Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ là lợi thế mà còn là yếu tố ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp. Việc đảm bảo lượng hàng hóa phù hợp luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời tối ưu hóa chi phí lưu kho, luôn là một bài toán đầy thách thức đối với tất cả các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Cùng Sapo đi tìm hiểu 10 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả dưới đây để tìm ra phương pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình nhé.
1. Quản lý hàng tồn kho là gì? Thách thức khi quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho là một quy trình phức tạp bao gồm việc theo dõi, kiểm soát và quản lý số lượng hóa, nguyên vật liệu trong kho của một doanh nghiệp. Quản lý tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo cửa hàng có đủ hàng hóa để cung cấp cho khách hàng, đồng thời tối ưu hóa chi phí lưu kho và hạn chế hàng tồn kho dư thừa.
Tuy nhiên, quản lý hàng tồn kho không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức như:
- Nhu cầu thị trường biến động: Nhu cầu khách hàng thay đổi từng ngày, khiến việc dự đoán và tích trữ hàng hóa trở nên khó khăn hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải có một cái nhìn tổng quan và tỉnh táo trước những biến động của thị trường.
- Hàng hóa hư hỏng hoặc lỗi thời: Một số loại hàng hóa có thể dễ dàng hư hỏng hoặc lỗi thời nếu không được bảo quản đúng cách, gây thiệt hại không nhỏ cho chủ kinh doanh.
- Chi phí lưu kho: Các loại chi phí lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng tồn kho có thể rất lớn
- Sai sót trong quá trình quản lý: Quá trình kiểm kê và theo dõi hàng tồn kho thủ công tốn nhiều nguồn lực, chi phí mà thậm chí có thể dẫn đến sai sót.
2. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến?
Để giải quyết các khó khăn này, doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau. Dưới đây là một số phương pháp quản lý tồn kho phổ biến nhất hiện nay.
2.1. Đặt định mức tồn kho
Đặt định mức tồn kho là phương pháp thiết lập một định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho các loại hàng hóa trong kho. Khi hàng tồn kho giảm xuống dưới mức tối thiểu, doanh nghiệp sẽ đặt hàng bổ sung để đảm bảo luôn có đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu khách hàng. Và ngược lại, khi hàng tồn kho vượt quá mức tối đa, doanh nghiệp sẽ ngừng đặt hàng để tránh tình trạng dư thừa, gây lãng phí và có thể gây ra thiệt hại.
Phương pháp này phù hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa tương đối ổn định và dễ dự đoán.
Ưu điểm:
- Đơn giản và dễ thực hiện.
- Tránh tình trạng hết hàng hoặc dư thừa hàng tồn kho.
- Dễ dàng kiểm soát và theo dõi lượng hàng tồn kho.
Nhược điểm:
- Không linh hoạt khi nhu cầu thị trường thay đổi đột ngột.
- Có thể dẫn đến chi phí lưu kho cao nếu mức tồn kho tối đa đặt quá cao.
- Không phù hợp với các sản phẩm có nhu cầu thay đổi theo mùa vụ hoặc xu hướng.
2.2. Phương pháp FIFO (First In, First Out)
FIFO (First In, First Out) là phương pháp quản lý hàng tồn kho được hiểu rằng hàng hóa nhập vào kho trước sẽ được xuất kho trước. FIFO đặc biệt phù hợp cho các sản phẩm có hạn sử dụng, dễ hư hỏng hoặc có xu hướng lỗi thời nhanh chóng như thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, sản phẩm công nghệ…
Ưu điểm:
- Đảm bảo hàng hóa luôn được luân chuyển, tránh tình trạng tồn đọng hàng cũ.
- Giảm thiểu rủi ro hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc lỗi thời của hàng hóa.
- Phản ánh giá trị hàng tồn kho một cách chính xác hơn, đặc biệt trong môi trường lạm phát.
Nhược điểm:
- Có thể phức tạp trong việc quản lý khi kho có nhiều mặt hàng khác nhau.
- Quy trình quản lý phức tạp hơn, yêu cầu kiểm soát chặt chẽ để tránh sai sót.
2.3. Phương pháp LIFO (Last In, First Out)
Ngược lại với phương pháp quản lý hàng tồn kho FIFO, LIFO (Last In, First Out) là phương pháp yêu cầu sản phẩm nhập kho sau sẽ được xuất kho trước. LIFO là phương pháp quản lý kho ít phổ biến hơn FIFO, thường được áp dụng trong các ngành công nghiệp có giá nguyên vật liệu biến động mạnh hoặc trong các trường hợp muốn giảm thiểu thuế thu nhập.
Ưu điểm:
- Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí trong điều kiện giá cả tăng.
- Dễ áp dụng trong các môi trường kho không quá phức tạp.
Nhược điểm:
- Hàng tồn kho cũ dễ bị lãng quên và lỗi thời.
- Không phù hợp với các sản phẩm có hạn sử dụng hoặc dễ hư hỏng.
2.4. Phương pháp quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp là phương pháp tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp để đảm bảo nguồn hàng luôn chất lượng và ổn định. Đồng thời, chủ kinh doanh cũng có thể đàm phán được các điều kiện hợp đồng tốt hơn khi có mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với nhà cung cấp.
Phương pháp này phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào nguồn cung từ bên ngoài.
Ưu điểm:
- Đảm bảo nguồn cung ứng liên tục và ổn định, giảm thiểu rủi ro về nguồn cung.
- Có thể nhận được ưu đãi, chiết khấu từ nhà cung cấp.
- Tăng khả năng trao đổi thông tin với nhà cung cấp, giúp dự báo nhu cầu và kế hoạch nhập hàng tốt hơn.
Nhược điểm:
- Bị phụ thuộc vào nhà cung cấp.
- Có thể mất quyền kiểm soát đối với một số yếu tố trong chuỗi cung ứng.
- Đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và công sức
2.5. Phương pháp quản lý kho bằng mã vạch
Đây là phương pháp quản lý hàng tồn kho được nhiều nhà bán hàng lựa chọn, sử dụng mã vạch được mã hóa để đánh dấu và quản lý hàng hóa trong kho. Khi thực hiện các hoạt động nhập kho, xuất kho, chủ shop chỉ cần quét mã vạch trên sản phẩm bằng các thiết bị chuyên dụng, thông tin sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống quản lý kho.
Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn và đa dạng, cần quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả.
Ưu điểm:
- Giảm thiểu sai sót và thất thoát hàng hóa
- Tiết kiệm thời gian và công sức quản lý kho
- Cập nhật tình trạng tồn kho chi tiết theo thời gian thực
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao
- Cần đào tạo nhân viên để sử dụng
2.6. Dự báo chính xác
Dự báo chính xác là phương pháp quản lý hàng tồn kho sử dụng công cụ và kỹ thuật phân tích dữ liệu để dự đoán nhu cầu khách hàng trong tương lai. Dự báo chính xác giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất, đặt hàng và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn.
Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có dữ liệu bán hàng lịch sử đủ lớn và khả năng sử dụng các công cụ phân tích để xử lý dữ liệu.
Ưu điểm:
- Giúp doanh nghiệp chuẩn bị hàng hóa phù hợp, dễ dàng ứng phó với các biến động thị trường.
- Tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, giảm chi phí lưu kho
Nhược điểm:
- Cần đầu tư các công cụ phân tích dữ liệu
- Đòi hỏi kiến thức chuyên môn về phần tích dữ liệu và báo cáo.
- Dự báo cáo thể không chính xác nếu thị trường biến động đột ngột và bị tác động bởi nhiều yếu tố khác
2.7. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng
Phần mềm quản lý kho hàng là một giải pháp công nghệ hỗ trợ các quy trình quản lý kho từ khâu nhập hàng, xuất kho, kiểm kê tình trạng hàng hóa đến theo dõi công nợ đối với nhà cung cấp và hỗ trợ tổng hợp báo cáo chi tiết.
Đây là phương pháp quản lý kho phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, từ các cửa hàng nhỏ lẻ đến các doanh nghiệp lớn.
Ưu điểm:
- Tự động hóa quy trình quản lý kho, tiết kiệm thời gian và công sức.
- Theo dõi tình trạng hàng tồn kho theo thời gian thực
- Đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác dựa trên kho dữ liệu
- Theo dõi và quản lý hàng tồn kho ngay cả khi vắng mặt.
Nhược điểm:
- Đòi hỏi sự đầu tư ban đầu
- Cần thời gian để làm quen và đào tạo nhân viên
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho tốt nhất cho cửa hàng và bán online
2.8. Kiểm kê kho định kỳ
Kiểm kê kho định kỳ là việc kiểm đếm và đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế trong kho với số liệu trên hệ thống quản lý kho. Kiểm kê định kỳ giúp nhà bán hàng phát hiện và điều chỉnh sai sót kịp thời, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hàng tồn kho.
Kiểm kê kho định kỳ là hoạt động cần thiết cho mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô hay ngành nghề nào.
Ưu điểm:
- Phát hiện và điều chỉnh sai sót kịp thời, hạn chế thất thoát hàng hóa.
- Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hàng tồn kho.
- Đánh giá hiệu quả của các biện pháp quản lý hàng tồn kho
Nhược điểm:
- Tốn thời gian và công sức
- Có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
2.9. Phương pháp Just-In-Time
Just-In-Time là phương pháp quản lý hàng tồn kho với mục tiêu duy trì hàng tồn kho ở mức tối thiểu, chỉ sản xuất hoặc nhập hàng khi có nhu cầu thực tế. Đây là phương pháp phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất hoặc bán lẻ có khả năng kiểm soát tốt chuỗi cung ứng.
Ưu điểm:
- Giảm thiểu chi phí lưu kho
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất
Nhược điểm:
- Yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận.
- Dễ gặp rủi ro khi chuỗi cung ứng bị gián đoạn.
2.10. Phương pháp ABC (Always Better Control)
Phương pháp quản lý hàng tồn kho ABC phân loại hàng tồn kho thành ba nhóm A, B, C dựa trên giá trị và tần suất sử dụng, từ đó áp dụng các chiến lược quản lý phù hợp cho từng nhóm. Đây là phương pháp phù hợp với các cửa hàng có nhiều loại hàng hóa có giá trị và tần suất sử dụng khác nhau.
Ưu điểm:
- Tối ưu hóa nguồn lực quản lý hàng tồn kho.
- Tập trung quản lý những mặt hàng quan trọng.
Nhược điểm:
- Đòi hỏi phân tích và đánh giá cẩn thận để phân loại hàng hóa đúng.
- Có thể phức tạp đối với doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn.
3. Tiêu chí lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho
Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một hoặc nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Loại hình và quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp lớn có thể cần các phương pháp quản lý phức tạp hơn, trong khi doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng các phương pháp đơn giản.
- Đặc thù ngành nghề: Tính chất của sản phẩm và chuỗi cung ứng có ảnh hưởng lớn đến việc lựa chọn phương pháp quản lý kho.
- Khả năng tài chính: Một số phương pháp đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu cao, doanh nghiệp nên cân nhắc khả năng tài chính để lựa chọn phương pháp phù hợp.
- Khả năng triển khai: Một số phương pháp khi áp dụng đòi hỏi sự thay đổi lớn trong quy trình quản lý hiện tại của doanh nghiệp. Nếu khả năng triển khai không cao, hoặc không có đội ngũ hỗ trợ đủ mạnh, việc áp dụng phương pháp mới có thể gây ra nhiều khó khăn và không đạt được hiệu quả mong muốn.
- Tính linh hoạt: Thị trường luôn biến động, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho có khả năng linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết
4. Lợi ích khi áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:
- Tối ưu hóa chi phí: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển và các chi phí liên quan đến việc tồn đọng hàng hóa.
- Giảm thiểu rủi ro: Hạn chế các rủi ro liên quan đến hàng hóa lỗi thời, hư hỏng hoặc thậm chí bị thất thoát. Điều này không chỉ bảo vệ giá trị tài sản của doanh nghiệp mà còn duy trì uy tín và chất lượng sản phẩm trên thị trường.
- Hỗ trợ ra quyết định chính xác: Doanh nghiệp có thể thu thập và phân tích dữ liệu một cách chính xác. Từ đó đưa ra quyết định kinh doanh thông minh và chiến lược hơn khi áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho tiên tiến.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Với quy trình quản lý hàng tồn kho tốt, doanh nghiệp có thể đảm bảo luôn luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ có lợi thế cạnh tranh lớn hơn, đặc biệt trong những thị trường có tốc độ biến động cao.
Kết luận
Quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Việc lựa chọn và áp dụng đúng phương pháp quản lý hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
