Quản lý hàng hóa, kho hàng là yếu tố vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng, doanh nghiệp. Thẻ kho được đánh giá là một trong những công cụ hữu hiệu giúp chủ kinh doanh cũng như nhân viên quản lý kho kiểm soát được toàn bộ hàng hóa trong kho và hành trình xuất nhập kho. Vậy thẻ kho là gì và làm thế nào để tối ưu hoạt động quản lý kho hiệu quả? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Thẻ kho là gì?
Thẻ kho là một loại giấy tờ dùng để ghi chép lại các dữ liệu kho hàng của doanh nghiệp trong từng thời điểm cụ thể ngày, tuần, tháng, quý, năm,... Chủ kinh doanh và nhân viên kho sẽ có thể sử dụng thẻ kho để ghi chép cũng như phản ánh về số lượng hàng hóa, tồn kho và nhập xuất trong từng thời điểm.
Thẻ kho cần phản ánh chi tiết và chính xác mọi hoạt động nhập xuất hàng hóa theo từng mốc thời gian cụ thể. Đây là yếu tố bắt buộc để có thể so sánh và đối chiếu dễ dàng với các chứng từ, sổ sách khác. Cùng với đó, các doanh nghiệp sản xuất cũng có thể ghi chép và lưu trữ dữ liệu một cách chi tiết: mẫu mã, chủng loại, kiểu dáng hay địa điểm lưu trữ, số lượng tồn,...
Thẻ kho hiện nay không chỉ có một mà được phân loại riêng tùy theo từng giai đoạn và từng bộ phận của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp việc quản lý toàn bộ dữ liệu một cách dễ dàng, không bị rối hay sai sót.
Xem thêm: Làm thế nào để quản lý hàng nhập kho tốt nhất?
2. Thẻ kho đóng vai trò như thế nào?
Không chỉ đóng vai trò quan trọng đối với quản lý kho mà thẻ kho còn đóng vai trò vô cùng đặc biệt trong hoạt động kế toán kho. Thông qua các dữ liệu thông tin trên thẻ kho, nhân viên kế toán có thể triển khai các công việc quan trọng như:
- Tính toán chi tiết doanh số và lãi lỗ cụ thể của công ty ở một thời điểm cụ thể
- Tính toán các kết quả sản xuất, kinh doanh và từ đó đánh giá được thực trạng cũng như tính hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp
- Tính toán tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
- Kế toán kho sẽ sử dụng thẻ kho cũng như các dữ liệu được phản ánh trên thẻ khi để so sánh và đối chiếu số lượng hàng hóa cũng như nguyên vật liệu trong kho theo đúng số lượng nhập/ xuất
Về cơ bản, thẻ kho đóng vai trò như một loại chứng từ quan trọng giúp nâng cao hiệu suất công việc cũng như tiến độ làm việc của kế toán. Đó là lý do mà việc quản lý kho và cập nhật thẻ kho thường xuyên là yếu tố vô cùng quan trọng.
Mặc dù đóng vai trò quan trọng, tuy nhiên thẻ kho không phải là một loại biểu mẫu, chứng từ bắt buộc theo pháp luật. Bởi trên thực tế, không phải kho hàng nào cũng có quy mô lớn, phức tạp hay số lượng sản phẩm lớn để dùng đến thẻ kho.
Đối với những mô hình kinh doanh nhỏ và vừa, các phần mềm quản lý kho sẽ là giải pháp phù hợp giúp chủ kinh doanh và nhân viên kho có thể quản lý toàn bộ sản phẩm một cách dễ dàng trên tất cả các kênh, hạn chế tối đa sai sót cũng như đảm bảo khả năng vận hành một cách hiệu quả.
Các phần mềm quản lý kho sẽ giúp chủ kinh doanh có thể quản lý toàn bộ sản phẩm trong kho, cửa hàng cũng như toàn bộ quy trình xuất nhập kho hay công nợ với nhà cung cấp. Tình trạng tồn kho sẽ được tự động cập nhật trên phần mềm khi có giao dịch phát sinh.
Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi được hiệu quả bán ra của từng sản phẩm cũng như đánh giá và đưa ra phương án xả tồn với các sản phẩm tồn kho khó bán. Đặc biệt, các phần mềm quản lý kho sẽ giúp cảnh báo hết hàng để chủ kinh doanh có thể đưa ra kế hoạch nhập kho phù hợp, hạn chế tối đa nguy cơ hết hàng mà không biết trước, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình bán hàng cũng như đánh giá trên tất cả các kênh.
Xem thêm: Quản lý kho bằng mã vạch: Giải pháp chính xác không lo thất thoát
3. Mẫu thẻ kho mới nhất theo quy định Bộ Tài chính
Hiện nay, mẫu thẻ kho được sử dụng trong doanh nghiệp chủ yếu được ban hành theo các văn bản pháp luật sau:
- Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và lớn theo chế độ kế toán doanh nghiệp mới.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: Dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực.
- Quyết định 48/2006/QĐ-BTC: Một số đơn vị cũ vẫn còn áp dụng, nhưng đã dần được thay thế bởi các thông tư mới.
Mỗi thông tư quy định mẫu biểu và cách ghi thẻ kho khác nhau nhất định. Do đó, kế toán và nhân viên kho cần lựa chọn đúng mẫu phù hợp với quy mô và chế độ kế toán của doanh nghiệp mình để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong quản lý.
Mẫu thẻ kho theo Thông tư 200
Mẫu số: 02 - VT
Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Mẫu thẻ kho theo Thông tư 133
Mẫu thẻ kho theo Thông tư 133 có cấu trúc đơn giản hơn so với mẫu Thông tư 200, phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa.
Mẫu thẻ kho theo Quyết định 48
Ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính
4. Hướng dẫn cách lập mẫu thẻ kho theo quy định
Thẻ kho là một loại chứng từ quan trọng và trách nhiệm quản lý thuộc về bộ phận kế toán. Chính vì vậy, thẻ kho cần được soạn thảo và in mẫu thẻ kho để chuyển chính thức cho thủ kho quản lý. Sau đó, thủ kho sẽ dựa trên hoạt động xuất nhập kho cũng như chứng từ để ghi chép lại dữ liệu một cách đầy đủ, chính xác.
- Số kho, cá nhân người chịu trách nhiệm lập thẻ kho mã tờ in
- Thông tin liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, tên gọi cụ thể của thương hiệu
- Thông tin phản ánh yêu cầu đối với hàng hóa, sản phẩm cũng như chỉ tiêu liên quan
- Thông tin về mã số thẻ kho
Thẻ kho sẽ được lập bằng cách phân chia các cột, hàng tương ứng và các nội dung sẽ được phản ánh theo hình thức bảng biểu.
- Cột A: Đánh số thứ tự cụ thể
- Cột B: Thể hiện chính xác thời gian ghi chép phiếu nhập, xuất hàng
- Cột C, D: Thông tin số hiệu
- Cột E: Thể hiện cụ thể các phát sinh về nghiệp vụ kinh tế
- Cột F: Thể hiện chính xác thời gian chi tiết hàng hóa được nhập, xuất
- Cột G: Sau khi kiểm tra lại tính chính xác của thông tin trên thẻ kho, kế toán sẽ ký xác nhận. Các số liệu cuối kỳ thường được thống kê và thể hiện ở phần cuối bảng biểu từ cột E-G. Trong trường hợp thẻ kho được in và đóng thành tập thì thẻ kho sẽ được coi như sổ kho, khi này tập thẻ kho sẽ cần thể hiện được thứ tự trang cụ thể.
Cột được đánh số sẽ thể hiện số lượng hàng hóa xuất, nhập kho:
- Cột 1: Số lượng hàng hóa đã nhập kho
- Cột 2: Số lượng hàng hóa đã xuất kho
- Cột 3: Số lượng hàng hóa tồn sau mỗi lần xuất, nhập kho, phần này sẽ được tổng hợp và ghi chép vào cuối ngày
Phần cuối cùng là các cá nhân có liên quan đến quản lý kho hàng thực hiện ký và xác nhận, ghi rõ họ tên cơ phần cuối của thẻ kho như thủ kho, kế toán, trưởng bộ phận hay quản lý kho.
5. Nguyên tắc mở ghi và lưu trữ thẻ kho
Việc lập và sử dụng thẻ kho không chỉ là một quy trình nội bộ, mà còn là một yêu cầu bắt buộc trong công tác kế toán và kiểm kê hàng hóa theo quy định của Bộ Tài chính. Dưới đây là những nguyên tắc quan trọng bạn cần nắm rõ khi mở, ghi và lưu trữ thẻ kho.
Nguyên tắc mở thẻ kho
- Mỗi mặt hàng, vật tư tại một vị trí kho cụ thể phải có một thẻ kho riêng. Ví dụ như cùng một loại sản phẩm nhưng được lưu trữ ở hai kho khác nhau, doanh nghiệp cần 2 thẻ kho riêng biệt.
- Thẻ kho phải được mở ngay khi hàng hóa/vật tư bắt đầu nhập kho.
- Người quản lý kho hoặc kế toán kho là người chịu trách nhiệm mở và theo dõi thẻ kho.
Nguyên tắc ghi chép thẻ kho
- Ghi chép đầy đủ, chính xác, trung thực các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn.
- Mỗi lần xuất/nhập hàng đều phải cập nhật vào thẻ kho ngay sau khi phát sinh. Không để dồn ghi cuối ngày/cuối tuần.
- Không được tẩy xóa, viết đè. Nếu có sai sót, phải gạch một dòng, ký tên xác nhận chỉnh sửa.
- Đơn vị tính, mã hàng, ngày tháng phải đồng bộ với phiếu nhập – xuất kho và sổ kế toán.
Nguyên tắc lưu trữ thẻ kho
- Thẻ kho phải được lưu trữ tại kho, sắp xếp theo mã hàng hóa hoặc vị trí kệ để dễ kiểm tra.
- Cuối tháng hoặc theo chu kỳ kế toán, thẻ kho phải được đối chiếu với sổ kế toán và có biên bản kiểm kê kèm theo nếu cần.
- Trong trường hợp sử dụng phần mềm quản lý kho, có thể thay thế thẻ kho giấy bằng bản điện tử nếu có đầy đủ tính năng xuất – tồn và lưu trữ giao dịch.
6. Một số lưu ý giúp sử dụng thẻ kho hiệu quả
Sử dụng thẻ kho đúng cách không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa chính xác mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đối chiếu sổ sách, kiểm kê định kỳ và hạn chế thất thoát. Dưới đây là những lưu ý thực tế giúp bạn sử dụng thẻ kho hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
- Luôn cập nhật thẻ kho ngay sau mỗi lần nhập – xuất: Điều này giúp kiểm soát tồn kho chính xác và tránh nhầm lẫn số liệu. Việc trì hoãn ghi sổ dễ dẫn đến sai lệch với sổ kế toán và gây khó khăn khi kiểm kê.
- Phân loại và mã hóa hàng hóa rõ ràng trước khi lập thẻ kho: Mỗi mặt hàng nên có mã riêng để dễ tra cứu, đối chiếu và giảm nhầm lẫn. Đây là bước quan trọng để chuẩn hóa quy trình quản lý kho ngay từ đầu.
- Chọn đúng mẫu thẻ kho theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng: Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp đảm bảo tuân thủ quy định và thuận tiện khi kiểm tra, quyết toán thuế. Doanh nghiệp nhỏ thường phù hợp với mẫu theo Thông tư 133.
- Kết hợp phần mềm quản lý kho nếu số lượng hàng lớn: Phần mềm giúp theo dõi tồn kho tự động, xuất thẻ kho điện tử và hạn chế sai sót do ghi tay. Đây là giải pháp tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình quản lý kho chuyên nghiệp.
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần biết về thẻ kho cũng như bộ phận phụ trách và cách quản lý kho hiệu quả với thủ kho. Hy vọng những chia sẻ trên của Sapo có thể giúp bạn tối ưu hiệu quả quản lý kho, hạn chế tối đa sai sót và tiết kiệm chi phí một cách tốt nhất.
