Fulfillment là gì? Quy trình fulfillment hiệu quả cho các shop bán hàng online

Fulfillment là khái niệm luôn được quan tâm trong Logistics nói chung và dịch vụ hoàn tất đơn hàng nói riêng. Vậy trên thực tế, Fulfillment là gì và đâu là những yếu tố quan trọng trong quy trình Fulfillment mà bạn cần hiểu rõ. Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây. 

1. Fulfillment là gì?

Fulfillment được hiểu là quá trình bắt đầu từ lúc hàng hóa được nhập vào kho đến khi người mua hàng nhận được sản phẩm, bao gồm các hoạt động lấy hàng từ người bán hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng đến lấy hàng từ kho, đóng gói và vận chuyển đến đúng địa chỉ của khách hàng. Đây được xem là một trong những giải pháp tối ưu đối với nhà bán lẻ thương mại điện tử hoặc các doanh nghiệp nhỏ với mục đích chính là tiết kiệm chi phí và thời gian. 

Hiểu một cách khác, Fulfillment là hoạt động thay người bán hàng làm tất cả các công việc liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng cũng như vận chuyển, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh nhất. Fulfillment cũng được gọi bằng nhiều cái tên khác nhau như dịch vụ hoàn tất đơn hàng, trung tâm phân phối sản phẩm hay dịch vụ hậu cần kho vận. 

2. Quy trình hoạt động của công ty dịch vụ Fulfillment

Một quy trình Fulfillment thường sẽ diễn ra theo quy trình như sau: Nhận hàng từ người bán hàng => Lưu kho => Xử lý các yêu cầu sau bán (đổi, trả hàng).

• Nhận hàng từ người bán: Ở bước này, nhân viên công ty dịch vụ Fulfillment sẽ đến tận nơi người bán hàng để nhận hàng về lưu kho.
• Lưu trữ hàng hóa và quản lý tồn kho: Sau khi dịch vụ Fulfillment nhận hàng, hàng hóa sẽ được lưu trữ và sắp xếp cẩn thận vào các kho hàng. Cùng với đó, hàng hóa sẽ được theo dõi và kiểm kê rõ ràng, thường xuyên để cập nhật lượng hàng hóa nhập - xuất chính xác, đảm bảo hàng được vận chuyển đúng thời điểm. 

Xem thêm: Cách gửi hàng qua bưu điện từ A-Z cho người mới bắt đầu

• Xử lý đơn hàng: Việc xử lý đơn hàng sẽ được chuẩn hóa toàn diện từ email người mua, xác nhận đơn hàng, tiến hành lấy hàng cũng như kiểm tra độ nguyên vẹn để đưa đến bộ phận đóng gói. Quá trình này sẽ được thực hiện bởi trung tâm xử lý đơn hàng Fulfillment và thường ít xảy ra sai sót bởi quy trình quản lý rõ ràng, kỹ lưỡng với hệ thống quản lý riêng. 
• Giao hàng thu tiền: Công ty Fulfillment sẽ tiến hành giao hàng cho người mua đúng địa chỉ và thời gian. Nếu đơn hàng chưa được thanh toán, dịch vụ Fulfillment sẽ thu hộ nếu có yêu cầu từ nhà bán hàng. 
• Xử lý các yêu cầu sau bán: Việc mua hàng trực tuyến rất dễ phát sinh các vấn đề đổi hoặc trả hàng sau mua bởi nhiều nguyên nhân. Các công ty Fulfillment sẽ tiếp nhận các yêu cầu hàng bán bị trả lại và trực tiếp xử lý theo chính sách, quy định của người bán.

3. Quy trình quản lý Fulfillment trong hoạt động kinh doanh

3.1 Quy trình vận hành của shop khi không đồng bộ vận chuyển

Đối với các cửa hàng truyền thống không ứng dụng công nghệ trong quản lý bán hàng, quy trình Fulfillment sẽ chia làm 2 hệ thống là Quản lý bán hàng và Quản lý vận chuyển. 

Tuy nhiên, mô hình này thường gặp khá nhiều vấn đề do phải quản lý trên các hệ thống khác nhau thay vì đồng bộ như khi sử dụng phần mềm quản lý. 

• Tốn nguồn lực để tạo đơn hàng trên hệ thống
• Tốn thời gian kiểm soát và quản lý đơn hàng rời rạc
• Doanh thu/ chi phí không được quản lý chi tiết và đầy đủ tại một nơi
• Khó khăn trong vấn đề đối soát với đối tác vận chuyển

3.2 Quy trình cơ bản để hoàn tất đơn hàng thông qua phần mềm Sapo

Là phần mềm quản lý bán hàng tích hợp lên đơn và quản lý vận chuyển, Sapo giúp chủ kinh doanh có thể tối ưu quy trình quản lý bán hàng tại cửa hàng, online, vận đơn và tình hình kinh doanh một cách dễ dàng. 

Với phần mềm Sapo, chủ kinh doanh chỉ cần kết nối với các đơn vị vận chuyển là đối tác của Sapo như: Sapo Express, VNPost, J&T Express, GHN, Ninja Van,... ngay trên phần mềm. Thực hiện thao tác lên đơn và đẩy đơn vận chuyển qua đơn vị phù hợp nhất, yêu cầu đóng gói và xuất kho sản phẩm. 

Khi này, đơn vị vận chuyển sẽ tiếp nhận và thực hiện giao hàng. Hệ thống Sapo sẽ đồng bộ trạng thái đơn hàng tự động giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi toàn bộ tình trạng đơn hàng. 

Sau khi hàng hóa được giao thành công, cửa hàng sẽ thực hiện đối soát với đơn vị vận chuyển ngay trên phần mềm mà không cần tốn quá nhiều thời gian, đồng thời đảm bảo tính chính xác tối đa cho quá trình đối soát vận chuyển. 

Mọi giao dịch và đơn hàng sẽ được lưu trữ ngay trên phần mềm Sapo, điều này sẽ giúp chủ kinh doanh giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hay đối chiếu trả hàng để hạn chế tối đa sai sót. 

Đăng ký nhận tư vấn ngay từ Sapo Express

Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần lưu ý Fulfillment là gì cũng như quy trình Fulfillment tối ưu nhất mà chủ kinh doanh có thể tận dụng để tối ưu hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho, hàng hóa