Quản lý hàng hóa, kho hàng là yếu tố vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng, doanh nghiệp. Thẻ kho được đánh giá là một trong những công cụ hữu hiệu giúp chủ kinh doanh cũng như nhân viên quản lý kho kiểm soát được toàn bộ hàng hóa trong kho và hành trình xuất nhập kho. Vậy thẻ kho là gì và làm thế nào để tối ưu hoạt động quản lý kho hiệu quả? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Thẻ kho là gì?
Thẻ kho là một loại giấy tờ dùng để ghi chép lại các dữ liệu kho hàng của doanh nghiệp trong từng thời điểm cụ thể ngày, tuần, tháng, quý, năm,... Chủ kinh doanh và nhân viên kho sẽ có thể sử dụng thẻ kho để ghi chép cũng như phản ánh về số lượng hàng hóa, tồn kho và nhập xuất trong từng thời điểm.
Thẻ kho cần phản ánh chi tiết và chính xác mọi hoạt động nhập xuất hàng hóa theo từng mốc thời gian cụ thể. Đây là yếu tố bắt buộc để có thể so sánh và đối chiếu dễ dàng với các chứng từ, sổ sách khác. Cùng với đó, các doanh nghiệp sản xuất cũng có thể ghi chép và lưu trữ dữ liệu một cách chi tiết: mẫu mã, chủng loại, kiểu dáng hay địa điểm lưu trữ, số lượng tồn,...
Thẻ kho hiện nay không chỉ có một mà được phân loại riêng tùy theo từng giai đoạn và từng bộ phận của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp việc quản lý toàn bộ dữ liệu một cách dễ dàng, không bị rối hay sai sót.
Xem thêm: Làm thế nào để quản lý hàng nhập kho tốt nhất?
2. Thẻ kho đóng vai trò như thế nào?
Không chỉ đóng vai trò quan trọng đối với quản lý kho mà thẻ kho còn đóng vai trò vô cùng đặc biệt trong hoạt động kế toán kho. Thông qua các dữ liệu thông tin trên thẻ kho, nhân viên kế toán có thể triển khai các công việc quan trọng như:
- Tính toán chi tiết doanh số và lãi lỗ cụ thể của công ty ở một thời điểm cụ thể
- Tính toán các kết quả sản xuất, kinh doanh và từ đó đánh giá được thực trạng cũng như tính hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp
- Tính toán tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
- Kế toán kho sẽ sử dụng thẻ kho cũng như các dữ liệu được phản ánh trên thẻ khi để so sánh và đối chiếu số lượng hàng hóa cũng như nguyên vật liệu trong kho theo đúng số lượng nhập/ xuất
Về cơ bản, thẻ kho đóng vai trò như một loại chứng từ quan trọng giúp nâng cao hiệu suất công việc cũng như tiến độ làm việc của kế toán. Đó là lý do mà việc quản lý kho và cập nhật thẻ kho thường xuyên là yếu tố vô cùng quan trọng.
Mặc dù đóng vai trò quan trọng, tuy nhiên thẻ kho không phải là một loại biểu mẫu, chứng từ bắt buộc theo pháp luật. Bởi trên thực tế, không phải kho hàng nào cũng có quy mô lớn, phức tạp hay số lượng sản phẩm lớn để dùng đến thẻ kho.
Đối với những mô hình kinh doanh nhỏ và vừa, các phần mềm quản lý kho sẽ là giải pháp phù hợp giúp chủ kinh doanh và nhân viên kho có thể quản lý toàn bộ sản phẩm một cách dễ dàng trên tất cả các kênh, hạn chế tối đa sai sót cũng như đảm bảo khả năng vận hành một cách hiệu quả.
Các phần mềm quản lý kho sẽ giúp chủ kinh doanh có thể quản lý toàn bộ sản phẩm trong kho, cửa hàng cũng như toàn bộ quy trình xuất nhập kho hay công nợ với nhà cung cấp. Tình trạng tồn kho sẽ được tự động cập nhật trên phần mềm khi có giao dịch phát sinh.
Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi được hiệu quả bán ra của từng sản phẩm cũng như đánh giá và đưa ra phương án xả tồn với các sản phẩm tồn kho khó bán. Đặc biệt, các phần mềm quản lý kho sẽ giúp cảnh báo hết hàng để chủ kinh doanh có thể đưa ra kế hoạch nhập kho phù hợp, hạn chế tối đa nguy cơ hết hàng mà không biết trước, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình bán hàng cũng như đánh giá trên tất cả các kênh.
Xem thêm: Quản lý kho bằng mã vạch: Giải pháp chính xác không lo thất thoát
3. Hướng dẫn cách lập mẫu thẻ kho theo quy định
Thẻ kho là một loại chứng từ quan trọng và trách nhiệm quản lý thuộc về bộ phận kế toán. Chính vì vậy, thẻ kho cần được soạn thảo và in mẫu thẻ kho để chuyển chính thức cho thủ kho quản lý. Sau đó, thủ kho sẽ dựa trên hoạt động xuất nhập kho cũng như chứng từ để ghi chép lại dữ liệu một cách đầy đủ, chính xác.
- Số kho, cá nhân người chịu trách nhiệm lập thẻ kho mã tờ in
- Thông tin liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, tên gọi cụ thể của thương hiệu
- Thông tin phản ánh yêu cầu đối với hàng hóa, sản phẩm cũng như chỉ tiêu liên quan
- Thông tin về mã số thẻ kho
Thẻ kho sẽ được lập bằng cách phân chia các cột, hàng tương ứng và các nội dung sẽ được phản ánh theo hình thức bảng biểu.
- Cột A: Đánh số thứ tự cụ thể
- Cột B: Thể hiện chính xác thời gian ghi chép phiếu nhập, xuất hàng
- Cột C, D: Thông tin số hiệu
- Cột E: Thể hiện cụ thể các phát sinh về nghiệp vụ kinh tế
- Cột F: Thể hiện chính xác thời gian chi tiết hàng hóa được nhập, xuất
- Cột G: Sau khi kiểm tra lại tính chính xác của thông tin trên thẻ kho, kế toán sẽ ký xác nhận. Các số liệu cuối kỳ thường được thống kê và thể hiện ở phần cuối bảng biểu từ cột E-G. Trong trường hợp thẻ kho được in và đóng thành tập thì thẻ kho sẽ được coi như sổ kho, khi này tập thẻ kho sẽ cần thể hiện được thứ tự trang cụ thể.
Cột được đánh số sẽ thể hiện số lượng hàng hóa xuất, nhập kho:
- Cột 1: Số lượng hàng hóa đã nhập kho
- Cột 2: Số lượng hàng hóa đã xuất kho
- Cột 3: Số lượng hàng hóa tồn sau mỗi lần xuất, nhập kho, phần này sẽ được tổng hợp và ghi chép vào cuối ngày
Phần cuối cùng là các cá nhân có liên quan đến quản lý kho hàng thực hiện ký và xác nhận, ghi rõ họ tên cơ phần cuối của thẻ kho như thủ kho, kế toán, trưởng bộ phận hay quản lý kho.
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần biết về thẻ kho cũng như bộ phận phụ trách và cách quản lý kho hiệu quả với thủ kho. Hy vọng những chia sẻ trên của Sapo có thể giúp bạn tối ưu hiệu quả quản lý kho, hạn chế tối đa sai sót và tiết kiệm chi phí một cách tốt nhất.
