Chuyển đổi hóa đơn điện tử là yếu tố bắt buộc theo Thông tư 78/2021/TT-BTC mà mọi doanh nghiệp phải nắm rõ. Vậy tại sao lại phải chuyển đổi hóa đơn điện tử và đâu là thủ tục chuyển đổi đúng? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Hóa đơn chuyển đổi là gì?
Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải đảm bảo khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Hóa đơn chuyển đổi mang lại nhiều lợi ích thực tiễn cho doanh nghiệp, người bán, và khách hàng, đặc biệt trong quá trình giao dịch, đối chiếu, và tuân thủ pháp luật. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc cần đối chiếu thông tin, hóa đơn chuyển đổi là bản sao minh bạch của hóa đơn điện tử gốc, giúp các bên:
- Nhanh chóng kiểm tra thông tin hàng hóa, giá trị giao dịch.
- Đối chiếu dễ dàng trong các hoạt động kiểm tra nội bộ hoặc kiểm toán.
2. Các trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử
2.1. Trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:
“Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.”
Như vậy doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi:
- Có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Theo yêu cầu của cơ quan quản lý Thuế, cơ quan kiểm toán phục vụ thanh tra, kiểu tra.
- Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán phục vụ điều tra truy thu thuế.
- Khi được các cơ quan chức năng yêu cầu để phục vụ quá trình điều tra.
2.2. Trường hợp không bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử
Bên cạnh các trường hợp bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh cũng có thể thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kế toán của mình.
Cụ thể:
- Khi có nhu cầu phục vụ chứng minh nguồn gốc xuất xứ sản phẩm, hàng hóa phục vụ cho việc bán hàng, gia tăng uy tín.
- Khi khách hàng yêu cầu để đối chiếu, lưu trữ.
- Đơn vị, doanh nghiệp lưu trữ thông tin hàng hóa phục vụ cho nghiệp vụ kế toán.
3. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng HDĐT nào
Xác định DN mình áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hay áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế không
Đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
- DN vừa và nhỏ theo thông báo của cơ quan thuế, cơ quan các tỉnh có thẩm quyền
- DN thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
- DN rủi ro cao về thuế (Cơ quan thuế gửi thông báo trực tiếp hoặc email)
- Hộ, cá nhân kinh doanh
Đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế
- DN kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, đường biển, đường thủy và DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và cơ quan thuế
- DN thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT để cơ quan thuế xem xét, quyết định.
Bước 2: Đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế để sử dụng HĐĐT.
Chờ đợi cơ quan thuế phản hồi bằng thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký hóa đơn điện tử trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký.
Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp HĐĐT uy tín
Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp liên hệ các nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công bố đạt chuẩn theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC để cấp bù miễn phí số hóa đơn điện tử còn tồn hoặc mua mới rồi phát hành hóa đơn theo mẫu mới để sử dụng.
Bước 4: Hủy toàn bộ hóa đơn giấy và HĐĐT theo mẫu cũ chưa sử dụng
Sau khi nhận được thông báo chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Doanh nghiệp lập và nộp báo cáo tình hình hóa đơn mẫu BC26 có đính kèm phụ lục 3.12 quyết toán hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ không còn giá trị sử dụng như hình minh họa.
Chọn Phụ lục 3.12 và điền các thông tin Quyết toán hóa đơn không còn sử dụng và thực hiện theo Luật định.
Lập và nộp thông báo hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo mẫu cũ cho cơ quan thuế bằng mẫu TB03AC có trong HTKK để nộp cho cơ quan thuế.
Lưu ý: Ngoài thông báo TB03AC hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế, DN phải lập hồ sơ hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định theo Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC lưu tại doanh nghiệp, hồ sơ hủy bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số…đến số…hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản hủy hóa đơn;
Bước 5: Tiến hành lập, phát hành, lưu trữ,...hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Người nộp thuế tiến hành lập, xuất hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau đó gửi cho khách hàng. Đảm bảo rằng hóa đơn điện tử được tạo ra đúng định dạng và tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức.
Xem thêm: Điều kiện và thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
4. Những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, đơn vị doanh nghiệp cần lưu ý:
- Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn, chứng từ giấy được chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trên đây là những điều mà chủ kinh doanh cần lưu ý về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 cũng như thủ tục, quy trình chuyển đổi chính xác nhất. Hãy luôn đảm bảo tuân theo các quy định của pháp luật để công việc kinh doanh thuận lợi và suôn sẻ.
