Quản lý sổ sách luôn được biết đến là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng trong việc quản lý tài chính của cửa hàng. Việc quản lý và hoạch định phù hợp sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa sai sót, tối ưu nguồn lực cũng như đánh giá tài chính một cách chính xác nhất.
Vậy trên thực tế đâu là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần nắm vững về quản lý sổ sách kế toán? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Sổ sách kế toán là gì? Vai trò của sổ sách kế toán trong hoạt động kinh doanh
Sổ sách kế toán là một trong những giấy tờ quan trọng dùng để ghi chép và quản lý, lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh doanh, tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh. Các loại sổ sách này thường sẽ được xây dựng theo những kiểu mẫu nhất định và liên quan tương mật thiết với nhau.
Những giấy tờ này sẽ được ghi chép trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán, phương pháp kế toán để đảm bảo khả năng cung cấp thông tin cho các hoạt động tài chính.
Thông qua các số liệu trong sổ sách kế toán, cửa hàng có thể thực hiện so sánh số liệu cụ thể ở từng thời điểm để phát hiện nhanh các vấn đề và từ đó đưa ra cách giải quyết phù hợp, hạn chế tối đa rủi ro tài chính cho cửa hàng.
Sổ sách kế toán cần thu nhận và xử lý các thông tin và nghiệp vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh ở từng thời điểm. Vì vậy, việc quản lý tập trung và đầy đủ một cách có hệ thống các nghiệp vụ là yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác cũng như kịp thời và đánh giá hiệu quả kinh doanh, tình hình tài chính một cách tốt hơn.
2. Những sai lầm khi quản lý sổ sách kế toán
Sai lầm trong quản lý sổ sách kế toán dẫn đến rất nhiều vấn đề, đặc biệt là trong quá trình thanh tra, kiểm tra cũng như hiệu quả trong việc đánh giá tình hình kinh doanh, tài chính của cửa hàng. Vậy đâu là những sai lầm dễ gặp mà người quản lý cần nắm rõ?
2.1 Sai sót, chậm trễ và không đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn
Đối với hoạt động kinh doanh của một cửa hàng, nghiệp vụ phát sinh mỗi ngày là khá lớn, vì vậy việc thiếu ghi chép sẽ dễ dẫn đến việc bỏ sót và sai lệch với các hệ thống ghi chép khác.
Đây là một trong những yếu tố quan trọng khiến quá trình ghi nhận và lập báo cáo gặp nhiều sai sót, thiếu thông tin. Điều này sẽ trở nên nghiệm trọng hơn nếu ngân sách hay tình hình tài chính không đúng với thực tế, ảnh hưởng trực tiếp đến những quyết định nhập hàng hay xoay vòng vốn.
2.2 Chưa coi trọng các loại báo cáo
Các file báo cáo không đơn giản chỉ là công cụ thu thập và tổng hợp dữ liệu mà nó còn cho biết tình hình tài chính, kinh doanh của bạn đang như thế nào, lời hay lỗ cũng như quản lý công nợ chi tiết.
Cùng với đó, các báo cáo bán hàng cũng có thể cho chủ kinh doanh hiểu rõ hơn về sản phẩm của mình như đâu là sản phẩm bán chạy, đâu là sản phẩm tồn kho khó bán để từ đó đưa ra được các kế hoạch kinh doanh phù hợp hơn ở từng thời điểm.
Chính vì vậy, tuyệt đối đừng lơ là trước tất cả các loại báo cáo, bởi một hệ thống báo cáo đầy đủ sẽ giúp bạn có thể dễ dàng so sánh, đánh giá và nhìn nhận tình hình kinh doanh một cách chi tiết hơn.
Nếu bạn đang quản lý việc kinh doanh bằng một phần mềm bán hàng thì việc theo dõi các loại báo cáo sẽ tương đối dễ dàng và đảm bảo khả năng chính xác cũng như cụ thể. Còn nếu bạn đang quản lý theo cách thủ công thì hãy cố gắng chú ý đến các báo cáo quan trọng để đảm bảo là không bỏ sót bất cứ nghiệp vụ hay vấn đề nào.
Xem thêm: 8 loại báo cáo bán hàng cần phải có nếu không muốn mất tiền oan
2.3 Không lưu trữ các chứng từ hợp lý
Đối với việc hạch toán, hóa đơn, chứng từ là vô cùng quan trọng và phải được lưu lại toàn bộ. Bởi đây là cơ sở để rà soát và đảm bảo không xảy ra thiếu sót hay nhầm lẫn nào trong quá trình ghi chép sổ sách kế toán.
Đặc biệt, khi làm việc với cơ quan thuế, các hóa đơn, chứng từ là điều bắt buộc để đảm bảo các con số trên báo cáo tài chính của bạn là chính xác. Đây là yếu tố bắt buộc để loại bỏ nguy cơ bị phạt hay phải nộp thuế cao hơn do cơ quan thuế không công nhận việc khấu trừ chi phí.
2.4 Không quản lý đúng cách
Việc quản lý thủ công sẽ gặp khá nhiều vấn đề, đặc biệt là khi lượng giao dịch của bạn là khá lớn mỗi ngày. Sai sót hay nhầm lẫn là điều hoàn toàn có thể xảy ra, ảnh hưởng trực tiếp đến việc ghi nhận số liệu và báo cáo ở từng thời điểm.
Đây là một trong những yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đánh giá của chủ kinh doanh cũng như số liệu ghi nhận trên sổ sách kế toán. Chính vì vậy, một hệ thống quản lý đúng cách, ghi nhận tự động và chuyên nghiệp sẽ là giải pháp mà chủ kinh doanh có thể cân nhắc để đảm bảo việc kinh doanh cũng như đảm bảo nguồn ghi nhận thông tin sẽ có tính chính xác cao hơn, tối ưu hơn.
Điều này cũng có thể giúp kế toán và thu ngân giảm bớt gánh nặng trong việc rà soát, đối chiếu khi gặp vấn đề trong quá trình ghi sổ sách kế toán. Có cơ sở để đối chiếu rõ ràng, chính xác hơn.
Xem thêm: Quy trình quản lý cửa hàng hiệu quả cho nhà bán lẻ
3. Giải pháp tối ưu quy trình quản lý sổ sách kế toán
Một hệ thống quản lý sổ sách kế toán hiệu quả sẽ cần sự hỗ trợ của những giải pháp giúp tối ưu hoạt động quản lý bán hàng. Bởi trên thực tế, một hệ thống quản lý với quy trình rõ ràng sẽ giúp chủ kinh doanh tối ưu việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, giao dịch của cửa hàng một cách chi tiết và chính xác nhất.
Cùng với sự phát triển của công nghệ, một giải pháp tối ưu như phần mềm quản lý không chỉ đảm bảo khả năng lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ, hóa đơn với công nghệ điện toán đám mây mà còn hỗ trợ vận hành và kinh doanh một khách hiệu quả.
Với một quy trình được thiết lập rõ ràng, một phần mềm bán hàng sẽ giúp bạn thanh toán nhanh, ghi nhận đa phương thức và lưu trữ toàn bộ giao dịch trên phần mềm. Cùng với đó, phần mềm cũng cho phép chỉ kinh doanh theo dõi hoạt động bán hàng, tài chính của mình thông qua các báo cáo bán hàng, báo cáo tài chính hay đánh giá chi tiết hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
Chủ kinh doanh có thể theo dõi chi tiết các báo cáo và hóa đơn bán hàng ở từng thời điểm hay khoảng thời gian cụ thể. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác tuyệt đối cũng như khả năng đối chiếu với những ghi nhận trong sổ sách báo cáo, đảm bảo tính chính xác tối đa cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần nắm vững để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý sổ sách kế toán. Sapo.vn hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ giúp chủ kinh doanh tối ưu hoạt động kinh doanh và xây dựng nền tảng hữu ích cho việc hỗ trợ quản lý sổ sách kế toán.
