Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng trong quản lý kho hàng của bất kỳ doanh nghiệp nào, từ cửa hàng nhỏ lẻ đến các tập đoàn lớn. Việc kiểm kê không chỉ đơn thuần là đếm số lượng hàng hóa, mà còn là quá trình kiểm soát toàn diện, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng, chất lượng hàng hóa hiện có, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả, tránh thất thoát, hư hỏng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình kiểm kê hàng tồn kho, từ khái niệm cơ bản đến các phương pháp, bước thực hiện và những lưu ý quan trọng để đảm bảo kiểm kê chính xác và hiệu quả.
Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình xác định số lượng và tình trạng thực tế của hàng hóa đang được lưu trữ trong kho tại một thời điểm cụ thể. Nói cách khác, đây là hoạt động đối chiếu số liệu hàng tồn kho thực tế với số liệu được ghi chép trong hệ thống quản lý kho. Hoạt động này có thể được thực hiện định kỳ (hàng tháng, quý, năm) hoặc đột xuất khi cần thiết.
Mục đích của kiểm kê hàng tồn kho:
- Nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa: Xác định số lượng hàng hóa thực tế có trong kho, so sánh với số liệu ghi chép để phát hiện sự chênh lệch, thất thoát.
- Đánh giá chất lượng hàng hóa: Kiểm tra tình trạng hàng hóa, phát hiện hàng hư hỏng, quá hạn sử dụng, hàng lỗi, ...
- Cập nhật số liệu kho chính xác: Điều chỉnh số liệu hàng tồn kho trong hệ thống quản lý kho, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
- Phục vụ công tác quản lý: Cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định kinh doanh, lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, dự báo nhu cầu, ...
- Phòng ngừa thất thoát, gian lận: Giúp phát hiện và ngăn chặn các trường hợp thất thoát, mất mát hàng hóa do nhân viên, quy trình quản lý lỏng lẻo, trộm cắp, ...
Tầm quan trọng của kiểm kê hàng tồn kho:
Kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tối ưu hóa quản lý kho: Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho, giảm thiểu tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa, từ đó tối ưu hóa không gian kho bãi và chi phí lưu kho.
- Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Cung cấp thông tin chính xác để đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn, tối ưu hóa lợi nhuận, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Ví dụ, việc kiểm kê phát hiện một mặt hàng đang bán chạy sắp hết hàng sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời bổ sung hàng hóa, tránh mất doanh thu.
- Giảm thiểu chi phí: Phòng ngừa thất thoát, hư hỏng hàng hóa, giảm thiểu chi phí lưu kho, bảo quản, xử lý hàng tồn kho.
- Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, nâng cao sự hài lòng và uy tín của doanh nghiệp.
- Tuân thủ quy định: Đáp ứng các yêu cầu về kiểm kê hàng tồn kho theo quy định của pháp luật, phục vụ công tác kiểm toán, quyết toán.
Ví dụ thực tế:
Một doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tháng và phát hiện số lượng nguyên liệu bột mì thực tế thấp hơn số liệu trong hệ thống. Sau khi điều tra, doanh nghiệp phát hiện nguyên nhân là do quy trình nhập kho chưa được kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến thất thoát nguyên liệu.
Nhờ kiểm kê kịp thời, doanh nghiệp đã kịp thời điều chỉnh quy trình, ngăn chặn thất thoát tiếp theo và tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.
Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
Hiện nay, có nhiều phương pháp kiểm kê hàng tồn kho khác nhau, mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động, nguồn lực và yêu cầu quản lý của mình.
| Phương pháp | Mô tả | Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|---|---|
| Kiểm kê thủ công | Nhân viên trực tiếp đếm và ghi chép số lượng hàng hóa. | Chi phí thấp, dễ thực hiện, không cần đầu tư thiết bị. | Tốn nhiều thời gian, công sức, dễ xảy ra sai sót, hiệu quả thấp, không phù hợp với kho hàng lớn. |
| Kiểm kê bằng mã vạch | Sử dụng máy quét mã vạch để đọc thông tin hàng hóa và ghi nhận số liệu vào hệ thống. | Nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, dữ liệu được tự động cập nhật. | Cần đầu tư thiết bị, phần mềm, đòi hỏi hàng hóa phải được dán mã vạch. |
| Kiểm kê bằng RFID | Sử dụng công nghệ RFID (Radio-frequency identification) để nhận dạng và theo dõi hàng hóa tự động. | Kiểm kê nhanh chóng, chính xác, không cần tiếp xúc trực tiếp với hàng hóa, quản lý hàng hóa theo thời gian thực, phù hợp với kho hàng lớn, hàng hóa di chuyển nhiều. | Chi phí đầu tư cao, đòi hỏi hệ thống hạ tầng phức tạp. |
| Kiểm kê bằng Drone | Sử dụng drone (thiết bị bay không người lái) kết hợp công nghệ hình ảnh và AI để kiểm kê hàng hóa trong kho. | Kiểm kê nhanh chóng, hiệu quả, phù hợp với kho hàng có quy mô lớn, diện tích rộng, giảm thiểu rủi ro cho nhân viên, tiếp cận được những vị trí khó kiểm tra. | Chi phí đầu tư cao, đòi hỏi kỹ thuật vận hành phức tạp, phụ thuộc vào điều kiện môi trường. |
Ví dụ:
- Một cửa hàng tạp hóa nhỏ có thể lựa chọn phương pháp kiểm kê thủ công vì số lượng hàng hóa không quá lớn.
- Một siêu thị lớn với hàng nghìn mặt hàng nên sử dụng phương pháp kiểm kê bằng mã vạch để tăng tốc độ và độ chính xác.
- Một kho hàng chứa các sản phẩm có giá trị cao như điện thoại, thiết bị điện tử có thể áp dụng công nghệ RFID để quản lý chặt chẽ và chống thất thoát.
- Một nhà kho lớn với hàng hóa xếp chồng lên nhau cao hàng chục mét có thể sử dụng drone để kiểm kê hàng hóa một cách hiệu quả và an toàn.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết và chính xác
Dù áp dụng phương pháp nào, quy trình kiểm kê hàng tồn kho thường bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị Kiểm Kê
1.1 Xác định Mục tiêu:
Xác định rõ mục đích của việc kiểm kê (kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra toàn bộ hay một phần kho, ...), phạm vi kiểm kê (toàn bộ kho hay một khu vực cụ thể), thời gian kiểm kê (ngày bắt đầu, ngày kết thúc).
1.2 Lập Kế Hoạch:
Lên kế hoạch chi tiết về nhân sự (số lượng nhân viên, phân công nhiệm vụ), thời gian (lịch trình cụ thể cho từng công đoạn), phương pháp kiểm kê (thủ công, mã vạch, RFID, ...), công cụ hỗ trợ (biểu mẫu, máy quét, phần mềm, ...), quy trình xử lý kết quả.
1.3 Phân công Nhiệm vụ:
Phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm kiểm kê (người đếm, người ghi chép, người kiểm tra, người giám sát, ...). Đảm bảo mỗi thành viên hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
1.4 Chuẩn bị Tài liệu, Công cụ:
Chuẩn bị các biểu mẫu kiểm kê (phiếu kiểm kê, biên bản kiểm kê, ...), máy quét mã vạch, máy tính, phần mềm quản lý kho (nếu có), dụng cụ hỗ trợ (thước dây, cân, ...).
1.5 Thông báo cho các Bộ phận liên quan:
Thông báo lịch trình kiểm kê cho các bộ phận liên quan (bán hàng, mua hàng, sản xuất, ...) để phối hợp, tránh ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ, thông báo cho bộ phận bán hàng biết để tạm dừng xuất hàng trong thời gian kiểm kê.
1.6 Ngừng Nhập xuất Hàng hóa:
Tạm dừng hoạt động nhập xuất hàng hóa trong kho trong thời gian kiểm kê để đảm bảo số liệu chính xác. Khoanh vùng, niêm phong các khu vực kiểm kê.
Bước 2: Thực hiện Kiểm Kê
2.1 Đếm Số lượng Hàng hóa:
Tiến hành đếm số lượng hàng hóa thực tế trong kho theo từng khu vực, loại hàng, vị trí lưu trữ, ... Đảm bảo đếm chính xác, không bỏ sót, không trùng lặp.
2.2 Kiểm tra Chất lượng Hàng hóa:
Kiểm tra tình trạng hàng hóa (bao bì, nhãn mác, hạn sử dụng, ...), phân loại hàng tốt, hàng hư hỏng, hàng quá hạn, hàng lỗi, ... Ghi chép rõ ràng tình trạng của từng loại hàng hóa.
2.3 Ghi chép Kết quả Kiểm kê:
Ghi chép đầy đủ, chính xác số liệu kiểm kê vào biểu mẫu. Thông tin ghi chép cần bao gồm: tên hàng hóa, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, vị trí lưu trữ, tình trạng hàng hóa, ...
2.4 Chụp ảnh, Quay video:
Chụp ảnh, quay video các khu vực kiểm kê, hàng hóa, quá trình kiểm kê để làm bằng chứng cho kết quả kiểm kê.
Bước 3: Đối chiếu Kết quả
3.1 Đối chiếu Số liệu Thực tế với Số liệu Hệ thống:
So sánh số liệu kiểm kê thực tế với số liệu ghi chép trong hệ thống quản lý kho. Xác định sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu hệ thống.
3.2 Phân tích Nguyên nhân Chênh lệch:
Nếu có chênh lệch, cần phân tích nguyên nhân (thất thoát, hư hỏng, sai sót trong ghi chép, nhập xuất hàng hóa trong quá trình kiểm kê, ...). Xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận liên quan.
3.3 Lập Biên bản Kiểm kê:
Lập biên bản ghi nhận kết quả kiểm kê, bao gồm số liệu thực tế, chênh lệch (nếu có), nguyên nhân chênh lệch, đề xuất xử lý, chữ ký của các thành viên tham gia kiểm kê.
Bước 4: Xử lý Kết quả Kiểm Kê
4.1 Điều chỉnh Số liệu Kho:
Cập nhật số liệu hàng tồn kho trong hệ thống quản lý kho dựa trên kết quả kiểm kê thực tế. Đảm bảo số liệu kho chính xác, phản ánh đúng tình hình thực tế.
4.2 Xử lý Hàng hư hỏng, Quá hạn:
Tiến hành xử lý hàng hư hỏng, quá hạn theo quy định của doanh nghiệp (thanh lý, tiêu hủy, trả lại nhà cung cấp, ...).
4.3 Báo cáo Kết quả Kiểm kê:
Báo cáo kết quả kiểm kê cho ban lãnh đạo để đưa ra quyết định điều chỉnh hoạt động kinh doanh (kế hoạch sản xuất, mua hàng, bán hàng, ...).
4.4 Rút kinh nghiệm:
Rút kinh nghiệm từ quá trình kiểm kê để cải thiện quy trình quản lý kho, nâng cao hiệu quả kiểm kê lần sau (điều chỉnh quy trình, đào tạo nhân viên, ứng dụng công nghệ, ...).
Giải pháp phần mềm kiểm kê hàng tồn kho
Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm kiểm kê hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
| Phần mềm | Tính năng chính | Giá | Phù hợp với |
| SAPO ENTERPRISE | Quản lý toàn diện doanh nghiệp, bao gồm quản lý kho, kiểm kê, mua hàng, bán hàng, sản xuất, tài chính, ...kết hợp quản lý bán hàng đa kênh trên 1 nền tảng duy nhất | Liên hệ | Doanh nghiệp vừa và lớn, tập đoàn. Tùy chỉnh theo yêu cầu |
| Oracle NetSuite | Phần mềm quản lý doanh nghiệp đám mây, cung cấp các tính năng kiểm kê, quản lý kho, chuỗi cung ứng, ... | Liên hệ | Doanh nghiệp vừa và lớn |
| Microsoft Dynamics 365 | Bộ ứng dụng kinh doanh thông minh, bao gồm module quản lý kho, bán hàng, dịch vụ khách hàng, ... | Từ $70/người dùng/tháng | Doanh nghiệp vừa và lớn |
| CUKCUK | Phần mềm quản lý bán hàng và kho hàng phổ biến tại Việt Nam, tích hợp tính năng kiểm kê, quản lý đơn hàng, khách hàng, ... | Từ 2 triệu đồng/năm | Doanh nghiệp vừa và nhỏ, cửa hàng bán lẻ |
| KiotViet | Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, có chức năng quản lý kho, kiểm kê, bán hàng online, offline, ... | Từ 2.4 triệu đồng/năm | Doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng bán lẻ |
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kiểm kê hàng tồn kho từ Sapo Enterprise:
- Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu thao tác thủ công, tăng tốc độ kiểm kê, nhập liệu tự động, kết xuất báo cáo nhanh chóng.
- Nâng cao độ chính xác: Loại bỏ sai sót do con người, đảm bảo số liệu chính xác, giảm thiểu nhầm lẫn, mất mát dữ liệu.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Giảm thời gian và nhân lực cần thiết cho việc kiểm kê, tối ưu hóa chi phí quản lý kho.
- Quản lý hàng hóa theo thời gian thực: Theo dõi số lượng, tình trạng hàng hóa mọi lúc mọi nơi, cập nhật thông tin liên tục, kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.
- Phân tích, báo cáo: Cung cấp các báo cáo chi tiết về hàng tồn kho, lịch sử nhập xuất, xu hướng tiêu thụ, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.
- Kết nối với các hệ thống khác: Kết nối với các hệ thống bán hàng, mua hàng, kế toán, ... để đồng bộ dữ liệu, quản lý tập trung.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm kiểm kê hàng tồn kho:
- Nhu cầu và quy mô doanh nghiệp: Lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô, ngành nghề, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
- Tính năng: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc kiểm kê, quản lý kho, báo cáo, phân tích.
- Chi phí: Cân nhắc chi phí đầu tư ban đầu, chi phí sử dụng hàng tháng/năm, chi phí bảo trì, nâng cấp.
- Khả năng tích hợp: Lựa chọn phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp (bán hàng, kế toán, ...).
- Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, chuyên nghiệp.
Mẹo kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
Để quá trình kiểm kê diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng một số mẹo sau:
Lựa chọn thời điểm kiểm kê phù hợp:
Nên kiểm kê vào thời điểm kho hàng ít biến động nhất, ví dụ như cuối ngày làm việc, cuối tuần, hoặc các ngày lễ.
Sử dụng công nghệ hỗ trợ:
Ứng dụng mã vạch, RFID, phần mềm quản lý kho để tăng tốc độ và độ chính xác, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian.
Phân chia khu vực kiểm kê rõ ràng:
Chia kho thành các khu vực nhỏ, phân công nhân viên phụ trách từng khu vực, đánh dấu rõ ràng các khu vực đã kiểm kê.
Kiểm tra chéo:
Áp dụng phương pháp kiểm tra chéo để giảm thiểu sai sót, đảm bảo tính chính xác của số liệu.
Đào tạo nhân viên:
Đào tạo nhân viên kỹ năng kiểm kê, quy trình thực hiện, cách sử dụng công cụ hỗ trợ, nâng cao ý thức trách nhiệm.
Thường xuyên kiểm kê:
Thực hiện kiểm kê định kỳ (hàng tháng, quý, năm) để kiểm soát hàng tồn kho, phát hiện sớm các vấn đề, kịp thời điều chỉnh.
Vệ sinh kho bãi:
Dọn dẹp kho bãi sạch sẽ, gọn gàng trước khi kiểm kê để dễ dàng kiểm đếm và di chuyển.
Sử dụng ánh sáng đầy đủ:
Đảm bảo ánh sáng đầy đủ trong kho để nhân viên có thể quan sát rõ ràng hàng hóa.
Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ hỗ trợ:
Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ hỗ trợ như thước dây, cân, máy tính, bút, giấy, ...
Tổng kết
Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Việc thực hiện kiểm kê đúng cách, áp dụng phương pháp phù hợp và sử dụng công nghệ hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình hàng tồn kho, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả quản lý.
Bằng cách đầu tư vào quản lý kho và kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững.
