Nâng cao hiệu suất bán hàng với giải pháp Quản lý đóng gói và hàng hoàn của Sapo

Quy trình xử lý đơn hàng của các nhà bán hàng trên sàn thương mại điện tử là quy trình vận hành quan trọng, việc xử lý thủ công khiến nhà bán hàng tốn nhiều thời gian, nhân lực vận hành và khó khăn kiểm soát hàng hóa cũng như hiệu suất của cửa hàng.

Hoàn hàng cũng là một vấn nạn đau đầu của các nhà bán lẻ. Với chính sách trên Sàn cho phép người mua trả hàng với lý do Không còn nhu cầu hay trả hàng một phần dẫn đến lượng trả hàng lớn khiến nhà bán hàng khó theo dõi và kiểm soát thông tin trả hàng của nhiều gian hàng cũng như nhập kho đảm bảo tồn kho trên hệ thống.

Nắm bắt được những khó khăn của nhà bán hàng, Sapo đã ra đưa giải pháp Đóng gói, Hàng hoàn giúp nhà bán hàng tối ưu hóa quy trình vận hành kho hàng. Giải pháp cung cấp một loạt các công cụ hữu ích cho nhân viên nhặt hàng, nhân viên đóng gói và nhân viên kho dễ dàng xử lý đơn hàng từ giai đoạn nhặt hàng đến đóng gói, bàn giao, và quản lý hàng hoàn. 

1. Lợi ích của giải pháp Quản lý đóng gói

1.1 Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý đóng gói

Với tính năng Quản lý Đóng gói nhà bán hàng có thể nâng cao hiệu quả vận hành, giảm thiểu sai sót . Giải pháp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn góp phần vào việc tối ưu chi phí hậu cần, cải thiện độ chính xác trong vận hành và gia tăng tính minh bạch cho mọi quy trình:

• Gom mặt hàng cần nhặt: Khi thực hiện đóng gói cho lượng lớn đơn hàng với nhiều sản phẩm và sản phẩm khác nhau khiến bạn tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Với In phiếu nhặt hàng sẽ thực hiện gom các sản phẩm trong đơn hàng, giúp bạn thực hiện nhặt 1 lần với từng sản phẩm một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian
• Kiểm soát đóng gói hàng và sẵn sàng bàn giao: Tính năng Xác nhận đóng gói bằng máy quét sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát đơn đã đóng gói và sẵn sàng bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Việc xác nhận đóng gói còn giúp bạn phát hiện những đơn đã hủy trên Sàn và phát hiện đóng trùng.
• Kiểm soát thông tin đơn bàn giao cho vận chuyển: Việc bàn giao không rõ ràng giữa kho và vận chuyển dễ dẫn đến mất mát hoặc nhầm lẫn hàng hóa. Tính năng xác nhận bàn giao sử dụng máy quét ghi nhận thời gian bàn giao, nhân viên bàn giao và in phiếu bàn giao đảm bảo tránh rủi ro về mất mát hàng hóa tiết kiệm thời gian.

Trải nghiệm ngay các tính năng mới của giải pháp Đóng gói

Dùng thử miễn phí ngay

2. Hướng dẫn sử dụng tính năng Quản lý đóng gói

Trong tính năng Đóng gói sẽ bao gồm tất cả các đơn hàng đã được xác nhận, cần đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Tại đây bạn có thể theo dõi tình trạng vận đơn, thông tin liên quan đơn hàng như trạng thái nhặt hàng, đóng gói, bàn giao và thực hiện đánh dấu đóng gói, xác nhận bàn giao

In phiếu nhặt hàng cần đóng gói

Để có thể nhanh chóng nhặt hàng cho các đơn cần đóng gói, thực hiện tích chọn đơn cần đóng gói => Chọn In phiếu hướng dẫn nhặt hàng

Với đơn hàng đã in phiếu nhặt hàng sẽ được đánh dấu Trạng thái nhặt hàng Đã nhặt hàng và có ghi nhận thông tin người nhặt hàng và thời gian in phiếu nhặt hàng.

Để tránh nhặt thừa hay in nhầm các đơn hàng đã nhặt, bạn có thể lọc Trạng thái vận đơn: Chờ đóng gói và Trạng thái nhặt hàng: Chưa nhặt hàng.

Quét xác nhận đóng gói vận đơn - Kiểm soát gói hàng đã đóng

Sau khi nhặt hàng, bạn có thể thực hiện In phiếu giao hàng sàn, hệ thống cho phép in tối đa 50 đơn/lần.

Khi việc đóng gói hoàn tất, để có thể theo dõi và xử lý tình huống như: 

• Đóng gói trùng
• Đóng gói nhầm những đơn đã bị hủy trên sàn
• Theo dõi thông tin số lượng đơn đóng gói và tình trạng sẵn sàng giao hàng

Để có thể xử lý những vấn đề trên, bạn thực hiện Xác nhận đóng gói theo 2 cách sau: 

Cách 1: Thực hiện chọn Quét mã vạch => Chọn Xác nhận đóng gói

Khi quét mã vạch in trên phiếu giao hàng, với đơn hàng hợp lệ sẽ tự động chuyển sang trang thái Đã đóng gói, đơn hàng không hợp lệ sẽ hiển thị thông báo đơn không hợp lệ. Trong pop-up Xác nhận đóng gói sẽ hiển thị những đơn hàng đã quét thành công và quét lỗi

Cách 2: Thực hiện chọn đơn hàng => Chọn Thao tác khác => Chọn Xác nhận đóng gói 

Quét xác nhận bàn giao và In phiếu bàn giao

Khi thực hiện giao hàng cho bên vận chuyển, nhà bán hàng có thể gặp một số tình huống sau: 

• Chưa theo dõi và kiểm soát được lượng đơn giao cho vận chuyển trong ngày?
• Giao nhầm đơn hàng đã hủy trên sàn
• Giao nhầm 2 đơn hàng cùng 1 mã vận đơn
• Tránh gian lận và mất hàng khi giao cho hàng vận chuyển

Để giải quyết vấn đề trên, bạn có thể thực hiện máy quét xác nhận bàn giao đơn cho từng hàng vận chuyển trên hệ thống, khi đó những đơn hợp lệ sẽ hiển thị thông báo thành công với những đơn hủy hay đã bàn giao sẽ hiển thị lỗi 

Cách thực hiện xác nhận bàn giao

Cách 1: Chọn các đơn bàn giao => Chọn Thao tác khác => Chọn Xác nhận bàn giao

Cách 2: Thực hiện quét mã vạch đơn cần bàn giao

Chọn Quét mã vạch => Chọn Xác nhận bàn giao và thực hiện quét mã vạch của các đơn bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Kiểm tra Lịch sử bàn giao

Sau khi xác nhận bàn giao, đơn được ghi nhận Trạng thái bàn giao: Đã bàn giao 

Ngoài ra bạn có theo dõi thông tin bàn giao, người thực hiện bàn giao trong phần Thao tác khác => chọn Lịch sử bàn giao

Lưu ý: 

• Cho phép xác nhận bàn giao và tạo phiếu bàn giao cho cùng 1 đơn vị vận chuyển
• Thông tin lịch sử bàn giao sẽ lưu trong vòng 1 tháng

3. Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý hàng hoàn

Đối với đơn hàng bị trả, nhà bán hàng khó theo dõi thông tin sàn trả và thực tế trả tại cửa hàng để có thể thực hiện khiếu nại hoặc liên hệ shipper xử lý. Giải pháp Hàng hoàn, giúp nhà bán hàng theo dõi thông tin trả hàng và nhập tồn kho đảm bảo tồn kho cửa hàng trên hệ thống cho các tính huống trả hàng sau:

• Đơn hàng bị hủy khi đang giao hàng
• Đơn hàng bị trả do người mua không nhận hàng
• Đơn hàng bị trả khi người mua đã nhận và thực hiện yêu cầu trả hàng một phần hoặc toàn bộ đơn hàng

Trải nghiệm ngay các tính năng mới của giải pháp Hoàn hàng

Dùng thử miễn phí ngay

4. Hướng dẫn sử dụng tính năng Quản lý hàng hoàn

Để đảm báo xử lý đơn hàng hoàn trả, bạn có thể thực hiện theo bước sau: 

1. Nhận đơn hàng từ shipper, kiểm tra hàng hóa xem có bị bẩn hay đã sử dụng và quyết định chấp nhận hoàn tiền cho người mua hay khiếu nại đơn hàng. Trong trường hợp đơn hàng không có vấn đề thực hiện vào Hàng hoàn chọn Nhận hàng trả bằng quét mã vạch nhập 
2. Vào Hàng hoàn, lọc đơn hàng với Trạng thái trả hàng sàn Đã trả hàng, thực hiện đối chiếu với cột Trạng thái nhận hàng để nhận biết những đơn hàng shipper đã đánh dấu trả hàng nhưng chưa đem hàng về cửa hàng và thực hiện liên hệ shipper xử lý

Bạn vào phần Hàng hoàn, trong danh sách hiển thị tất cả đơn hàng bị trả của gian hàng và hỗ trợ lọc đơn bị trả do giao hàng thất bại hay người mua trả hàng, trạng thái trả hàng trên sàn, trạng thái nhập kho.

Xác nhận nhập hàng

Thực hiện nhập kho cho đơn hàng hoàn, bạn có thể thực hiện theo 2 cách

Cách 1: Trong Hàng hoàn => Chọn Nhận hàng trả, thực hiện quét mã vạch các gói hàng, các đơn hàng sẽ được ghi nhận, bạn thực hiện lựa chọn nhập kho hoặc không nhập kho để cộng tồn vào hệ thống với gói hàng đã nhận

Cách 2: Chọn đơn hàng => Chọn Nhận hàng trả

Theo dõi thông tin trạng thái trả hàng

Lọc đơn hàng theo tiêu chí loại đơn trả hàng, trạng thái trả hàng trên Sàn

Lưu ý quy định sàn

• Shopee, Tiktok shop, Lazada: Thời gian khiếu nại sau 2 ngày, hệ thống ghi nhận hàng đã trả về cửa hàng

Lưu ý cách hệ thống xử lý

• Đơn hàng bị trả hàng sẽ xuất hiện trong Hàng hoàn sau khi nhà bán hàng đồng ý với yêu cầu trả hàng hoàn tiền của khách trên sàn. Hệ thống tự động tạo ra một phiếu trả hàng với sản phẩm khách hàng yêu cầu trả, phiếu trả hàng sẽ có mã vận đơn mới khác với mã vận đơn của đơn hàng và mã đơn trả giống với trên Sàn
• Hệ thống tự động xử lý trừ tiền đơn hàng có hoàn trả tương ứng giá trị sản phẩm bị trả trong đơn hàng trên Sapo để đảm bảo doanh thu, việc xử lý hoàn trả trên hệ thống không tác động đến luồng hoàn trả trên sàn.

Xem thêm: Hàng bán bị trả lại - làm thế nào để làm hài lòng khách hàng?

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về Tính năng Quản lý đóng gói và Quản lý hàng hoàn của Sapo cung cấp. Bắt đầu trải nghiệm tính năng bằng cách Click nút Dùng thử miễn phí ngay bên dưới hoặc liên hệ với đội ngũ tư vấn của Sapo. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bất cứ khi nào bạn cần. 

Dùng thử miễn phí ngay