Quản lý đơn hàng luôn là yếu tố vô cùng quan trọng của một cửa hàng hay bán hàng online. Điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, hiệu quả kinh doanh mà còn là hệ thống quản lý của toàn bộ cửa hàng. Đó là lý do mà việc nắm vững các phương pháp quản lý đơn mà chủ kinh doanh cần quan tâm dưới đây sẽ là yếu tố quan trọng nhất giúp bạn quản lý kinh doanh hiệu quả.
1. Quản lý đơn hàng là gì và có ý nghĩa như thế nào?
Quản lý đơn hàng là gì trong kinh doanh? Nó được hiểu là một quy trình bắt đầu từ khi tạo đơn, đẩy đơn vận chuyển, hoàn thành đơn hàng. Trong nhiều mô hình kinh doanh, quá trình này có thể kéo dài đến giai đoạn giải quyết vấn đề trả hàng của khách hàng.
Quản lý đơn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quy trình bán hàng
Quản lý đơn không đơn giản chỉ là giai đoạn cuối cùng của quy trình bán hàng. Việc quản lý hiệu quả có nghĩa là người kinh doanh phải cân đối giữa nhiều yếu tố để đảm bảo quá trình kinh doanh không bị ảnh hưởng trực tiếp. Bởi trên thực tế, việc tạo đơn hàng mới cần dựa trên tồn kho thực tế, khả năng bán cũng như các yếu tố vận chuyển liên quan.
2. Quy trình quản lý đơn đúng chuẩn
Bước 1: Nhận thông tin và kiểm tra tồn kho
Bước 2: Tiếp nhận thông tin đơn hàng
Ngay khi chốt đơn, hãy cố gắng tìm hiểu đầy đủ các thông tin cần thiết của khách hàng như:
- Tên khách hàng
- Tên và mã sản phẩm
- Địa chỉ nhận hàng
- Số tiền cần thanh toán
- Thời gian giao hàng
- Các yêu cầu bổ sung (nếu có)
Bước 3: Đẩy đơn hệ thống
Bước 4: Đóng gói và chuyển hàng cho đối tác vận chuyển.
Bước 5: Lập phiếu xuất kho
Xem thêm: Tất tần tật về cách quản lý đơn hàng bằng excel mới nhất 2022
3. Đâu là cách quản lý đơn hiệu quả nhất cho chủ kinh doanh?
3.1. Quản lý tồn kho
Tồn kho được xem là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Bởi nói một cách dễ hiểu, tồn kho sẽ quyết định khả năng bán hàng hay tạo đơn của bạn. Sai lệch tồn kho sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh của bạn.
Đây là vấn đề thường xuyên xảy ra tại nhiều cửa hàng bởi việc cân đối kho giữa kinh doanh tại cửa hàng và online chưa thực sự được quản lý chặt chẽ và đồng bộ.
Quản lý tồn kho giúp loại bỏ các nguy cơ lên đơn khi hàng đã hết
Vì vậy, việc kiểm hàng thường xuyên và quản lý chính xác bằng một hệ thống quản lý tồn kho thông minh là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình lệch kho không còn xảy ra. Đồng thời có thể đồng bộ tồn kho giữa các kênh bán hàng khác nhau, tránh tình trạng hết hàng mà không biết.
Xem thêm:
3.2. Phân loại đơn hàng
Để quản lý hiệu quả, việc phân loại tình trạng đơn hàng là vô cùng quan trọng để đảm bảo tiến độ xử lý đơn hàng. Khách hàng sẽ không chấp nhận bất kỳ lý do gì cho sự chậm trễ của bạn. Vì vậy, phân loại đơn hàng để đảm bảo quy trình đẩy đơn và vận chuyển tới khách hàng là yếu tố buộc phải có trong quy trình quản lý đơn hàng của mỗi cửa hàng.
3.3. Quản lý vận chuyển
Sau khi xác nhận đơn hàng, người bán bắt đầu quá trình đóng gói và giao cho đối tác vận chuyển tiếp nhận.
Khi này, người bán cần xác nhận rõ các thông tin cần thiết như thời gian giao và khách hàng có thể nhận hàng vào ngày nào. Cùng với đó, người bán cũng cần theo dõi tình trạng đơn hàng để đảm bảo không bị lạc đơn hay quá thời gian giao hàng cho khách.
Quản lý vận chuyển với phần mềm bán hàng - Giải pháp tối ưu nhất cho mọi chủ kinh doanh
3.4. Giải quyết trả hàng
Trong nhiều trường hợp, khách hàng sẽ từ chối nhận hàng, trả lại hàng với các lý do như: Hàng không đúng mẫu, hàng hỏng/ lỗi,... Khi này, chủ kinh doanh cần quản lý quá trình đổi/ trả hàng rõ ràng để xử lý các vấn đề một cách dễ dàng hơn.
3.5. Lựa chọn hệ thống quản lý đơn phù hợp
Quản lý đơn bằng các phương pháp thủ công chưa bao giờ là điều vô nghĩa. Nhưng chúng ta có thể thấy rằng, cùng với sự phát triển của công nghệ, các hệ thống quản lý thông minh với phần mềm đang dần nhận được sự ủng hộ của các chủ kinh doanh.
Không chỉ đơn giản là một giải pháp quản lý tối ưu giúp chủ kinh doanh tiết kiệm tối đa chi phí nhân lực mà còn là yếu tố quan trọng giúp quá trình vận hành diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu tổn thất một cách tốt nhất. Đảm bảo quy trình quản lý đơn thông thường, hệ thống quản lý thông minh với phần mềm quản lý bán hàng sẽ là sự lựa chọn tối ưu nhất cho cửa hàng của bạn.
4. Những lợi ích khi quản lý đơn bằng phần mềm
4.1. Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí cho cửa hàng
Không tốn quá nhiều thời gian cho việc lên đơn, check tồn kho từng kênh bán, một phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn tích hợp và đồng bộ mọi thông tin cần thiết. Cùng với đó, việc quản lý dễ dàng với phần mềm sẽ giúp bạn giảm chi phí đáng kể cho việc thuê và quản lý nhân sự.
Không đơn thuần chỉ là tiết kiệm chi phí vận hành cho cửa hàng của bạn, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý đơn còn là giải pháp tối ưu nhất giúp bạn loại bỏ tối đa các tổn thất có thể xảy ra do tổn thất trong quá trình kinh doanh.
4.2. Quản lý đồng bộ
Với phần mềm quản lý bán hàng, không đơn giản chỉ là quản lý đơn hàng hay các giao dịch phát sinh trong quá trình kinh doanh mà là toàn bộ nghiệp vụ vận hành tại cửa hàng. Từ bán hàng, tạo đơn đến quản lý sản phẩm hay đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Quản lý đồng bộ đơn hàng từ mọi kênh dễ dàng với phần mềm bán hàng
Phần mềm sẽ giúp bạn quản lý đồng bộ các sản phẩm đang bán tại cửa hàng, tồn kho hay hàng hóa đang giao dịch. Giúp bạn dễ dàng loại bỏ các nguy cơ hết hàng ngay trong quá trình tạo đơn.
4.3. Quản lý ship dễ dàng, tiết kiệm
Nhiều phần mềm quản lý bán hàng có liên kết với các đối tác vận chuyển, giao hàng nhanh toàn quốc. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể tiết kiệm tối đa thời gian, công sức cho việc tìm kiếm hay gọi ship thuê ngoài mà không khỏi lo lắng về các vấn đề có thể xảy ra.
Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng, chủ cửa hàng có thể dễ dàng lựa chọn đối tác vận chuyển phù hợp, đồng thời quản lý tình trạng đơn hàng một cách chi tiết nhất.
Với Sapo POS, không chỉ là giải pháp quản lý đơn tối ưu nhất, việc quản lý và bán hàng dễ dàng hoàn toàn nằm trong lòng bàn tay bạn. Với 07 ngày dùng thử miễn phí, phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS sẽ giúp bạn có trải nghiệm bán hàng tại cửa hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp tích hợp quản lý đơn tại Facebook, cửa hàng một cách hiệu quả nhất. Cùng chúng tôi trải nghiệm phần mềm ngay tại đây nhé!
