Trong những năm gần đây, Việt Nam đã thể hiện rõ quyết tâm chuyển đổi số sâu rộng, toàn diện trong mọi lĩnh vực, trong đó có ngành Thuế. Đây vừa là thách thức nhưng cũng là cơ hội để các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, bán lẻ tăng trưởng bền vững trong một môi trường kinh doanh minh bạch, lành mạnh, an toàn.
Để đồng hành cùng nhà bán hàng trong hành trình chuyển đổi số, Sapo chính thức ra mắt giải pháp Hóa đơn điện tử Sapo Invoice. Vậy, Sapo Invoice có tính năng gì nổi bật? Hãy cùng khám phá ngay nhé!
1. Bối cảnh thị trường
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả các doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Bối cảnh thị trường yêu cầu các chủ shop phải chuyển đối số nhanh chóng, đảm bảo kinh doanh minh bạch, tuân thủ theo pháp luật, giảm thiểu rủi ro phạt truy thu thuế. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này vẫn còn nhiều khó khăn:
- Chưa nắm vững đầy đủ các quy định pháp lý và quy trình quản lý của cơ quan Thuế, có nguy cơ bị xử phạt vi phạm lên đến 100 triệu VNĐ và phải truy thu thuế.
- Việc sử dụng nhiều phần mềm khác nhau (quản lý bán hàng, kế toán, hóa đơn điện tử, v.v.) khiến cho các hệ thống không kết nối liền mạch, dễ gây sai sót và tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn bảo mật.
- Chi phí chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khá tốn kém.
- Gặp khó khăn trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng và giảm tính cạnh tranh.
- Rủi ro liên quan đến việc vận chuyển, truy xuất nguồn gốc xuất xứ hàng hóa nếu không có hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
Mặc dù chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích lâu dài, nhưng các nhà bán hàng vẫn phải đối mặt với không ít thách thức trong quá trình này. Để giải quyết các khó khăn trên, Sapo đã nghiên cứu và ra mắt bộ giải pháp hóa đơn điện tử Sapo Invoice có kết nối dữ liệu trực tiếp với Cơ quan Thuế, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi và quản lý hóa đơn hiệu quả.
2. Sapo Invoice là gì?
Sapo Invoice là giải pháp đăng ký, phát hành và xử lý hóa đơn bằng phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý đầy đủ và giúp nhà bán hàng vận hành an toàn, đơn giản và hiệu quả.
- Sapo là đơn vị được Cơ Quan Thuế công nhận là Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, đồng thời là tổ chức nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế.
- Sapo Invoice đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính Phủ, Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính và Quyết định 1450 và 1510/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế.
Tính năng nổi bật của hóa đơn điện tử Sapo invoice:
- Cung cấp đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo quy định của Cơ quan Thuế: đăng ký, phát hành, thông báo sai sót, hủy, thay thế, điều chỉnh hóa đơn
- Nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn trực tiếp tới cơ quan Thuế
- Lưu trữ dữ liệu hóa đơn an toàn, bảo mật theo quy định lên tới 10 năm
- Hỗ trợ gửi hóa đơn và các thông báo tới người mua
- Hỗ trợ tra cứu thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn mọi lúc, mọi nơi
- Đa dạng mẫu hóa đơn, nhận thiết kế mẫu theo yêu cầu
- Hệ thống báo cáo đa chiều, tổng hợp nhiều dữ liệu khác nhau
Đặc biệt, Sapo Invoice tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng hợp kênh và phần mềm quản lý dịch vụ ăn uống Sapo, hỗ trợ khởi tạo hóa đơn từ máy tính tiền giúp nhà bán hàng quản lý hóa đơn một cách liền mạch và hiệu quả hơn bao giờ hết.
3. Lợi ích nổi bật nhà bán hàng nhận được khi sử dụng Sapo Invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho nhà bán hàng phải kể đến như:
- Linh hoạt trong việc sử dụng đa dạng các loại hóa đơn: dễ dàng tạo ra các loại hóa đơn khác nhau tùy theo nhu cầu kinh doanh, từ hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT đến các loại hóa đơn chuyên dụng khác.
- Quản lý dễ dàng: Sapo Invoice tích hợp trực tiếp với phần mềm quản lý bán hàng Sapo đảm bảo dữ liệu luôn được đồng bộ tự động. Qua đó tối ưu hóa quy trình quản lý từ khâu tạo hóa đơn đến lưu trữ, tra cứu và báo cáo.
- Tiết kiệm chi phí: Chính sách giá bán của Sapo Invoice vô cùng cạnh tranh, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà bán hàng dễ dàng tiếp cận với quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử. Đặc biệt, các chủ shop đang sử dụng phần mềm Sapo sẽ nhận được mức giá ưu đãi hơn khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice.
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp đảm bảo rằng các giao dịch của nhà bán hàng luôn được thực hiện hợp pháp và minh bạch, giảm thiểu rủi ro về thuế và tránh được những tranh chấp liên quan đến tính hợp pháp của hóa đơn..
- Bảo mật cao: Sapo Invoice được bảo mật mạnh mẽ giúp bảo vệ thông tin của khách hàng và các dữ liệu kinh doanh khỏi các rủi ro mất mát hay xâm nhập trái phép.
Phần mềm hóa đơn điện tử của Sapo hiện đang được cung cấp cho tất cả khách hàng có nhu cầu, bao gồm cả khách hàng đang sử dụng và chưa sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sapo. Đừng bỏ lỡ cơ hội sở hữu giải pháp hóa đơn điện tử thông minh, giúp chủ shop tối ưu nguồn lực và tiết kiệm chi phí.
Hãy đăng ký ngay để nhận tư vấn miễn phí hoặc mua hàng trực tiếp trên website chính thức của Sapo Invoice TẠI ĐÂY.
4. Hướng dẫn tích hợp Sapo Invoice đối với khách hàng đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sapo
4.1. Tích hợp giải pháp Sapo Invoice
Bước 1: Truy cập vào app Sapo Invoice https://apps.sapo.vn/hoa-don-dien-tu trên kho ứng dụng Sapo và chọn Cài đặt
Bước 2: Tại màn quản trị ứng dụng, bạn chọn Kết nối ngay. Trong trường hợp chưa có tài khoản Sapo Invoice, bạn click Đăng ký ngay và thực hiện theo hướng dẫn
Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin (Mã số thuế, Số điện thoại, Mật khẩu) và chọn Kết nối là bạn đã tích hợp thành công Sapo Invoice vào phần mềm quản lý bán hàng hợp kênh Sapo.
4.2. Tạo hóa đơn điện tử Sapo Invoice
Bước 1: Truy cập ứng dụng Sapo Invoice, tại màn danh sách hóa đơn, bạn chọn Tạo hóa đơn điện tử và tích chọn đơn hàng cần tạo hóa đơn điện tử
Bước 2: Chọn Ký hiệu mẫu hóa đơn, kiểm tra thông tin đơn hàng
Bước 3: Nhấn Tạo hóa đơn lưu trữ lại thông tin hóa đơn đã tạo hoặc nhấn Tạo và phát hành hóa đơn để phát hành ngay hóa đơn.
4.3. Phát hành hóa đơn điện tử Sapo Invoice
Chủ shop có thể phát hành hóa đơn ngay khi tạo hoặc phát hành hàng loạt các loại hóa đơn.
Cách 1: Phát hành hóa đơn ngay khi tạo
- Bước 1: Sau khi tạo hóa đơn điện tử, nhấn Tạo và Phát hành.
- Bước 2: Ký số và phát hành hóa đơn
- Kết nối chữ ký số: USB token, Chữ ký số HSM đã đăng ký hoặc Chữ ký số từ xa
- Chọn Hình thức ký số
- Nhấn Phát hành
- Bước 3: Kiểm tra hóa đơn đã phát hành. Sau khi phát hành thành công, hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế chờ cấp mã.
- Trường hợp hóa đơn đủ điều kiện - CQT chấp nhận cấp mã: cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả cấp mã của cơ quan thuế, hệ thống đồng thời cập nhật Mã của cơ quan thuế trạng thái hóa đơn thành Đã cấp mã
- Trường hợp hóa đơn không đủ điều kiện - CQT từ chối chấp nhận cấp mã và gửi về thông điệp kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử – hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã, hệ thống cập nhật trạng thái hóa đơn thành Từ chối cấp mã.
Cách 2: Phát hành hàng loạt hóa đơn
- Bước 1: Tại màn Danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn Chưa phát hành > chọn Phát hành
- Bước 2: Tại màn Phát hành hàng loạt chọn Phát hành
Lưu ý: Nếu bạn cần gửi hóa đơn cho người mua, tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng và nhập thông tin tên và email người nhận để tự động gửi hóa đơn khi phát hành hóa đơn thành công. Bạn có thể nhập nhiều email người nhận. Các email được ngăn bằng cách nhấn Enter.
- Bước 3: Ký số và phát hành hóa đơn
- Chọn Hình thức ký số đã kết nối
- Chọn Phát hành
Chi tiết hướng dẫn, nhà bán hàng có thể xem thêm tại đây
Tính năng đã được tích hợp trên phần mềm quản lý bán hàng hợp kênh Sapo, các chủ kinh doanh nhanh tay tích hợp và áp dụng cho cửa hàng của mình ngay nhé!
5. Hướng dẫn sử dụng đối với khách hàng đang sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ ăn uống Sapo
5.1. Thiết lập kết nối
Bước 1: Bật tính năng hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe
- Trong Thiết lập nhà hàng > vào mục Hóa đơn điện tử để truy cập tính năng.
- Tại màn hình thiết lập tính năng Hóa đơn điện tử, mục Phát hành hóa đơn điện tử, bật tính năng Cho phép phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý: khách hàng cần bật tính năng quản lý thuế tại Thiết lập nhà hàng > Thiết lập bán hàng > Quản lý thuế để có thể sử dụng tính năng này.
Bước 2: Kết nối Sapo Invoice
Đối với các khách hàng đã có tài khoản Sapo Invoice có thể tiến hành kết nối ngay trên trang quản trị web của phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn Sapo. Nếu chưa có tài khoản Sapo Invoice, bạn có thể nhấp vào Tại đây để đăng ký.
Nếu khách hàng đã có tài khoản kết nối, bạn chọn Thiết lập và điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu để tiến hành Đăng nhập
- Mã số thuế
- Tên đăng nhập
- Mật khẩu
Lưu ý:
- Nếu muốn kết nối tài khoản Sapo Invoice khác thì người dùng nhấn đăng nhập rồi nhập lại tài khoản thiết lập lại
- Nếu tính năng phát hành HĐĐT bị tắt hoặc không / mất kết nối với tài khoản Sapo Invoice khách hàng sẽ không thể sử dụng tính năng tạo, phát hành hóa đơn Sapo Invoice
5.2. Phát hành hóa đơn điện tử Sapo Invoice
Cách 1: Phát hành trên app bán hàng
- Bước 1: Tại màn thanh toán,bạn chọn Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử, sau đó chọn nhấn vào đây để cập nhật thông tin HĐĐT
- Bước 3: Tại màn thông tin xuất HĐĐT, điều chỉnh thông tin để xuất:
- Chọn Xuất hóa đơn ngay
- Điền thông tin khách hàng (Trong trường hợp khách lẻ, chủ quán nhấn chọn Người mua không lấy hóa đơn)
- Chọn đơn vị phát hành là Sapo Invoice + ký hiệu hóa đơn
- Bước 4: Nhấn Lưu và tiếp tục hoàn tất đơn hàng
- Khi hoàn tất đơn đơn hàng => Hệ thống sẽ gửi dữ liệu sang Sapo Invoice để phát hành.
- Nếu phát hành thành công => Hệ thống thông báo xuất hóa đơn thành công + HĐĐT sẽ được quản lý trong ở mục HĐĐT (trên app bán hàng và web) + khi in hóa đơn thanh toán sẽ hiển thị ra thông tin hóa đơn điện tử trên mẫu in
Cách 2: Phát hành trên web (xuất sau)
- Bước 1: Tạo yêu cầu chờ tạo
- Ở màn thanh toán => chọn Xuất hóa đơn điện tử => xuất ngay => Lưu. Khi hoàn tất đơn, hệ thống sẽ tự động tạo ra 1 yêu cầu chờ tạo trên web
- Trên web quản trị, tại màn hóa đơn khách hàng chọn những hóa đơn cần xuất HĐĐT => Nhấn chọn tạo yêu cầu chờ tạo
- Bước 2: Tạo hóa đơn điện tử
Tại màn tạo hóa đơn, bạn điều chỉnh thông tin người mua, mặt hàng, chọn đơn vị phát hành Sapo Invoice và ký hiệu
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử
Tại màn xem hóa đơn điện tử, nhấn phát hành và xác nhận phát hành hóa đơn => Hệ thống sẽ gửi yêu cầu phát hành và ký
Lưu ý: Hiện tại phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe Sapo chỉ hỗ trợ gửi yêu cầu ký bằng chữ ký số HSM
Chi tiết hướng dẫn kết nối và sử dụng trên phần mềm quản lý nhà hàng, chủ quán có thể xem thêm tại đây
