Bật mí 10+ cách quản lý nhân viên hiệu quả mọi nhà quản lý giỏi đều nên biết

Quản lý nhân viên chưa bao giờ là nhiệm vụ dễ dàng, ngay cả với những nhà quản lý giàu kinh nghiệm. Làm thế nào để phân công công việc hợp lý, tạo động lực cho đội ngũ và giữ vững sự gắn kết trong đội nhóm? Đây chính là những câu hỏi mà bất kỳ ai đảm nhận vai trò quản lý đều trăn trở. Những cách quản lý nhân viên Sapo tổng hợp chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn có câu trả lời thỏa đáng. 

1. Quản lý nhân viên là gì? Vai trò của quản lý nhân viên trong doanh nghiệp

Quản lý nhân viên là quá trình tổ chức, điều phối và giám sát công việc của đội ngũ nhân sự nhằm đảm bảo họ làm việc hiệu quả, đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Điều này không chỉ bao gồm việc phân công, theo dõi các công việc mà còn liên quan đến việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tối ưu hóa tiềm năng của từng nhân viên.

Quản lý nhân không chỉ là một nhiệm vụ mà còn là nghệ thuật dẫn dắt con người. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc, sự phát triển bền vững cũng như khả năng thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Một số lợi ích khi doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả: 

• Đảm bảo hiệu suất làm việc cao nhất: Đảm bảo quản lý tốt giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình, làm việc theo đúng mục tiêu và hạn chế sai sót. Khi công việc được giao đúng người, hiệu suất của đội sẽ tăng cao.
• Tăng cường sự gắn kết trong đội nhóm: Một nhà quản lý giỏi không chỉ đảm bảo công việc trôi chảy mà còn tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và đoàn kết, giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, đóng góp tích cực và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. 
• Xây dựng đội ngũ nhân sự phát triển bền vững: Quản lý không chỉ là hoàn thành công việc trước mắt mà còn là phát triển năng lực của đội ngũ trong dài hạn. Công việc này bao gồm đào tạo kỹ năng, tạo cơ hội thăng tiến và hỗ trợ nhân viên vượt qua thử thách.
• Giảm chi phí liên quan đến nhân sự: Sự thiếu hiệu quả trong quản lý có thể dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao, tăng chi phí tuyển dụng và đào tạo lại. Ngược lại, một quản lý tốt có khả năng giữ chân nhân sự tốt hơn và xây dựng đội ngũ ổn định, giảm các chi phí đào tạo và hội nhập. 
• Tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp: Con người là tài sản quý giá của mỗi doanh nghiệp. Nhà quản lý giỏi sẽ biết khai thác tối đa tiềm năng của đội nhóm, giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh và phát triển mạnh mẽ trong tương lai. 

2. 10+ cách quản lý nhân viên hiệu quả cho quản lý, chủ cửa hàng

Dưới đây là những kiến thức và kỹ năng thực tế Sapo tổng hợp với những ví dụ minh họa cụ thể giúp các chủ cửa hàng, nhà quản lý các công ty có thể nâng cao khả năng quản lý nhân viên của mình: 

Thiết lập mục tiêu quản lý rõ ràng cho từng nhân viên

Một trong những yếu tố quan trọng để quản lý nhân viên hiệu quả là thiết lập các mục tiêu cụ thể, dễ hiểu và phù hợp với từng cá nhân trong đội ngũ. Việc này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình mà còn tạo động lực để họ tập trung hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất.

Để thiết lập mục tiêu quản lý, bạn nên dựa trên nguyên tắc SMART, bao gồm các yếu tố: 

• Specific (Cụ thể): Mục tiêu rõ ràng, không mơ hồ. Ví dụ: Đặt mục tiêu hoàn thành 100 đơn hàng/tháng thay vì tăng doanh số.
• Measurable (Có thể đo lường): Kết quả phải đo lường được, giúp dễ dàng đánh giá hiệu suất.
• Achievable (Khả thi): Mục tiêu thách thức nhưng dựa trên thực tế có thể đạt được. 
• Relevant (Liên quan): Phù hợp với vai trò và mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
• Time-bound (Có thời hạn): Đặt thời hạn cụ thể để hoàn thành mục tiêu, như "trong vòng 30 ngày".

Ngoài ra, với mỗi cá nhân, người quản lý nên đặt mục tiêu cụ thể khác nhau dựa trên khả năng và vai trò của họ. Ví dụ đối với nhân viên bán hàng đặt mục tiêu 200 triệu doanh số/ tháng. Với nhân viên kho đảm bảo 100% sản phẩm được kiểm kê chính xác trong 1 tuần. 

Đảm bảo quy trình làm việc rõ ràng - cách quản lý nhân viên hiệu quả

Quy trình làm việc rõ ràng là nền tảng giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và đồng nhất. Khi mọi bước công việc được định nghĩa chi tiết, không chỉ hiệu suất tăng cao mà cả sự phối hợp trong đội ngũ cũng trở nên mượt mà hơn. Cách quản lý nhân viên với quy trình làm việc rõ ràng cần: 

• Xây dựng quy trình chi tiết cho từng vị trí: Mỗi vị trí cần có một quy trình làm việc cụ thể, từ nhiệm vụ hàng ngày đến cách xử lý các tình huống phát sinh. Ví dụ các công việc của nhân viên kho là kiểm kê, lưu trữ, xuất, nhập hàng.
• Sử dụng tài liệu hướng dẫn và công cụ trực quan: Cung cấp tài liệu, biểu mẫu hoặc sơ đồ quy trình giúp nhân viên dễ dàng hiểu và tuân thủ. Các công cụ như checklist hoặc phần mềm quản lý công việc cũng hỗ trợ đảm bảo các bước được thực hiện đầy đủ.
• Đào tạo và truyền đạt rõ ràng: Tổ chức các buổi đào tạo để giải thích quy trình cho nhân viên, đồng thời khuyến khích họ đặt câu hỏi nếu chưa rõ. Một quy trình dù tốt đến đâu cũng cần được truyền đạt đúng cách để mang lại hiệu quả.

Ứng dụng công nghệ để quản lý dễ dàng hơn

Trong thời đại số, việc sử dụng công nghệ trong quản lý nhân viên giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Công nghệ không chỉ hỗ trợ quản lý từ xa mà còn giúp theo dõi, phân tích và cải thiện hiệu suất của đội ngũ toàn diện. Đây là cách quản lý nhân viên hiện đại đại đa số chủ cửa hàng, doanh nghiệp áp dụng. 

Một số ứng dụng công nghệ để quản lý nhân viên là: 

• Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương và theo dõi hiệu suất làm việc. 
• Ứng dụng giao việc và theo dõi tiến độ như Trello, Asana, Jira phù hợp với các đội nhóm kỹ thuật, thiết kế. 
• Phần mềm quản lý bán hàng và quản lý nhân viên vừa theo dõi các hoạt động bán hàng, vận hành cửa hàng và quản lý nhân sự. 

Hiện nay, phần mềm quản lý nhân viên bán hàng Sapo là giải pháp hiệu quả được hơn 230,000 nhà bán hàng tin tưởng sử dụng. Với Sapo, chủ cửa hàng dễ dàng quản lý nhân viên từ xa với những tính năng thông minh: 

• Quản lý hồ sơ, tài khoản nhân viên chặt chẽ, khi nhân viên nghỉ việc, chỉ cần xóa quyền nhân viên đó khỏi hệ thống. 
• Thiết lập quyền cụ thể cho từng nhân viên bán hàng, nhân viên kho, quản lý cửa hàng hay kế toán truy cập những thông tin nhất định, đảm bảo tính bảo mật. 
• Theo dõi lịch sử làm việc của nhân viên trên hệ thống dễ dàng qua thời gian đăng nhập, đăng xuất trên hệ thống và nhật ký hoạt động trên phần mềm. 
• Theo dõi hiệu quả bán hàng của từng nhân viên, biết được những nhân viên đang làm hiệu quả mang lại doanh thu cao bằng các số liệu và biểu đồ trực quan. 

CLICK Dùng thử miễn phí ngay bên dưới để trải nghiệm đầy đủ các tính năng của phần mềm quản lý nhân viên Sapo. 

Dùng thử miễn phí ngay

Với quy mô doanh nghiệp vừa và lớn, hoạt động theo chuỗi, Sapo cũng cung cấp các giải chuyên biệt - Sapo Enterprise, đáp ứng các yêu cầu chuyên biệt và nâng cao, đảm bảo giải pháp tích hợp mượt mà với các công cụ hiện có của doanh nghiệp. 

Lắng nghe, giao tiếp rõ ràng và cởi mở

Giao tiếp là cầu nối quan trọng giữa quản lý và nhân viên. Đảm bảo môi trường làm việc cởi mở mà mọi ý kiến đều được lắng nghe giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng, tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ.

Nhà quản lý nên khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến, tạo không gian thoải mái để họ đề xuất ý kiến của mình. Bên cạnh đó việc sử dụng các công cụ giao tiếp cũng cần được đảm bảo. Với những thông tin quan trọng, nên tổ chức cuộc họp nhóm trực tiếp để mọi người hiểu rõ mục tiêu kỳ vọng. 

Phân công công việc hợp lý

Đảm bảo phân công công việc đúng người là chìa khóa để đảm bảo năng suất cao và giảm thiểu áp lực cho nhân viên. Điều này không chỉ giúp các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả mà còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân từng thành viên trong đội ngũ.

Để làm được điều đó, người quản lý phải hiểu được năng lực và sở trường của từng nhân viên, giao việc với khối lượng phù hợp, tránh tình trạng quá tải hoặc chồng chéo nhiệm vụ và sẵn sàng điều chỉnh phân công công việc khi cần. 

Xem thêm: 5 Tiêu chí đánh giá nhân viên bán hàng hiệu quả nhất

Đánh giá và phản hồi thường xuyên

Cách quản lý nhân viên này giúp kiểm tra hiệu suất làm việc và cũng là cơ hội để nhân viên cải thiện kỹ năng và đạt mục tiêu cao hơn. Một hệ thống đánh giá minh bạch với những phản hồi kịp thời giúp tăng cường gắn kết và động lực làm việc trong đội ngũ. 

Quản lý cửa hàng, công ty nên tổ chức đánh giá định kỳ theo tuần tháng hay quý, tùy vào quy mô và tính chất công việc. Các tiêu chí đánh giá cũng cần dựa vào mô tả công việc cụ thể của mỗi nhân viên. Ví dụ, với nhân viên bán hàng đánh giá dựa trên doanh thu mang về, số lượng đơn hàng bán và mức độ hài lòng của khách hàng. Với những nhân viên kho, việc đánh giá dựa trên các lỗi phát sinh trong kiểm kê hàng hóa. 

Nếu bạn đang sở hữu shop kinh doanh nhỏ và loay hoay tìm cách quản lý nhân viên của mình sao cho hiệu quả, đừng bỏ qua các cách quản lý nhân viên bán hàng Sapo chia sẻ trong bài viết!

Làm gương cho nhân viên

Cách quản lý nhân viên hiệu quả và thuyết phục nhất là trở thành hình mẫu cho đội ngũ. Để làm được điều đó, mỗi người quản lý cần thực hiện cam kết và lời hứa với nhân sự cũng như luôn duy trì thái độ tích cực và chuyên nghiệp với cấp dưới của mình. Bên cạnh đó, sự chia sẻ cởi mở trong mọi quyết định quan trọng và khuyến khích nhân viên không ngừng sáng tạo cũng là cách để mỗi nhà quản lý nâng tầm uy tín của mình. 

Trao quyền cho nhân viên

Cách quản lý nhân viên bằng việc trao quyền giúp nhân sự thúc đẩy tinh thần làm việc tự chủ và sáng tạo. Khi nhân viên cảm thấy mình là nhân tố quan trọng và có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về công việc, họ sẽ có động lực để đóng góp và phát triển nhiều hơn. 

Cần hiểu đúng, trao quyền không có nghĩa là tự do trong công việc. Để trao quyền hiệu quả, mỗi nhà bán hàng, quản lý cần đề ra các quy tắc và mục tiêu giám sát rõ ràng, dựa trên tinh thần luôn tiếp nhận những đổi mới.

Tạo không gian làm việc kỷ luật nhưng vẫn vui vẻ

Môi trường làm việc kỷ luật và vui vẻ giúp nhân viên thoải mái, giảm căng thẳng và tăng hiệu quả công việc. Để làm được điều này, nhà quản lý nên đặt ra các quy tắc công việc nhưng vẫn đảm bảo sự linh hoạt để nhân viên dễ dàng thích nghi, khuyến khích sự sáng tạo qua các buổi brainstorming và các hoạt động giải trí, kết nối. 

Tạo động lực cho nhân viên bằng việc khen - chê hợp lý

Khen thưởng và phê bình đúng cách là yếu tố quan trọng trong việc tạo động lực cho nhân viên. Việc khen thưởng kịp thời và cụ thể giúp nhân sự cảm thấy được ghi nhận và tôn trọng. Bên cạnh khen thưởng, phê bình cũng cần thực hiện công bằng dựa trên tinh thần xây dựng. Thay vì chỉ trích và đổ lỗi, chúng ta cần nêu vấn đề cụ thể và đề xuất giải pháp để cải thiện. 

Nhìn chung, quản lý nhân viên hiệu quả không chỉ là một kỹ năng mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm cách quản lý nhân viên hiệu quả, đừng quên cân nhắc sử dụng các công cụ hiện đại như phần mềm quản lý nhân viên bán hàng Sapo. Hy vọng, với những thông tin Sapo vừa chia sẻ trên đây, chủ cửa hàng, nhà quản lý công ty, doanh nghiệp đã có thêm những góc nhìn mới để có cách quản lý nhân viên hiệu quả