Thanh toán là giao dịch phổ biến và diễn ra thường xuyên tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào đối tác hoặc khách hàng cũng thanh toán đúng hạn, do đó, bạn cần phải làm công văn yêu cầu thanh toán. Vậy yêu cầu thanh toán là gì và viết yêu cầu thanh toán như thế nào?
1. Công văn yêu cầu thanh toán là gì?
Công văn yêu cầu thanh toán là văn bản đươc sử dụng trong các trường hợp, ví dụ như các doanh nghiệp muốn yêu cầu khách hàng hoặc đối tác tiến hành thanh toán theo nghĩa vụ đã thỏa thuận. Trong công văn yêu cầu thanh toán, cần có các thông tin như: Tên cơ quan phải thực hiện thanh toán, địa chỉ của cơ quan, tổ chức yêu cầu thanh toán, thời hạn thanh toán, nội dung thanh toán.
Phiếu yêu cầu thanh toán chỉ được tính là hợp lệ khi được kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt chi. Nếu bất cứ ai tự ý chi tiền mà không được sự cho phép của cấp trên thì phiếu đề nghị thanh toán sẽ không hợp lệ và kế toán sẽ không đồng ý chi tiền thanh toán.
2. Mẫu yêu cầu thanh toán gồm nội dung gì?
Hiện nay, vấn đề thanh toán muộn hoặc chậm thanh toán so với thỏa thuận ban đầu diễn ra thường xuyên. Trong trường hợp như vậy, bạn cần soạn thảo công văn yêu cầu thanh toán để đề nghị đối tác hoặc khách hàng nhanh chóng thanh toán số tiền còn thiếu.
Một mẫu công văn yêu cầu thanh toán sẽ bao gồm nội dung cụ thể như dưới đây:
- Tên và địa chỉ đơn vị yêu cầu thanh toán (Đặt ở góc phía bên trái, vị trí trên cùng trong phiếu yêu cầu thanh toán)
- Họ tên người yêu cầu thanh toán
- Địa chỉ của người yêu cầu thanh toán (địa chỉ của bộ phận)
- Nội dung thanh toán (Lý do, nguồn gốc và mục đích chi)
- Số tiền được yêu cầu thanh toán (Viết rõ cả số và chữ)
- Các tài liệu kèm theo chứng từ gốc (Viết rõ số lượng tài liệu đi kèm như hóa đơn, chứng từ, tờ trình duyệt chi,..)
Nếu thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, trong phiếu yêu cầu thanh toán cần ghi rõ thông tin chuyển khoản của người nhận như Tên tài khoản, số tài khoản, chi nhánh ngân hàng.
Xem thêm: Quản lý công nợ là gì?
3. Những lưu ý khi viết phiếu yêu cầu thanh toán
Khi viết phiếu yêu cầu thanh toán, điều cần đặc biệt lưu ý đó là tuyệt đối không được tẩy xóa. Khi bạn hoàn thành, bạn cần chuyển phiếu yêu cầu thanh toán tới cho kế toán trưởng xem xét sau đó chuyển cho giám đốc phê duyệt.
Ngoài ra, khi soạn phiếu yêu cầu thanh toán bạn cần lưu ý tới một số vấn đề liên quan tới pháp luật. Theo đó, điều 440 Bộ Luật dân sự năm 2015 quy định bên mua có nghĩa vụ thanh toán toàn bộ số tiền theo thời hạn, địa điểm được quy định trong hợp đồng của 2 bên. Do vậy, phiếu yêu cầu thanh toán tiền hợp đồng sẽ được gửi tới bên có nghĩa vụ thanh toán tiền.
Phiếu yêu cầu thanh toán là một trong những biểu mẫu mà hầu như doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng. Vì phiếu yêu cầu thanh toán có tính chính xác cao, nên khi soạn thảo bạn cần hết sức cẩn thận để hạn chế các lỗi xảy ra. Hy vọng bài viết này đã mang tới cho bạn những thông tin cần thiết về phiếu yêu cầu thanh toán và các mẫu công văn đề nghị thanh toán phổ biến.
Xem thêm: 9 tuyệt chiêu đòi nợ cuối năm đảm bảo lấy được 100% tiền
