Với mục tiêu đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp trên phạm vi cả nước, Bộ Tài Chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC về hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Vậy thông tư về hóa đơn điện tử đã tác động đến doanh nghiệp như thế nào? Các điểm nổi bật cần nắm rõ trong thông tư 78 là gì, chủ kinh doanh hãy theo dõi bài viết dưới đây.
1. Nội dung chính của thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78 này hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123 bao gồm:
- Điều chỉnh nội dung về hóa đơn điện tử: ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử, chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, một số trường hợp khác áp dụng hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn điện tử, tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi từ cơ quan thuế có sai sót, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn và các dịch vụ khác có liên quan.
- Điều chỉnh nội dung về hóa đơn giấy gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in, ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in.
- Sử dụng biên lai, chứng từ.
- Hướng dẫn xử lý chuyển tiếp.
2. Thời gian bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử
Trong thông tư về hóa đơn điện tử 78/2021/TT-BTC quy định bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử trong bán hàng bắt buộc từ ngày 01/11/2021 và được chia làm 2 giai đoạn. Mục tiêu đến 01/07/2022, 100% doanh nghiệp kinh doanh sẽ sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Như vậy, các doanh nghiệp trên toàn quốc bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022.
3. Các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử
Đối tượng áp dụng hướng dẫn tại Thông tư 78 là tổ chức, cá nhân được quy định tại Điều 2 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Các đối tượng này cần phải tuân thủ quy định về việc cấp và kê khai định nghĩa vụ thuế với Cơ quan Thuế.
- Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
- Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;
- Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
- Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
- Tổ chức thu thuế, phí và lệ phí.
- Người nộp thuế, phí và lệ phí.
- Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Tổ chức nhận in hóa đơn, chứng từ; tổ chức cung cấp phần mềm tự in chứng từ; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế (bao gồm cả Chi cục Thuế khu vực).
- Cơ quan hải quan bao gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan.
- Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ.
4. Những điểm đáng lưu ý trong Thông tư 78 về hóa đơn điện tử
4.1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Tại Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định: "Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ."
Hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải thể hiện các nội dung về tên, địa chỉ, MST bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế bên nhận ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh. Việc ủy nhiệm được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên và bao gồm các thông tin sau đây:
- Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, MST, chứng thư số).
- Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (hóa đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn).
- Mục đích ủy nhiệm.
- Thời hạn ủy nhiệm.
- Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm ((ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm)
Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên.
4.2. Ký hiệu và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
4.3. Quy định hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh sau: siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, tạp hóa, trung tâm thương mại, dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc, dịch vụ vui chơi, giải trí… cần sử dụng máy tính tiền có tính năng lập hóa đơn điện tử có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền cần đảm bảo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, hộ, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp kê khai, có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp theo mô hình kinh doanh được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã.
Nội dung trên hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tiền cần đảm bảo các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số thuế hoặc mã định danh cá nhân)
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán (có thuế, chưa thuế…)
- Thời điểm lập hóa đơn
- Mã của cơ quan thuế
Do đó, với các doanh nghiệp, cửa hàng đang kinh doanh truyền thống cần phải chuyển đổi số sang ứng dụng các công nghệ hiện đại vào quản lý bán hàng và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên máy tính tiền. Nếu bạn đang kinh doanh theo các mô hình kể trên, hãy liên hệ ngay với Sapo - đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng và máy tính tiền có thể xuất được hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
Chủ kinh doanh có thể đăng ký tư vấn ngay tại đây.
4.4. Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng
Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng như sau:
- Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ;
- Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
5. Một số lưu ý khi áp dụng thông tư về hóa đơn điện tử
5.1. Chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử
Chủ kinh doanh cần thận trọng lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo những quy định mới nhất. Dưới đây là danh sách các tổ chức đáp ứng điều kiện cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế:
Xếp hạng (*) | Tên tổ chức | Địa chỉ trụ sở chính |
1 | Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông quân đội | Lô D26 Khu đô thị mới Cầu Giấy, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội |
2 | Công ty Cổ phần Misa | Tầng 9, tòa nhà Technosoft, phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Tp Hà Nội |
3 | Công ty Cổ phần BKAV | Tòa nhà Bkav, khu đô thị Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Tp Hà Nội |
4 | Tập Đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam | Số 75 Huỳnh Thúc Kháng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Tp.Hà Nội |
5 | Công ty Cổ phần Đầu tư công nghệ và thương mại Softdreams | Số 7, ngách 97/1, ngõ 97 Chính Kinh, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Tp Hà Nội |
6 | Công ty TNHH Hóa đơn điện tử M-INVOICE | Số nhà 16, ngõ 269/1 đường Giáp Bát, phường Giáp Bát, quận Hoàng Mai, Tp Hà Nội |
7 | Công ty Cổ phần CyberLotus | Tầng 4, tòa nhà Vinata2B, số 289 Khuất Duy Tiến, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Tp Hà Nội |
8 | Công ty Cổ phần Chữ ký số Vina | Số 41A Nguyễn Phi Khanh, Phường Tân Định, Quận 1, TP. HCM |
9 | Công ty TNHH Win Tech Solution | 16-18 Xuân Diệu, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM |
10 | Công ty TNHH Phát triển công nghệ Thái Sơn | Số 362, phố Huế, quận Hai Bà Trưng, Tp Hà Nội |
11 | Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam. | Tầng 9 tòa nhà Sannam, số 78 phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Tp Hà Nội |
12 | Công ty Cổ phần hóa đơn điện tử New-Invoice | Lô 73, Khu tập thể trung tâm Chỉnh Hình, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam |
13 | Công ty Cổ phần công nghệ thẻ Nacencomm | Tầng 5, số 2 Chùa Bộc, phường Trung Tự, quận Đống Đa, Tp Hà Nội |
14 | Công ty Cổ phần dịch vụ T-VAN HILO | Số 18 Đoàn Trần Nghiệp, phường Bùi Thị Xuân, quận Hai Bà Trưng, Tp hà Nội |
15 | Công ty Cổ phần thương mại VISNAM | Số 33 đường Hải Hồ, phường Thanh Bình, quận Hải Châu, Tp Đà Nẵng |
16 | Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp | Tầng 3 Tòa nhà CT1B Khu đô thị VOV Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội |
17 | Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT | Tầng 22, tòa nhà Keangnam Landmark, E6 Phạm Hùng, quận Nam Từ Liêm, Tp Hà Nội |
18 | Công ty Cổ phần TS24 | Số 285/94B Cách mạng Tháng 8, phường 12, quận 10, Tp Hồ Chí Minh. |
19 | Tổng công ty viễn thông Mobifone | Số 01 phố Phạm Văn Bạch, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Tp Hà Nội |
20 | Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin Đông Nam Á | Phòng 112, tầng 11, Tòa nhà Viglacera, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam |
21 | Công ty Cổ phần Mắt Bão | Tầng 3 Anna Building, Công văn phần mềm Quang Trung, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, TP.HCM |
22 | Công ty TNHH PA Việt Nam | 750 Sư Vạn Hạnh, Phường 12, Quận 10, Tp Hồ Chí Minnh |
23 | Công ty TNHH NC9 Việt Nam | Số 87, Đường Nguyễn Thị Thập, Khu đô thị mới Himlam, Phường Tân Hưng, Quận 7, TP.HCM |
24 | Công ty CP Thiết bị điện - Điện tử Bách Khoa | Số 561 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Đằng Hải, Quận Hải An, Tp Hải Phòng |
25 | Công ty TNHH LCS | Số 102A, Bùi Minnh Trực, phường 6, quận 8, Tp. HCM |
26 | Công ty Cổ phần giải pháp thanh toán Việt nam | Tầng 8, số 22, phố Láng Hạ, quận Đống Đa, Tp Hà Nội |
5.2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định
Sau khi nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử từ Cơ quan thuế, các doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC.
Để đăng ký, doanh nghiệp & cửa hàng cần thực hiện 3 bước:
- Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Bước 2: Tổng cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận đăng ký
- Bước 3: Thông báo chấp nhận cấp đăng ký hoặc từ chối từ Tổng cục Thuế
Đọc thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 123
Trên đây là những điểm nổi bật trong Thông tư 78/2021/TT-BTC về hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ mà các chủ kinh doanh cần biết. Nếu doanh nghiệp hay cửa hàng của bạn vẫn còn đang kinh doanh theo cách truyền thống, hãy nhanh chóng chuyển đổi số để chấp hành nghiêm chỉnh quy định của Cơ quan thuế. Chủ kinh doanh có thể xem chi tiết Thông tư 78 dưới đây.