Mới đây, nhiều cửa hàng và doanh nghiệp đã được tiếp nhận thông tin về quy định mới trong việc triển khai hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đến tháng 07 năm 2022 sẽ triển khai bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đã đến rất gần. Cửa hàng và doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau để triển khai hóa đơn điện tử đúng với quy định mới.
1. Nghị định 123 về hóa đơn điện tử là gì?
Nghị định 123/2020/NĐ-CP được Chính Phủ ban hành ngày 19/10/2020 quy định về việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, lệ phí và quy định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.
2. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử?
Theo Điều 59 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử quy định việc cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC trước ngày 01/07/2022.
Lộ trình triển khai hóa đơn điện tử bắt buộc được Bộ Tài chính chia làm 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: từ 01/11/2021 đến 31/03/2022: triển khai hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố là: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định.
- Giai đoạn 2: từ 01/04/2022 đến 07/2022: áp dụng trên cả nước.
Ngoài ra Điều 60 Nghị định 123 còn quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/06/2022 đối với những hóa đơn thông báo phát hành trước 19/10/2020. Các doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử không mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Đọc thêm: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thì tiếp tục sử dụng như hiện tại và xuất hóa đơn bình thường đến khi cơ quan thuế có thông báo đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử mới theo Nghị định 123 năm 2020 về hóa đơn điện tử và Thông tư 78. Sau đó, doanh nghiệp cần gửi thông tin đăng ký đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
3. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Các đối tượng này cần phải tuân thủ quy định về việc cấp và kê khai định nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã.
Bên cạnh việc doanh nghiệp kinh doanh tự xác định mình thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử loại nào, cơ quan thuế sẽ thực hiện phân nhóm doanh nghiệp, người nộp thuế, phê duyệt đăng ký sử dụng loại hóa đơn điện tử có mã hay không mã hay hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
Doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn điện tử mua vào/ bán ra của mình trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
3.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh
Hóa đơn điện tử có mã có cơ quan thuế được cấp theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng khi:
- Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng
- Tổ chức không kinh doanh những có giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Doanh nghiệp sau khi giải thể, phá sản có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua
Hóa đơn điện tử có mã được cấp theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng khi:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt mã số thuế có thanh lý tài sản cần hóa đơn hay doanh nghiệp cần hóa đơn để thực hiện các hợp đồng đã ký trước đó
- Tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản.
3.2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị hàng hóa hay từng lần bán cần áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trừ các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh được nêu bên trên.
- Hộ kinh doanh hay cá nhân có quy mô doanh nghiệp siêu nhỏ thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.
- Ngoài ra, nghị định 123 năm 2020 về hóa đơn điện tử cũng quy định doanh nghiệp thuộc đối tượng rủi ro cao về thuế cũng phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
3.3. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính, cung cấp nước, các tổ chức tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải, logistic.
4. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 về hóa đơn điện tử: doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ được Tổng cục Thuế ủy nhiệm cung cấp trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo đến doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo quy định cũ, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Trình tự tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn chưa sử dụng thực hiện theo Điều 27, Nghị định 123 về hóa đơn điện tử.
Đọc thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 123
5. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế
Kể từ 01/07/2022, bất kể các cửa hàng, doanh nghiệp đang kinh doanh bán lẻ, siêu thị, tạp hóa, thuốc, thương mại điện tử, nhà hàng, khách sạn… cần phải chuyển đổi số và áp dụng xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế và phải đảm bảo:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
- Không bắt buộc doanh nghiệp, cửa hàng phải có chữ ký số
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ nộp thuế.
Máy tính tiền Sapo S2
Do đó, với các doanh nghiệp, cửa hàng đang kinh doanh truyền thống cần phải chuyển đổi số sang ứng dụng các công nghệ hiện đại vào quản lý bán hàng và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên máy tính tiền. Nếu bạn đang kinh doanh theo các mô hình kể trên, hãy liên hệ ngay với Sapo - đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng và máy tính tiền có thể xuất được hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
Chủ kinh doanh có thể đăng ký tư vấn ngay tại đây.
6. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử
Khi doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cần:
- Quản lý tên và mật khẩu các tài khoản xuất hóa đơn được cơ quan thuế cấp
- Tạo hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và gửi cho người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trên đây là những điểm nổi bật trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ năm 2020 mà doanh nghiệp cần biết. Nếu bạn đang quan tâm đến các quy định mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, bạn có thể tải xuống bản đầy đủ nghị định ngay tại đây và tìm hiểu kĩ hơn.
