Trên thực tế, Kế toán công nợ là một trong những vị trí có vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát tình hình công nợ của doanh nghiệp. Vậy kế toán công nợ là gì và đâu mà những yếu tố quan trọng mà bạn cần hiểu về công việc của kế toán công nợ? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là ngành nghề đảm nhiệm các công việc kế toán liên quan đến các khoản nợ mà doanh nghiệp cần phải thu hoặc phải trả. Kiểm soát chính xác và hiệu quả là yếu tố vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại cũng như hoạt động một cách tốt nhất.
Xem thêm: Hướng dẫn tạo mẫu excel quản lý công nợ đơn giản nhất
Thông thường, ở các doanh nghiệp lớn, công việc kế toán công nợ sẽ được giao cho bộ phận chuyên trách riêng. Tuy nhiên với các doanh nghiệp SMEs thì kế toán tổng hợp sẽ là người đảm nhiệm luôn công việc này.
2. Công việc của kế toán công nợ
Tại mỗi doanh nghiệp, khối lượng công việc cũng như đầu mục cần xử lý là khác nhau, tuy nhiên hầu hết công việc chung của kế toán công nợ sẽ bao gồm các công việc sau:
2.1 Quản lý công nợ khách hàng
- Quản lý và kiểm tra nội dung hợp đồng, gồm: thông tin khách hàng, điều khoản và hình thức thanh toán, chính sách phạt quá hạn cũng như trách nhiệm, nghĩa vụ của 2 bên cùng các phương án xử lý vấn đề phát sinh.
- Kiểm soát và cung cấp các thông tin quan trọng của khách hàng vào Bảng theo dõi hợp đồng kinh tế bán ra.
- Đánh dấu mã khách hàng.
- Theo dõi và ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh, tăng, giảm công nợ phải thu theo từng ngày, tháng, quý, năm.
- Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ khách hàng được hưởng dựa trên hợp đồng bán hàng cũng như các chính sách bán hàng của doanh nghiệp.
- Kiểm tra và quản lý công nợ khách hàng theo định kỳ hàng tháng và lập Biên bản đối chiếu công nợ.
- Thiết lập các loại báo cáo tổng nợ công nợ cần thu cùng báo cáo phân tích tuổi nợ, trình lên cấp trên theo định kỳ.
- Xây dựng các kế hoạch thu hồi công nợ khách hàng, phân tích và đề xuất các phương án thu hồi công nợ quá hạn, nợ khó đòi,...
- Hợp tác cùng các phòng ban để thu hồi công nợ đúng thời hạn.
2.2 Quản lý công nợ với nhà cung cấp
- Tiếp nhận và kiểm tra nội dung hợp đồng, gồm: thông tin nhà cung cấp, điều khoản thanh toán, thời hạn thanh toán và hình thức thanh toán chính sách ưu đãi,...
- Ghi nhận và quản lý thông tin đã xác thực vào Bảng theo dõi hợp đồng kinh tế.
- Thiết lập mã quản lý cho nhà cung cấp để tránh nhầm lẫn với khách hàng.
- Căn cứ số liệu của kế toán mua hàng, kế toán kho, kế toán thanh toán để kiểm tra tính chính xác của các giao dịch lấy hàng và thanh toán tiền cho người bán, đồng thời ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm công nợ phải trả.
- Căn cứ các hợp đồng mua hàng, chương trình chính sách kinh doanh của bên bán để hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà doanh nghiệp được hưởng.
- Ghi chép, đối chiếu các khoản công nợ với từng nhà cung cấp để chốt số liệu công nợ thông qua các biên bản đối chiếu công nợ theo định kỳ.
- Soạn các báo cáo tổng hợp công nợ phải trả, trình lên cấp trên theo định kỳ.
- Lên kế hoạch thanh toán công nợ đối với nhà cung cấp đến hạn, đề xuất các phương án cho cấp trên nếu doanh nghiệp đang gặp các khó khăn trong việc giải quyết các khoản công nợ.
3. Cách xử lý các nghiệp vụ kế toán công nợ
3.1 Nợ phải thu
Theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC, nội dung của công tác kế toán công nợ phải thu trong doanh nghiệp sẽ bao gồm:
Phải thu khách hàng:
- Chứng từ sử dụng: Kế toán phải thu khách hàng sẽ bao gồm các chứng từ sử dụng như hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho cũng như biên bản bù trừ công nợ, xóa nợ,...
- Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng phản ánh các khoản nợ phải thu cũng như tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền thu được qua các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các loại tài sản cố định. Khi này, kế toán sẽ hạch toán các khoản phải thu theo TK 131.
Xem thêm: Yêu cầu thanh toán là gì? Có những mẫu yêu cầu thanh toán nào?
Phải thu tạm ứng:
Phải thu tạm ứng thường bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng, các loại phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng và các loại chứng từ về khoản chi tiêu đã thực hiện bằng tiền tạm ứng.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, các loại báo cáo thanh toán tạm ứng và chứng từ liên quan phản ánh các khoản chi tiêu được thực hiện bằng tiền tạm ứng.
- Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 141 để phản ánh nghiệp vụ giao tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
3.2 Nợ phải trả
Theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC, quy định về nghiệp vụ kế toán công nợ phải trả bao gồm:
- Chứng từ sử dụng: hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu chi/ phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng, giấy báo nợ,...
- Tài khoản sử dụng: Đối với nghiệp vụ này, kế toán sẽ sử dụng TK 331 để hạch toán nhằm phản ánh tình trạng thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán hàng hóa và người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đã ký xác nhận.
4. Các loại báo cáo Kế toán công nợ cần làm
- Sổ chi tiết công nợ khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả
- Báo cáo phân tích công nợ
- Báo cáo liên quan khác theo yêu cầu
5. Các yêu cầu kỹ năng với kế toán công nợ
Kế toán công nợ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp. Do đó, dù ở bất kỳ lĩnh vực nào, người làm kế toán công nợ cũng cần tiếp cận đúng để hoàn thành các nhiệm vụ đặt ra. Để làm được điều đó, kế toán công nợ được đòi hỏi phải có kiến thức nền tảng và chuyên môn sâu rộng đồng thời thành thạo nhiều kỹ năng công việc.
5.1 Kỹ năng cứng
- Kế toán công nợ cần nắm vững được các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là các kiến thức liên quan đến nội dung và khoản mục công nợ.
- Hiểu rõ về hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng, mua hàng, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán hay hạch toán hàng bán bị trả lại,...
- Nắm vững các kiến thức về thuế như: Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, xuất nhập khẩu,...
- Kiến thức về Pháp luật, Hợp đồng kinh tế và các kiến thức chung về tài chính ngân hàng,...
5.2 Kỹ năng mềm
- Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng và các phần mềm kế toán, phân tích dữ liệu
- Kỹ năng lên kế hoạch, quản lý thời gian, tham mưu...
- Kỹ năng giao tiếp
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà bạn cần nắm vững về nghề kế toán công nợ. Sapo hy vọng rằng, những chia sẻ trên của chúng tôi sẽ giúp bạn có thể nâng cao kỹ năng hoặc phối hợp làm việc với bộ phận kế toán công nợ một cách dễ dàng, hiệu quả hơn.
