽ cho phép các chủ shop chạy 1 chương trình khuyến mãi hoàn toàn tự động trên hệ thống. Bạn hãy tìm một phần mềm có tính năng tạo khuyến mại khi quản lý kho nhé.
Trên đây là những tính năng cần có của một công cụ hỗ trợ quản lý xuất nhập kho hàng hóa đối với công việc kinh doanh của các chủ shop. Nếu bạn đang tìm kiếm 1 công cụ quả thì đừng ngần ngại khám phá Sapo POS.
Sapo POS là phần mềm tốt nhất sở hữu tất cả các tính năng kể trên để quản lý kho hiệu quả. Không chỉ quản lý kho, Sapo POS còn là công cụ giúp tính tiền, in hóa đơn nhanh chóng và quản lý cửa hàng cũng như bán hàng trên Facebook chuyen nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về Sapo POS ngay dưới đây nhé.
Xem thêm: Top 5 công cụ quản lý kho phổ biến, chủ shop tin dùng
