Excel không chỉ là công cụ quen thuộc mà còn có thể trở thành trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý tài chính chính xác và tiết kiệm chi phí đầu tư. Bài viết này Sapo sẽ giúp bạn tổng hợp các cách tính thu chi trên excel chi tiết, từ các công thức phổ biến đến mẹo tối ưu hiệu quả quản lý dòng tiền, từ đó kiểm soát tốt ngân sách cho cửa hàng và công ty.
1. Cách sử dụng Excel để tính thu chi
Để sử dụng excel tính thu chi, trước tiên bạn cần tạo một bảng thu chi rõ ràng với các nội dung quan trọng như: Ngày, nội dung, khoản thu, khoản chi, số dư… tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của cửa hàng hay công ty. Công thức hàm và biểu đồ là những tiện ích trên excel bạn có thể tận dụng để quản lý thu chi hiệu quả.
Một số hàm công thức để tính thu chi trên excel
- Hàm Sum: Hàm cơ bản để tính tổng các khoản thu hoặc khoản chi trong một khoảng dữ liệu. Ví dụ: =SUM(B2:B100) => Tính tổng giá trị từ B2 đến B100; =SUM(D2:D100) => Tổng tất cả các khoản chi. =SUM(B2:B100) - SUM(D2:D100) => Tổng thu - tổng chi.
- SUMIF: Hàm công thức tính tổng thu chi theo từng nhóm, ví dụ như chi phí nhân sự hoặc doanh thu từ chi nhánh A, chi nhánh B… Ví dụ, bảng tính cột B chứa danh mục thu chi, cột C là khoản thu. Hàm =SUMIF(B2:B100;“Thu nhập chi nhánh 1”;C2:C100) sẽ tính tổng thu nhập chi nhánh 1.
- Hàm IF: Giúp xác định loại giao dịch là các khoản thu hay khoản chi dựa trên giá trị dương hoặc giá trị âm. Ví dụ có cột B chứa khoản Thu, cột C chưa khoản Chi ta có hàm =IF (B2>0;“Thu”,IF(C2>0;“Chi”, “Không xác định”))
- VLOOKUP: Giúp tìm kiếm thông tin giao dịch theo mã hoặc danh mục nhất định nhanh chóng.
- COUNTIF: Hàm giúp đếm số giao dịch thu hay chi theo danh mục trong bảng thu chi. Ví dụ: =COUNTIF(B2:B100;“Doanh thu”) đếm số lượng giao dịch có danh mục là doanh thu.
- AVERAGE: Tính trung bình chi phí các khoản thu hoặc khoản chi. Ví dụ =AVERAGE(C2:C100) tính trung bình các khoản thu từ dòng C2 - C100.
- LEFT, RIGHT, MID: Các hàm giúp xử lý dữ liệu thu chi theo mã giao dịch. Các hàm này thường được sử dụng trong trường hợp mã giao dịch chứa những thông tin quan trọng như ngày tháng, danh mục, tên hàng hóa… nhà bán hàng có thể dùng các hàm này để trích xuất dữ liệu theo dõi.
Cách tính thu chi trên excel sử dụng biểu đồ trực quan hóa dữ liệu
Tạo biểu đồ trong excel giúp bạn dễ dàng phân tích dữ liệu thu chi trực quan và hiệu quả, dễ dàng nắm bắt nhanh và so sánh tình hình thu chi theo nhu cầu.
- Biểu đồ cột: So sánh thu và chi theo từng tháng để đánh giá xu hướng tài chính, dễ dàng nhận biết các tháng có chi phí cao hoặc doanh thu thấp để điều chỉnh kế hoạch tài chính cửa hàng, doanh nghiệp phù hợp.
- Biểu đồ tròn: Giúp nhà bán hàng phân tích tỷ trọng chi phí theo danh mục, dễ dàng biết khoản thu chi nào đang chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí, từ đó xác định khoản có thể cắt giảm để tối ưu ngân sách.
- Biểu đồ đường: Sử dụng để theo dõi biến động số dư tài khoản theo thời gian, dễ dàng nhận biết thời điểm dòng tiền tăng hay giảm để có sự điều chỉnh kịp thời.
2. Mẫu bảng tính thu chi trên Excel
Dưới đây là một số mẫu bảng tính thu chi trên excel để nhà bán hàng tham khảo, ứng dụng vào quản lý thu chi thực tế:
- Mẫu 1: Quản lý thu chi tiền mặt
File quản lý thu chi này giúp ghi nhận các khoản thu vào như bán hàng, đầu tư, tiền vay và ghi nhận các khoản chi ra như mua hàng, thuê mặt bằng, trả lương nhân sự… đồng thời dễ dàng theo dõi số dư tiền mặt cuối ngày để kiểm soát tình hình tài chính.
- Mẫu 2: Quản lý thu chi bán hàng
Cách tính thu chi trên excel với file này áp dụng khi bạn muốn ghi nhận chi tiết các đơn hàng bán ra, theo dõi chi phí liên quan nhập hàng, vận chuyển hay tính lợi nhuận kinh doanh.
- Mẫu 3: Quản lý thu chi cửa hàng
File này giúp bạn dễ dàng quản lý doanh thu tổng mỗi ngày,liệt kê các chi phí cố định…
Có thể bạn quan tâm: 7+ phần mềm quản lý bán hàng và công nợ giúp bạn tối ưu quy trình bán hàng
3. Ưu điểm và nhược điểm khi quản lý thu chi bằng Excel
Quản lý thu chi trên excel là phương pháp phổ biến, tiết kiệm nhưng cũng có những hạn chế nhất định. Hiểu rõ ưu và nhược điểm của phương pháp quản lý tài chính qua công cụ này sẽ giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả và chính xác hơn.
Ưu điểm quản lý thu chi trên excel
- Miễn phí, dễ tiếp cận: Excel là công cụ phổ biến có trên các máy tính, có cả phiên bản miễn phí và trả phí để bạn lựa chọn.
- Hỗ trợ các hàm tính toán mạnh mẽ: Các hàm tính toán với công thức thiết lập giúp tự động hóa việc tính toán thu chi.
- Dễ dàng xuất báo cáo và chia sẻ dữ liệu: Bạn có thể xuất dữ liệu dạng pdf hoặc csv hoặc tích hợp với các phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán.
- Dễ dàng trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ: Hỗ trợ vẽ biểu đồ theo dõi dòng tiền, so sánh thu chi theo thời gian, giúp chủ cửa hàng dễ nhận diện tình hình tài chính để đưa ra quyết định phù hợp.
Nhược điểm khi quản lý thu chi trên excel
- Dễ sai sót khi nhập dữ liệu thủ công: Nếu không cẩn thận, dữ liệu có thể bị nhập sai, ảnh hưởng đến báo cáo thu chi cũng như mất thời gian kiểm tra lại dữ liệu nhập.
- Khó mở rộng quy mô: Với lượng giao dịch lớn, file excel quản lý trở nên cồng kềnh, chậm hoặc khó kiểm soát dữ liệu. Lúc này, phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
- Bảo mật thấp: Dữ liệu kinh doanh không được sao lưu có thể bị mất nếu máy của bạn gặp trục trặc. Ngoài ra, file excel cũng dễ bị chỉnh sửa bởi người khác nếu không có mật khẩu bảo vệ.
4. Giải pháp thay thế Excel quản lý thu chi hiệu quả, chính xác và bảo mật
Bạn chỉ nên sử dụng cách tính thu chi trên excel nếu có ít giao dịch tài chính hàng ngày, có đủ thời gian và kiến thức excel chuyên sâu để nhập dữ liệu và thiết lập các hàm công thức tính toán. Trường hợp doanh nghiệp có quá nhiều giao dịch tài chính, cần tự động hóa ghi nhận và báo cáo hay cần bảo mật cao, đồng bộ dữ liệu, phần mềm quản lý bán hàng Sapo là lựa chọn lý tưởng với những tính năng nổi bật như:
- Lưu trữ toàn bộ các giao dịch phát sinh trên toàn bộ các kênh bán từ cửa hàng đến online (sàn, mạng xã hội, website) trên một hệ thống quản lý
- Hệ thống phiếu thu, chi rõ ràng, giúp chủ kinh doanh dễ dàng quản lý thu chi với khách hàng hay các nhà cung cấp.
- Báo cáo bán hàng tự động, chi tiết, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu.
- Dễ dàng thống kê doanh thu, chi phí tại từng thời điểm
- Phân quyền chi tiết cho nhân viên bán hàng, đảm bảo dữ liệu kinh doanh được bảo mật…
Với các doanh nghiệp, chuỗi hệ thống, cửa hàng lớn cần công cụ mạnh mẽ, có thể đáp ứng nhu cầu mở rộng không giới hạn và tích hợp dễ dàng với các công cụ sẵn có như phần mềm kế toán, Sapo Enterprise sẽ cung cấp các giải pháp phù hợp, “may đo” theo nhu cầu của bạn.
Trên đây là những tổng hợp chia sẻ của Sapo về cách tính thu chi trên excel. Hy vọng, bạn đã có thêm những thông tin hữu ích để áp dụng vào doanh nghiệp của mình.
