Mở cửa hàng vật tư xây dựng là ngành kinh doanh tương đối đa dạng về sản phẩm và thương hiệu. Đó là lý do mà chủ kinh doanh luôn cần đảm bảo việc quản lý kho vật tư xây dựng đúng cách để hạn chế tối đa thất thoát và tối ưu kinh doanh một cách hiệu quả.
Vậy đâu là cách quản lý vật tư xây dựng mà chủ kinh doanh cần nắm vững? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Những khó khăn trong quản lý vật tư xây dựng
Một trong những tình trạng có thể dễ dàng bắt gặp ở các cửa hàng vật tư xây dựng đó là hàng hóa, vật liệu ngổn ngang ở kho, đặc biệt là trong những lần nhập kho, xuất kho. Với những loại vật liệu nhỏ, số lượng lớn, việc kiểm soát thủ công như đếm và ghi chép hàng ngày cũng không phải là điều dễ dàng.
Tìm kiếm thông tin, dữ liệu về các loại vật tư cũng là thử thách với các nhân viên kho, nhất là khi vật tư được phân bổ ở nhiều nơi, nhiều vị trí lưu kho khác nhau. Tình trạng nhập sai, nhập thiếu hay nhập thừa mà không được ghi chép cụ thể, kịp thời cũng gây nên các vấn đề như thất lạc hay mất mát, gây tổn thất cho cửa hàng.
Không ít cửa hàng gặp phải tình trạng không nắm được số lượng thực tế cũng như hàng hóa đã hết thật hay chưa. Bởi nhiều cửa hàng khi quản lý thủ công sẽ chỉ đánh giá dựa trên mắt nhìn, gây nên tình trạng nghĩ là hàng đã hết nên nhập hàng mới.
Trong khi đó, hàng hóa vẫn còn thì không được đem ra bán, lâu dần sẽ hết hạn hoặc gặp các vấn đề như hoen gỉ và không còn giá trị sử dụng. Đây chính là yếu tố gây nên các vấn đề tổn thất cũng như lệch tồn kho thực tế với ghi chép của cửa hàng.
2. Quản lý kho vật tư xây dựng thế nào cho đúng
2.1 Quản lý nhập hàng, nhà cung cấp
Việc quản lý số lượng đầu vào cũng như nhà cung cấp là yếu tố vô cùng quan trọng với cửa hàng vật tư xây dựng. Cửa hàng cần đảm bảo được khả năng kiểm soát được việc nhập hàng của mình. Cùng với đó là ghi chép đầy đủ, lưu trữ giấy tờ nhập kho để có thể quản lý được số lượng hàng hóa, giá nhập, nhà cung cấp cũng như công nợ chi tiết.
Tùy theo quy mô của cửa hàng mà chủ kinh doanh có thể lựa chọn phương thức quản lý phù hợp như sổ sách, excel hay phần mềm quản lý kho. Tuy nhiên, việc kiểm kê kho và ghi chép lại các giao dịch để tránh sai sót số liệu thực tế là điều cần thiết. Chủ kinh doanh cũng có thể kết hợp với các loại hóa đơn bán hàng để đối chiếu và quản lý dễ dàng hơn.
Một số phần mềm như phần mềm quản lý kho Sapo POS cho phép chủ kinh doanh có thể dễ dàng lập phiếu nhập kho, quản lý lượng hàng hóa nhập vào, giá nhập cũng như công nợ với từng nhà cung cấp.
Một số sản phẩm liên quan đến hạn sử dụng, chủ kinh doanh cũng có thể quản lý nhanh sản phẩm theo lô - hạn và quản lý theo phương thức nhập trước xuất trước hoặc nhập sau xuất trước tùy nhu cầu.
2.2 Quản lý chi tiết hàng hóa
Quản lý vật tư xây dựng đồng nghĩa với việc chủ kinh doanh cần nắm được số lượng hàng hóa trong kho cũng như vị trí lưu kho của từng sản phẩm. Điều này không chỉ giúp chủ kinh doanh kiểm soát được toàn bộ tồn kho cửa hàng mà ngay cả nhân viên cũng dễ dàng quản lý, theo dõi tình trạng hàng hóa.
Đối với các cửa hàng quản lý bằng phần mềm, hệ thống quản lý sẽ cho phép tự động trừ đi số lượng sản phẩm vừa được bán ra để cân bằng với số lượng thực tế. Tương tự, hệ thống cũng sẽ tự động cộng vào khi hàng hóa được nhập kho.
Chủ kinh doanh cũng có thể tự động quản lý toàn bộ hệ thống giá, mã sản phẩm để đảm bảo không có sai sót ngay cả khi nhân viên mới thực hiện các giao dịch và chưa nhớ hết toàn bộ giá.
Phần mềm quản lý kho cũng giúp cảnh báo hàng sắp hết để chủ kinh doanh có thể chủ động lên kế hoạch nhập hàng và bán hàng phù hợp. Đặc biệt là khả năng linh hoạt trong quy đổi đơn vị để đảm bảo khả năng bán ra. Ví dụ như tôn thường được mua theo khối lượng nhưng sẽ bán theo từng mét hay sắt được mua theo khối lượng nhưng bán theo cây,...
Xem thêm: Quản lý kho bằng mã vạch: Giải pháp chính xác không lo thất thoát
2.3 Đánh giá hiệu quả bán ra
Trên thực tế, có rất nhiều nhà cung cấp vật tư xây dựng, do đó lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và uy tín không phải là điều khó khăn nhưng cũng không hề dễ dàng. Do đó, chủ kinh doanh có thể lên kế hoạch và lựa chọn nhà cung cấp cho những lần sau dựa trên kết quả bán ra của từng mặt hàng, từng thương hiệu và phản hồi của khách hàng.
Những điều này thường sẽ được thể hiện ở các báo cáo bán hàng cũng như quá trình hỗ trợ của nhà cung cấp. Không chỉ theo dõi được các báo cáo bán ra của từng sản phẩm mà chủ kinh doanh còn có thể theo dõi được toàn bộ hiệu quả kinh doanh của cửa hàng như doanh thu, lãi lỗ.
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần lưu ý về quản lý vật tư xây dựng. Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên có thể giúp chủ kinh doanh hiểu rõ được cách quản lý vật tư và ứng dụng công nghệ trong kinh doanh để tối ưu hiệu suất công việc một cách tốt nhất.
Xem thêm:
