Trong thời đại cách mạng 4.0, hệ thống phần mềm ERP sẽ là một trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện và đem lại nhiều lợi ích đáng kể. Vậy ERP là gì và đóng vai trò như thế nào trong quy trình vận hành của doanh nghiệp? Hãy cùng Sapo tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. ERP là gì?
Enterprise resource planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) viết tắt là ERP, được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, giúp chủ doanh nghiệp quản lý các hoạt động như kế toán, quản lý dự án, quản lý rủi ro và các hoạt động của chuỗi cung ứng. Cụ thể:
Enterprise: Là doanh nghiệp, chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm để quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ,..
Resource: Là tài nguyên trong doanh nghiệp. Theo đó, tất cả các tài nguyên được tạo ra từ nhân viên trong công ty đều được coi là tài sản vô cùng quan trọng của một công ty.
Planning: Có nghĩa là hoạch định, sự tương tác, trao đổi hàng ngày của các nhân viên trong công ty giữa các phòng ban đều có tác động tới cơ sở tài nguyên của công ty.
Một hệ thống ERP hoàn chỉnh sẽ bao gồm cả quản lý hiệu suất doanh nghiệp, hỗ trợ lập kế hoạch, lập ngân sách, báo cáo kết quả tài chính của công ty. Ngày nay, phần mềm ERP rất quan trọng, được hàng ngàn doanh nghiệp trong tất cả các ngành với quy mô khác nhau sử dụng.
Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu hợp nhất, được kết nối xuyên suốt giữa các phòng ban và giữa các khâu hoạt động như: Quản lý tài chính, quản lý nhân sự,.. Hơn nữa, ERP được kỳ vọng sẽ có thể thay thế các phần mềm quản lý rời rạc khác để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.
Hệ thống ERP là gì?
2. Phần mềm ERP đem lại những lợi ích gì?
2.1. Quản trị tài chính – kế toán
Những thông tin tài chính của một doanh nghiệp sẽ được tổng hợp từ rất nhiều báo cáo, số liệu từ các phòng ban. Do đó, khi người quản lý muốn biết được những thông tin tài chính, họ sẽ phải tổng hợp số liệu từ nhiều phòng ban khác nhau, rất rời rạc và thiếu chính xác.
Khi sử dụng phần mềm quản trị ERP thì tất cả thông tin liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp lại thành một dữ liệu thống nhất. Dữ liệu này được lưu trữ với một phiên bản xuyên suốt với tất cả các phòng ban. Không những vậy, mỗi khi có sự thay đổi về các con số, phần mềm sẽ tự động tính toán và hiển thị lại két quả cho trùng khớp.
Ngoài ra, khi áp dụng phần mềm ERP, chủ doanh nghiệp không cần phải chờ đến tới cuối tháng hoặc cuối quý để có thể tổng hợp các số liệu, báo cáo. Do đó, các quản lý có thể kịp thời phân tích, đánh giá và điều chỉnh chiến lược kinh doanh cho phù hợp.
2.2. Quản trị nguồn nhân lực tối ưu
Việc quản lý hàng trăm, hàng ngàn nhân sự cùng một lúc là một điều không dễ dàng, nhất là với những công ty có nhiều chi nhánh được đặt rải rác ở khắp nơi. Do vậy, các công ty rất cần một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tập trung các thông tin như: Giờ làm việc, KPI của từng nhân sự,..
Với phần mềm ERP, công tác quản lý nhân sự sẽ đơn giản hơn rất nhiều bởi người quản lý có thể nắm rõ khung giờ làm việc, thời gian đi làm, ra về của từng nhân sự, mức độ hoàn thành KPI, khối lượng công việc của mỗi nhân viên để có sự điều chỉnh phù hợp.
Tất cả nhưng công việc liên quan đến quản lý nhân sự như hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động,.. Đều được cập nhật tự động và dễ dàng tra cứu, giúp nhân sự có thể giải quyết công việc nhanh chóng. Bên cạnh đó, quá trình làm việc của từng nhân viên đều được cập nhật chi tiết, hiệu quả công việc theo từng ngày, từng tháng để người quản lý có thể điều chỉnh khối lượng công việc cho phù hợp.
Ngoài ra, ERP còn có tính năng phân tích dữ liệu dể tự động gán nhân viên vào những nhiệm vụ phù hợp với năng lực và thế mạnh của họ, giúp giảm bớt gánh nặng cho quàn lý.
ERP giúp quản lý nhân sự, kinh doanh hiệu quả
2.3. Nâng cao năng suất làm việc triệt để
Phần mềm ERP sẽ đóng vai trò là công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình sản xuất, từ khâu tìm kiếm, chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến khi ra sản phẩm, đóng gói và các công đoạn khác.
Nhờ việc chỉ cần sử dụng duy nhất một hệ thống là ERP, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm được thời gian, chi phí mà vẫn có thể tăng năng suất lao động và giảm số lượng nhân sự trong công ty.
2.4. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Nếu trước đây việc kiểm soát hàng tồn kho hoặc các nguyên vật liệu tốn rất nhiều thời gian, công sức thì hiện nay với sự trợ giúp của ERP, việc quản lý hàng tồn kho được quản lý hoàn toàn tự động giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Không những vậy, hệ thống ERP còn giúp kiểm soát số lượng hàng trong kho còn bao nhiêu để doanh nghiệp có thể điều chỉnh số lượng nhập hàng cho phù hợp với tình hình thục tế, tránh lãng phí và thất thoát hàng hóa.
Phần mềm ERP giúp quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp
2.5. Quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp
Khách hàng đóng vai trò rất quan trọng với mỗi doanh nghiệp, do đó, các hoạt động chăm sóc khách hàng rất cần được coi trọng. Chỉ khi khách hàng hài lòng với chất lượng dịch vụ và sản phẩm, họ mới quay trở lại thành khách hàng thân thiết, và quảng bá thương hiệu của bạn trở nên ngày càng phổ biến hơn.
Với ERP, phầm mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn quản lý các thông tin khách hàng như: Họ tên, tuổi, địa chỉ, mua sản phẩm gì, có vấn đề gì đang vướng mắc hay không,.. để nhân viên tư vấn chăm sóc khách hàng tốt hơn, chiếm được cảm tình của khách.
3. Tổng kết
Hy vọng qua bài chia sẻ này, bạn đã nắm được một cách rõ ràng và chi tiết nhất về ERP là gì và những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại. Nếu bạn đang mong muốn sử dụng hệ thống phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình thì hãy tìm hiểu và cân nhắc thật kỹ để lựa chọn nhà cung cấp uy tín nhất nhé!
