Nguyên liệu đóng vai trò trọng yếu trong quá kinh doanh, vận hành của các mô hình F&B. Quản lý nguyên vật liệu tưởng chừng đơn giản nhưng khiến không ít chủ quán đau đầu vì những phát sinh không lường trước trong quá trình kinh doanh. Vậy làm thế nào để quản lý nguyên vật liệu quả và kinh doanh không bị lỗ?
1. Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là gì?
Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là hoạt động kiểm tra, giám sát đầu vào của nguyên vật liệu từ các khâu lên kế hoạch, mua bán, chế biến thành món ăn. Công việc này đảm bảo cho quá trình lưu thông của nguyên vật liệu theo kế hoạch tổ chức rõ ràng, giúp chủ nhà hàng kiểm soát hoạt động kho của mình hiệu quả.
2. Tầm quan trọng của việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
2.1 Hạn chế thất thoát nguyên vật liệu
Thất thoát nguyên vật liệu vẫn là câu chuyện khiến không ít chủ quán đau đầu bởi nó ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của nhà hàng. Nguyên vật liệu nhập vào cấu thành một phần chi phí của sản phẩm. Từ những lỗ hổng trong công tác quản lý nguyên vật liệu, tình trạng thất thoát dễ dàng xảy ra. Hơn thế nữa, việc quản lý không chặt chẽ còn khiến nguyên vật liệu bị thâm hụt mà không tìm ra nguyên nhân. Nguyên liệu cần lại không có mà nguyên liệu có thì lại không cần.
Đây là thực trạng xảy ra ở nhiều nhà hàng nhưng các chủ kinh doanh vẫn còn loay hoay tìm cách giải quyết. Lâu dần, thất thoát tích tiểu thành đại, quán kinh doanh đông khách, doanh thu cao nhưng lợi nhuận thì chẳng được bao nhiêu.
2.2 Theo dõi tình trạng nguyên vật liệu
Để nấu ra được những món ăn ngon, chất lượng thì nguyên liệu đầu vào phải luôn tươi mới, đạt tiêu chuẩn. Quản lý nguyên vật liệu giúp chủ quán xác định được số lượng, chất lượng và hạn sử dụng của nguyên liệu trong kho.
2.3 Kiểm soát quá trình cung ứng từ nhà cung cấp
Quản lý nguyên vật liệu còn tồn trong kho giúp chủ nhà hàng nắm bắt được số lượng cũng như tình trạng của nguyên liệu để chủ động làm việc với nhà cung cấp bổ sung kịp thời, không làm gián đoạn công việc kinh doanh.
Kiểm soát chặt chẽ khối lượng sản xuất trên một đơn vị sản phẩm sẽ giúp quản lý chính xác lãi lỗ và kế hoạch nhập hàng đợt tiếp theo hợp lý. Đặc biệt, quản lý nguyên vật liệu giúp chủ quán giải quyết được những tình huống phát sinh đột xuất, giảm thiểu chi phí.
3. Khó khăn khi quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
3.1 Không dự tính được nguyên liệu cần thiết
Đây là khó khăn mà bất kỳ chủ kinh doanh nhà hàng nào cũng đã từng gặp phải. Không dự tính được số nguyên liệu cần thiết trong ngày dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa. Chưa kể, việc nhập nguyên liệu dư thừa khiến chủ quán tốn thêm chi phí bảo quản hoặc lãng phí vì nguyên liệu bị hỏng, ôi thiu.
Nguyên liệu không còn tươi ngon làm ảnh hưởng đến chất lượng của món ăn, đặc biệt đối với các nhà hàng kinh doanh hải sản, lẩu nướng,...Khách hàng cũng từ đó mà đưa ra nhận xét về chất lượng dịch vụ của nhà hàng, dẫn đến tình trạng mất khách vì nguyên liệu không đảm bảo.
3.2 Không quản lý được thất thoát nguyên liệu
Quản lý nguyên vật liệu là công đoạn dễ gây ra thất thoát nhất trong nhà hàng. Nếu tình trạng này thường xuyên xảy ra, nhà hàng sẽ rơi vào tình trạng kinh doanh không có lãi. Lâu dần có thể dẫn đến phá sản.
Thất thoát nguyên vật liệu có nhiều nguyên nhân nhưng có 2 nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này là chủ quán không quản lý được số liệu thu mua, chế biến và định mức nguyên liệu chế biến không rõ ràng nên nhân viên thu mua cấu kết với bộ phận bếp để gian lận.
3.3 Rủi ro tồn kho
Nguyên liệu nhà hàng trong kho tồn đọng quá nhiều, hư hao và gây ra tổn thất lớn. Sự tính toán không hợp lý của chủ quán và nhân viên kho không nắm bắt được tình trạng, hạn sử dụng mà số hàng hóa trong kho cứ thế chất đống, hết hạn lúc nào không hay. Việc này không chỉ gây ra lãng phí mà còn làm tăng chi phí không đáng có.
4 Lập kế hoạch quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng
4.1 Xây dựng bảng định mức nguyên liệu trong nhà hàng
Xây dựng định mức nguyên vật liệu nhà hàng là điều tiên quyết để chủ quán có thể lập kế hoạch quản lý nguyên liệu thành công. Định mức nguyên vật liệu là tiêu chuẩn để xác định nguyên vật liệu tạo ra món ăn, đồ uống.
Với bảng định mức này, chủ nhà hàng sẽ có cơ sở để xác định chi phí, giá bán ra của từng món ăn cũng như kiểm soát được lượng nguyên liệu đã sử dụng mỗi ngày dựa vào hóa đơn bán ra.
Ngoài ra, việc xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu giúp bạn cắt giảm chi phí đào tạo nhân viên, đồng nhất công thức chế biến theo thời gian và chất lượng món ăn khi kinh doanh mô hình chuỗi.
Xem thêm: Tại sao phải lập bảng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng?
4.2 Lựa chọn nhà cung cấp uy tín và mua nguyên vật liệu
Để lựa chọn được những nguyên vật liệu tươi ngon, nhà hàng cần tìm được nguồn cung cấp chất lượng và ổn định, có khả năng đáp ứng những phát sinh trong quá trình kinh doanh. Một nhà cung cấp uy tín giúp bạn tránh được những thiệt hại cho nhà hàng như nguyên liệu không đủ để chế biến, đồ ăn kém chất lượng,...
Khi tiến hàng mua nguyên vật liệu, bạn cần xác định rõ mình cần những loại nguyên vật liệu nào, số lượng mỗi loại là bao nhiêu, yêu cầu của từng loại và quá trình giao nhận hàng hóa.
4.3 Kiểm soát giá cả nguyên vật liệu đầu vào
Nguyên liệu có thể thay đổi mức giá liên tục, thậm chí theo từng ngày. Vì vậy, bạn phải cân nhắc và kiểm soát giá cả đầu vào một cách chặt chẽ. Thường xuyên theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho nhà hàng và thu thập thành báo cáo.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần kiểm tra hàng tháng giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào của nhà hàng. Khi ký hợp đồng với nhà cung cấp, bạn cũng cần đưa ra các chính sách giá, chiết khấu, quy định khi thay đổi rõ ràng để làm căn cứ nếu nhà cung cấp có ý định ăn chặn.
4.4 Kiểm tra tồn kho hàng ngày
Cách thức để giải bài toán “quản lý nguyên vật liệu” là kiểm tra hàng tồn kho mỗi ngày. Kiểm kê kho mỗi ngày giúp chủ quán biết được mức tồn kho đang ở mức nào, chủ động cho kế hoạch nhập hàng, tối ưu hóa chi phí cho các lần nhập nguyên vật liệu.
Thao tác kiểm tra hàng tồn kho hàng ngày vừa mang lại hiệu quả về tài chính và đảm bảo công việc kinh doanh được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ.
Với phương pháp quản lý nguyên vật liệu được chia sẻ trong bài viết này, hy vọng chủ quán có thể tìm ra cho mình phương pháp phù hợp cho nhà hàng của mình để công việc kinh doanh đạt hiệu quả và tối ưu chi phí.
Xem ngay: Hướng dẫn quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán cafe bằng phần mềm Sapo FnB
