Đối soát vận chuyển là gì? Quy trình đối soát và quản lý hiệu quả

Đối với các cửa hàng bán online, đối soát là vấn đề vô cùng quan trọng để đảm bảo xác nhận giao hàng thành công và thu tiền về. Hiểu về tiêu chí này sẽ giúp chủ kinh doanh hạn chế tối đa rủi ro và quản lý đơn hàng dễ dàng hơn. Vậy đối soát là gì và đâu là những yếu tố chủ kinh doanh cần nhớ để kiểm soát một cách chính xác nhất? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

1. Đối soát là gì?

Đối soát (For Control) được hiểu là quá trình thực hiện kết hợp đối chiếu và rà soát thông số các chi phí. Thông thường sẽ là đối chiếu, so sánh chi phí trong kinh doanh, đấu thầu, vận chuyển,... Đặc biệt là đối soát tiền thu hộ COD trong quá trình kinh doanh với các đơn hàng online. 

Đối soát trong vận chuyển được hiểu là quá trình đơn vị vận chuyển thanh toán tiền thu hộ cho chủ cửa hàng sau khi đã trừ đi các chi phí của đơn hàng đã hoàn thành trước lịch.

Xem thêm: Cách gửi hàng qua bưu điện từ A-Z cho người mới bắt đầu

Theo đó, công thức tính Tiền đối soát chung sẽ được tính như sau:

Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả trước (nếu có) + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) - Phí giao hàng - Phí bảo hiểm (nếu có) - Phí chuyển hoàn (nếu có) - Phí lưu kho (nếu có) - Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) - Phí đồng kiểm (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) - Phí chuyển khoản

2. Những khó khăn mà cửa hàng nào cũng gặp phải

2.1 Chậm trễ trong đối soát

Ship COD được xem là một trong những yếu tố mang lại lợi ích cũng như thuận lợi cho khách hàng. Tuy nhiên, điều này lại là nỗi lo của chủ kinh doanh bởi họ không thể kiểm soát được nguồn tiền này. Cùng với đó, chủ shop cũng phải mất một khoảng tiền (tiền hàng) cho đối tác vận chuyển giữ. 

Nếu bán tại cửa hàng, bạn sẽ có thể chủ động thu và xoay vòng vốn thì với ship COD bạn sẽ phải tạm giữ hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Sau khi thực hiện quy trình đối soát chi phí thu hộ chủ shop mới được nhận lại tiền.

Đặc biệt, nếu quy trình đối soát của các đối tác vận chuyển chưa được tối ưu thì việc gây gián đoạn hay kéo dài thời gian đối soát là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Điều này sẽ là một trong những gánh nặng không hề nhỏ đối với các cửa hàng, đặc biệt là cửa hàng nhỏ lẻ. 

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách ship COD cho các chủ shop online

2.2 Sai sót 

Đối với các cửa hàng có số lượng đơn hàng xuất đi lớn, từ vài chục đến vài trăm đơn mỗi ngày thì việc kiểm soát hết toàn bộ trạng thái đơn hàng cũng như tiền hàng thực sự vô cùng khó.

Đây là thời điểm mà việc tính nhầm hay tính thiếu do sai sót từ đơn vị vận chuyển có thể khiến bạn thất thoát tiền nếu như bạn quá bận hay chủ quan không kiểm tra lại. 

2.3 Rủi ro

Không ít trường hợp chủ kinh doanh giao hàng và khách hàng đã nhận được từ 1-2 tháng nhưng việc đối chiếu, rà soát vẫn còn bỏ ngỏ. Cùng với đó là các vấn đề như thất lạc hàng hóa, bị tráo hàng hay hư hỏng do quá trình vận chuyển,...khiến chủ kinh doanh mất đi một khoản không hề nhỏ. 

3. Những điều cần nhớ để kiểm soát đối soát dễ dàng

3.1 Lưu trữ file gốc

Có file riêng để lưu trữ tất cả vận đơn cũng như thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo việc đối soát một cách chính xác nhất. Bởi bạn không thể đảm bảo rằng thông tin mà bạn nhận được phía đối tác vận chuyển là chính xác hoàn toàn mà đầy rủi ro như đã đề cập bên trên. 

File ở đây được hiểu là tất cả các danh sách thông tin, trạng thái đơn hàng chi tiết đã được gửi cho đơn vị vận chuyển. Đối với các cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ đơn hàng và đẩy đơn vận chuyển thì những thông tin này đã được lưu tự động và cửa hàng của bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian đi tổng hợp, thống kê và lưu trữ ngay cả khi lượng đơn hàng lên tới hàng chục, hàng trăm đơn mỗi ngày. 

Còn đối với các cửa hàng đang quản lý theo cách truyền thống thì bạn có thể thống kê trên 1 file excel, tuy nhiên hãy thật cẩn thận, chi tiết và chính xác để đảm bảo không xảy ra bất kỳ vấn đề nào trong quá trình đối soát.

Xem thêm: Quản lý đơn hàng – 5 yếu tố để quản lý hiệu quả nhất

3.2 Luôn kiểm tra file gửi lại của đối tác vận chuyển

Đây là bước bắt buộc mà mọi cửa hàng đều cần lưu ý để đảm bảo đơn hàng chính xác cũng như cơ sở để đối chiếu sau này. Đây là hoạt động diễn ra sau khi bưu tá đã xác nhận đủ đơn và cho hàng đi, phía vận chuyển sẽ mail lại danh sách đơn hàng kèm mã bill của từng đơn trong file.

Việc của chủ shop là check lại thật kỹ từng đơn hàng để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác. Đây là cơ sở để bạn có thể đảm bảo quá trình giao nhận cũng như đối soát sau này. 

3.3 Quản lý giao hàng và đối soát với Sapo Express 

Hiểu rõ những khó khăn và mong muốn của chủ shop trong suốt quá trình kinh doanh, Sapo đã mang đến một giải pháp mới, viết tiếp sứ mệnh “Làm cho việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn” - Sapo Express.

Đây là giải pháp đặc biệt dành riêng cho Shop là khách hàng của Sapo, giúp Shop tối ưu vận hành và chi phí cho việc chuyển phát, từ đó quản lý kinh doanh tổng quát một cách hiệu quả nhất. 

Quản lý đối soát vận chuyển trên Sapo Express

Hướng dẫn thao tác theo dõi đối soát vận chuyển trên Sapo Express cho nhà bán hàng

👉 XEM NGAY

Sapo Express có vai trò quan trọng như thế nào đối với chủ shop?

• Giúp chủ shop kết nối với các đơn vị vận chuyển uy tín nhất
• Giao hàng nhanh với chi phí rẻ
• Quản lý minh bạch, sử dụng dễ dàng
• Đa dạng đối tác vận chuyển: GHN, Shippo, Ninja Van, Best Express, J&T Express,…
• Kiểm soát các chỉ số giao hàng bằng hệ thống đo lường chính xác và chính sách bảo hộ đặc biệt
• Đối soát chính xác, nhanh gọn

Có đơn vận chuyển trên Sapo thì ai sẽ là đối soát cho shop?

• Đối với đơn hàng được tạo và đẩy qua cổng vận chuyển Sapo Express 

Sapo Express là bên trực tiếp đối soát, chuyển tiền thu hộ cho shop vào tài khoản shop điền trên hệ thống Sapo theo thời gian cụ thể như sau: 

+ Thứ 2 đối soát toàn bộ các đơn thành công trong thứ 6, thứ 7, chủ nhật tuần trước 

+ Thứ 4 đối soát toàn bộ các đơn thành công trong thứ 2, thứ 3 cùng tuần

+ Thứ 6 đối soát toàn bộ các đơn thành công trong thứ 4, thứ 5 cùng tuần

Đăng ký nhận tư vấn ngay từ Sapo Express

• Đối với đơn hàng được tạo và đẩy trực tiếp qua các đơn vị vận chuyển 

Đối với các chủ shop là khách hàng của Sapo không kết nối với Sapo Express mà kết nối trực tiếp với các đơn vị vận chuyển bằng tài khoản riêng của shop thì shop quản lý đối soát và nhận tiền từ đơn vị vận chuyển mà mình tạo đơn hàng đó. 

Ví dụ: Shop tạo đơn qua Viettel Post, đơn giao thành công thì Viettel Post là bên sẽ đối soát và chuyển khoản tiền thu hộ theo lịch của Viettel Post.

Sapo.vn hy vọng rằng, những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp chủ shop hiểu rõ khái niệm đối soát là gì cũng như quy trình chính xác để hạn chế tối đa sai sót và đảm bảo quyền lợi của mình.