Quản lý dòng tiền là gì? Cách quản lý dòng tiền hiệu quả như thế nào? Đọc ngay bài viết dưới đây để hiểu rõ khái niệm quản lý dòng tiền là gì, cách quản lý dòng tiền trong kinh doanh cho các cửa hàng bán lẻ.
Với bất cứ ngành nghề nào, hay trong cuộc sống thường ngày quản lý dòng tiền hiệu quả là vấn đề mà ai cũng muốn đạt được, và tìm cách đạt được. Đặc biệt là trong kinh doanh. Tiền không chỉ là mục đích, nó còn là yếu tố cơ bản quan trọng duy trì sự ổn định của quá trình kinh doanh. Có khá nhiều cách thức chúng ta nghĩ đến, được tư vấn hay đã từng sử dụng nhưng không hiệu quả. Vì vậy, sau đây Blog Sapo sẽ đưa ra 1 số cách cơ bản cùng những lưu ý trong quá trình quản lý tiền mặt hiệu quả cho người kinh doanh.
1. Quản lý dòng tiền là gì?
Trước khi muốn biết quản lý dòng tiền là gì thì bạn cần phải hiểu khái niệm dòng tiền là gì. Dòng tiền là lượng tiền vào và ra của cửa hàng, doanh nghiệp. Dòng tiền bao gồm 2 chiều: Tiền đến nhờ hoạt động mua hàng của khách hàng và tiền đi thông qua các chi phí như nhập hàng, tiền lương nhân viên, chi phí vận hành cửa hàng như tiền thuê mặt bằng, tiền điện, nước, mạng internet,...
Như vậy, quản lý dòng tiền là quản lý các khoản thu - chi của cửa hàng, và quản lý dòng tiền được xem là hiệu quả khi bạn có thể hạn chế hoặc làm chậm quá trình chi tiêu tiền mặt và huy động hoặc làm tăng tốc các khoản thu về.
2. Tại sao cần quản lý dòng tiền trong kinh doanh?
Cho dù là 1 công ty lớn hay 1 cửa hàng nhỏ thì quản lý dòng tiền cũng là vấn đề sống còn, đặc biệt trong kinh doanh, khi dòng tiền vận động liên tục thì việc đảm bảo sự ổn định của nó sẽ quyết định mức độ an toàn hay ổn định của hoạt động kinh doanh. Sự dịch chuyển nhỏ khi xảy ra rủi ro về tiền cũng sẽ khiến những người kinh doanh đau đầu, nhất là vấn đề chênh lệch và sự thất thoát không có nguyên do.
Vậy quản lý dòng tiền trong kinh doanh hiệu quả sẽ giúp ích gì cho cửa hàng, doanh nghiệp?
- Quản lý dòng tiền giúp quá trình kinh doanh ổn định, giảm thiểu chi phí
- Quản lý dòng tiền hiệu quả là dấu hiệu ban đầu của một mức lợi nhuận cao
- Quản lý dòng tiền là yếu tố quan trọng để đưa ra các chiến lược kinh doanh
- Quản lý dòng tiền tốt sẽ giảm thiểu thất thoát trong kinh doanh
- Đối phó tốt hơn trong những rủi ro kinh doanh hay giai đoạn khó khăn không lường trước
Vậy làm thế nào để quản lý dòng tiền hiệu quả?
3. Cách quản lý dòng tiền hiệu quả trong kinh doanh bán lẻ
3.1. Quản lý tiền mặt rạch ròi từng khoản
Trong kinh doanh, không phải bạn cứ nắm bắt được mình đang có bao nhiêu tiền, đã chi bao nhiêu tiền là có thể quản lý tốt tiền như bạn nghĩ. Vì hoạt động kinh doanh diễn ra 1 cách liên tục và mang tính chất khác nhau: Tiền hàng, tiền trong quá trình kinh doanh, tiền lãi, tiền rủi ro… và điều cần thiết là quản lý tiền mặt theo từng nhóm khác nhau gắn với chính hoạt động kinh doanh.
Với cách quản lý này bạn không chỉ đảm bảo tính ổn định cho hoạt động kinh doanh chung mà còn dễ dàng tính toán tổng thu chi, lượng lãi lỗ hoặc dễ dàng nắm bắt những lỗ hổng nếu lượng tiền thu vào và chi ra không tương xứng với nhau.
3.2. Có kế hoạch thu chi theo thời gian cụ thể
Để có thể quản lý dòng tiền hiệu quả và dễ theo dõi bạn nên lập cho mình 1 kế hoạch, đơn giản nhất là quản lý dòng tiền bằng excel ghi đầy đủ cùng những dự kiến trong tương lai gần về những khoản tiền sẽ chi, khoản dự trù cho từng mốc thời gian cụ thể.
Hơn thế, 1 kế hoạch cụ thể cho quản lý tiền mặt sẽ cảnh báo cho bạn với những chương trình sẽ diễn ra ví dụ như quảng cáo, hay chương trình khuyến mãi để bạn có thể chuẩn bị những khoản chi trước, tính toán hợp lý để không ảnh hưởng đến các khoản khác theo như đã định liệu.
3.3. Dự trù chi phí phát sinh, rủi ro
Một lưu ý khi quản lý tiền mặt là luôn có 1 khoản được bỏ ra để dự trù các khoản phát sinh bất chợt hoặc rủi ro không lường trước để tránh ảnh hưởng đến công việc kinh doanh. Nếu bạn không lường trước khoản này, có khi rủi ro khá lớn khiến bạn xoay tiền không kịp. Hay đúng lúc gần hết tiền của cửa hàng đều đem đi lấy hàng thì phát sinh rủi ro sẽ khiến công việc kinh doanh gặp rắc rối lớn. Đây cũng là những lý do vì sao hay xảy ra các cuộc khủng hoảng trong nội bộ cho dù đó là công ty lớn hay 1 cửa hàng nhỏ nếu rủi ro này xảy ra 1 cách liên tục.
4. Top 4 công cụ quản lý dòng tiền trong kinh doanh
4.1. Quản lý tiền mặt bằng sổ sách
1 công cụ lâu đời nhất mà chúng ta vẫn thường sử dụng là giấy tờ, sổ sách theo cách quản lý truyền thống. Với cách này áp dụng khá hiệu quả cho các cửa hàng nhỏ theo hộ gia đình hoặc các cửa hàng mới bắt đầu kinh doanh. Vì số tiền mặt không có quá nhiều hơn nữa rủi ro không cao, nên quản lý tiền mặt theo cách ghi chép vẫn mang lại hiệu quả nhất định.
Theo đó với hình thức quản lý này, kết hợp cùng quản lý hàng hóa, lượng chi tiêu được ghi ra và tổng hợp mỗi cuối ngày để xem lãi lỗ. Các khoản chi tiêu dùng phải được tính toán riêng: Tiền nguồn hàng, tiền thuê nhân viên, chi phí vận hành,… Tuy nhiên cũng như đã nói ở trên, hình thức quản lý tiền mặt sổ sách bị giới hạn bởi quy mô cửa hàng. Với các cửa hàng có quy mô lớn hơn hình thức này sẽ dễ dàng nảy sinh thất thoát. Hơn nữa nếu làm mất sổ thì toàn bộ thông tin thu chi của cửa hàng cũng bị mất theo và đây là 1 rủi ro rất lớn.
Quản lý dòng tiền bằng sổ sách mất thời gian và dễ thất thoát
4.2. Quản lý dòng tiền bằng Excel
Quản lý dòng tiền bằng Excel mà phần mềm được sử dụng chủ yếu cho bên kế toán với cấu trúc theo bảng, tích hợp nhiều phép tính cho phép việc quản lý tiền mặt đơn giản hơn. Đây là phương thức được sử dụng khá rộng rãi với các cửa hàng vừa và có cả các cửa hàng lớn với 1 số mặt hàng kinh doanh có dòng tiền ổn định.
Excel là phần mềm được sử dụng khá rộng rãi nhưng nhìn vào những con số này bạn có đủ tỉnh táo để kiểm tra?
Hình thức quản lý tiền mặt này dựa trên việc thiết kế theo cột, lưu trữ thông tin các giao dịch, lượng tiền thu chi hàng ngày và các công thức tính toán được lập trình sẵn khiến việc quản lý chính xác hơn. Thêm vào đó khả năng lưu trữ lớn cho phép chúng ta lưu trữ với mức dữ liệu khổng lồ. Tuy nhiên, để sử dụng ứng dụng này có hiệu quả, bạn cần nắm được thành tạo 1 số cách tính cũng như tạo 1 mẫu file excel quản lý dòng tiền 1 cách khoa học, tổng quan thì mới có thể quản lý dòng tiền hiệu quả cho cửa hàng bằng excel.
Thêm vào đó, dữ liệu này là file offline và người quản lý sẽ khó nắm bắt được khi không có mặt tại cửa hàng. Nếu trong quá trình chỉnh sửa hay cập nhật dữ liệu mà mất điện thì toàn bộ quá trình quản lý tiền mặt trước đó sẽ bị mất. Và xét chung cách tính toán vẫn cần đến khá nhiều thời gian và công sức của người kinh doanh.
Đọc thêm: Cách quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả cho người mới bắt đầu
4.3. Quản lý dòng tiền bằng Google Sheets
Google Sheets có thể hiểu nôm na giống như 1 file online của Excel, giao diện này cho phép bạn sử dụng hoàn toàn như 1 file Excel, nhưng dữ liệu trên Google Sheets sẽ được lưu trên đám mây và bạn hoàn toàn có thể tải dữ liệu về máy để lưu trữ.
Quản lý dòng tiền bằng Google Sheets tối ưu hơn quản lý dòng tiền bằng Excel đó là bạn có thể dễ dàng kiểm tra tình hình thu chi của cửa hàng ở bất cứ đâu, bằng bất cứ thiết bị nào, chỉ cần có kết nối internet. Đặc biệt Google Sheets có chế độ lưu tự động và nhiều người có thể cùng chỉnh sửa 1 lúc.
Tuy nhiên khả năng quản lý tiền mặt của ứng dụng này cũng có nhiều bất cập như bản offline. Bạn cần phải có hiểu biết nhất định về các hàm tính trên Sheets. Ngoài ra, cách quản lý dòng tiền này cũng không phù hợp với các cửa hàng có quy mô lớn, đặc biệt là các chuỗi cửa hàng.
4.4. Quản lý tiền mặt với phần mềm quản lý bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng là tích hợp đầy đủ “công cụ” quản lý cho quá trình kinh doanh thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Điều tuyệt vời của ứng dụng này là ngoài những tính năng cho quản lý dòng tiền, bạn còn có thể quản lý hàng hóa, quản lý tồn kho, quản lý khách hàng, nhân viên, báo cáo,... với nhiều ưu việt hơn hẳn các cách quản lý thông thường.
Phần mềm quản lý dòng tiền với nhiều ưu việt hơn hẳn các cách quản lý thông thường.
Dòng tiền được ghi nhận chi tiết cho từng đơn hàng, tiền hàng theo từng nhà cung cấp hay công nợ, tiền lương trả nhân viên, chi phí khác,… Cùng với đó là khả năng tính toán cho ra báo cáo giúp người kinh doanh dễ dàng đánh giá tốc độ thay đổi của dòng tiền, những chi phí nào đang gia tăng, hiệu quả kinh doanh thông qua doanh thu, giảm thiểu mức rủi ro do thất thoát 1 cách đáng kể, từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh cho phù hợp.
Đọc thêm: Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ
Hơn nữa 1 ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý dòng tiền mà các phương pháp trên không có được đó là khả năng đồng bộ bán hàng đa kênh. Nếu như bạn chỉ bán hàng tại cửa hàng thì có thể sử dụng các cách trên vẫn ok, nhưng khi bán có bán hàng online như bán hàng trên Facebook chẳng hạn thì việc quản lý dòng tiền sẽ khó khăn hơn rất nhiều.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ đồng bộ toàn độ dữ liệu như khách hàng, đơn hàng, công nợ,... về phần mềm giúp bạn quản lý tập trung tại 1 nơi duy nhất. Phần mềm sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát về dòng tiền của việc kinh doanh cũng như xem được chi tiết dòng tiền theo từng kênh bán hàng riêng.
Các dữ liệu trên phần mềm cũng được lưu trữ trên đám mây nên bạn có thể truy cập phần mềm bất cứ đâu, bất cứ khi nào với mọi loại thiết bị từ máy tính, máy tính bảng đến điện thoại thông minh. Ngoài ra, khi cửa hàng bị mất kết nối internet thì các dữ liệu được nhập vào trong thời gian mất mạng cũng sẽ được đồng bộ ngay lập tức khi có mạng trở lại.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn quản lý tiền mặt cho cửa hàng, từ những phần mềm miễn phí cho đến phần mềm trả phí. Sapo POS là phần mềm quản lý bán hàng có tính năng quản lý dòng tiền mạnh mẽ, hỗ trợ các shop bán hàng quản lý dòng tiền, quản lý tiền mặt chính xác, nhanh chóng và thuận tiện.
Phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS giúp bạn quản lý sổ quỹ tiền mặt, thu chi trong cửa hàng chi tiết. Mọi giao dịch tại cửa hàng như bán hàng, nhập hàng,... sẽ được tạo thành các khoản thu chi hoàn toàn tự động. Ngoài ra, bạn cũng có thể tự tạo phiếu thu cho các khoản thu nhập thêm, phiếu chi cho các khoản chi phí vận hành của của hàng,... giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát được dòng tiền mặt, tránh được thất thoát trong cửa hàng.
Bên cạnh đó, báo cáo sổ quỹ sẽ cho bạn các số liệu cụ thể, chi tiết về nguồn thu - chi của từng chi nhánh, từng kênh bán hàng theo thời gian, bạn sẽ biết ngay trong khoảng thời gian vừa qua, bạn thu chi tiền cho những khoản nào, cụ thể là bao nhiêu để bạn có thể đánh giá và quyết định nhanh chóng, chính xác.
Trong báo cáo sổ quỹ trên Sapo, bạn không chỉ xem được tình hình thu chi tổng quan của cửa hàng mà còn có thể lọc theo từng chi nhánh, theo nhân viên, theo khách hàng, theo phương thức thanh toán, theo loại phiếu hoặc chi tiết từng phiếu thu, chi,...
Đọc thêm: 6 cách quản lý cửa hàng hiệu quả cho các shop bán lẻ
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về khả năng quản lý dòng tiền của Sapo POS hoặc chưa biết phần mềm có phù hợp với cửa hàng của mình hay không thì cũng đừng lo, Sapo tặng bạn 7 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí để trải nghiệm không chỉ tính năng quản lý dòng tiền, quản lý tiền mặt mà còn là toàn bộ các tính năng khác đang có trên Sapo. Còn chần chừ gì mà không đăng ký ngay hôm nay!
