Các quy trình thủ công chậm chạp, dễ sai sót đang trở thành rào cản lớn khiến doanh nghiệp mất đi lợi thế cạnh tranh. Đây chính là lúc tự động hóa quy trình trở thành giải pháp không thể cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển và mở rộng thị trường. Từ việc tối ưu quản lý đơn hàng, kho vận đến chăm sóc khách hàng, tự động hóa giúp doanh nghiệp cắt giảm thời gian xử lý, giảm chi phí vận hành và tăng độ chính xác. Nhưng làm thế nào để triển khai giải pháp hiệu quả? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của Sapo.
1. Tự động hóa quy trình là gì?
Tự động hóa quy trình (Business Process Automation - BPA) là việc ứng dụng công nghệ để tự động thực hiện các quy trình kinh doanh, giúp giảm thiểu sự can thiệp thủ công, tăng tốc độ xử lý và cải thiện độ chính xác. Tự động hóa có thể được áp dụng cho nhiều lĩnh vực, từ quản lý đơn hàng, kế toán, nhân sự đến chăm sóc khách hàng.
Tùy vào mức độ triển khai, doanh nghiệp có thể áp dụng tự động hóa một phần (chỉ một số bước trong quy trình) hoặc tự động hóa toàn diện (cả hệ thống vận hành được đồng bộ và tích hợp với nhau).
Ví dụ thực tế về tự động hóa quy trình:
Ví dụ 1: Một doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến sử dụng BPA để quản lý đơn hàng
- Khi khách đặt hàng trên website, hệ thống tự động kiểm tra kho và cập nhật tồn kho.
- Nếu hàng còn, đơn hàng sẽ tự động chuyển đến nhà vận chuyển mà không cần nhân viên thao tác.
- Sau khi giao hàng thành công, hệ thống gửi email xác nhận và hóa đơn điện tử cho khách.
Ví dụ 2: Một công ty lớn triển khai Workflow Automation để onboarding nhân viên mới:
- Khi nhân viên được tuyển dụng, hệ thống tự động gửi hợp đồng và tài liệu hướng dẫn.
- Quy trình phê duyệt tài khoản email, cấp quyền truy cập phần mềm, gửi lịch đào tạo đều được thực hiện tự động.
- Nhân viên chỉ cần làm theo các bước mà không cần HR theo dõi thủ công.
Tự động hóa quy trình kinh doanh thường bị nhầm lẫn với RPA (Robotic Process Automation) và Workflow Automation, nhưng chúng có điểm khác biệt nhất định. Việc hiểu rõ tự động hóa quy trình và ứng dụng đúng công nghệ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm chi phí vận hành và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Tiêu chí | BPA (Business Process Automation) | RPA (Robotic Process Automation) | Workflow Automation |
Khái niệm | Tự động hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, tích hợp nhiều hệ thống khác nhau. | Sử dụng bot phần mềm để thực hiện các tác vụ lặp lại như con người. | Tự động hóa các bước trong quy trình làm việc giữa con người và hệ thống. |
Mục tiêu chính | Cải tiến và tối ưu hóa quy trình kinh doanh tổng thể. | Tự động hóa các tác vụ nhỏ, lặp đi lặp lại, không thay đổi quy trình tổng thể. | Điều phối và luồng công việc giữa nhiều phòng ban, công cụ. |
Lợi ích nổi bật | Cải thiện hiệu suất, giảm chi phí, tối ưu vận hành toàn diện | Giảm tác vụ thủ công, hạn chế sai sót | Đảm bảo luồng công việc trôi chảy, tăng tốc độ xử lý, tối ưu quy trình kinh doanh |
Phạm vi ảnh hưởng | Rộng, ảnh hưởng đến nhiều phòng ban | Hẹp, tập trung vào các nhiệm vụ độc lập | Trung bình, điều phối quy trình trong một nhóm |
Độ phức tạp | Cao | Trung bình | Trung bình |
Ứng dụng | Quản lý chuỗi cung ứng, tài chính, nhân sự, CRM, ERP | Nhập liệu, xử lý tài liệu, gửi email | Xử lý yêu cầu khách hàng, onboarding nhân viên mới |
Hạn chế | Quy trình triển khai phức tạp lâu hơn, chi phí cao so với 2 giải pháp còn lại | Khả năng mở rộng hạn chế | Vẫn cần con người thiết lập luồng chạy, chưa tự động hóa toàn bộ như BPA |
2. Những lợi ích tự động hóa quy trình mang lại cho doanh nghiệp
Tự động hóa quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp giảm bớt công việc thủ công mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng, từ tối ưu hiệu suất làm việc đến tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà tự động hóa quy trình mang lại cho doanh nghiệp:
- Tăng hiệu suất và giảm sai sót
Khi các quy trình được xử lý thủ công, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng chậm trễ và sai sót do con người thao tác nhầm, nhập dữ liệu sai hoặc bỏ sót công đoạn quan trọng. Giải pháp tự động hóa thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, xử lý đơn hàng, kiểm tra hóa đơn… giảm sai sót và đảm bảo chính xác cao.
Thay vì mất thời gian kiểm tra các tác vụ thủ công, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn như phân tích dữ liệu hay trải nghiệm khách hàng.
- Cắt giảm chi phí vận hành
Tự động hóa giúp giảm số lượng công việc thủ công, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự hay các phát sinh do sai sót trong quy trình như sai đơn hàng, thất thoát hàng hóa do lỗi nhập kho. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu nguồn lực và mở rộng thị trường mà không cần tăng số lượng nhân viên tương ứng.
- Tăng khả năng mở rộng và tích hợp hệ thống
Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống quản lý thường trở nên phức tạp hơn, gây khó khăn trong việc mở rộng và tích hợp giữa các phòng ban. Áp dụng tự động hóa giúp tích hợp liền mạch giữa các phần mềm quản lý doanh nghiệp như hệ thống POS, ERP, CRM… đảm bảo dữ liệu luân chuyển, đồng bộ nhanh chóng. Dựa vào đây, doanh nghiệp có thể xây dựng mô hình vận hành linh hoạt và dễ dàng thích nghi với thay đổi của thị trường.
3. Các bước tự động hóa quy trình doanh nghiệp
Việc triển khai tự động hóa không thể diễn ra một cách tùy tiện mà cần có lộ trình rõ ràng để đảm bảo hiệu quả tối đa. Dưới đây là các bước quan trọng giúp doanh nghiệp từng bước áp dụng tự động hóa vào quy trình vận hành.
Bước 1: Xác định quy trình cần tự động hóa
Thực tế, không phải tất cả các quy trình trong doanh nghiệp đều cần tự động hóa. Việc chọn đúng quy trình giúp tối ưu nguồn lực, tránh lãng phí thời gian và chi phí triển khai. Một vài tiêu chí giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định có nên áp dụng tự hóa cho tác vụ đó không là:
- Quy trình có tính lặp lại cao, yêu cầu nhân viên thực hiện nhiều thao tác giống nhau (nhập liệu, duyệt hồ sơ, kiểm tra hóa đơn…).
- Quy trình đang gây lãng phí thời gian hoặc dễ xảy ra lỗi do thao tác thủ công.
- Quy trình có thể đo lường hiệu quả khi tự động hóa, ví dụ như giảm số giờ làm việc hoặc tỷ lệ sai sót.
- Quy trình liên quan đến nhiều hệ thống khác nhau cần tích hợp (CRM, ERP, POS, kế toán…).
Ví dụ thực tế: Nhà bán lẻ sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hợp kênh Sapo để tự động hóa trong đồng bộ đơn hàng giữa kênh bán cửa hàng, website hay các nền tảng mạng xã hội và kho tổng để giảm sai sót trong quản lý tồn kho.
Bước 2: Phân tích và tối ưu quy trình hiện tại
Trước khi tự động hóa, doanh nghiệp cần tối ưu quy trình thủ công hiện tại để đảm bảo tính hiệu quả.
- Loại bỏ các bước không cần thiết hoặc chồng chéo.
- Chuẩn hóa quy trình để dễ dàng chuyển đổi sang hệ thống tự động.
- Xác định các điểm nghẽn có thể gây cản trở khi tự động hóa.
Ví dụ: Một công ty logistic phát hiện rằng quy trình nhập hàng của họ có nhiều bước kiểm tra thủ công rườm rà gây chậm trễ. Trước khi tự động hóa, họ đơn giản hóa quy trình bằng cách rút gọn số bước xác nhận và chuẩn hóa dữ liệu đầu vào.
Bước 3: Lựa chọn công nghệ và công cụ phù hợp
Tùy vào nhu cầu và khả năng đầu tư, doanh nghiệp có thể chọn các công nghệ tự động hóa khác nhau tùy theo nhu cầu như tự động hóa quy trình kinh doanh tổng thể (BPA), dùng bot để thay thế các thao tác thủ công trên hệ thống máy tính hay workflow automation để xây dựng luồng làm việc tự động giữa các phòng ban/ bộ phận với phần mềm.
Ví dụ: Chủ shop thời trang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sapo để tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng: Khi đơn hàng được tạo mới, kiểm tra đơn hàng có sản phẩm đặc biệt (giá trị cao, dễ vỡ…) để đánh dấu đơn hàng cần xử lý riêng
Bước 4: Triển khai tự động hóa theo từng giai đoạn
Thay vì áp dụng ồ ạt, doanh nghiệp nên triển khai tự động hóa từng bước để kiểm soát rủi ro:
- Bắt đầu từ quy trình nhỏ để kiểm thử hiệu quả (ví dụ: tự động hóa quy trình phê duyệt đơn hàng).
- Thu thập phản hồi từ nhân viên để điều chỉnh hệ thống.
- Mở rộng sang các quy trình phức tạp hơn sau khi thành công với giai đoạn đầu.
Bước 5: Đánh giá và tối ưu sau triển khai
Tự động hóa không phải là quá trình một lần, mà cần theo dõi và điều chỉnh liên tục. Việc đánh giá có thể dựa trên một vài chỉ số đo lường KPI như thời gian xử lý giảm bao nhiêu? Sai sót hạn chế bao nhiêu % hay phản hồi của nhân viên như thế nào…
4. Giải pháp tự động hóa quy trình kinh doanh với Sapo
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào tối ưu vận hành và gia tăng hiệu suất, việc áp dụng tự động hóa quy trình là một bước đi chiến lược. Sapo cung cấp các giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình quan trọng như quản lý đơn hàng, quản lý kho và chăm sóc khách hàng, đáp ứng nhu cầu của cả nhà bán hàng SME và doanh nghiệp lớn với Sapo Enterprise.
4.1. Tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng
Việc xử lý đơn hàng thủ công có thể gây ra nhiều sai sót như chậm trễ giao hàng, tồn kho không chính xác hoặc mất đơn. Sapo cung cấp giải pháp tự động hóa toàn diện giúp doanh nghiệp giảm thiểu những vấn đề này.
- Tự động đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng như website, sàn TMĐT, mạng xã hội hay cửa hàng offline.
- Phân loại đơn hàng theo trạng thái (đã thanh toán, chờ xử lý, đang giao hàng…) giúp nhân viên theo dõi dễ dàng.
- Tích hợp đơn vị vận chuyển, tự động tính phí ship và tạo đơn ngay trên hệ thống.
- Tự động thông báo tình trạng đơn hàng đến khách hàng qua email, SMS hoặc Zalo OA…
4.2. Tự động hóa quản lý kho
Quản lý kho thủ công dễ dẫn đến sai lệch tồn kho, ảnh hưởng đến kế hoạch bán hàng và gây thất thoát hàng hóa. Sapo giúp doanh nghiệp tự động hóa quản lý kho để đảm bảo vận hành chính xác nhờ:
- Đồng bộ kho hàng theo thời gian thực, cập nhật số lượng tồn kho khi có đơn mới.
- Cảnh báo hàng tồn kho thấp, giúp doanh nghiệp kịp thời nhập hàng tránh đứt gãy chuỗi cung ứng.
- Tự động phân bổ hàng hóa, hỗ trợ doanh nghiệp có nhiều chi nhánh kho tối ưu nguồn lực.
- Quét mã vạch (Barcode/QR Code) để kiểm kho nhanh chóng, hạn chế sai sót khi nhập xuất hàng.
4.3. Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng
Chăm sóc khách hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giữ chân người mua và gia tăng doanh thu. Tuy nhiên, nếu chỉ chăm sóc thủ công, doanh nghiệp dễ bỏ lỡ khách hàng tiềm năng hoặc phản hồi chậm trễ. Phần mềm Sapo giúp bạn:
- Phản hồi khách hàng thông minh, cá nhân hóa với chatbot AI, đảm bảo chăm sóc khách hàng 24/7, không bỏ sót bất kỳ tin nhắn nào của khách. Những nội dung AI trả lời được gán nhãn riêng để nhân viên xử lý thêm nếu cần.
- Gửi email/ SMS tự động… khi khách thực hiện hành động quan trọng như đặt hàng, thanh toán, chờ thanh toán.
- Tự động phân nhóm khách hàng thân thiết dựa trên giao dịch và tổng số tiền chi tiêu để tạo các chiến dịch marketing phù hợp.
Ví dụ: Một cửa hàng thời trang sử dụng phần mềm Sapo để tự động gửi email sau 1 ngày nhắc khách hàng còn sản phẩm đã cho vào giỏ hàng nhưng chưa đặt hàng, nhanh tay đặt để nhận ưu đãi riêng giảm giá 20%.
5. Những lưu ý đảm bảo doanh nghiệp triển khai tự động hóa quy trình hiệu quả
Việc tự động hóa quy trình mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng nếu triển khai không đúng cách, nó có thể gây ra gián đoạn hoặc không đạt hiệu quả như mong muốn. Để đảm bảo thành công, doanh nghiệp nên chú ý:
- Lựa chọn quy trình phù hợp để tự động hóa
Không phải quy trình nào cũng nên tự động hóa ngay lập tức. Một số quy trình mang tính sáng tạo hoặc đòi hỏi yếu tố con người cao thì tự động hóa có thể không mang lại lợi ích tối ưu.
- Kết hợp tự động hóa với hệ thống quản lý tổng thể
Triển khai tự động hóa riêng lẻ từng bộ phận mà không đồng bộ với hệ thống quản lý tổng thể có thể dẫn đến dữ liệu bị phân mảnh, gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý. Doanh nghiệp nên đảm bảo các công cụ tự động hóa có thể tích hợp với hệ thống hiện tại, tận dụng API hoặc phần mềm trung gian để đồng bộ dữ liệu các nền tảng.
Các giải pháp Sapo Enterprise cung cấp cho doanh nghiệp đều có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống ERP, CRM, phần mềm kế toán, kết nối API và mở rộng không giới hạn, sẵn sàng cho quá trình mở rộng thị trường của doanh nghiệp.
- Đào tạo nhân sự và chuẩn bị lộ trình triển khai hợp lý
Dù hệ thống có hiện đại đến đâu, nếu nhân sự không được đào tạo bài bản, quá trình tự động hóa vẫn có thể gặp trục trặc. Bên cạnh đó, triển khai tự động hóa theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn thay vì thay đổi đồng loạt.
Triển khai tự động hóa quy trình không chỉ đơn thuần là áp dụng công nghệ mà còn đòi hỏi chiến lược phù hợp để đảm bảo thành công. Khi thực hiện đúng cách, doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu suất, giảm chi phí vận hành và đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững. Nếu doanh nghiệp vẫn đang tìm cách xây dựng chiến lược kinh doanh với tự động hóa, hãy liên hệ để được các chuyên gia từ Sapo Enterprise tư vấn và hỗ trợ triển khai chi tiết.
