Ra mắt tính năng Auto Offline - Vận hành nhà hàng, quán ăn ổn định khi internet gặp sự cố

Với các mô hình kinh doanh F&B, việc vận hành liền mạch, không bị gián đoạn không chỉ là lợi thế mà còn là yếu tố quan trọng để đảm bảo trải nghiệm khách hàng và doanh thu ổn định. Bởi chỉ cần một trục trặc nhỏ trong khâu order, thanh toán hay xử lý đơn hàng cũng có thể khiến việc phục vụ bị gián đoạn, làm khách hàng chờ đợi lâu và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.

Hiểu rõ điều đó, Sapo đã cho ra mắt tính năng Auto Offline - Tự động chuyển sang chế độ bán hàng offline mà không cần thiết lập thủ công từ nhân viên, giúp mọi hoạt động tại quán vẫn diễn ra mượt mà, không gián đoạn cho dù mất kết nối mạng.

1. Tính năng nổi bật của Auto Offline

• Tự động chuyển sang chế độ offline khi gặp lỗi kết nối internet:  Dù mất mạng hay có sự cố hệ thống, nhân viên nhà hàng hoàn toàn có thể tạo đơn, thanh toán bình thường. Đơn hàng được đồng bộ ngay lập tức về bếp và quầy thu ngân. Quá trình chế biến, phục vụ món ăn vẫn diễn ra mượt mà, không cần ghi đơn giấy hay thao tác thủ công.
• Đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị nhanh chóng: Thông tin đơn hàng như số lượng món ăn đơn giá, số bàn…luôn được cập nhật ngay lập tức giữa quầy thu ngân, bếp đến nhân viên phục vụ. Điều này giúp nhân viên xử lý đơn hàng nhanh chóng, hạn chế sai sót . Từ đó, khách hàng không cần chờ đợi, quy trình vận hành quán ăn không bị gián đoạn mà diễn ra liên tục, trơn tru.
• Dữ liệu bán hàng được cập nhật ngay khi có mạng trở lại: Dữ liệu bán hàng trong thời gian mất mạng sẽ tự động cập nhật lên hệ thống ngay khi internet được khôi phục. Chủ nhà hàng không lo mất dữ liệu về doanh thu, lợi nhuận, đơn hàng….
• Tính năng tự động được thiết lập trên hệ thống, không cần cài đặt: Khách hàng không phải thực hiện bất kỳ thao tác gì, khi phát hiện dấu hiệu mạng không ổn định, hệ thống tự chạy ngầm và bật chế độ offline.

2. Lợi ích của tính năng Auto Offline

• Vận hành trơn tru, không lo gián đoạn dù internet gặp sự cố: Việc nhà hàng, quán ăn được chuyển sang chế độ Auto Offline khiến mọi khâu bán hàng diễn ra như bình thường kể cả khi mạng chập chờn, hoặc mất kết nối mạng. Nhà hàng, quán ăn có thể kinh doanh liên tục, liền mạch, không lo tình trạng sụt giảm số lượng đơn hàng.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Món ăn được lên đúng, đủ và nhanh, đặc biệt trong khung giờ cao điểm khiến khách hàng order và nhận đồ ăn, thức uống nhanh chóng, không cần phải chờ đợi. Khách hàng cảm thấy hài lòng hơn và tăng khả năng quay lại trong những lần sau.
• Theo dõi dữ liệu, báo cáo kinh doanh đầy đủ sau khi mạng được khôi phục: Dữ liệu bán hàng trong thời gian mất mạng sẽ tự động cập nhật lên hệ thống ngay khi internet được khôi phục. Chủ nhà hàng dễ dàng theo dõi, tổng hợp doanh thu bán hàng trên hệ thống mà không lo mất dữ liệu.

3. Điểm mạnh của tính năng Auto Offline

• Tự động khởi chạy: Không cần cấu hình phức tạp, khi mất kết nối mạng, hệ thống tự động chuyển sang chế độ Auto Offline, đảm bảo hoạt động liên tục mà không cần thao tác thủ công.
• Tương thích mọi nền tảng: Sapo hoạt động mượt mà trên iOS, Android và PC, giúp nhà hàng, quán ăn dễ dàng sử dụng từ bất kỳ thiết bị nào.

4. Ví dụ thực tế ứng dụng Auto Offline trong nhà hàng

Nhà hàng Ngon Phố hoạt động sôi nổi vào giờ cao điểm, đặc biệt là buổi tối cuối tuần. Hệ thống thiết bị bán hàng của nhà hàng bao gồm:

• Máy PC tại quầy thu ngân
• Thiết bị order cầm tay Sapo dùng để ghi nhận đơn trực tiếp tại bàn
• Tablet và điện thoại di động hỗ trợ quản lý và vận hành

Với mô hình này, nhân viên phục vụ thường sử dụng thiết bị cầm tay để order trực tiếp tại bàn, giúp quy trình gọi món nhanh chóng, chính xác và hạn chế nhầm lẫn.

Vấn đề gặp phải

Vào một tối thứ bảy đông khách, trong lúc nhà hàng đang hoạt động hết công suất, nhà mạng đột ngột gặp sự cố khiến toàn bộ kết nối internet bị gián đoạn. Sự cố dự kiến mất khoảng 30 phút để khắc phục. Khi đó, hệ thống bán hàng trực tuyến ngừng hoạt động, buộc nhân viên phải chuyển sang order giấy, gây ra nhiều vấn đề như:

• Nhân viên phải chạy qua lại giữa bàn khách, bếp và quầy thu ngân, mất nhiều thời gian.
• Đơn hàng bị sai sót do viết tay nhầm lẫn.
• Món lên chậm, khách hàng phải chờ lâu, ảnh hưởng đến trải nghiệm chung.

Giải pháp Auto Offline

Sau khi được tư vấn bởi đội ngũ Sapo, nhà hàng Ngon Phố đã áp dụng tính năng Auto Offline cùng mô hình mạng nội bộ theo khuyến nghị. Kết quả là, khi sự cố mất mạng xảy ra:

• Nhân viên vẫn tiếp tục order bằng thiết bị cầm tay mà không bị gián đoạn.
• Các đơn hàng được đồng bộ ngay lập tức về bếp và quầy thu ngân như bình thường.
• Quá trình chế biến và phục vụ món ăn vẫn diễn ra mượt mà, không cần ghi đơn giấy hay thao tác thủ công.
• Dữ liệu bán hàng trong thời gian mất mạng sẽ tự động cập nhật lên hệ thống ngay khi internet được khôi phục.

5. Hướng dẫn sử dụng tính năng Auto Offline

Để giúp nhà bán hàng sử dụng tính năng Tự động chuyển offline (Auto offline) một cách dễ dàng, Sapo đã chuẩn bị hướng dẫn chi tiết. Bạn có thể tham khảo và làm theo các hướng dẫn trong bài viết dưới đây để vận hành nhà hàng trơn tru ngay cả khi mất kết nối internet nhé.

Lưu ý: Các tính năng bắt buộc cần kết nối Internet bao gồm: Thanh toán tích hợp, mã QR động, giao hàng tích hợp Ahamove/GrabExpress, đơn online GrabFood/ Shopee Food/ Weborder, hóa đơn điện tử và một số tính năng Trả đồ, thêm khách hàng vào đơn,...

Hy vọng với những nâng cấp và cải tiến trên, chủ nhà hàng, quán ăn ngày càng tối ưu trong các hoạt động kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó bứt phá doanh thu và lợi nhuận.