Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, quản lý kho hàng hiệu quả không chỉ là lợi thế cạnh tranh mà còn là yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Sự phát triển của công nghệ dần khiến các phương pháp quản lý kho truyền thống trở nên lỗi thời và không còn đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường. App quản lý kho trên điện thoại ra đời như một giải pháp giúp các nhà bán hàng tối ưu các hoạt động quản lý kho đồng thời tiết kiệm chi phí.
1. App quản lý kho trên điện thoại là gì?
App quản lý kho trên điện thoại là một ứng dụng phần mềm giúp nhà bán hàng kiểm soát và quản lý hàng hóa trong kho ngay trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Ứng dụng này cung cấp các công cụ và chức năng cần thiết để giám sát số lượng hàng tồn kho, quản lý quá trình xuất nhập hàng, và đảm bảo việc kiểm soát kho hàng được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
2. Lợi ích vượt trội khi sử dụng ứng dụng quản lý kho mang lại cho nhà bán hàng
Nắm bắt chính xác số lượng hàng trong kho
Một trong những thách thức lớn nhất của việc quản lý kho hàng là đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho luôn được cập nhật chính xác. Với ứng dụng quản lý kho trên điện thoại, nhà bán hàng có thể dễ dàng kiểm tra và nắm bắt số lượng hàng hóa hiện có, từ đó đưa ra các quyết định nhập hàng hoặc bán hàng chính xác hơn, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa không cần thiết.
Giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn
Việc nhập liệu thủ công hoặc quản lý kho bằng các phương pháp truyền thống thường dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong việc ghi nhận số lượng hàng hóa. Ứng dụng quản lý kho giúp tự động hóa quá trình này, giảm thiểu tối đa các lỗi không đáng có.
Tiết kiệm thời gian và công sức
Thay vì phải mất hàng giờ đồng hồ để kiểm kê, ghi chép, giờ đây app quản lý kho trên điện thoại giúp tự động hóa nhiều công việc như kiểm kho, cập nhật số liệu, và tổng hợp tự động các báo cáo kho. Từ đó giúp nhà bán hàng tiết kiệm thời gian và tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh
Với khả năng cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, ứng dụng quản lý kho trên điện thoại giúp nhà bán hàng đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả hơn. Việc nắm bắt tình hình kho hàng một cách chủ động giúp tối ưu hóa quy trình nhập hàng, giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tiện lợi, theo dõi mọi lúc mọi nơi
Chỉ cần một chiếc điện thoại có kết nối internet, bạn có thể quản lý kho hàng của mình mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng.
Xem thêm: Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay
3. Những tính năng cơ bản cần có của một app quản lý kho hàng là gì?
Một ứng dụng quản lý kho hàng trên điện thoại hiệu quả không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ thông tin, mà còn là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà bán hàng trong việc kiểm soát và tối ưu hóa hoạt động kho.
Vậy app quản lý kho cần có những tính năng cơ bản nào?
3.1. Quản lý xuất nhập hàng
Tính năng quản lý xuất nhập hàng là tính năng cơ bản và cốt lõi nhất của bất kỳ ứng dụng quản lý kho nào. Nó cho phép nhà bán hàng theo dõi chính xác mọi giao dịch liên quan đến việc nhập và xuất hàng hóa trong kho.
- Theo dõi chi tiết từng giao dịch xuất nhập kho, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, ngày giờ, đối tác, mã đơn hàng, trạng thái,...
- Tự động cập nhật số lượng tồn kho khi có giao dịch xuất nhập.
- Cho phép tạo và lưu trữ các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn,...
- Cung cấp lịch sử giao dịch đầy đủ để tra cứu và đối chiếu khi cần thiết.
3.2. Quản lý tồn kho
Quản lý tồn kho là tính năng quan trọng tiếp theo cần có trong một ứng dụng quản lý kho. Tính năng này giúp nhà bán hàng nắm bắt được tình trạng kho hàng hiện tại, đảm bảo rằng lượng hàng tồn kho luôn được duy trì ở mức hợp lý, tránh tình trạng bị thiếu hàng hoặc dư thừa không cần thiết.
- Hiển thị số lượng tồn kho theo thời gian thực, phân loại theo từng sản phẩm, lô hàng, vị trí lưu trữ,...
- Cảnh báo tự động khi số lượng tồn kho đạt đến ngưỡng tối thiểu hoặc tối đa, giúp bạn tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
- Hỗ trợ quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng, giúp bạn dễ dàng kiểm soát và luân chuyển hàng hóa.
- Cho phép tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng bằng mã vạch, tên sản phẩm, hoặc các thông tin khác.
3.3. Hỗ trợ kiểm kho
Kiểm kho định kỳ hoặc đột xuất là công việc cần thiết để đảm bảo rằng số liệu trên hệ thống khớp với thực tế trong kho. Một ứng dụng quản lý kho hiệu quả cần hỗ trợ tính năng kiểm kho, giúp quá trình này trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
- Lên kế hoạch kiểm kho định kỳ hoặc đột xuất.
- So sánh số liệu kiểm kho thực tế với số liệu trên hệ thống, phát hiện và xử lý các sai lệch.
- Tạo báo cáo kiểm kho chi tiết.
3.4. Thống kê báo cáo chi tiết
Thống kê các loại báo cáo chi tiết giúp nhà bán hàng có thêm cái nhìn tổng quan về toàn bộ hoạt động quản lý hàng hóa, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn hơn.
- Cung cấp đa dạng các báo cáo về tình hình kho hàng, xuất nhập tồn, doanh thu, lợi nhuận, hàng bán chạy,...
- Cho phép tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu cụ thể của từng chủ shop.
- Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ, giúp bạn dễ dàng nắm bắt thông tin và đưa ra quyết định.
- Xuất báo cáo ra định dạng Excel,...
3.5. Giao diện thân thiện, linh hoạt trên mọi thiết bị
Một trong những yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là giao diện người dùng của app quản lý kho trên điện thoại. Giao diện thân thiện và linh hoạt, giúp người dùng dễ dàng thao tác và sử dụng, bất kể họ đang sử dụng thiết bị nào.
- Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, kể cả với những người không am hiểu công nghệ.
- Tương thích với nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại, máy tính bảng, máy tính để bàn.
- Cho phép truy cập và quản lý kho hàng mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet.
4. Làm thế nào để lựa chọn app quản lý kho phù hợp?
Việc lựa chọn một ứng dụng quản lý kho hàng phù hợp không chỉ giúp tối ưu hóa quá quy trình quản lý mà còn góp phần vào sự thành công chung của doanh nghiệp. Để đưa ra quyết định chính xác, nhà bán hàng cần xem xét các yếu tố quan trọng sau:
- Ngành nghề kinh doanh: Mỗi ngành nghề đều có đặc thù riêng và đòi hỏi cách quản lý hàng hóa khác nhau. Lựa chọn ứng dụng có các tính năng đáp ứng được nhu cầu quản lý giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm thiểu rủi ro.
- Quy mô doanh nghiệp: Quy mô của doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn app quản lý kho. Các doanh nghiệp có quy mô khác nhau sẽ có nhu cầu và yêu cầu khác nhau về tính năng và khả năng mở rộng của ứng dụng. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể lựa chọn các ứng dụng miễn phí hoặc có chi phí thấp, trong khi doanh nghiệp lớn cần các ứng dụng có nhiều tính năng nâng cao và khả năng mở rộng.
- Sự đáp ứng của phần mềm: Ứng dụng cần cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý kho hàng, từ quản lý xuất nhập, tồn kho, kiểm kê, đến thống kê báo cáo. Ngoài ra, tính năng tùy chỉnh theo nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp cũng là một điểm cộng để bạn cân nhắc có sử dụng app quản lý kho trên điện thoại đó cho doanh nghiệp của mình hay không.
- Chi phí: Chi phí luôn là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn ứng dụng quản lý kho. Tuy nhiên, nhà bán hàng cần cân nhắc giữa chi phí và giá trị mà ứng dụng mang lại, tránh việc chọn ứng dụng rẻ nhưng không đáp ứng được nhu cầu hoặc ngược lại, chi trả quá nhiều cho những tính năng không cần thiết.
Sapo là một ứng dụng quản lý kho trên điện thoại có đầy đủ các tính năng quản lý kho tư cơ bản đến chuyên sâu, đáp ứng đa dạng nhu cầu của các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.
- App quản lý kho Sapo giúp nhà bán hàng nắm bắt chính xác số lượng hàng trong kho theo thời gian thực. Đồng thời, app Sapo còn có tính năng cảnh báo khi hàng hóa vượt mức tồn tối thiểu hoặc tối đa, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa không cần thiết.
- Với Sapo, các quy trình kiểm kê, nhập xuất hàng hóa được tự động hóa và thực hiện nhanh chóng ngay trên điện thoại. Nhà bán hàng không cần phải thực hiện các công việc thủ công như trước, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
- Nhờ tính năng đồng bộ dữ liệu và kiểm soát chặt chẽ mọi giao dịch, Sapo giúp giảm thiểu các sai sót trong quá trình nhập liệu và quản lý kho hàng. Các cảnh báo khi xảy ra sai lệch số liệu cũng giúp nhà bán hàng kịp thời xử lý và điều chỉnh.
- Sapo cho phép quản lý kho hàng mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Nhà bán hàng có thể theo dõi tình hình kho hàng, xử lý đơn hàng, và cập nhật thông tin một cách linh hoạt, không bị giới hạn bởi thời gian hay địa điểm.
Bên cạnh những tính năng cơ bản cần có của một app quản lý kho trên điện thoại, Sapo còn tích hợp thêm các tính năng khác như quản lý nhà cung cấp, quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng, kết nối với các sàn thương mại điện tử, hỗ trợ bán hàng đa kênh,... Chỉ từ 170.000 đồng/ tháng, bạn đã có thể sở hữu ứng dụng có đầy đủ các tính năng cần thiết, giúp bạn quản lý kho hàng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Đặc biệt, chủ shop hoàn toàn có thể dùng thử 7 ngày hoàn toàn miễn phí để trải nghiệm đầy đủ các tính năng của app quản lý kho hàng trên điện thoại Sapo.
Kết luận
App quản lý kho trên điện thoại không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhà bán hàng. Với sự phát triển của công nghệ, việc lựa chọn một ứng dụng quản lý kho phù hợp trở nên dễ dàng hơn. Các nhà bán hàng hãy tìm hiểu kỹ nhu cầu của mình và lựa chọn một công cụ quản lý kho hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
