Hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa là một lỗi thường gặp trong các tổ chức, doanh nghiệp. Việc viết sai sẽ làm ảnh hưởng đến các quá trình hạch toán của đơn vị, doanh nghiệp. Làm thế nào để xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa nhanh chóng và tuân thủ theo quy định của pháp luật? Sapo sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý trong bài viết dưới đây, đừng bỏ qua nhé.
1. Hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa có ảnh hưởng gì?
Việc hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa, dù là một lỗi tưởng chừng nhỏ, lại tiềm ẩn nhiều hậu quả đáng kể, đặc biệt về mặt pháp lý và hoạt động kinh doanh.
Không tuân thủ quy định của pháp luật
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các thông tin trên hóa đơn điện tử, bao gồm tên hàng hóa, phải chính xác và khớp với thực tế giao dịch. Sai sót như viết sai tên hàng hóa có thể dẫn đến việc:
- Hóa đơn bị coi là không hợp lệ.
- Doanh nghiệp không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT).
- Không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế.
Các lỗi về hóa đơn điện tử thường bị xử phạt theo quy định pháp luật. Mức phạt phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của lỗi. Nếu không kịp thời phát hiện và sửa chữa, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng các biện pháp xử lý bổ sung như bị cơ quan thuế kiểm tra hoặc thanh tra đột xuất.
Tác động lâu dài đến hồ sơ pháp lý
Sai sót trong hóa đơn có thể ảnh hưởng đến hồ sơ tài chính, gây khó khăn khi kiểm toán hoặc kiểm tra từ cơ quan thuế. Về lâu dài, các lỗi này lặp lại nhiều lần sẽ làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt cơ quan quản lý nhà nước.
Tăng chi phí vận hành
Khi bị sai, doanh nghiệp phải dành thêm nguồn lực để xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa như kiểm tra và chỉnh sửa hóa đơn, chi phí in ấn/phát hành lại hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, nếu không được phát hiện kịp thời, việc sửa chữa có thể kéo theo các chi phí bổ sung như phí nộp phạt hoặc thuê tư vấn pháp lý.
Mất lòng tin từ đối tác và khách hàng
Các hóa đơn sai thông tin, đặc biệt là sai tên hàng hóa sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp, thậm chí nghi ngờ về tính pháp lý của hóa đơn. Một số khách hàng có thể từ chối nhận hóa đơn sai dẫn đến việc chậm thanh toán hay gián đoạn hợp đồng kinh doanh, ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền kinh doanh.
2. Căn cứ pháp luật để xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa
Việc sửa chữa hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót là một quy trình quan trọng mà các doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ để tránh vi phạm quy định pháp luật. Hiện nay, các quy định liên quan đến vấn đề này được nêu rõ trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
2.1. Các trường hợp sai sót được điều chỉnh theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo Điều 19 của nghị định, có 03 trường hợp phổ biến khi hóa đơn điện tử có sai sót và cần xử lý:
- Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua
- Khi phát hiện sai sót, người bán có quyền hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn điện tử mới.
- Hóa đơn cũ không cần báo cáo với cơ quan thuế, chỉ cần lưu trữ nội bộ trong doanh nghiệp.
- Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế
- Hai bên (người mua và người bán) có thể thỏa thuận hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.
- Người bán phải lưu trữ thông tin hóa đơn bị hủy để giải trình khi cần.
- Trường hợp 3: Hóa đơn đã gửi và đã kê khai thuế
- Trường hợp này cần lập biên bản điều chỉnh giữa hai bên.
- Sau đó, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm mà phải ghi rõ điều chỉnh tăng hoặc giảm nội dung sai.
2.2. Nguyên tắc chung về sửa hóa đơn theo Thông tư 78
- Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người bán không thể sửa trực tiếp trên hóa đơn cũ mà phải lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải có đầy đủ thông tin của hóa đơn gốc, kèm theo ghi chú "Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn số... ngày... tháng... năm...".
- Nếu hóa đơn bị sai nhưng chưa được kê khai thuế, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn mới mà không cần kê khai điều chỉnh thuế.
3. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa
Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có thể chọn 1 trong 2 phương án xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa như sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử có sai sót
- Lập hóa đơn thay thế
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử có sai sót
- Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Bước 2: Ký số lên hóa đơn điều chỉnh
- Bước 3: Gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh.
- Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua.
- Bước 5: Lưu trữ hóa đơn có sai sót cùng hóa đơn điều chỉnh theo quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra về sau.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế chưa gửi cho người mua
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ta cần xử lý như sau:
- Bước 1: Thông báo với cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót về tên hàng hóa.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.
- Bước 3: Gửi hóa đơn mới cho người mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa đã gửi cho người mua
- Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Bước 2: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
- Bước 3: Gửi hóa đơn mới lập cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế) hoặc gửi cơ quan Thuế để cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
4. Nên xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa theo cách nào?
Để lựa chọn được cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa, doanh nghiệp có thể tham khảo một số tiêu chí sau:
| Tiêu chí | Lập hóa đơn điều chỉnh | Lập hóa đơn thay thế |
| Trường hợp áp dụng | Sai sót nhỏ, không ảnh hưởng giá trị hóa đơn | Sai nghiêm trọng, cần hủy hóa đơn cũ |
| Hóa đơn cũ | Vẫn có hiệu lực, nhưng có hóa đơn bổ sung điều chỉnh | Bị hủy hoàn toàn |
| Nội dung hóa đơn mới | Chỉ điều chỉnh thông tin hàng hóa sai | Lập mới hoàn toàn, thay thế hóa đơn cũ |
| Biên bản thỏa thuận | Cần có thỏa thuận điều chỉnh giữa 2 bên | Cần có biên bản hủy hóa đơn cũ |
Xem thêm: Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử chuẩn theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa mà doanh nghiệp có thể tham khảo để xử lý khi mắc phải. Việc xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử cần phải thực hiện đúng quy định và trước khi có thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền để tránh rủi ro bị phạt. Hy vọng những thông tin được Sapo chia sẻ sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.
