Chi phí cố định là một thuật ngữ thường xuất hiện trong các bản báo cáo tài chính và là một loại chi phí quan trọng trong việc xác định lợi nhuận của doanh nghiệp. Vậy chi phí cố định là gì? Làm sao để tối ưu chi phí cố định? Hãy cùng Sapo tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
Chi phí cố định là gì?
Trong kinh doanh, chi phí cố định (Fixed cost) là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả định kỳ, không phụ thuộc vào sản lượng hay doanh thu . Dù doanh nghiệp sản xuất nhiều hay ít, bán được hàng hay không, các chi phí này vẫn tồn tại và cần được thanh toán .
Hiểu rõ chi phí cố định là điều quan trọng để doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt, quản lý tài chính hiệu quả và tối ưu hóa lợi nhuận.
Phân loại chi phí cố định
Chi phí cố định được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Dưới đây là một số cách phân loại phổ biến:
1. Dựa trên yếu tố quản lý:
- Chi phí cố định bắt buộc: Liên quan đến trang thiết bị, hoạt động cơ bản của doanh nghiệp. Doanh nghiệp buộc phải chi trả để duy trì hoạt động. Ví dụ: tiền thuê nhà xưởng, tiền máy móc, tiền lương nhân viên.
- Chi phí cố định không bắt buộc: Phát sinh khi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp. Ví dụ: tiền quảng cáo, tiếp thị, nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
2. Dựa trên yếu tố phân bổ:
- Chi phí cố định định kỳ:Doanh nghiệp tính toán trước và nộp giống nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: tiền điện, tiền nước, tiền thuê mặt bằng.
- Chi phí cố định có thể phân bổ: Khoản đầu tư một lần, cần phân bổ ra làm chi phí nhiều kỳ. Ví dụ: khấu hao tài sản cố định.
3. Chi phí cố định cấp bậc:
Loại chi phí này không thay đổi trong một phạm vi hoạt động nhất định, nhưng sẽ tăng lên khi quy mô hoạt động vượt quá ngưỡng đó. Ví dụ, khi số lượng nhân viên tăng lên, doanh nghiệp có thể cần phải thuê thêm quản lý, dẫn đến tăng chi phí lương.
Đặc trưng của chi phí cố định
- Tính ổn định: Chi phí cố định không thay đổi theo sản lượng hay doanh thu.
- Tính bắt buộc: Doanh nghiệp phải chi trả các khoản chi phí cố định để duy trì hoạt động, bất kể tình hình kinh doanh ra sao.
- Tính chu kỳ: Chi phí cố định thường được thanh toán định kỳ, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng quý.
Cách tính chi phí cố định
Để tính chi phí cố định, bạn có thể áp dụng công thức sau:
Chi phí cố định = (Chi phí hoạt động cao nhất – Chi phí hoạt động thấp nhất) / (Đơn vị hoạt động cao nhất – Đơn vị hoạt động thấp nhất)
Ví dụ:
Cửa hàng A có chi phí hoạt động cao nhất là 700 triệu đồng khi bán được 300 sản phẩm và chi phí hoạt động thấp nhất là 250 triệu đồng khi bán được 100 sản phẩm. Áp dụng công thức trên, ta có:
Chi phí cố định = (700.000.000 - 250.000.000) / (300 - 100) = 2.250.000 đồng/sản phẩm.
Như vậy, chi phí cố định của cửa hàng A là 2.250.000 đồng cho mỗi sản phẩm.
Ý nghĩa của chi phí cố định
Chi phí cố định có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
- Xác định giá bán: Chi phí cố định là một trong những yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp cần phải xác định rõ chi phí cố định để tính toán giá bán sao cho vừa đảm bảo lợi nhuận, vừa có sức cạnh tranh trên thị trường.
- Tính toán điểm hòa vốn: Chi phí cố định là yếu tố quan trọng để tính toán điểm hòa vốn - mức doanh thu mà tại đó doanh nghiệp không có lãi cũng không có lỗ . Phân tích điểm hòa vốn giúp doanh nghiệp xác định số lượng sản phẩm cần bán để đạt được lợi nhuận mong muốn.
- Đưa ra quyết định kinh doanh: Nắm rõ chi phí cố định giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của các hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định phù hợp về việc mở rộng quy mô, đầu tư mới, hoặc cắt giảm chi phí.
- Quản lý dòng tiền, duy trì hoạt động ổn định: Chi phí cố định đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn lực để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh, ngay cả khi gặp khó khăn về doanh thu.
Quản lý chi phí cố định
Để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần quản lý chi phí cố định một cách hiệu quả. Dưới đây là một số phương pháp và lời khuyên:
- Lập kế hoạch ngân sách: Xác định rõ ràng các khoản chi phí cố định dự kiến trong một khoảng thời gian nhất định.
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Cải thiện quy trình sản xuất để giảm thiểu lãng phí và sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
- Đàm phán với nhà cung cấp: Thương lượng với nhà cung cấp để có được giá cả tốt nhất cho các dịch vụ và nguyên vật liệu.
- Theo dõi và kiểm soát chi phí: Thường xuyên theo dõi và kiểm soát các khoản chi phí cố định thực tế so với kế hoạch.
- Sử dụng công nghệ: Ứng dụng các phần mềm quản lý chi phí để tự động hóa việc theo dõi, phân tích và báo cáo chi phí.
Phân biệt chi phí cố định và chi phí biến đổi
| Tiêu chí | Chi phí cố định | Chi phí biến đổi |
|---|---|---|
| Khái niệm | Khoản chi phí không thay đổi theo sản lượng hoặc doanh thu. | Khoản chi phí thay đổi theo sản lượng hoặc doanh thu. |
| Đặc điểm | Tổng chi phí không đổi khi thay đổi mức độ hoạt động. Chi phí trên một đơn vị sản phẩm giảm khi sản lượng tăng. Vẫn tồn tại khi doanh nghiệp không hoạt động. | Tổng chi phí thay đổi khi thay đổi mức độ hoạt động. Chi phí trên một đơn vị sản phẩm không đổi. Bằng 0 nếu không có hoạt động. |
| Ví dụ | Tiền thuê nhà, tiền lương nhân viên, khấu hao tài sản cố định, lãi vay. | Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhiên liệu, chi phí bao bì. |
| Ảnh hưởng đến giá thành | Gián tiếp | Trực tiếp |
Tham khảo bài viết về Chi phí biến đổi là gì
Chiến lược quản lý và tối ưu chi phí cố định hiệu quả:
Để quản lý và tối ưu chi phí cố định, doanh nghiệp cần áp dụng một cách bài bản các chiến lược sau:
Đàm phán và thương lượng:
- Thuê mặt bằng: Đàm phán giá thuê, thời hạn thuê, các điều khoản có lợi khi ký hợp đồng thuê văn phòng, cửa hàng, kho bãi. Cân nhắc lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô, nhu cầu thực tế, tránh lãng phí diện tích.
- Dịch vụ và Hợp đồng: Thương lượng giá cả, điều khoản thanh toán với các nhà cung cấp dịch vụ (internet, điện thoại, bảo hiểm, vệ sinh...). Xem xét ký hợp đồng dài hạn để hưởng chiết khấu, ưu đãi.
Tận dụng công nghệ và tự động hóa:
Phần mềm quản lý:
Sử dụng các phần mềm quản lý tổng thể như Sapo Enterprise để tự động hóa các quy trình bán hàng, quản lý kho, quản lý khách hàng, kế toán... Giảm thiểu công sức thủ công, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Sapo Enterprise là nền tảng quản trị doanh nghiệp lớn mạnh mẽ, giúp bạn tối ưu chi phí cố định bằng cách tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động và tiết kiệm nguồn lực.
- Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, quản lý kho thông minh, marketing tự động của Sapo giúp giảm thiểu nhân lực, tối ưu hàng tồn kho, và tiếp cận khách hàng hiệu quả.
- Báo cáo chi tiết, CRM, quản lý nhân viên giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác, sử dụng nguồn lực tối ưu
Công nghệ tiết kiệm năng lượng:
Đầu tư vào các thiết bị, công nghệ tiết kiệm điện, nước, năng lượng (đèn LED, hệ thống điều hòa thông minh, thiết bị văn phòng tiết kiệm điện...). Giảm chi phí điện, nước hàng tháng.
Hệ thống thanh toán trực tuyến:
Khuyến khích khách hàng sử dụng các hình thức thanh toán trực tuyến, giảm chi phí giao dịch tiền mặt, quản lý tiền mặt.
Tối ưu hóa không gian và tài sản:
- Sử dụng không gian hiệu quả: Bố trí văn phòng, cửa hàng, kho bãi hợp lý, tận dụng tối đa diện tích sử dụng. Cân nhắc mô hình làm việc linh hoạt (work from home, văn phòng chia sẻ) để giảm chi phí thuê văn phòng.
- Quản lý tài sản cố định: Theo dõi, bảo trì tài sản cố định định kỳ để kéo dài tuổi thọ, giảm chi phí sửa chữa, thay thế. Thanh lý các tài sản không còn sử dụng hoặc không hiệu quả.
- Chia sẻ tài sản: Xem xét mô hình thuê chung hoặc chia sẻ tài sản (máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải...) với các doanh nghiệp khác để giảm chi phí đầu tư, bảo trì.
Kiểm soát chi phí nhân sự:
- Đánh giá hiệu quả làm việc: Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên để đảm bảo sử dụng nhân lực hiệu quả. Xây dựng hệ thống lương thưởng, đãi ngộ dựa trên hiệu quả công việc.
- Đào tạo và phát triển nhân viên: Nâng cao năng lực nhân viên giúp tăng năng suất lao động, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí phát sinh do làm lại, sửa lỗi.
- Sử dụng nhân sự linh hoạt: Cân nhắc sử dụng nhân viên thời vụ, cộng tác viên, freelancer cho các công việc không thường xuyên hoặc theo dự án để giảm chi phí lương cố định.
Rà soát và loại bỏ chi phí không cần thiết:
- Định kỳ rà soát: Thường xuyên xem xét lại tất cả các khoản chi phí cố định. Đánh giá tính cần thiết, hiệu quả của từng khoản chi.
- Loại bỏ chi phí không hiệu quả: Cắt giảm các khoản chi phí không mang lại giá trị gia tăng, không phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh cốt lõi. Ví dụ: hủy các dịch vụ không sử dụng, giảm bớt các hoạt động quảng cáo không hiệu quả...
- So sánh và lựa chọn: Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm có giá tốt hơn, chất lượng tương đương để thay thế.
Lời kết
Chi phí cố định là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiểu rõ, phân loại và quản lý chi phí cố định hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
