Nếu bạn muốn khởi nghiệp trong lĩnh vực F&B, mô hình quán cafe văn phòng có lẽ là trải nghiệm đầu tiên của bạn vì nó đã trở thành xu hướng khá phổ biến hiện nay. Kinh doanh cafe không chỉ giúp bạn thỏa mãn đam mê kinh doanh mà còn có thể giúp bạn kiếm thêm thu nhập.
Bạn có thể thu nhập hàng trăm triệu một tháng từ lĩnh vực kinh doanh cafe. Nhưng để kinh doanh quán cafe văn phòng thành công bởi đối tượng khách hàng khá đặc thù này không phải ai cũng có thể setup mô hình này hiệu quả, bạn cần có các kiến thức đầy đủ. Blog Sapo sẽ chia sẻ với bạn kinh nghiệm mở quán cafe văn phòng từ A đến Z cho người mới bắt đầu.
1. Mô hình cafe văn phòng là gì?
Có những ngày chạy deadline đến mệt xỉu, thay vì ngồi gò bó trong văn phòng hàng ngày chỉ 4 bức tường cảm thấy bực bội, làm việc không hiệu quả thì việc chọn địa điểm để làm việc càng phải được chú trọng.
Thay vào đó, lâu lâu hãy đổi gió làm việc tại một không gian khác sẽ giúp bạn dễ dàng giải quyết công việc hiệu quả hơn đấy, hãy tìm đến “văn phòng thứ 2” là sự lựa chọn hàng đầu giúp bạn có một không gian làm việc yên tĩnh, thoải mái, đầy đủ tiện nghi để làm việc và nhấm nháp những tách cafe thơm ngon để kích thích sáng tạo trong công việc.
Vì những nhu cầu đó mà mô hình quán cafe văn phòng ra đời là một ý tưởng độc đáo kết hợp giữa dịch vụ đồ uống mang đến cho khách hàng một không gian học tập và làm việc như trong văn phòng công ty.
Đọc thêm: 16 mô hình quán cafe độc đáo, thiết thực nhất hiện nay
2. Kinh nghiệm mở quán cafe văn phòng từ A đến Z
2.1. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu hướng đến
Dân văn phòng, công sở tất nhiên là đối tượng khách hàng chủ đạo mà bạn muốn phục vụ cho mô hình cà phê văn phòng. Hoặc mở rộng hơn là các bạn học sinh - sinh viên, freelancer…. Xác định rõ đối tượng khách hàng tiềm năng của bạn là ai, sở thích, nhu cầu của họ ra sao? Đây cũng chính là yếu tố giúp quán cafe của bạn được đánh giá là sự lựa chọn hàng đầu có đủ năng lực sống sót và phát triển một cách lớn mạnh.
Cafe văn phòng - nơi dành cho những nhân viên văn phòng thưởng thức ly cafe vào buổi sáng, buổi trưa sau khi dùng bữa xong, thậm chí quán còn là nơi để gặp gỡ khách hàng.
Đây là mô hình cafe kết hợp với không gian tiện ích cho dân văn phòng - tầng lớp trí thức, là nơi lui tới của những người có nhu cầu tìm kiếm không gian yên tĩnh, sạch sẽ để học tập, làm việc ngoài trường học, công ty.
2.2. Định hình phong cách thiết kế quán cafe văn phòng
Định kiến dân văn phòng phải làm việc trong không gian văn phòng buồn tẻ, khô cứng hiện nay đã không còn nữa. Với sự trẻ trung, năng động, đột phá dân văn phòng ngày càng có sự lựa chọn hơn. Họ hoàn toàn có thể được làm việc trong những quán cafe có không gian phù hợp, thoải mái, bầu không khí yên tĩnh để tập trung.
Thiết kế một quán cafe thì rất dễ, nhà đầu tư có thể chọn theo ý thích của mình để kinh doanh. Nhưng với cà phê văn phòng thì bạn phải định hình phong cách thiết kế quán phù hợp với đối tượng khách hàng khá đặc thù này nhé.
- Quán cafe văn phòng theo mô hình không gian mở
Thiết kế quán cafe không gian mở khác với các quán cafe sân vườn. Không gian mở hướng tới một không gian rộng và thoáng đãng nơi mọi người cùng làm việc và sinh hoạt chung với ánh sáng tự nhiên không có sự ngăn cách bởi tường và vách ngăn. Chính bởi vậy, chủ đầu tư cần phải thiết kế kiến trúc không gian cho phù hợp.
Trước hết, chủ đầu tư nên phân chia không gian để thiết kế thêm quầy cafe mang phong cách tự phục vụ cho nhân viên của công ty, là nơi để mọi người trao đổi, trò chuyện và kết nối được gia tăng. Đây cũng có thể dùng để làm nơi chờ hoặc gặp gỡ khách hàng vô cùng ấn tượng cho doanh nghiệp.
- Thiết kế quán cafe văn phòng kết hợp khu đọc sách
“Thiết kế quán cafe văn phòng kết hợp khu đọc sách” - Mọi người nghĩ sao về thiết kế này? Thiết kế không gian cafe văn phòng kết hợp nơi đọc sách là một kiểu thiết kế văn phòng sáng tạo. Đối với dân văn phòng, sách như là một nguồn cảm hứng giúp họ làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn.
Đọc sách chúng ta cần phải nghiền ngẫm mới có thể hiểu ra vấn đề và cũng là cách giảm stress hiệu quả sau những giờ làm việc căng thẳng. Nơi đọc sách kết hợp quán cafe phải đạt điều kiện yên tĩnh tối đa hoặc quán cũng có thể cho thêm một nhạc không lời êm dịu để tăng thêm hiệu quả và ánh sáng nên được thiết kế ở mức vừa đủ và nên dùng ánh sáng vàng thay vì ánh sáng trắng.
Đọc thêm: Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe sách từ A đến Z cho người chưa có kinh nghiệm
- Quán cafe văn phòng kiêm canteen công ty - Cafe cơm trưa văn phòng
Canteen là nơi mọi người dùng bữa trưa sau giờ làm hay bạn có thể biến tấu nhà ăn thông thường trở thành quán cafe cơm trưa văn phòng nơi mọi nhân viên đều muốn lui tới ăn uống trong những giờ cao điểm, không phải di chuyển quá xa. Mô hình quán cafe cơm trưa văn phòng phải đảm bảo tốc độ phục vụ và thường xuyên cập nhật thực đơn phù hợp với nhu cầu ăn uống của nhân viên. Đặc biệt là phải có cafe - đồ uống kích thích tinh thần làm việc của dân văn phòng.
2.3. Xác định nguồn vốn đầu tư để mở quán cà phê văn phòng
Cũng như các quán cafe khác, để mở quán cà phê văn phòng thì bạn cần xác định vốn đầu tư. Nguồn vốn này có thể là tiền bạn tiết kiệm, tiền đi vay hoặc được tài trợ từ nguồn đầu tư khác. Dưới đây là những khoản chi phí bạn cần phải bỏ ra tại thời điểm ban đầu:
- Đầu tư trang thiết bị và nguyên liệu cho quán cafe:
Quán cafe thì chắc chắn không thể thiếu nguyên liệu là cà phê (dạng hạt hoặc đã xay) và những trang thiết bị như: Bàn ghế, máy xay, máy pha cà phê, dụng cụ pha chế, đồ đựng, nguyên liệu ban đầu…
- Chi phí cho Marketing:
Bạn có thể áp dụng các hình thức quảng cáo như tờ rơi, in catalogue… để quảng bá và thu hút khách hàng.
- Các khoản chi phí khác:
Ngoài ra, để mở quán cafe, bạn cần phải chi những loại chi phí khác như: điện, nước, phí sửa sang, các khoản chi phí dự phòng để phòng tránh rủi ro... tùy thuộc vào quy mô, loại hình mà quán muốn thiết kế thêm.
2.4. Tìm mặt bằng mở quán cafe
Tìm và thuê mặt bằng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của mô hình quán cafe văn phòng. Vì đối tượng của mô hình cafe văn phòng là dân công sở, học sinh - sinh viên, freelancer… nên địa điểm phù hợp nhất mà chủ quán cần tìm mặt bằng mở quán ở vị trí khu vực trung tâm, thuận tiện giao thông, đặc biệt là gần những tòa nhà văn phòng, nhiều doanh nghiệp, những nơi đông người qua lại, trung tâm thương mại hay các trường đại học.
Thông thường, các quán cafe thường được đặt tại ngay tầng 1 hoặc tại sảnh của các tòa nhà cao tầng, cơ quan làm việc. Các địa điểm này được tương đối nhiều dân văn phòng ưa chuộng vì không phải di chuyển quá xa.
2.5. Đăng ký kinh doanh
Để mở quán cà phê văn phòng, bạn cũng cần xin các loại giấy phép kinh doanh tương tự như bất cứ hình thức kinh doanh quán cafe hợp pháp gồm:
- Giấy phép kinh doanh có đăng ký ngành nghề kinh doanh thực phẩm
- Giấy xác nhận vệ sinh an toàn thực phẩm
- Giấy chứng nhận nguồn gốc nguyên vật liệu
2.6. Lên menu đồ uống cho quán cafe
Mô hình cafe công sở phần lớn sẽ hướng đến những khách hàng là dân văn phòng. Bởi tính chất công việc của dân văn phòng thường cần sự tỉnh cáo và tập trung cao độ khi làm việc nên các đồ uống làm từ cafe thường được order nhiều nhất (cái này có thể các đấng mày râu sẽ dùng nhiều hơn). Ngoài ra, những món đồ uống từ hoa quả cung cấp chất dinh dưỡng, làm đẹp sẽ được nhiều chị em, phụ nữ ưa chuộng hơn.
Vì thế ngoài những đồ uống như cafe, trà sữa, sinh tố, các loại trà khác,… thì quán cũng nên bổ sung thêm các món ăn vặt như bánh ngọt, snack, đồ ăn vặt để có thể giữ chân và làm hài lòng khách hàng nhiều hơn, giúp họ nạp năng lượng khi làm việc trong thời gian dài.
3. Vận hành và quản lý quán cafe văn phòng
3.1. Thuê nhân viên phục vụ
Công việc của nhân viên phục vụ quán cafe văn phòng sẽ là lên order cho khách, phục vụ đồ uống cho khách cũng như dọn dẹp sau khi khách hàng ra về. Sapo Blog khuyên bạn nên tuyển từ 1-2 nhân lực có kinh nghiệm, xây dựng hệ thống đào tạo bài bản, còn lại tuyển nhân lực trẻ, chưa có kinh nghiệm nhưng có khả năng học hỏi và hoàn thiện bản thân.
3.2. Chạy các chương trình quảng cáo, khuyến mại
Để khách đến quán cafe thường xuyên hơn, ngoài decor ấn tượng, đồ uống ngon và đa dạng, bạn cần chạy quảng cáo ở trên các kênh online như Facebook, Instagram, Tiktok để quảng bá cho quán của mình. Ngoài ra, quán cần có những chương trình khuyến mại như:
- Free đồ uống
Nghe thì hơi lạ và điên rồ đúng không, vì sao bạn muốn tăng doanh thu cho quán cafe mà lại tặng free đồ uống cơ chứ. Thật ra, nếu bạn vừa nghĩ ra 1 món đồ uống ngon trong quán cafe mà muốn giới thiệu cho khách hàng biết thì hãy tặng kèm cho họ 1 ly nho nhỏ để họ thưởng thức. Biết đâu lần sau khi đến quán họ sẽ gọi món đồ uống đó thì sao? Cách thức này cũng không khác gì những chương trình khuyến mãi.
- Thẻ Thành Viên
Thẻ thành viên là cách để khách hàng nhớ đến quán cafe của bạn nhiều hơn. Bạn nghĩ xem cứ mỗi lần mở ví ra thanh toán tiền là khách hàng lại có cơ hội nhìn thấy thẻ thành viên của quán cafe bạn 1 lần. Đó chẳng phải là cách khiến khách hàng nhớ mãi đến quán cafe và những món đồ uống của bạn không.
Đọc thêm: Thẻ tích điểm trà sữa - Tuyệt chiêu giữ chân khách hàng hiệu quả cho quán
- Voucher
Những tờ voucher luôn có tác dụng tuyệt vời trong việc quảng bá quán cafe mới mở. Bạn có thể phát voucher giảm giá trong lần uống tiếp theo, tâm lý của khách hàng khi nhận được voucher giảm giá cho lần tiếp theo là sẽ đến ủng hộ để được hưởng ưu đãi.
3.3. Quản lý quán cafe
Việc trang bị thêm một phần mềm quản lý là yêu cầu bắt buộc với mọi mô hình quán cafe, giúp chủ quản lý:
- Quản lý nguyên vật liệu
- Quản lý thực đơn
- Quản lý hóa đơn
- Quản lý nhân viên
- Quản lý doanh thu, lãi lỗ
- Quản lý khuyến mại
Quán cafe văn phòng nên lắp đặt máy bán hàng, máy tính tiền tự động hoặc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB như một người trợ lý ảo giúp chủ cửa hàng vận hành và quản lý quán cafe hiệu quả. Phần mềm sẽ giúp bạn có thể thực hiện order tại bàn, tích hợp thanh toán nhanh, tự động tính tiền hóa đơn....
Đến với phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB, các chủ quán cafe công sở sẽ có những trải nghiệm thú vị nhất với các tính năng mà Sapo cung cấp khi dùng thử phần mềm dưới đây.
4. Một số mẹo nhỏ giúp giữ chân khách hàng của mô hình quán cà phê văn phòng
- Chú ý đến tiếng ồn
Bạn có thích tiếng ồn khi đang làm việc không? Câu trả lời là “Không”. Tiếng ồn được coi là thứ rất khó chịu đối với dân văn phòng. Họ đã phải tìm cho mình một không gian yên tĩnh để làm việc nhưng cũng không thể tránh khỏi dù là tiếng ồn từ khách hàng xung quanh, đường phố hay âm nhạc (ồn ào, náo nhiệt) trong quán cũng sẽ khiến mức độ tập trung của họ bị ảnh hưởng.
Những kinh nghiệm mở quán cà phê văn phòng giúp bạn khắc phục vấn đề này gồm có:
- Bạn có thể sử dụng các vật liệu cách âm cho quán để giảm bớt tiếng ồn hoặc thiết kế những phòng ưu tiên riêng biệt dành cho những ai cần làm việc yên tĩnh (họp, gặp gỡ đối tác…)
- Ưu tiên sử dụng nhiều cây xanh trong quán để có thể làm giảm mức độ tiếng ồn.
- Bạn nên bật những nhạc tạo cảm giác tinh thần thoải mái dành cho dân văn phòng, tránh bật nhạc với mức âm thanh quá to.
Đọc thêm: Top 5 quán cafe yên tĩnh để làm việc, học bài tại Hà Nội
- Âm nhạc nào phù hợp cho quán cafe văn phòng?
Các chủ quán cafe tất nhiên sẽ dễ dàng nhận ra rằng, khi bạn đặt chân vào quán cafe bất kỳ thì âm nhạc là thứ bạn cảm nhận đầu tiên. Và lựa chọn âm nhạc như thế nào sẽ phụ thuộc vào concept của quán và đối tượng khách hàng mục tiêu. Khi công việc và những ồn ào ở văn phòng trở nên quá sức chịu đựng đối với bạn, âm nhạc có thể là cứu cánh. Nhưng chọn nhạc để nghe ở quán cafe văn phòng không chỉ là nghệ thuật, mà còn là khoa học.
Với dân văn phòng cần một nơi yên tĩnh để làm việc, họ chắc chắn sẽ “dị ứng” với những thể loại nhạc ồn ào, náo nhiệt. Quán có thể lựa chọn các thể loại nhạc nhẹ nhàng, tinh tế, nhạc không lời, nhạc lofi,... hoặc một bản sáo trúc cùng tiếng suối chảy róc rách sẽ giúp giảm bớt căng thẳng, thư giãn tinh thần và đem lại cảm hứng sáng tạo cho khách hàng khi làm việc.
- Bố trí khu vực hợp lý
Bạn có thường đến quán cà phê văn phòng một mình hay đi cùng một nhóm đồng nghiệp? Đi đông để hội họp và làm việc nhưng bạn có sợ rằng việc trao đổi sẽ gây ảnh hưởng đến những khách hàng xung quanh không? Đó là lý do mà việc phân chia khu vực là điều mà các bạn chủ quán cà phê công sở cần quan tâm.
Nếu quán có phòng riêng cho các nhóm hội họp thì sẽ là một điểm cộng khiến cho những vị khách này ưi ái quán của bạn và không ngừng lui tới. Hãy nhớ bố trí khu vực sao cho khách hàng có thể có một khoảng không riêng tư để họ có thể dễ dàng làm việc.
- Trang bị đủ ổ điện
Bạn sẽ dễ dàng bắt gặp hình ảnh dân văn phòng luôn có một chiếc laptop, máy tính bảng hay smartphone trên tay là những đồ dùng không thể thiếu khi đến quán cafe? Các bạn văn phòng có sợ khi làm việc mà laptop, smartphone sắp hết pin không?
Đó là lý do mà ổ điện là thiết bị không thể thiếu trong các quán cafe dành cho dân văn phòng và cách lắp ổ điện hợp lý không gây ảnh hưởng đến không gian quán cũng như đảm bảo an toàn cho khách lẫn nhân viên là hãy lắp ổ điện ở tường, hoặc đặt âm.
Hãy bố trí số lượng ổ điện đủ để đáp ứng được nhu cầu tối đa của khách hàng (đặc biệt lưu ý cho các bạn chủ quán cafe công sở - nếu đặt ở lối đi thì dây điện lẫn ổ cắm sẽ khiến cả khách hàng và nhân viên quán dễ bị vấp ngã khi di chuyển).
Đọc thêm: Mở cafe ngủ trưa - Ý tưởng quán cafe độc đáo mang phong cách Nhật Bản
5. Tổng kết
Cafe văn phòng là một mô hình kinh doanh cafe khá mới mẻ và đầy tiềm năng, nếu biết khai thác đúng cách, bạn sẽ thu được lợi nhuận khổng lồ. Cho nên hãy tìm hiểu kỹ những điều quan trọng và cần thiết trên đây trước khi bắt đầu kinh doanh mở quán cafe văn phòng. Chúc các bạn kinh doanh mô hình này thành công!
