Sapo chuyển mình ngoạn mục khi tích hợp Serial vào phần mềm quản lý bán hàng

Quản lý hàng hóa theo mã IMEI/Serial là vấn đề sống còn của các cửa hàng kinh doanh điện tử, điện máy hoặc một số ngành hàng cần phải định danh sản phẩm như: kinh doanh thiết bị nội thất, kinh doanh rượu…. Những mặt hàng cần phải quản lý bằng mã IMEI/Serial thường có giá trị lớn, số lượng đưa ra thị trường luôn được kiểm soát chặt chẽ. Bởi vì, đi kèm với việc bán sản phẩm là các chính sách khác như bảo hành, dịch vụ hậu mãi hoặc kiểm soát hạn sử dụng cho từng hàng hóa cụ thể.

Do đặc thù của từng ngành hàng kinh doanh mà các chủ cửa hàng gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình quản lý. Thấu hiểu vấn đề đó, đội ngũ kỹ thuật của Sapo đã nỗ lực không ngừng để hoàn thiện sản phẩm và chính thức cho ra mắt tính năng mới: “Quản lý sản phẩm theo mã Serial”. Tính năng mới này sẽ giúp cho các chủ cửa hàng có thể dễ dàng quản lý sản phẩm theo mã IMEI/Serial của từng sản phẩm, từ đó nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, quản lý thời hạn bảo hành và xây dựng các chính sách hậu mãi phù hợp.

1. Serial là gì? Lợi ích siêu việt mà serial mang lại cho cửa hàng là như thế nào?

Serial chẳng còn xa lạ với mọi người ngược lại còn rất quen thuộc nhưng sẽ có người hơi bỡ ngỡ khi nghe đến từ này, bởi người Việt Nam hay gọi nó với cái tên thân thuộc là “Số sêri (serial)”. Serial (Tên tiếng anh Serial number) là một mã duy nhất nhằm nhận diện một đơn vị hàng hóa riêng lẻ. Dù được gọi là số nhưng mã này có thể chứa cả chữ cái nhằm mục đích để phân biệt từng cá thể sản phẩm hàng hóa. Serial Number là tên gọi chung cho các dãy số có cùng mục đích như thế (ví dụ: số IMEI trong điện thoại; số VIN trong xe hơi, xe gắn máy …). Cấu trúc của Serial Number cung cấp thông tin về hãng sản xuất, model … của sản phẩm đó.

Hầu hết những sản phẩm mình dùng hàng ngày đều có serial nhưng không phải ai cũng biết được lợi ích không thể không nhắc đến của nó:

• Theo dõi lô hàng sản xuất: Quản lý sản phẩm bằng serial cho phép nhận dạng và theo dõi các mặt hàng riêng lẻ trong một lô sản xuất lớn giống hệt nhau. Ví dụ: mặt hàng quần áo được sản xuất hàng loạt cùng nhau, nếu có lỗi xảy ra ở một vài sản phẩm chứ không phải tất cả các sản phẩm thì bạn có thể dựa vào số serial để tìm lô sản phẩm lỗi đó để thu hồi chứ không phải thu hồi tất cả các sản phẩm.
• Quản lý bảo hành: Việc quản lý tới Serial nhằm một mục tiêu rất quan trọng. Đó là việc khách hàng đem hàng tới bảo hành. Như ta đã biết, cái điện thoại Iphone 6s đó khách hàng có thể mua ở bất cứ chỗ nào chứ ko phải do ta bán. Vậy, khi khách hàng đem hàng hóa tới bảo hành, ta lập tức có thể tra lại hệ thống theo số serial và từ đó biết được hàng hóa đó có phải là do cửa hàng mình bán ra hay ko, bán ra cho ai, bán ra ngày nào, ai bán cho khách hàng, đợt nhập hàng này là từ bao giờ, có còn trong hạn bảo hành hay không, đã bảo hành lần nào chưa, hình thức bảo hành như thế nào (sửa chữa, thay thế vật tư, đổi hàng mới…), v.v…
• Quản lý số lượng tồn kho: Với cách quản lý kho hàng truyền thống, việc kiểm soát và cập nhật mã sản phẩm sai sót, nhầm lẫn là điều thường mắc phải. Đó là còn chưa kể, quá trình này thường tốn nhiều thời gian, nhân công, vì vậy chỉ cần dựa trên mã vạch, số serial… bạn có thể dễ dàng kiểm soát, quản lý tình trạng hàng hóa.
• Nhập xuất hàng dễ dàng: Khi bạn nhập số lượng 1000 chiếc điện thoại Iphone, lập tức hệ thống sẽ đưa ra 1 bảng để bạn gõ chi tiết số Serial của từng cá thể hàng hóa (cụ thể ở đây là 1000 số EMEI của Iphone). Thông thường, nếu Số Serial là có tính tuần tự thì hệ thống cho phép nhập chỉ số đầu, chỉ số cuối là lập tức chương trình sẽ auto-fill hộ mình 1000 số Serial theo thứ tự tăng dần từ chỉ số đầu đến chỉ số cuối. Như vậy, trong kho sẽ có 1000 mặt hàng Iphone mới được nhập. Và khi xuất hàng thì hệ thống sẽ tự động trừ mặt hàng đó trong kho thông qua số serial.

Ở trên chỉ là một trong số ít những lợi ích mà Serial mang lại. Một câu hỏi được đặt ra là quản lý bằng serial có khó không và cách vận hành như thế nào? Để đi tìm câu trả lời cho câu hỏi đó bạn có thể đọc Hướng dẫn quản lý hàng hóa bằng serial với phần mềm quản lý bán hàng Sapo.

2. Quản lý serial dễ dàng với phần mềm quản lý bán hàng Sapo

Với việc tích hợp serial vào phần mềm quản lý bán hàng, ngoài những lợi ích của serial vừa kể trên thì còn những tiện ích khác mà Sapo đem đến như:

2.1. Quản lý mặt hàng dễ dàng

Khi nhập kho hay thêm mới sản phẩm bạn có thể khởi tạo sản phẩm serial và thêm số serial vào mặt hàng để dễ dàng quản lý cho những khâu: bán hàng, trả hàng, chuyển hàng hay là kiểm kê.

Mỗi sản phẩm sẽ có một mã serial khác nhau nên sẽ không có trường hợp trùng đơn hàng đâu nhé.

Lưu ý: Với các sản phẩm serial, số serial sẽ chỉ được tạo khi nhập kho

2.2. Bán hàng nhanh chóng

Bán hàng thuận tiện hơn với sản phẩm gắn serial, bạn chỉ cần chọn số serial của sản phẩm muốn bán. Khi hóa đơn bán hàng được tạo thì lúc này hệ thống sẽ trừ số lượng tồn kho của sản phẩm gắn với mã Serial này.

Chi tiết hàng hóa sẽ được lưu cả ngày nhập xuất hàng chi tiết, giúp người kinh doanh có thể biết được cụ thể ngày giờ sản phẩm được xuất đi hay nhập vào, từ đó kiểm soát hàng hóa tốt hơn, tránh thất thoát 1 cách vô lý không cần thiết.

2.3. Tốc độ đổi trả trong nháy mắt

• Khách hàng đổi trả

Thử nghĩ xem khi khách hàng mua một sản phẩm nào đó mà sản phẩm bị lỗi, hay là không hài lòng rồi đem ra cửa hàng để đổi trả (theo chính sách đổi trả của cửa hàng). Hay là yêu cầu khách đưa hóa đơn mua hàng như trớ trêu hóa đơn đó đã mất. Vậy bạn phải làm sao trong trường hợp này? Đơn giản thôi, trên hệ thống đã có lưu sẵn thông tin của khách hàng bạn chỉ cần xin họ tên khách hàng thôi là bạn đã có thể tìm được đơn hàng, bạn sẽ có được những thông tin chi tiết về đơn hàng: Thông tin khách hàng, ngày bán, sản phẩm bán,...khi này nhân viên cần chọn số serial gắn với sản phẩm trả hàng bằng cách tìm nhập hoặc chọn serial trong list có sẵn chỉ cần thực hiện như vậy thôi là nghiệp vụ trả hàng xong ngay.

Người dùng có thể tìm kiếm hoặc sử dụng máy quét mã vạch để chọn serial trả

• Trả hàng nhà cung cấp

Mỗi sản phẩm khác nhau đều kèm theo chế độ chăm sóc khác nhau. Ví dụ như dịch vụ sửa chữa hay bảo hành trong khoảng thời gian nhất định. Bằng cách này khi khách hàng sử dụng sản phẩm bị lỗi cửa hàng kinh doanh của bạn vẫn có thể trả lại hàng cho nhà sản xuất mà không mất thêm chi phí. Dịch vụ sau bán được kiểm soát chặt chẽ dưới hình thức quản lý serial cho từng mặt hàng giúp tiết kiệm chi phí và gia tăng uy tín với khách hàng.

2.4. Chuyển kho trong tích tắc

Khi chuyển hàng một hay nhiều mặt hàng từ kho này sang kho khác, bạn nhập số serial của sản phẩm mình muốn chuyển. Vì được đồng bộ với nhau, nên lúc này hệ thống quản lý kho sẽ tự động chuyển sản phẩm từ “kho đi” có serial đó sang “kho đến” mà bạn muốn chuyển.

Để chuyển hàng các sản phẩm serial, tại màn hình chuyển hàng, nhân viên kho có thể gõ key tìm kiếm hoặc sử dụng máy quét để thêm các sản phẩm vào phiếu chuyển

Bạn hãy đọc cách Hướng dẫn tích hợp sử dụng serial trong các nghiệp vụ của cửa hàng để biết cách tích hợp serial vào sản phẩm nhé.

Có thể nói quản lý mặt hàng bằng serial là rất quan trọng bởi tiện ích nó mang lại. Với phần mềm quản lý bán hàng Sapo có chức năng quản lý serial cho phép người kinh doanh quản lý số lượng hàng hóa điện thoại theo mã serial, chi tiết hóa các thông số của sản phẩm. Ngoài ra, các cửa hàng cũng có thể kiểm tra, quản lý kho, bán hàng tích hợp theo mãi serial trên chính phần mềm quản lý. Thêm vào đó là khả năng tích hợp quản lý với trang thương mại điện tử quản lý 2 chiều tiện lợi cho phép hoạt động kinh doanh tiện lợi hơn trong thời kỳ phát triển của internet. Hãy đến với phần mềm quản lý bán hàng Sapo để trải nghiệm khả năng quản lý ưu việt này cho các cửa hàng kinh doanh điện thoại, Sapo tặng bạn 7 ngày dùng thử miễn phí, tại sao phải ngần ngại mà không đăng ký.