Xử lý đơn hàng là quá trình vô cùng quan trọng để đảm bảo đơn hàng của bạn đến được tay khách hàng mà không gặp bất kỳ vấn đề nào. Là một chủ kinh doanh, bạn hoàn toàn có thể hiểu rõ quy trình này bắt đầu và kết thúc như thế nào, tuy nhiên làm thế nào để tối ưu nó thì không phải ai cũng biết.
Vậy đâu là quy trình xử lý đơn hàng đúng và tối ưu nhất giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian, đặc biệt là khi lượng đơn hàng và kênh bán ngày càng tăng? Hãy cùng Sapo tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng thực chất là quá trình xác nhận đơn, theo dõi và hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng trên các kênh bán hàng khác nhau. Quá trình này chỉ kết thúc khi khách hàng nhận được được hàng và bạn thu được tiền từ họ.
Đây không phải là một quá trình khó khăn nhưng cũng không hề đơn giản, đặc biệt là khi quy mô của bạn ngày càng được mở rộng với lượng đơn hàng ngày một tăng lên.
Quy trình xử lý đơn hàng đúng giúp tối ưu thời gian và loại bỏ sai sót hiệu quả
Nếu không hợp lý hóa hay tự động hóa, việc choáng ngợp với số lượng đơn hàng hay nhầm lẫn, sai sót trong quá trình đóng gói, giao hàng là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Điều này sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh cũng như uy tín của cửa hàng.
Xem thêm: PO là gì? Những quy tắc cần nhớ để sử dụng và quản lý PO hiệu quả
2. Hệ thống quản lý đơn hàng - Yếu tố hàng đầu để quản lý hiệu quả
Hệ thống quản lý đơn hàng được xem là yếu tố vô cùng quan trọng để tổng hợp và quản lý tập trung tất cả các đơn đặt hàng trên các kênh tại một nơi. Một số hệ thống sẽ đảm bảo đồng bộ hóa giúp tự động đưa luồng thông tin về đơn đặt hàng đến từng phần của chuỗi cung ứng.
Hệ thống quản lý đơn hàng tối ưu mang lại hiệu quả vận hành tốt nhất
Điều này sẽ giúp bạn có thể theo dõi toàn bộ quá trình đặt hàng của khách hàng từ khi nhấn nút Mua đến khi Giao hàng hay thậm chí là Trả hàng. Một quy trình xử lý đơn hàng đúng chuẩn sẽ đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra suôn sẻ và tự động hóa mọi thứ cần thiết để mang đến cho khách hàng những thứ họ đặt đúng thời gian cũng như ở tình trạng tốt nhất.
3. Thế nào là quy trình xử lý đơn hàng đúng?
Quy trình xử lý đơn hàng đúng sẽ bao gồm các bước: Chọn sản phẩm => Xác nhận đơn hàng => Phân loại => Đóng gói => Giao hàng => Thu tiền. Tùy theo quy mô và cách quản lý mà quy trình quản lý đơn hàng của từng cửa hàng sẽ khác nhau.
Quy trình xử lý đơn hàng chi tiết và chính xác nhất
Tuy nhiên để tối ưu quy trình hiệu quả nhất, các cửa hàng thường bắt đầu từ quy trình thủ công đến quy trình công nghệ cao dựa trên dữ liệu trên các kênh bán hàng kết hợp phần mềm xử lý đơn hàng tự động.
4. Tại sao cần quản lý đơn hàng đúng cách?
Có rất nhiều cách để quản lý đơn hàng, tuy nhiên ở một mức độ, số lượng và quy mô nào đó sẽ là quá sức nếu bạn cố gắng tự mình giải quyết và hoàn thành từng đơn hàng. Đây là thời điểm mà một quy trình xử lý đơn hàng thông minh và đúng cách sẽ là yếu tố quan trọng nhất mà bạn không thể bỏ qua.
4.1 Giảm tồn kho khó bán và loại bỏ nguy cơ thiếu hụt hàng hóa
Có thể bạn nghĩ rằng quy trình xử lý đơn hàng không hề liên quan đến việc quản lý tồn kho nhưng trên thực tế, quá trình lên đơn hoàn toàn có thể giúp bạn theo dõi toàn bộ số lượng tồn kho thực, có thể bán và dự đoán hàng sắp hết để nhập hàng kịp thời ngay trong quá trình tạo đơn với các phần mềm quản lý đơn hàng thông minh.
Việc tạo đơn mà không theo dõi số lượng tồn kho thường xuyên hoàn toàn có thể khiến bạn rơi vào tình trạng hết hàng mà không hay biết. Dẫn đến nguy cơ mất trắng đơn hàng, mất khách và bỏ đi cơ hội kinh doanh cho các khách hàng tiềm năng của mình.
4.2 Giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng
Sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng là điều hoàn toàn có thể xảy ra nếu lượng đơn hàng ngày một nhiều hay từ nhiều kênh bán hàng khác nhau. Đặc biệt, tình trạng có thể trở nên nghiêm trọng hơn khi khách hàng liên tục tìm đến bạn với các tin nhắn hỏi thăm đơn hàng, phàn nàn về thời gian giao hàng hay thậm chí là trả hàng, hoàn tiền.
Xử lý đơn hàng đúng cách giúp loại bỏ nguy cơ xảy ra lỗi trong quá trình giao hàng
Tình trạng này có thể xảy ra nếu bạn không thể kiểm soát tốt các đơn đặt hàng, thông tin người nhận hay quản lý giao hàng với Shipper. Đây là thời điểm mà một hệ thống giao hàng hợp lý có thể giúp bạn quản lý quy trình này một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Loại bỏ tuyệt đối các nguy cơ sai sót trong quá trình tạo đơn, ghi nhận thông tin hay giao hàng chậm trễ.
4.3 Tiết kiệm thời gian
Không thể phủ nhận vai trò của một quy trình xử lý đơn hàng tốt, bởi việc quản lý đơn hàng hiệu quả với quy trình rõ ràng là cách tốt nhất giúp cửa hàng có thể tối ưu chi phí cũng như tiết kiệm thời gian một cách tốt nhất. Hạn chế tối đa sai sót sẽ giúp hạn chế tối đa thời gian giải quyết những sai sót đó.
4.4 Đánh giá nhu cầu và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp
Theo dõi và phân loại đơn hàng đúng cách là yếu tố quan trọng nhất giúp bạn có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm. Từ đó xác định được nhu cầu sử dụng của từng đối tượng khách hàng tại từng thời điểm. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp và hiệu quả nhất với ngay cả hàng bán chạy và hàng tồn kho lâu ngày.
4.5 Tối ưu vận chuyển
Một quy trình xử lý đơn hàng tối ưu sẽ có thể theo dõi toàn bộ quá trình từ tạo đơn đến vận chuyển và xác nhận giao hàng thành công. Để loại bỏ các nguy cơ lạc đơn, lỗi ship hay hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, người bán cần kiểm soát chặt chẽ các đơn vị vận chuyển hay shipper thuê ngoài để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ hơn.
5. Quy trình xử lý đơn hàng
Tùy từng mô hình kinh doanh, quy trình đơn hàng có thể thay đổi hoặc bớt đi một số bước, tuy nhiên một mô hình được xem là tối ưu cần đảm bảo các bước sau:
5.1 Nhận đơn đặt hàng
Các đơn đặt hàng tại các kênh sẽ được tổng hợp với các thông tin cần thiết đã được khách hàng cung cấp như tên, số điện thoại, địa chỉ để người bán có thể tiến hành giao hàng cũng như thu tiền.
Với lượng đơn hàng không quá nhiều, chủ kinh doanh có thể quản lý thủ công, tuy nhiên với quy mô lớn hơn hoặc kinh doanh kết hợp tại cửa hàng, sàn thương mại điện tử hay website thì một hệ thống quản lý tập trung sẽ là yếu tố quan trọng để tối ưu quản lý hiệu quả nhất.
Quản lý đơn hàng chi tiết giúp đảm bảo quá trình xử lý và giao hàng diễn ra suôn sẻ
5.2 Tạo đơn hàng
Đây là giai đoạn người bán chốt đơn với khách hàng sau khi đã nhận được đơn đặt hàng. Tại giai đoạn này, chủ kinh doanh cần theo dõi chính xác số lượng tồn kho có thể bán để không gặp các vấn đề hết tồn mà không biết, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng cũng như doanh thu của cửa hàng.
Nếu bạn bán hàng đa kênh, hãy luôn chắc là bạn có một hệ thống quản lý tồn kho chính xác và cập nhật kịp thời tồn kho tại mọi giao dịch, mọi thời điểm.
5.3 Đóng gói
Sau khi đơn hàng đã được xác nhận và xuất kho, người bán tiến hành đóng gói theo các thông số kỹ thuật và đảm bảo tuyệt đối quy trình để không gây nên các vấn đề hư hỏng hay tổn thất có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển đến tay khách hàng.
5.4 Giao hàng
Nhiều cửa hàng sẽ lựa chọn đơn vị Ship ngoài hoặc lựa chọn các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp. Mặc dù đây là yếu tố không được để tâm nhiều nhưng thực tế, hãy cố gắng lựa chọn đơn vị uy tín và có chi phí giao hàng hợp lý để đảm bảo khách hàng của bạn có thể nhận được giá vận chuyển tốt nhất.
Luôn theo dõi quá trình giao hàng để đảm bảo hàng hóa đến được tay khách hàng đúng thời gian và an toàn nhất
Quan trọng hơn cả, hãy đảm bảo là bạn có thể theo dõi được toàn bộ quá trình giao hàng để hạn chế tối đa các nguy cơ tổn thất do giao hàng lỗi hay hỏng hóc, đổ vỡ hàng hóa trước khi giao đến tay khách hàng.
Một số phần mềm quản lý đơn hàng thông minh có thể giúp bạn lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp cũng như theo dõi quá trình giao hàng, đối soát và thu tiền dễ dàng, chính xác nhất.
Xem thêm: Top 4 ứng dụng ship hàng tốt nhất hiện nay cho chủ shop
5.5 Thu tiền và kết thúc quá trình giao hàng
Khi hàng của bạn đã được giao thành công, khách hàng sẽ thanh toán tiền cho bạn để kết thúc quá trình mua hàng. Trong một số trường hợp, khách hàng sẽ trả hàng và đòi hoàn tiền, khi này bạn cần đưa ra các chính sách để xử lý tốt khi vấn đề này xảy ra. Bởi điều này không chỉ liên quan trực tiếp đến doanh thu của bạn mà còn là yếu tố hàng đầu quyết định sự hài lòng của khách hàng.
6. Sapo POS - Phần mềm quản lý đơn hàng tối ưu nhất
Sapo POS được biết đến như phần mềm quản lý đơn hàng dễ sử dụng và tối ưu nhất hiện nay. Không chỉ quản lý đơn hàng tại quầy hiệu quả với hệ thống thanh toán và theo dõi hóa đơn theo từng giao dịch mà Sapo POS còn giúp chủ kinh doanh quản lý toàn bộ đơn hàng trên Facebook một cách dễ dàng.
Sapo POS - Phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả nhất
- Quản lý đồng bộ tại 1 điểm giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi quá trình kinh doanh một cách tổng quát, đồng thời theo dõi quá trình bán hàng, tạo đơn đến giao hàng theo từng giao dịch.
- Tạo đơn tự động nhanh chóng ngay cả trong quá trình Chat và Livestream với đầy đủ thông tin cần thiết của khách hàng.
- Không còn lo lắng về các vấn đề thất thoát hóa đơn, Sapo POS sẽ giúp bạn lưu lại toàn bộ giao dịch và đơn hàng trên hệ thống với đầy đủ thông tin khách hàng, sản phẩm, giá trị,...giúp dễ dàng đối chiếu khi có vấn đề phát sinh.
- Tạo đơn trực tiếp trên phần mềm, cập nhật toàn bộ tồn kho theo từng giao dịch, loại bỏ tuyệt đối nguy cơ hết hàng mà không biết.
- Kết nối màn hình phụ, hỗ trợ khách hàng theo dõi toàn bộ quá trình tạo đơn, thanh toán, tránh trường hợp sai sót trong mặt hàng, giá thành và kịp thời sửa chữa trước khi xuất hóa đơn.
- Khả năng kết nối dễ dàng với các thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch hay ngăn kéo đựng tiền,...tiết kiệm tối đa thời gian và các thao tác thanh toán, bán hàng.
- Kết nối với các đơn vị vận chuyển uy tín nhất, giúp tiết kiệm chi phí, loại bỏ rủi ro nhờ khả năng quản lý giao hàng tối ưu nhất.
- Theo dõi báo cáo bán hàng mọi lúc mọi nơi chỉ bằng thiết bị thông minh. Thống kê tức thì theo từng mặt hàng cũng như lịch sử giao dịch, giúp quản lý kho hàng, nhân viên hay cửa hàng ngay cả khi vắng mặt.
Là một chủ kinh doanh đang tìm kiếm một giải pháp quản lý đơn hàng để tối ưu quy trình xử lý đơn hàng, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm và trải nghiệm phần mềm Sapo POS miễn phí trong 7 ngày ngay tại đây.
