Hệ thống quản trị hàng hóa là giải pháp đắc lực cho các chủ doanh nghiệp và nhà quản lý theo dõi tồn kho chính xác, tránh thất thoát và đảm bảo đồng bộ dữ liệu giữa các kênh bán hàng. Vậy hệ thống lõi quản lý hàng hóa là gì? Giải pháp này có những tính năng nổi bật nào và đâu là các tiêu chí nên cân nhắc khi lựa chọn sử dụng? Bài viết dưới đây của Sapo sẽ giúp bạn trả lời chi tiết những câu hỏi này.
1. Hệ thống quản trị hàng hóa (WMS) là gì?
Hệ thống quản trị hàng hóa (Warehouse Management System - WMS) là phần mềm chuyên dụng cho các doanh nghiệp, đảm bảo quản lý quy trình nhập kho, xuất kho và lưu trữ hàng hóa khoa học. Với khả năng tự động hóa, giải pháp này đảm bảo giảm sai sót, tiết kiệm thời gian quản lý và vận hành.
Một số lợi ích nổi bật có thể kể tới của hệ thống quản trị hàng hóa:
- Theo dõi tồn kho chính xác theo thời gian thực: Hệ thống quản trị hàng hóa còn giúp nhà bán hàng đồng bộ dữ liệu kho trên nhiều kênh bán và quản lý tập trung trên 1 nền tảng duy nhất. Đảm bảo cập nhật chính xác số lượng, trạng thái và vị trí hàng hóa trong kho, giúp giảm tình trạng thiếu hụt hàng bán hoặc tồn hàng quá nhiều.
- Tăng hiệu quả vận hành nhờ quy trình tự động hóa: Các thao tác nhập, xuất hàng được thực hiện nhanh chóng qua các thao tác tự động như tít mã vạch, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót khi xuất nhập kho.
- Tối ưu không gian kho lưu trữ: Hệ thống quản trị hàng hóa phân tích tối ưu sắp xếp vị trí hàng hợp lý, giúp tận dụng tối đa không gian kho lưu trữ từ đó giảm chi phí kho bãi, mặt bằng.
- Đưa ra quyết định nhanh chóng: Nhờ báo cáo tổng quan dựa trên các số liệu thực tế như báo cáo tồn kho, báo cáo sổ kho của phần mềm quản trị kho hàng Sapo giúp quản lý cửa hàng đưa ra quyết định nhanh chóng, điều chỉnh kế hoạch phù hợp với tình hình thực tế.
2. Chức năng quan trọng của hệ thống quản trị hàng hóa
Các chức năng của hệ thống quản trị hàng hóa đảm bảo quá trình quản lý kho hàng chính xác, giảm sai sót và tốn kém chi phí cho doanh nghiệp. Một số chức năng chính bao gồm:
Quản lý tồn kho và luân chuyển hàng hóa
Hệ thống quản trị hàng hóa giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập, luân chuyển hàng hóa trong kho. Cụ thể:
- Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Cập nhật chính xác số lượng và trạng thái hàng hóa trong kho khi có sự biến động trong giao dịch như hàng về nhập kho, mua hàng, chuyển hàng qua kho khác… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi trực quan số lượng từng mặt hàng trong kho theo thời gian thực.
- Theo dõi quy trình nhập và xuất hàng: Hệ thống quản trị hàng hóa đảm bảo các hoạt động nhập hàng và xuất hàng được ghi nhận đầy đủ và chính xác, tránh thất thoát hay tình trạng nhân viên gian lận.
- Kiểm kho nhanh chóng: Hệ thống tích hợp mã vạch để kiểm kê nhanh chóng hàng trong kho, giảm sai sót so với quá trình nhập liệu thủ công.
- Cảnh báo tồn kho: Hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo khi số lượng hàng tồn trong kho đạt mức tối thiểu hoặc tối đa để nhà quản lý có kế hoạch đẩy hàng hoặc nhập hàng hợp lý tùy vào tình hình thực tế.
Tối ưu hóa không gian và quy trình lưu trữ
Tính năng này giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa diện tích kho, nâng cao hiệu suất vận hành từ đó tiết kiệm lưu trữ kho bãi.
- Quản lý vị trí lưu trữ thông minh, giúp sắp xếp hàng hóa vào các vị trí tối ưu. Nhà bán hàng có thể dễ dàng biết rõ sản phẩm đang lưu trữ tại vị trí nào trong kho.
- Hệ thống hỗ trợ nhiều loại hình lưu trữ khác nhau với đầy đủ các thông tin về hạn sử dụng, đặc biệt hữu ích với các nhà bán hàng kinh doanh bánh kẹo, thuốc, thực phẩm hay các mặt hàng tiêu dùng nhanh.
Tự động hóa và kiểm soát thông tin
Tính năng này đảm bảo tự động hóa và kiểm soát thông tin, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, minh bạch trong mọi khâu quản lý và vận hành.
- Quản lý mã vạch bằng barcode: Công cụ tự động ghi nhận thông tin hàng hóa từ nhập kho đến xuất kho bằng mã vạch, giúp tăng tốc độ xử lý và đảm bảo chính xác tuyệt đối.
- Tự động hóa quy trình nhập hàng và xuất hàng: Xử lý nhanh các thao tác xác nhận đơn hàng, kiểm tra số lượng và cập nhật tồn kho trên hệ thống, giảm thao tác thủ công.
- Hỗ trợ theo dõi thời gian thực: Hệ thống quản trị hàng hóa WMS cung cấp thông tin chính xác về tình trạng hàng hóa, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh và đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
Tích hợp và đồng bộ dữ liệu
Tính năng này đảm bảo hệ thống quản trị hàng hóa liên kết các hệ thống và kênh bán hàng khác nhau của doanh nghiệp và quản lý trên một hệ thống duy nhất, tạo nền tảng quản lý thống nhất và hiệu quả.
- Tích hợp hệ thống POS và các kênh bán online: Dữ liệu kho khi bán tại cửa hàng hay các kênh online như website, sàn TMĐT, mạng xã hội (facebook, instagram…) được đồng bộ ngay tức thì và quản trị tập trung trên phần mềm, giúp tránh nhập liệu trùng lặp và sai số khi kiểm kho.
- Tích hợp với các dịch vụ vận chuyển và giao hàng: Hệ thống quản trị hàng hóa kết nối tốt với các đơn vị vận chuyển. Nhà bán hàng có thể theo dõi chi tiết hành trình đơn hàng từ khi xuất kho đến khi giao thành công cho khách hàng, đảm bảo chính xác trong quá trình vận chuyển và đối soát sau đó.
Báo cáo và phân tích dữ liệu
Tính năng báo cáo và phân tích dữ liệu của hệ thống quản trị hàng hóa giúp nhà bán hàng có cái nhìn toàn diện về hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng như đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác, giúp tối ưu hóa chiến lược kinh doanh và cải thiện hiệu suất chung của toàn bộ quy trình vận hành.
- Báo cáo tồn kho chi tiết: Hệ thống tự động tạo ra báo cáo tồn kho chính xác, giúp doanh nghiệp biết tình trạng hàng hóa còn trong kho, hàng đã hết hạn hay mặt hàng nào đang bán chạy, được ưa chuộng. Dựa vào đây, chủ cửa hàng, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch nhập hàng hóa hợp lý và đẩy các hàng tồn nhanh chóng.
- Báo cáo doanh thu và hiệu suất bán hàng: Hệ thống cũng cung cấp các số liệu doanh thu theo thời gian, sản phẩm bán chạy và các yếu tố ảnh hưởng đến doanh số. Dựa vào báo cáo này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược bán hàng và marketing hiệu quả hơn.
- Phân tích chuỗi cung ứng và hiệu quả vận hành: Hệ thống quản trị hàng hóa cung cấp các báo cáo về hiệu quả hoạt động từng chuỗi cung ứng, chi nhánh, từ đó có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh cũng như quy trình hoạt động để có điều chỉnh hợp lý nếu cần.
- Báo cáo tùy chỉnh và dễ sử dụng: Hệ thống quản trị hàng hóa đảm bảo có thể tùy chỉnh dễ dàng theo nhu cầu, giúp nhà bán hàng có thể theo dõi các thông tin quan trọng và truy xuất thông tin dữ liệu hợp lý nhanh khi cần.
Xem thêm: Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay
3. Lựa chọn hệ thống quản trị hàng hóa, doanh nghiệp nên chú trọng tới những yếu tố nào?
Chọn hệ thống quản trị hàng hóa phù hợp cho doanh nghiệp là yếu tố đảm bảo vận hành kho ổn định, nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa. Một số yếu tố bạn có thể cân nhắc là:
- Đáp ứng nhu cầu quản lý đa kênh bán: Từ bán hàng tại cửa hàng đến bán hàng online trên sàn TMĐT, mạng xã hội Facebook hay website… tất cả phải được quản lý đồng nhất trên một nền tảng.
- Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện tại: Với các doanh nghiệp vừa và lớn, đang sử dụng các phần mềm kế toán, CRM hay ERP… thì hệ thống WMS cũng phải đảm bảo tích hợp mượt mà với những công cụ đó. Từ đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đầu tư, không mất thời gian chuyển giao công nghệ và chi phí đào tạo nhân viên.
- Linh hoạt và mở rộng không giới hạn: Hệ thống quản trị hàng hóa cần đáp ứng các yêu cầu tùy chỉnh của doanh nghiệp, có thể điều chỉnh và mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô mà không gặp hạn chế về tính năng hoặc hiệu suất.
- Giao diện thân thiện và hỗ trợ tốt cho người dùng: Nhân viên được phân quyền có thể dễ dàng thao tác với các chức năng được sắp xếp hợp lý, dễ dùng, đảm bảo doanh nghiệp có thể khai thác tối đa lợi ích của các tính năng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản trị hàng hóa (WMS) hiệu quả và toàn diện, Phần mềm quản lý kho Sapo chính là lựa chọn lý tưởng. Với hơn 16 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng và vận hành, Sapo mang đến hệ thống quản lý kho hiện đại, tích hợp đa kênh và phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
Với các doanh nghiệp vừa và lớn, Sapo cung cấp giải pháp chuyên biệt từ Sapo Enterprise, đáp ứng tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác và các công cụ hiện có của doanh nghiệp như ERP, phần mềm kế toán, CRM… đáp ứng nhu cầu quản lý hàng hóa phức tạp và mở rộng không giới hạn.
Lựa chọn hệ thống quản trị hàng hóa phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành mà còn giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Với những thông tin chia sẻ trên, hy vọng doanh nghiệp bạn đã có thêm những thông tin hữu ích để lựa chọn giải pháp phù hợp.
