Thất thoát nguyên vật liệu thường bị nhiều chủ kinh doanh bỏ qua vì nghĩ rằng nó không đáng kể. Về lâu dài, những thất thoát này gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của nhà hàng cũng như khó khăn trong việc thống kê kho.
1. Biểu hiện của việc thất thoát nguyên vật liệu trong các nhà hàng
Biểu hiện rõ ràng nhất của việc thất thoát nguyên vật liệu là báo cáo doanh thu không khớp với báo cáo kho.
Trong các nhà hàng, quán ăn,... thường không để ý đến định lượng nguyên vật liệu cụ thể cho từng món ăn nên việc thất thoát là không thể tránh khỏi. Khi không có công thức định lượng rõ ràng, nhân viên còn có thể vịn vào đó để gian lận, làm thất thoát nguyên vật liệu của nhà hàng.
Chế biến theo công thức “áng chừng” không chỉ khiến nguyên vật liệu bị hao hụt nhiều hơn so với thực tế mà còn dẫn đến chất lượng món ăn không đồng đều theo thời gian, ở từng cơ sở. Nếu để tình trạng này xảy ra thường xuyên, nhà hàng của bạn sẽ đánh mất đi khách hàng và doanh thu.
2. Lý do thất thoát nguyên vật liệu nhà hàng
Trên thực tế, nhiều nhà hàng xảy ra tình trạng thất thoát nguyên vật liệu nhưng không xác định được nguyên nhân từ đâu mà ra. Nhìn chung, nguyên nhân chính dẫn đến sự thất thoát là do quá trình quản lý lỏng lẻo, quy trình vận hành, làm việc không chặt chẽ giữa các đầu mối. Đây là “cơ hội’ để nhân viên trong nhà hàng thực hiện những “mánh khóe” gian lận làm của riêng.
2.1 Thất thoát ở bộ phận phục vụ
Một số mánh khóe gian lận ở khâu phục vụ thường thấy phải kể đến như:
- Mang đồ uống bên ngoài vào, giả vờ báo khách là quên đưa vào hóa đơn thanh toán và đề nghị khách trả tiền ngoài để ăn chênh lệch.
- Các loại đồ uống như bia, nước ngọt, nước suối,.. khách trả lại nhưng không nhập lại vào kho, đưa sang bàn khác để tính tiền.
- Lợi dụng lúc khách hàng say hoặc không để ý xếp thêm thức uống vào để lấy tiền thêm.
- Thông đồng với nhân viên bộ phận bếp, thu ngân bán đồ nhưng không đưa vào hóa đơn nhằm thu tiền riêng của khách ở ngoài và chia nhau bỏ túi riêng.
- Kết nối với các bộ phận khác xóa món, giảm tiền cho người nhà, bạn bè.
- Gian lận tiền tip chung, trả thiếu tiền thừa của khách.
2.2 Thất thoát ở bộ phận bếp
Nhân viên ở bộ phận bếp gian lận bằng cách:
- Yêu cầu các loại nguyên liệu nhưng không sử dụng, mà mang về nhà dùng cho mục đích cá nhân.
- Tự ý ăn vụng món ăn của khách, cho người thân ăn miễn phí.
- Thông đồng với nhân viên phục vụ để bán thêm món ăn ngoài, hay chế biến từ nguyên liệu của nhà hàng nhưng không nhập dữ liệu vào hóa đơn, doanh thu.
- Kết nối với các nhà cung cấp ăn chênh lệch giá bán, chênh lệch khối lượng, số lượng nguyên vật liệu. Kiểm duyệt nguyên vật liệu kém chất lượng vào nhà hàng và nhận phần trăm chiết khấu.
- Chế biến không đúng định lượng món ăn để gian lận nguyên vật liệu thừa, làm ảnh hưởng đến chất lượng món ăn.
- Lơ là trong khâu bảo quản khiến thực phẩm hư hỏng phải hủy bỏ gây lãng phí.
2.3 Thất thoát ở bộ phận thu ngân, kế toán
- Kế toán thông đồng với nhà cung cấp khi mua hàng để ăn phần trăm chênh lệch. Gây khó khăn cho nhà cung cấp để đòi quà riêng.
- Không in bill thanh toán hoặc thanh toán bằng bill tạm tính nhưng không hoàn tất và chuyển sang cho bàn khác khi order trùng món.
- Kết hợp với nhân viên bếp để kiểm kê không chính xác, chỉnh sửa số liệu kho, định lượng món ăn.
- Lợi dụng các chương trình giảm giá, khuyến mãi để ăn chênh lệch hoặc tính tiền các món quán miễn phí cho khách.
- Chỉnh sửa giá bán, thu thêm phụ phí dịch vụ
- Quản lý chứng từ hàng hóa không tốt, gây thất thoát và phải lập chứng từ ảo.
Xem ngay: Quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng như thế nào để không bị lỗ?
3. Biện pháp giải quyết nỗi lo thất thoát nguyên vật liệu
Để ngăn chặn các hành vi gian lận để hạn chế tình trạng thất thoát nguyên vật liệu trong nhà hàng, chủ kinh doanh cần đưa ra quy trình kiểm soát chặt chẽ và nguyên tắc làm việc.
3.1 Tuyển dụng nhân viên kỹ lưỡng và khắt khe
Xây dựng quy trình tuyển dụng bài bản để tuyển chọn được những nhân sự chất lượng ngay từ khâu đầu vào, hạn chế các hệ lụy về sau. Khi tuyển dụng bất kỳ vị trí nào, bạn đều cần xây dựng một bản mô tả công việc chi tiết và cụ thể, đi kèm với đó là các yêu cầu về ứng viên và lương thưởng cũng như chế độ đãi ngộ.
Khi đánh giá ứng viên, nhà tuyển dụng phải đánh giá tổng quát cả về trình độ và thái độ. Đối với những vị trí then chốt thì cần chọn những người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực nhà hàng.
3.2 Xây dựng nội quy cho nhân viên nhà hàng
Mỗi nhà hàng cần xây dựng cho mình một mẫu nội quy riêng, là cơ sở để chủ nhà hàng quản lý nhân sự, kết nối các bộ phận và góp phần nâng cao sự chuyên nghiệp.
Nội quy dành cho nhân viên nhà hàng thường bao gồm các quy định chung về thời gian đi làm, chấm công, chế độ nghỉ phép, trang phục và tác phong làm việc. Ngoài ra, mỗi nhà hàng còn có yêu cầu riêng về các quy định bảo vệ tài sản, bảo mật thông tin kinh doanh.
3.3 Xây dựng chính sách khen thưởng công khai, minh bạch
Chính sách khen thưởng hợp lý và công bằng tạo ra động lực cho nhân viên hoàn thành công việc xuất sắc hơn. Chính sách được xây dựng trên những tiêu chí tính thưởng rõ ràng, phân bổ tỷ lệ đều trong các bộ phận để nhân viên có cơ sở phấn đấu, Một chế độ lương thưởng tốt sẽ khiến nhân viên tập trung và trung thực hơn trong công việc thay vì sử dụng chiêu trò để gian lận.
Đi cùng song song với chế độ khen thưởng là các hình thức xử phạt thích đáng khi nhân viên vi phạm nội quy của nhà hàng. Tùy theo mức độ vi phạm nặng hay nhẹ mà chủ nhà hàng đưa ra các hình phạt tương ứng. Xử phạt nghiêm minh làm gương cho các nhân viên khác không mắc phải các lỗi tương tự.
3.4 Lắp đặt camera giám sát
Camera là phương pháp truyền thống nhưng vẫn phát huy được hiệu quả quản lý nhân sự trong nhà hàng. Lắp đặt camera là một cách răn đe đối với nhân viên nếu họ có ý định gian lận. Chủ quán cũng có thể theo dõi tình hình kinh doanh và chất lượng phục vụ của nhân viên thông qua camera.
Nhà hàng nên lắp đặt camera ở những vị trí quan trọng như quầy thanh toán, nhà kho, nhà bếp,... để hạn chế tình trạng thất thoát.
3.5 Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng để hạn chế thất thoát
Với hỗ trợ của các giải pháp công nghệ hiện đại, việc quản lý nguyên vật liệu và nhân viên của nhà hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Các phần mềm quản lý nhà hàng cho phép chủ quán xây dựng bảng định lượng nguyên vật liệu chi tiết cho từng món ăn, đồ uống. Các đầu bếp dựa theo công thức có sẵn để chế biến, giảm tình trạng thất thoát nguyên vật liệu. Số lượng nguyên vật liệu trong kho được cập nhật theo thời gian thực và tự động trừ kho khi có đơn phát sinh.
Với chức năng phân quyền nhân viên theo vị trí làm việc trên phần mềm quản lý nhà hàng, nhân viên chỉ được thực hiện các thao tác liên quan đến vị trí công việc của mình. Nhân viên không có quyền chỉnh sửa giá bán. Bên cạnh đó, giá của từng món ăn cũng được thể hiện rõ ràng trên menu điện tử để khách hàng tiện theo dõi. Phần mềm cũng có chức năng lưu trữ lịch sử giao dịch và sửa/hủy hóa đơn để chủ kinh doanh theo dõi, rà soát các giao dịch phát sinh trong ngày.
Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, chủ kinh doanh có thể theo dõi các hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi trên thiết bị di động, dễ dàng kiểm soát các hoạt động của cửa hàng, phát hiện gian lận và xử lý kịp thời nhằm hạn chế thất thoát.
Xem thêm: Hướng dẫn quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán cafe bằng phần mềm Sapo FnB
Thất thoát nguyên vật liệu trong nhà hàng là một điều khó tránh khỏi ở tất cả các bộ phận. Vì vậy, chủ nhà hàng cần nắm rõ những giải pháp chống thất thoát nguyên vật liệu để kinh doanh đạt hiệu quả.
