Quản lý kho nhà hàng là vấn đề hết sức khó khăn và nan giải đối với các chủ kinh doanh mô hình FnB. Kho hàng hóa thực phẩm là nguồn nguyên liệu chính quyết định đến chất lượng món ăn ở bất kỳ nhà hàng nào nhưng việc quản lý lại chưa đúng cách và thường mắc phải sai lầm. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhìn ra những sai lầm thường gặp khi quản lý kho nhà hàng nhưng hay bị bỏ qua.
1. Không kiểm soát chất lượng nguyên liệu từ nhà cung cấp
Sai lầm đầu tiên mà nhiều chủ kinh doanh thường mắc phải đó là không kiểm tra chất lượng đầu vào của nguyên liệu. Từ khâu nhập hàng, chủ quán thường chủ quan bỏ qua khâu kiểm tra chất lượng khi nhập hàng của người quen hoặc khi cần nguyên liệu gấp để phục vụ cho quá trình kinh doanh.
Điều này vô tình gây ra cho chủ quán nhiều thiệt hại như chi phí hàng hóa phát sinh tăng cao vì phải nhập thêm hàng, không đảm bảo chất lượng thành phẩm bán ra, chất lượng hàng hóa không tương xứng với chi phí nhà hàng chi trả,...
Xem thêm: Đâu là tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu cho nhà hàng, quán cafe?
2. Nguyên liệu mua về không nhập kho
Khi nhập nguyên liệu mới về, nếu người quản lý kho không làm thủ tục nhập hàng luôn thì việc theo dõi sẽ gặp nhiều khó khăn hơn. Hơn nữa đặc thù của các nguyên liệu trong nhà hàng là thời gian sử dụng ngắn nên nếu không nhập kho kịp thời sẽ gây hư hỏng, làm thất thoát cho nhà hàng.
Không nhập kho kịp thời còn gây ra cho nhà hàng một số hậu quả khác như chênh lệch giữa tồn kho thực tế và trong sổ sách, việc đặt hàng và cung ứng bị chậm trễ, nguyên liệu không đủ để phục vụ do công việc kinh doanh, khiến cho doanh thu và lợi nhuận vị sụt giảm.
3. Không thống nhất đơn vị tính kho và khi nhập từ nhà cung cấp
Sự khác biệt giữa đơn vị tính của nguyên liệu khi quản lý kho nhà hàng và khi nhập hàng từ nhà cung cấp gây ra nhiều cản trở cho quá trình nhập và kiểm kho. Sau đó dẫn tới số liệu bị sai do sự nhầm lẫn từ số lượng cho tới giá vốn nhập và xuất kho.
4. Không xây dựng định mức nguyên vật liệu
Không có công thức và định mức nguyên vật liệu cho từng món ăn, đồ uống cụ thể khiến nhân viên tự ý chế biến theo cảm tính. Điều này không chỉ khiến cho chất lượng đồ ăn trong nhà hàng không đồng đều mà còn hao hụt nguyên liệu trong kho cũng như chủ nhà hàng không xác định được giá thành sản phẩm làm ra.
Hơn nữa, nhiều nhân viên còn lợi dụng sơ hở này để cắt xén nguyên vật liệu để sử dụng cho mục đích cá nhân. Về lâu dài, điều này làm ảnh hưởng không nhỏ, khiến cho chi phí nguyên vật liệu trong nhà hàng tăng lên cao nhưng không tìm ra nguyên nhân là do đâu. Chi phí mất đi nhiều nhưng kinh doanh lại không có lãi.
5. Không kiểm soát tốt khâu sơ chế nguyên liệu
Đặc thù của ngành F&B là nguyên liệu mua về phải trải qua quá trình sơ chế trước khi chế biến thành món ăn. Nhiều nhà hàng thường bỏ qua việc kiểm soát khâu này dẫn tới nguyên liệu bị hao hụt nhiều.
Ngoài ra, không theo dõi số lượng nguyên liệu còn lại sau quá trình chế biến còn làm ảnh hưởng đến món ăn khi định lượng chế biến không còn chính xác. Chủ quán cũng khó phát hiện ra chênh lệch khi tiến hành kiểm kê.
6. Không kiểm kê hàng hóa thường xuyên
Kiểm kê kho định kỳ giúp nhà hàng kiểm soát được tình hình sử dụng nguyên vật liệu và phát hiện sớm sai sót để kịp thời đưa ra phương án xử lý. Tuy nhiên, không ít nhà hàng cho rằng việc này là không quan trọng và chỉ tốn thời gian nên dẫn tới số liệu kho bị lệch, không được kiểm soát chặt chẽ.
Kiểm kê kho thường xuyên không chỉ làm hạn chế sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách mà còn giúp chủ kinh doanh nắm bắt được các nguyên liệu sắp đến hạn nhằm đưa ra kế hoạch sử dụng hợp lý, làm giảm hư hỏng và gây lãng phí.
Việc kiểm kê kho định kỳ còn giúp chủ nhà hàng nắm bắt chính xác nhất lượng hàng hóa trong kho để có kế hoạch bổ sung hàng kịp thời, không làm gián đoạn công việc kinh doanh.
7. Quản lý kho thủ công
Đây là phương pháp quản lý kho nhà hàng khá phổ biến ở các nhà hàng kinh doanh theo kiểu truyền thống. Công việc quản lý kho nhà hàng thường được ghi lại vào sổ sách, có một số nhà hàng tân tiến hơn là sau đó về nhập lên excel. Quản lý kho theo phương pháp này vừa tốn thời gian lại dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn.
Đối với nhà hàng có quy mô siêu nhỏ, phục vụ ít món, chủ quán còn có thể ghi nhớ và quản lý bằng cách ghi chép. Nếu kho có đến vài chục hay vài trăm mặt hàng khác nhau thì không thể kiểm soát hết được. Chủ quán không thể nắm rõ lượng nguyên liệu còn lại trong quán là bao nhiêu, hàng hóa bị thất thoát cũng không biết.
Tổng kết
Những sai sót trong khâu quản lý kho nhà hàng tưởng chừng như không đáng kể nhưng lâu dần, chúng để lại hậu quả vô cùng lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của nhà hàng. Các chủ nhà hàng hãy cân nhắc và kiểm soát chặt chẽ khâu quản lý kho để không mắc phải những sai lầm đáng tiếc này nhé.
Nếu nhà hàng của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho hiệu quả thì có thể tham khảo phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán nhậu Sapo FnB nhé. Công cụ này giúp bạn định lượng nguyên liệu cho từng món ăn, cảnh báo nguyên vật liệu sắp hết, báo cáo kho hàng chi tiết và khoa học. Quản lý kho nhà hàng không còn khó khăn khi bạn sở hữu phần mềm quản lý Sapo FnB.
Xem thêm: Hướng dẫn quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán cafe bằng phần mềm Sapo FnB
