Một doanh nghiệp có doanh thu cao nhưng không kiểm soát tốt dòng tiền vẫn có thể rơi vào khủng hoảng tài chính. Vậy quản lý dòng tiền là gì, làm sao để kiểm soát thu - chi hiệu quả, đảm bảo doanh nghiệp luôn có dòng tiền dương? Cùng tìm câu giải đáp thỏa đáng trong bài tổng hợp chia sẻ bên dưới từ Sapo.
1. Quản lý dòng tiền là gì?
Quản lý dòng tiền là quá trình theo dõi, phân tích và tối ưu dòng tiền vào (doanh thu từ bán hàng, đầu tư, thu hồi công nợ…), dòng tiền ra (chi phí vận hành, thanh toán lương, nhập hàng, trả nợ, thuế…) của doanh nghiệp nhằm đảm bảo hoạt động tài chính luôn ổn định. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì khả năng thanh toán, tránh tình trạng thiếu hụt vốn và hỗ trợ tăng trưởng bền vững.
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) hay các doanh nghiệp vẫn có thể gặp trục trặc về quản lý dòng tiền nếu biến động thị trường khiến doanh thu không ổn định, quản lý công nợ kém, chưa tối ưu chi phí vận hành…
Áp dụng mô hình quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả giúp doanh nghiệp:
- Duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, luôn có đủ tiền mặt để chi trả chi phí vận hành, tránh tình trạng “cháy túi” dù doanh thu vẫn về.
- Tối ưu lợi nhuận và tăng trưởng bền vững nhờ xoay vòng vốn nhanh, đầu tư vào các hoạt động sinh lời.
- Hạn chế rủi ro tài chính và nợ xấu nhờ kế hoạch thu – chi hợp lý, giảm nguy cơ mất khả năng thanh toán hoặc mắc nợ quá mức.
- Định hướng chiến lược tài chính dài hạn, biết cách dự báo dòng tiền giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn, từ đầu tư mở rộng đến tối ưu chi phí.
2. 5 nguyên tắc quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả
Linh hoạt áp dụng các quy tắc quản lý dòng tiền, sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính doanh nghiệp bền vững, làm nền tảng vững chắc để phát triển và mở rộng thị trường.
2.1. Kiểm soát dòng tiền ra, vào chặt chẽ
Dòng tiền doanh nghiệp được ví như “mạch máu” cơ thể, nếu không kiểm soát chặt chẽ, tình trạng mất cân đối tài chính có thể xảy ra, dẫn đến thiếu hụt tiền mặt, thậm chí mất khả năng thanh toán.
Với dòng tiền vào, doanh nghiệp nên:
- Theo dõi sát sao doanh thu và công nợ: Xác định rõ nguồn thu chính từ đâu (bán hàng, đầu tư, thu hồi công nợ…) và hạn chế tối đa tình trạng khách hàng nợ lâu bằng cách rút ngắn thời gian thanh toán.
- Dự báo dòng tiền ngắn hạn và dài hạn: Doanh nghiệp lập báo cáo dòng tiền hàng tuần/tháng/quý để có cái nhìn tổng thể kết hợp xác định các giai đoạn dòng tiền có nguy cơ thiếu hụt và chuẩn bị phương án dự phòng.
Với dòng tiền ra, doanh nghiệp nên:
- Tối ưu chi phí cố định và biến đổi: Thực hiện đánh giá các khoản chi phí không cần thiết để cắt giảm.
- Hạn chế nhập khẩu tồn kho quá nhiều: Tồn kho nhiều khiến chi phí tồn kho tăng cao. Doanh nghiệp nên đánh giá tình trạng ứ đọng hàng hóa hiện tại để tránh ảnh hưởng đến dòng tiền hay vốn lưu động.
- Đàm phán với nhà cung cấp: Doanh nghiệp có thể thương lượng với nhà cung cấp để linh hoạt thanh toán, giảm áp lực dòng tiền.
2.2. Dự báo dòng tiền để tránh rủi ro thiếu hụt
Để dòng tiền báo động, ở mức cạn kiệt mới phản ứng sẽ khiến doanh nghiệp bị động và ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh. Quản lý dòng tiền bạn cần đảm bảo dự báo tài chính sát với tình hình thực tế bằng cách lập báo cáo và theo dõi dòng tiền định kỳ.
Doanh nghiệp nên thực hiện công việc này định kỳ theo tuần/ tháng/ quý để nắm rõ tình hình biến động tài chính, phát hiện sớm các dấu hiệu mất cân đối và có chiến lược điều chỉnh kịp thời.
2.3. Tối ưu công nợ, hạn chế tình trạng khách nợ xấu
Nợ xấu kéo dài, khách hàng chậm thanh toán có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính. Nếu không có chiến lược quản lý công nợ hiệu quả, doanh nghiệp có thể bị thiếu vốn lưu động, ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh, giảm khả năng thanh toán, gây mất cân đối tài chính.
Để quản lý công nợ hiệu quả, hạn chế nợ xấu doanh nghiệp nên:
- Thiết lập chính sách thanh toán rõ ràng ngay từ đầu: Đưa ra điều khoản thanh toán cụ thể, thời hạn và mức phí phạt nếu khách hàng thanh toán trễ và có chính sách ưu đãi cho khách hàng thanh toán sớm để khuyến khích họ trả đúng hạn.
- Kiểm tra khả năng tài chính của đối tác trước khi hợp tác: Doanh nghiệp nên đánh giá lịch sử thanh toán và khả năng tài chính của khách hàng trước khi cấp tín dụng hoặc cho công nợ. Hoặc hạn chế rủi ro bằng cách yêu cầu đặt cọc hoặc chia nhỏ công nợ theo từng giai đoạn.
- Theo dõi công nợ thường xuyên, tránh để quá hạn: Kiểm tra danh sách công nợ định kỳ để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý công nợ như Sapo để tự động theo dõi số dư, lịch sử thanh toán và gửi thông báo nhắc nợ tự động, giúp hạn chế tình trạng quên hoặc chậm thanh toán.
2.4. Tận dụng công cụ hỗ trợ để quản lý dòng tiền chính xác hơn
Với các cửa hàng, doanh nghiệp cần xử lý khối lượng giao dịch đơn hàng lớn, việc quản lý thủ công bằng excel là điều không thể. Ứng dụng công cụ quản lý dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền vào, ra theo thời gian thực, tự động hóa quy trình quản lý tài chính và nhận các dự báo dòng tiền thông minh.
Dựa trên đánh giá nhu cầu và khả năng đầu tư, doanh nghiệp có thể linh động lựa chọn các phần mềm quản lý bán hàng như Sapo có thể tích hợp các phần mềm kế toán hoặc chỉ sử dụng phần mềm kế toán và quản lý tài chính riêng biệt.
Với Sapo, nhà bán hàng có thể:
- Ghi nhận mọi giao dịch bán hàng từ tất cả các kênh trên một nền tảng.
- Thu chi khách hàng, công nợ nhà cung cấp được lưu trữ chính xác trên nền tảng.
- Báo cáo tài chính trực quan, cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp dễ dàng đối soát khi cần.
- Tích hợp nhiều phương thức thanh toán và ngân hàng…
Ngoài ra, giải pháp Sapo Enterprise còn hỗ trợ doanh nghiệp lớn kết nối không giới hạn với các phần mềm kế toán chuyên biệt thứ 3, ERP, CRM, đáp ứng mọi nhu cầu vận hành linh hoạt.
2.5. Luôn có kế hoạch dự phòng tài chính
Những rủi ro bất ngờ như suy thoái kinh tế, biến động thị trường, khách hàng chậm thanh toán hay những phát sinh bất ngờ có thể là tác động lớn ảnh hưởng đến doanh nghiệp nếu không có một kế hoạch dự phòng tài chính bài bản. Kế hoạch dự phòng trong quản lý dòng tiền không chỉ giảm rủi ro mất cân đối tài chính mà còn giúp doanh nghiệp tận dụng tốt các cơ hội kinh doanh với các khoản đầu tư sinh lời.
Để xây dựng kế hoạch dự phòng tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần:
- Xác định mức quỹ phù hợp, tương đương bằng 2-3 năm chi phí vận hành với doanh nghiệp lớn để chống chọi khủng hoảng.
- Trích lập quỹ từ lợi nhuận doanh thu để bổ sung vào quỹ dự phòng
- Cân nhắc phương án gửi ngân hàng hay đầu tư trái phiếu uy tín để tạo lợi nhuận thụ động.
3. Cách quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp SME và doanh nghiệp lớn
Quản lý dòng tiền không chỉ đơn giản là theo dõi thu - chi mà còn cần có chiến lược rõ ràng để duy trì sự ổn định tài chính. Dưới đây là các phương pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt và tối ưu nguồn vốn.
3.1. Tối ưu chu kỳ thanh toán và dòng tiền thu vào
Duy trì dòng tiền ổn định là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Nếu doanh thu không kịp quay vòng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc chi trả các khoản phí vận hành và đầu tư phát triển. Việc tối ưu chu kỳ thanh toán và dòng tiền thu vào giúp doanh nghiệp có nguồn vốn dồi dào, giảm áp lực tài chính.
Cách tối ưu chu kỳ thanh toán và dòng tiền vào:
- Rút ngắn thời gian thanh toán của khách hàng: Quy định rõ ràng điều khoản thanh toán ngay từ đầu, hạn chế tình trạng chậm trễ. Doanh nghiệp cũng có thể đề xuất ưu đãi cho khách hàng thanh toán sớm như chiết khấu 1-2% khi thanh toán trước hạn.
- Cung cấp nhiều hình thức thanh toán linh hoạt: Nên linh động thanh toán qua nhiều phương thức như chuyển khoản, QR, ví điện tử, thẻ tín dụng, tiền mặt hay trả góp.
- Theo dõi công nợ chặt chẽ và đàm phán kéo dài hạn thanh toán: Nếu doanh nghiệp thường xuyên bán hàng theo công nợ, cần có quy trình kiểm soát rõ ràng để tránh nợ xấu. Kết hợp đàm phán với nhà cung cấp để có điều khoản thanh toán linh hoạt hơn, tối ưu dòng tiền kinh doanh.
3.2. Giảm thiểu chi phí không cần thiết, tối ưu dòng tiền ra
Dòng tiền ra không được kiểm soát chặt chẽ có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng cạn vốn, dẫn đến khó khăn trong vận hành. Việc cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết và tối ưu ngân sách sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng dòng tiền hiệu quả hơn, từ đó tăng lợi nhuận và khả năng phát triển bền vững.
Cách giảm chi phí và tối ưu dòng tiền ra:
- Cắt giảm các khoản chi không cần thiết: Nên kiểm tra định kỳ các khoản chi phí để loại bỏ những mục không quan trọng ví dụ như in ấn, vật dụng…
- Tối ưu chi phí vận hành: Bằng việc tận dụng công nghệ và phần mềm tự động hóa để giảm thiểu nhân sự và thời gian xử lý thủ công.
- Đàm phán kéo dài thời gian thanh toán với nhà cung cấp: Giúp doanh nghiệp có thêm thời gian xoay vòng vốn, ưu đãi giá khi mua/ nhập hàng số lượng lớn.
3.3. Quản lý hàng tồn kho hợp lý để tránh “chôn vốn”
Hàng tồn kho là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến dòng tiền doanh nghiệp. Nếu nhập hàng quá nhiều, doanh nghiệp sẽ bị “chôn vốn” vào hàng hóa không bán được, gây áp lực do chi phí tồn kho lớn. Ngược lại, nếu tồn kho quá ít, có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh do thiếu hàng. Việc quản lý hàng tồn kho hợp lý giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định và tối ưu chi phí vận hành.
Để quản lý hàng tồn kho hợp lý, doanh nghiệp nên:
- Xây dựng chính sách nhập hàng hợp lý: Nên phân loại sản phẩm theo mức độ tiêu thụ để có kế hoạch nhập hàng phù hợp. Phần mềm quản lý bán hàng Sapo với thống kê sản phẩm bán chạy và cảnh báo tồn kho dưới mức cho phép sẽ giúp bạn chủ động tối ưu khâu nhập hàng này.
- Kiểm soát tồn kho định kỳ, xử lý hàng chậm luân chuyển: Doanh nghiệp nên thực hiện kiểm kho thường xuyên để phát hiện hàng chậm luân chuyển, hết hạn hoặc hư hỏng, kết hợp với các kênh phân phối như đại lý, bán sỉ để tiêu thụ hàng tồn nhanh hơn.
3.4. Tận dụng đòn bẩy tài chính một cách an toàn
Đòn bẩy tài chính là công cụ giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô, tăng trưởng nhanh mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào vốn tự có. Tuy nhiên, nếu sử dụng không hợp lý, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro nợ xấu, mất cân đối dòng tiền. Vì vậy, việc tận dụng đòn bẩy tài chính một cách an toàn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
- Xác định nhu cầu vay và lựa chọn hình thức phù hợp: Doanh nghiệp có thể vay vốn trường hợp muốn bổ sung vốn lưu động, mở rộng kinh doanh hay đầu tư tài sản cố định với các hình thức vay phù hợp ngắn hạn hay dài hạn.
- Cân đối tỷ lệ vốn vay và vốn tự có: Tỷ lệ vốn vay an toàn cho các doanh nghiệp thường ở ngưỡng 50% với doanh nghiệp SME.
- Lựa chọn đối tác uy tín và lãi suất hợp lý: Một số ngân hàng như VPBank, Techcombank và TPBank đều có những gói vay phù hợp từng nhu cầu doanh nghiệp. Đây cũng là các đối tác Sapo Money đang hợp tác để hỗ trợ vốn kinh doanh cho khách hàng.
3.5. Định kỳ đánh giá và tối ưu kế hoạch tài chính
Thực tế, thị trường và tình hình kinh doanh luôn thay đổi, nếu không tối ưu kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro mất cân đối dòng tiền, gia tăng chi phí không cần thiết hoặc bỏ lỡ cơ hội đầu tư. Doanh nghiệp có thể tối ưu kế hoạch tài chính kinh doanh bằng việc:
- Thiết lập chu kỳ đánh giá hợp lý: Tùy tình hình vận hành thực tế, doanh nghiệp có thể thực hiện các báo cáo tài chính định kỳ theo tuần, tháng hay quý. Phần mềm bán hàng như Sapo còn giúp nhà bán hàng theo dõi biến động dòng tiền theo thời gian thực với dữ liệu trực quan dạng biểu đồ.
- Phân tích hiệu suất dòng tiền và tối ưu ngân sách: Dựa vào phân tích thực tế, doanh nghiệp có thể cắt giảm hoặc tối ưu để tăng lợi nhuận; kiểm tra các khoản đầu tư để tránh rót vốn vào các dự án không có lợi nhuận.
- Điều chỉnh kế hoạch tài chính nếu cần: Nếu dòng tiền âm kéo dài, nên xem xét cắt giảm chi phí cố định, thương lượng lại hợp đồng với nhà cung cấp. Nếu doanh thu tăng trưởng tốt có thể mở rộng kinh doanh, đầu tư thêm vào sản phẩm/ marketing cũng như duy trì một khoản quỹ dự phòng để đảm bảo tài chính doanh nghiệp an toàn.
4. Bí kíp giữ dòng tiền luôn ổn định - Cẩm nang cho mọi doanh nghiệp
Dòng tiền ổn định là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trơn tru, tránh rủi ro tài chính và tạo tiền đề cho tăng trưởng. Dưới đây là những chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, từ tối ưu chi phí, gia tăng doanh thu đến xây dựng quỹ dự phòng.
- Cắt giảm chi phí không ảnh hưởng đến vận hành: Chi phí vận hành là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền doanh nghiệp. Tuy nhiên, cắt giảm chi phí không có nghĩa là cắt giảm chất lượng hoặc ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có thể thực hiện giảm chi phí vận hành bằng tối ưu chi phí cố định (thuê văn phòng, kho bãi, điện nước…), cải thiện hiệu suất lao động, đàm phán giảm giá, kéo dài thời gian thanh toán với nhà cung cấp.
- Áp dụng nhiều cách tăng doanh thu: Phụ thuộc vào tình hình kinh doanh thực tế, doanh nghiệp hãy đẩy mạnh bán hàng hợp kênh, cải thiện trải nghiệm khách hàng, áp dụng các chương trình khuyến mãi thông minh, upsell với các chương trình bán chéo, combo…
- Có quỹ dự phòng khẩn cấp: Duy trì nguồn quỹ dự phòng linh hoạt ít nhất khoảng 3-6 tháng với doanh nghiệp nhỏ hoặc 2-3 năm với doanh nghiệp lớn. Quỹ này cần được bổ sung đều từ % doanh thu và lợi nhuận mỗi tháng.
Quản lý dòng tiền chính xác, chặt chẽ là cơ sở để doanh nghiệp phát triển và mở rộng kinh doanh hiệu quả. Liên hệ Sapo Enterprise để nhận tư vấn từ các chuyên gia tài chính uy tín, tối ưu hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp.
