Là một doanh nghiệp nhỏ, khi bạn bắt đầu xây dựng, thiết lập quy trình vận chuyển, bạn chỉ cần làm thế nào để các đơn hàng đã ra khỏi kho sẽ không bao giờ quay lại và tìm cách tối đa hóa hiệu quả quy trình vận chuyển. Vậy bước đầu tiên cần làm gì? Hãy đến ngay kho hàng và kiểm tra xem hệ thống đang hoạt động (hoặc không hoạt động) như thế nào.
Thực chất việc này giống như việc nhổ cỏ trên sân nhà thôi, nó cần được làm thường xuyên. Bạn sẽ cảm thấy yên tâm và thoải mái khi rời khỏi kho khi mà bạn đã dành thời gian lưu tâm đến nó và biết thứ gì ở đâu, vận hành như thế nào một cách chính xác.
Công việc kiểm tra hệ thống cần được thực hiện một cách liên tục để sớm phát hiện nơi gây ra lãng phí thời gian - tiền bạc và xử lý chúng. Thậm chí, nếu như không có lỗi gì xảy ra thì bạn vẫn nên thực hiện công tác kiểm tra quy trình vận chuyển hàng hóa ít nhất mỗi năm một lần để tối đa hóa hiệu quả.
Hãy tự trả lời những câu hỏi sau của Sapo.vn để biết quản lý kho như thế nào thông qua việc kiểm soát kênh vận chuyển?
1. Tối đa không gian như thế nào?
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một vài mặt hàng bán chạy hơn so với các mặt hàng còn lại. Trừ khi các mặt hàng ấy quá to và khó cài đặt hay sắp xếp nếu không chúng nên được lưu trữ ở gần khu vực đóng gói và vận chuyển để dễ dàng xử lý hơn trong quy trình vận chuyển đến tay khách hàng.
Tốt hơn nữa, nếu các mặt hàng này có thể bán luôn thì hãy đóng gói nó trước. Ngay cả khi bạn thuê một người chuyên đóng hàng thì vẫn có thể để họ chuẩn bị đóng gói trước một số mặt hàng. Việc này giúp tiết kiệm thời gian khi có đơn đặt hàng.
2. Hàng hóa đã được dán nhãn rõ ràng?
Hãy thử nhờ một người bạn hoặc một người chưa bao giờ làm việc hay va vấp với quy trình vận chuyển hàng hóa cũng như hệ thống của bạn. Yêu cầu họ tìm giúp bạn một sản phẩm trong khu vực lưu trữ và đưa nó tới chỗ vận chuyển càng nhanh càng tốt.
Nếu họ mất quá nhiều thời gian trong kho hàng thì bạn hãy tính thời gian và hỏi xem họ gặp rắc rối ở đâu. Từ đó, quyết định toàn bộ quá trình ghi nhãn và mã hóa nhằm mục đích giúp bất kỳ nhân viên mới nào cũng có thể nhanh chóng tìm thấy sản phẩm.
Đọc thêm: Bí mật quản lí kho hàng theo mô hình quản trị tinh gọn Lean
3. Sản phẩm được lưu trữ để tối đa hóa khả năng tìm kiếm ?
Nguyên tắc đầu tiên, không nên xếp các vật nặng vào các kệ trên. Hãy đặt các vật phẩm thường xuyên được mua vào nơi dễ tìm kiếm, tiếp cận nhất. Tốt nhất hãy sắp xếp các mặt hàng bán chạy trên cùng một kệ hàng.
Một số doanh nghiệp làm rất tốt khâu đóng gói sản phẩm cho những khách hàng quen thuộc mua và tạo cho chúng một SKU riêng. Hãy luôn giữ cho tầm nhìn bao quát, khoa học. Hãy làm những gì hiệu quả nhất, dù cho là thùng rác cũng phải gọn gàng, sạch sẽ phòng khi cần tìm cái gì đó. Ngoài ra, việc sử dụng bảng chữ cái alphabet để nhóm các sản phẩm lại sẽ giúp tối đa hóa khả năng tìm kiếm.
4. Quy trình vận chuyển hàng hóa được tổ chức hiệu quả?
Hãy dành thời gian để chính bản thân hoặc đưa đối tác đi thị sát quy trình đóng gói sản phẩm trước khi vận chuyển.
Sau khi kiểm tra kĩ lưỡng hệ thống quy trình giao nhận vận tải , bạn hãy trả lời những câu hỏi sau để biết nó thực sự đã được tổ chức hiệu quả chưa: Tất cả những công cụ, dụng cụ như băng keo, thùng hộp, bao bì đóng gói… có hợp lý, có dễ dàng làm việc với chúng không? Bạn sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh hay vận chuyển theo mức phí cố định? Bạn có cần phải thay đổi kích thước hay đóng gói trước một số hộp hay không? Trong quá trình từ khi bắt đầu cho đến bước cuối cùng trong hệ thống kênh vận chuyển bạn đã thấy mọi thứ hợp lý chưa? Bạn có thể cắt bước nào để tiết kiệm thời gian và chi phí hay không?
5. Bạn chọn nơi vận chuyển ở đâu?
Việc lựa chọn vị trí của trạm vận chuyển liên quan đến kho lưu trữ hàng hóa của bạn. Nếu chuỗi hoạt động này không phải là một quá trình chuyển đổi liền mạch từ việc chọn hàng đóng gói cho đến chuyển đi thì khá tệ đấy. Bạn cần tổ chức và lựa chọn lại vị trí nơi vận chuyển.
Có nhiều người khi bắt đầu kinh doanh, họ có văn phòng tại nhà và thường chọn tầng trệt nơi để xe là kho hàng. Thật ra điều đó cũng tốt và bạn vẫn có thể duy trì nó. Nhưng nếu lượng hàng tồn kho của bạn tăng lên, đòi hỏi không gian lưu trữ rộng hơn thì bạn vẫn lưu trữ hàng tồn kho ở nhà hay thuê mặt bằng riêng để tối đa hóa hiệu quả?
6. Liệu bạn có thể lên kế hoạch cho từng quy trình trong kênh vận chuyển không?
Bạn có biết sắp xếp không gian trống? Nó có nghĩa là bạn sẽ dành một không gian riêng cho từng công đoạn từ trước khi hoàn thành đóng gói cho tới khi vận chuyển đến cửa hàng. Nhưng cũng có thể có những mặt hàng được bán mà không cần đóng gói. Sau khi đóng gói, sản phẩm được đưa đến nơi dành cho tất cả các hàng đóng gói lưu trữ đã được chỉ định rõ ràng cho tới khi được vận chuyển đi.
Bạn sẽ không bị mất hay thất lạc bất cứ sản phẩm nào trên tuyến đường vận chuyển nếu các thùng hàng, giỏ hàng đều được đánh dấu bằng mã hay màu sắc một cách rõ ràng
7. Quy trình vận chuyển có được chia từng bước rõ ràng?
Trên thực tế, không một ai muốn thấy khách hàng thất vọng hay phàn nàn về sự chậm trễ hay mất đơn đặt hàng. Căng thẳng, dồn nén nếu mọi thứ lộn xộn và không được giải quyết một cách nhanh chóng.
Bạn sẽ tiêu tốn ít thời gian hơn nếu bạn đã đi trên những “con đường mòn” quen thuộc . Hệ thống theo dõi, ghi chú liên quan đến lô hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn,... và rất nhiều thứ khác nữa cần được kiểm soát liên tục, rõ ràng. Hơn nữa, bạn có sao lưu dự phòng hoặc in bản sao lưu của các đơn hàng gần đây phòng trường hợp máy tính bị hỏng?
Một trong những cách đơn giản nhất để tiết kiệm thời gian là có được không gian làm việc hiệu quả với các bộ phận chuyên nghiệp cho từng quy trình vận chuyển.
8. Bạn đã sử dụng đúng công cụ kho chưa?
Điều này quan trọng giống như việc có một quy trình vận chuyển hiệu quả, bạn cần phải có các công cụ phù hợp để đóng gói sản phẩm trước khi nó được vận chuyển đến tay khách hàng.
Nếu đơn hàng có cân nặng không hợp lý, không đầy đủ hộp hoặc bao bì có thế làm bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc. Mặc dù chắc chắn rằng các mặt hàng của bạn hấp dẫn vẫn có thể làm cho hoạt động kinh doanh bạn hiệu quả nhưng đây là những điều thiết yếu để bạn có được đơn đặt hàng với mức chi phí tối thiểu.
Cước phí trong quy trình vận chuyển
Đây là vấn đề đầu tiên mà bạn cần quan tâm khi bạn có khả năng cần chính xác gói hàng của mình, bạn sẽ tiết kiệm được tối đa thời gian và tiền bạc nhờ việc xác định, cân nhắc, lựa chọn gửi hàng tại bưu điện hay nhà cung cấp dịch vụ. Mỗi mặt hàng có một cước phí vận chuyển khác nhau nhưng trên thực tế cước phí trong quy trình vận chuyển hàng hóa có thể rẻ hơn khi bạn tìm được đúng nhà vận chuyển cho mình.
Hộp đóng gói
Rất nhiều người có vẻ như không quan tâm đến vấn đề này, thế nhưng việc chọn đúng loại hộp cho các sản phẩm là rất quan trọng. Trước khi ấn định chọn loại hộp, bạn cần biết chính xác đó là loại nào và xem thử một vài mẫu để chắc chắn rằng sản phẩm của bạn vừa hay không, thậm chí là ướm thử nó nếu cần. Điều này có thể giúp bạn giảm thiểu chi phí mà đơn hàng vẫn được đảm bảo.
Một khi bạn đã quyết định kích cỡ phù hợp, bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách đặt mua hộp số lượng lớn. Trên Ebay, Uline có rất nhiều loại hộp để bạn lựa chọn. Hãng dịch vụ vận chuyển USPS còn có dịch vụ miễn phí hộp nếu như bạn sử dụng dịch vụ vận chuyển đảm bảo hay giao hàng nhanh của họ.
Đọc thêm: 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ
Bọc hàng và lót hàng
Làm thế nào bảo vệ các mặt hàng của mình khỏi hư hỏng mà không tốn nhiều chi phí cũng rất cần thiết. Các mặt hàng dễ vỡ có thể được bọc giảm xung chấn, bọc lót cẩn thận, nhiều lớp và lấp đầy các khoảng trống trong hộp nhưng cũng có những mặt hàng khác bền hơn thì không đòi hỏi bọc, đệm quá nhiều.
Thực ra, lớp lót đệm không cần phải là những vật liệu đặc biệt. Bạn cũng có thể tận dụng những tờ báo cũ và sử dụng nó để bọc lót vật phẩm, lấp đầy hộp đóng gói.
In dán nhãn mác
Có thể bạn đã sở hữu máy in laze hay máy in phun và chúng vẫn còn hoạt động tốt, nhưng chúng tôi đưa ra gợi ý về máy in nhãn mác bằng nhiệt. Nó có thể tạo nhãn mác rõ ràng, chính xác tốc độ cao hơn so với máy in laze, máy in phun. Đặc biệt, nó không cần sử dụng mực in. Máy in nhãn mác bằng nhiệt có giá khoảng vài trăm đô, hoặc bạn có thể thuê chúng với mức giá vài đô/tuần.
Băng dính dán
Để quy trình vận chuyển hàng hóa được đảm bảo, an toàn, cần phải sử dụng tới băng dính dán. Chi phí dành nó là bao nhiêu cũng cần được cân nhắc. Bạn có thế quyết định mua số lượng tại những cửa hàng giảm giá, đại lý, thậm chí làm việc trực tiếp với nhà sản xuất để có được mức giá tốt nhất, giảm thiểu chi phí tối đa.
Đo lường kích thước
Tùy thuộc vào hãng vận chuyển mà bạn chọn, kích thước lô hàng sẽ quyết định một phần hoặc toàn bộ chi phí vận chuyển. Sử dụng thước đo để tính toán kích thước các mặt hàng, và chọn một chiếc hộp vừa vặn nhất để tiết kiệm chi phí tiền bạc. Hãy đảm bảo các mặt hàng đã được đóng kín.
Bạn đã chọn đúng hộp chưa?
Chắc chắn không có chiếc hộp nào có thể đóng gói vừa vặn mọi vật phẩm trong kho của bạn. Bạn cần biết kích thước chính xác của từng sản phẩm, từng đơn hàng để chọn hộp hợp lý, đặt biệt với việc định giá theo chiều ngang theo tiêu chuẩn của hãng vận chuyển FedEx và UPS.
Có thể, ba mẹ bạn đã từng khiến bạn vô cùng thích thú bằng việc đặt một món quà nhỏ trong một cái hộp lớn. Tuy nhiên, đây không phải là cách mà bạn nên làm khi đóng gói trong quy trình vận chuyển sản phẩm cho khách hàng. Vì vậy, hãy xem xét kĩ lưỡng để chọn đúng hộp cho từng gói hàng của bạn.
Tìm nguồn cung cấp
Đối với những hộp cố định về kích thước, bạn có một vài sự lựa chọn. Các cửa hàng bán hộp hay tại bưu điện cũng có bán hộp, vật liệu và bao bì đóng gói để vận chuyển các mặt hàng lớn và nhỏ.
Hãng vận chuyển USPS thì vốn nổi tiếng với việc cung cấp hộp miễn phí khi sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh và dịch vụ giao hàng đảm bảo của họ. Vì vậy nếu bạn lựa chọn phương án này, bạn có thể thiết lập đơn đặt hàng trên cửa hàng trực tuyến của USPS.
Nếu bạn muốn có nhiều sự lựa chọn hơn, hoặc muốn sử dụng dịch vụ của hãng khác, bạn sẽ phải tìm một nguồn cung cấp hộp khác. Ebay là một trong những nơi mà bạn có thể tìm thấy những gì bạn cần.
Đọc thêm: 5S – Giải pháp tốt nhất cho việc sắp xếp và quản lý kho hàng (P1)
Chọn kích thước
Có nhiều kích thước và hình dạng khác nhau của hộp để bạn có thể lựa chọn. Các tiêu chuẩn thực tế cho biết, bạn nên lựa chọn hộp lớn hơn một chút so với mặt hàng (khoảng 2 inch ở tất cả các mặt). Phần còn trống sẽ được lấp đầy bằng những tấm bọc lót bảo vệ. Tuy nhiên, kích thước hộp không nên quá lớn để tránh sản phẩm bị hư hỏng hoặc phát sinh thêm chi phí trong qúa trình vận chuyển.
9. Cước phí trong quy trình vận chuyển tính theo cân nặng hoặc kích thước
Nếu bạn chưa bắt tay vào thực hiện quy trình đóng gói một cách chuyên nghiệp, chắc hẳn bạn sẽ muốn xem xét, thay đổi về cân nặng, kích thước để giảm tối đa chi phí trong quy trình vận chuyển. Lưu ý, đối với các nhà cung cấp dịch như FedEx và UPS, họ sẽ lựa chọn loại tỷ lệ lớn hơn, hoặc là cân nặng hoặc là dựa trên kích thước để tính phí.
Trước khi ấn định việc đóng gói, lựa chọn bao bì hàng loạt, bạn nên chọn các hộp các kích thước nhỏ hoặc tương đương với vật phẩm, loại bỏ bất kỳ vật liệu bao gói không cần thiết và thử đóng gói chúng lại.
10. Lựa chọn bao bì
Hiện nay, thương mại điện tử ngày càng phát triển. Để sản phẩm của bạn không “chìm nghỉm” giữa một biển hàng hóa thì cách tốt nhất là chú trọng phát triển bao bì độc đáo, bắt mắt, thu hút được khách hàng ngay trong quy trình vận chuyển hàng hóa
Chúng ta đều biết đến sự nổi tiếng của bao bì đóng gói của Amazon hay Zappos. Nhưng liệu đó có phải là ý tưởng tốt cho doanh nghiệp của bạn?
- Ưu điểm của bao bì bắt mắt độc đáo:
Thực tế, chúng không tốn kém như bạn nghĩ.
Dennis Salazar - Chủ tịch kiêm đồng sáng lập Salazar Packing, một công ty tư vấn bao bì nói: “Chi phí in ấn, tạo bao bì có tác động một phần đến chi phí đóng gói, tạo hộp với bất kỳ quy mô đơn đặt hàng nào”. Sử dụng quy trình in nổi bằng khuôn mềm mang lại chi phí hợp lý hơn nhiều bởi bản sao được in sẵn trên khuôn trước khi nó được làm thành hộp. Các hộp in thông thường sẽ được sản xuất theo yêu cầu đơn đặt hàng, cho nên chúng không có kích cỡ tiêu chuẩn cũng như hàng dự trữ tồn kho. Điều này cũng có nghĩa là bạn có thể có được kích thước chính xác mà bạn cần, chỉ là nó không có sẵn mà thôi” - Salazar cho biết.
Đó là đương nhiên một cách marketing tuyệt vời.
Khi bạn sở hữu một chiếc hộp độc đáo nghĩa là khách hàng có thể biết chính xác đó là sản phẩm của ai và không thể nhầm lẫn với bất cứ sản phẩm nào khác. Và khi nào đó, có thể trong quy trình vận chuyển hàng hóa khách hàng tình cờ thấy chiếc hộp đó, thương hiệu của bạn sẽ ngay lập tức hiện lên trong tâm trí của họ. Điều này tạo nên những giá trị vô hình lớn cho doanh nghiệp của bạn.
Một chiếc hộp được có mẫu mã, bao bì độc đáo của bạn sẽ đem lại cho khách hàng những trải nghiệm mua sắm rất khác biệt. Bởi khi họ mua sắm trực tuyến họ không thể trực tiếp bước vào cửa hàng của bạn nhưng chiếc hộp đó có thể thu gọn khoảng cách, mang đến cảm giác được mua sắm trực tiếp tại cửa hàng cho họ.
Đọc thêm: Bí quyết để bạn quản lý kho hàng đơn giản mà hiệu quả
Bao bì độc đáo có thể củng cố thương hiệu của bạn.
Xét trên khía cạnh chuyên môn, đây là một chiến thuật trong marketing nhưng quan trọng là bạn cần phải xác định "chất riêng" của mình cho dù nó “dị” như Loot Crate, đắt tiền và thanh lịch, thân thiện với môi trường, hoặc hàng triệu lựa chọn khác. Thương hiệu của bạn nên phản ánh đúng tính cách và năng lực, để có thể tiếp cận với khách hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng.
- Nhược điểm của bao bì độc đáo.
Mặc dù, một phần lý do khiến bạn chọn bao bì độc đáo là để khách hàng có thể biết chính xác cái gì có trong hộp và từ đâu đến nhưng đôi khi bạn không muốn dễ bị phát hiện khi bán các mặt hàng có giá trị lớn. Khi đó, chiếc hộp có bao bì độc đáo trở thành mồi nhử cho những kẻ thiếu đứng đắn, vô đạo đức. Và câu chuyện, mất đơn hàng hay thất lạc là hoàn toàn có thể xảy ra.
Đọc thêm: Phần mềm quản lí bán hàng miễn phí
Giá cao hơn sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn
Nếu bạn phải thường xuyên lo lắng về việc quyết định giá sản phẩm một cách cạnh tranh trong thị trường bão hòa thì chi phí bao bì cao hơn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Như đã đề cập tới ở phía trên, bạn phải cần kiểm tra và xem xét các số liệu để đảm bảo rằng sự lựa chọn của bạn không hề mạo hiểm, mang tính may rủi.
Cho dù bạn có hay không có bao bì độc đáo cho doanh nghiệp của mình, lựa chọn mà bạn có thể thực hiện ngay bây giờ là xem xét, cập nhật thường xuyên khi tình hình thay đổi để đảm bảo hệ thống quy trình vận chuyển được thông suốt.
Tối ưu quy trình vận chuyển trong kinh doanh với Sapo Express
Bạn muốn ship hàng với giá rẻ không? Ship hàng nhanh chóng thì bạn có thích không? Sapo chính thức ra mắt gói dịch vụ vận chuyển Sapo Express giúp các chủ cửa hàng ship hàng nhanh chóng trong một nốt nhạc.
Sapo Express là một gói dịch vụ vận chuyển ưu đãi dành riêng cho các khách hàng của Sapo. Theo đó, các khách hàng đang sử dụng các gói dịch vụ Sapo POS, Sapo GO và Sapo Omnichannel có thể ship hàng qua Sapo Express ngay từ ngày hôm nay 23/9/2019.
Đọc thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tích hợp và sử dụng Sapo Express
Tại sao bạn nên sử dụng dịch vụ vận chuyển Sapo Express:
- Giá rẻ hơn đến 40% so với dịch vụ của các đơn vị vận chuyển
- Miễn phí thu hộ và miễn phí giao lại tối thiểu 3 lần
- Xử lý nhanh và miễn phí các yêu cầu phát sinh
- Đối soát chính xác, nhanh gọn
- Quản lý bán hàng và giao hàng tập trung
- Đồng giá chỉ 16.5K/đơn hàng ship nội thành (**)
- Miễn phí dịch vụ hoàn hàng cho mọi đơn hàng
(**) Giá ship này áp dụng cho các gói Sameday vận chuyển bởi Shippo (trọng lượng dưới 5kg) và gói Nextday vận chuyển bởi GHN Express (trọng lượng dưới 3kg).
Còn chần chừ gì mà không chớp ngay cơ hội này để ship hàng với giá rẻ và quản lý bán hàng nhàn tênh ngay hôm nay!
