Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho các cửa hàng bán lẻ

Quy trình quản lý kho là gì? Quy trình nghiệp vụ quản lý kho như thế nào hiệu quả? Đọc ngay bài viết sau đây để tìm hiểu 7 bước trong quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn và đơn giản cho các shop bán lẻ nhé!

Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho các cửa hàng bán lẻ

1. Quy trình quản lý kho là gì?

Làm theo 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý các hoạt động của kho từ khi hàng hoá hoặc nguyên vật liệu vào kho cho đến khi xuất hàng đi.

Quy trình quản lý kho cơ bản sẽ bao gồm 7 bước: nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói - xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng và báo cáo kiểm toán.

Tối ưu hoá 7 bước quản lý kho này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian lưu trữ của kho hàng.

2. Tại sao cần có quy trình quản lý kho?

Khi có quy trình quản lý kho chuẩn, bạn sẽ tối ưu được thời gian cũng như chi phí cho việc quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng.

• Nhanh chóng nắm bắt số lượng tồn kho của từng mặt hàng khi có biến động xuất - nhập hàng.
• Tối đa hoá không gian lưu trữ của kho hàng, giảm thất thoát, hỏng hóc trong quá trình lưu trữ hàng hoá.
• Tối ưu thời gian nhặt hàng, đóng gói giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng, tăng hiệu quả bán hàng.
• Giảm tỷ lệ hoàn hàng bằng cách quản lý các nguyên nhân khách trả hàng để xử lý vấn đề tận gốc.
• Quy trình quản lý kho chính xác thì các báo cáo kho, báo cáo doanh thu, lãi lỗ cũng sẽ được tính toán 1 cách chính xác.

Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho các cửa hàng bán lẻ

3. Quy trình quản lý kho chuẩn cho các shop bán lẻ

Như đã nói ở trên, quy trình quản lý kho sẽ bao gồm 7 bước từ nhập kho, lưu kho đến nhặt hàng, đóng gói, trả hàng, kiểm hàng và báo cáo. Sau đây chúng ta sẽ đi lần lượt từng bước của quy trình quản lý kho theo ISO và làm thế nào để tối ưu hoá các bước này giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả.

Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản lý tồn kho chính xác.

Để thực hiện đúng quy trình nhập kho, bạn cần kiểm tra nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm.

Nếu không thực hiện nghiêm túc thì có thể dẫn đến nhập kho sai, dẫn đến ảnh hưởng tới  bước tiếp theo.

Việc nhập kho kỹ càng, cẩn thận cũng sẽ giúp bạn lọc ra được những sản phẩm bị hỏng hóc, tránh được thất thoát, thiệt hại cho cửa hàng khi bán hàng sau này.

Để tối ưu được bước nhập kho, khi liên hệ với nhà cung cấp, bạn có thể đưa ra 1 số yêu cầu về đóng gói như:

• Kích thước, khối lượng tối đa của 1 thùng hàng
• Số lượng sản phẩm trong 1 thùng
• Vị trí dán nhãn và các thông tin cần có trên nhãn
• …

Trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng theo yêu cầu của bạn thì họ cần gửi cho bạn tất cả các thông tin trên và thời gian giao hàng trước khi bạn nhập hàng. Từ đó bạn có thể nhanh chóng bao quát cũng như sắp xếp nhân lực để nhận hàng vào thời gian phù hợp.

Khi nhận hàng, người bàn giao hàng cần phải có phiếu xuất hàng của nhà cung cấp trong đó thống kê đầy đủ các loại sản phẩm và số lượng của từng mặt hàng, thời gian xuất hàng cũng như xác nhận của thủ kho phía nhà cung cấp.

Người tiếp nhận hàng hoá sẽ kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng đồng thời kiểm đếm số lượng hàng hoá sau đó cho tiến hành xếp dỡ. Cuối cùng, bạn xác nhận số lượng nhận, tình trạng hàng hoá (mã sản phẩm, số lô, số sê-ri,... nếu cần thiết) vào phiếu và đưa lại cho nhà cung cấp 1 bản.

Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho các cửa hàng bán lẻ

Bước 2: Lưu kho

Sau khi nhập kho hàng hoá từ nhà cung cấp, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là lưu kho. Sau khi nhận hàng bạn cần sắp xếp hàng hoá vào trong kho sao cho khoa học và hợp lý.

Điều này không chỉ giúp bạn sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hoá không gian kho cũng như dễ dàng tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng.

Lưu kho là bước dễ bị xem nhẹ trong quá trình quản lý kho, tuy nhiên đây lại là bước giúp tăng hiệu quả quản lý kho.

Khi xếp dỡ hàng hoá vào các kệ trong kho, bạn nên xếp cùng 1 sản phẩm trên cùng 1 ngăn kệ để đỡ mất thời gian tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng.

Nếu không có nhiều không gian thì có thể xếp mỗi hàng trong 1 kệ là 1 sản phẩm khác nhau.

Để tìm hiểu kỹ hơn về cách sắp xếp hàng hoá vào kho, tham khảo ngay bài viết 5 cách sắp xếp kho hàng này giảm ngay 50% thời gian nhặt hàng nhé!

Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho các cửa hàng bán lẻ

Bước 3: Nhặt hàng

Nhặt hàng là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho.

Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này bạn sẽ giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả quản lý kho, hạn chế nhầm lẫn hàng hoá, giúp tăng trải nghiệm của khách hàng.

Nếu như bước lưu kho trong quy trình quản lý kho ở trên được thực hiện tốt thì việc nhặt hàng không có gì khó khăn cả.

Hiện nay, có thể chia làm 2 cách nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm.

• Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày.
• Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó, sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop có nhiều đơn hàng giúp bạn có thể hoàn thành được nhiều đơn hàng cùng lúc.

Nếu sử dụng phần mềm quản lý kho hàng đơn giản Sapo POS thì tính năng ghi chú điểm lưu kho sẽ hỗ trợ rất hiệu quả cho bạn trong quy trình quản lý kho.

Ví dụ sản phẩm A, khi sắp xếp vào trong kho, bạn chỉ cần lưu lại vị trí trong kho của sản phẩm đó, ví dụ “Kệ B, hàng 3” hay chỉ đơn giản là “Góc kho cạnh cửa ra vào",... Sau đó khi nhặt hàng, bạn chỉ cần In hướng dẫn đóng gói của các đơn cần hoàn thành là có ngay vị trí của từng sản phẩm giúp bạn nhặt hàng nhanh chóng.

Phiếu in hướng dẫn đóng gói với điểm lưu hàng của từng sản phẩm trên Sapo POS.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Đóng gói là bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho giúp bạn gom lại các sản phẩm theo từng đơn hàng sau khi nhặt hàng và chuẩn bị vận chuyển cho khách. Việc này cần được xử lý cẩn thận, chính xác, hạn chế sai sót, nhầm lẫn dễ dẫn đến hoàn hàng.

Quy định đóng gói của mỗi cửa hàng có thể khác nhau nhưng cần đáp ứng được 2 mục đích quan trọng:

• Đảm bảo an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hoá trong quá trình giao vận
• Tối ưu khối lượng của gói hàng để giảm thiểu chi phí giao hàng

Sau khi hoàn thành đóng gói bạn sẽ giao cho đơn vị vận chuyển, lúc này hàng hoá sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn kho.

Bước 5: Hoàn hàng

Đương nhiên không nhà bán hàng nào lại mong muốn có bước này, tuy nhiên thực tế không thể tránh khỏi là vẫn có 1 tỷ lệ nhất định số lượng đơn hàng bị trả lại.

Trả hàng là 1 quy trình khá phức tạp, tuy nhiên có 1 số nguyên tắc về quản lý kho khi trả hàng bạn cần tuân thủ:

• Khách trả hàng cần đúng theo chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân và những lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp để giảm tỷ lệ hoàn hàng.
• Có quy định với các hàng hoá bị trả lại ví dụ: nhập lại vào kho, sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hay trả lại cho nhà sản xuất,...
• Doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn lại cũng cần phải được khấu trừ tương ứng.

Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho các cửa hàng bán lẻ

Bước 6: Kiếm hàng

Kiếm hàng là hoạt động cần được thực hiện thường xuyên chứ không phải 1 năm mới làm 1 lần hoặc chỉ khi nào phát hiện ra vấn đề, thất thoát kho mới tiến hành kiếm kho.

Bạn chỉ cần đảm bảo kho luôn sắp xếp gọn gàng và có 1 quy trình kiểm kê kho hàng hợp lý thì việc kiểm kho sẽ diễn ra trơn tru, nhanh gọn lẹ thôi.

Với sự hỗ trợ của 1 phần mềm quản lý kho hàng hóa, việc kiểm kê hàng hoá sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Chỉ với 1 chiếc máy quét mã vạch, bạn quét mã vạch trên từng sản phẩm để đếm số lượng thực tế có trong kho.

Sau khi hoàn thành kiểm kho, bạn có thể thực hiện cân bằng kho để số lượng tồn kho trên phần mềm được cập nhật đúng theo số lượng thực tế đã kiểm đếm.

Đọc thêm: 10 sai lầm trong kiểm kê kho và quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn

Bước 7: Thống kê báo cáo

Các thống kê, báo cáo kho sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. 

Dưới đây là 1 số loại báo cáo kho cần phải có để bạn có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho cũng như đưa ra kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, phù hợp.

• Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho
• Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng và các chi nhánh (nếu có)
• Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.
• Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.
• Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hoá bị thiếu hụt, hỏng hóc, lý do gây thất thoát.

Phần mềm Sapo với đầy đủ các báo cáo kho giúp bạn nhanh chóng nắm bắt tình hình kho hàng.

Để quản lý được số lượng nhập - xuất - tồn kho bạn có thể quản lý bằng sổ sách, excel, tuy nhiên với 1 cửa hàng bán lẻ, 1 phần mềm quản lý kho sẽ là trợ thủ không thể thiếu giúp bạn tự động hoá quy trình quản lý kho.

Phần mềm quản lý kho Sapo POS với đầy đủ các tính năng nhập hàng, ghi chú điểm lưu kho, hướng dẫn đóng gói, hoàn hàng, kiểm hàng,... và hệ thống báo cáo mạnh mẽ giúp bạn nhanh chóng bao quát được tình hình kho hàng cũng như kiểm tra hiệu quả quản lý kho mà không cần mất công ghi chép sổ sách, tính toán hay đau đầu với các hàm excel nữa.

Nếu còn băn khoăn về tính năng nào đó hay muốn trực tiếp trải nghiệm thì đừng ngần ngại đăng ký ngay tại đây để nhận 7 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí phần mềm quản lý kho Sapo POS. Bạn sẽ tha hồ khám phá và thoải mái tận hưởng những lợi ích mà phần mềm mang lại!