Quản lý bán hàng bằng excel là phần không thể thiếu trong các shop, cửa tiệm nhất là khi số lượng hàng hóa nhập - xuất và tồn kho lớn. Nhưng làm thế nào để quản lý hàng hóa trên excel tốt cho người vừa bắt đầu kinh doanh? Hãy tham khảo một số kinh nghiệm dưới đây của Blog Sapo nhé.
1. Lợi ích của việc quản lý bán hàng bằng excel thông minh
Quản lý bán hàng bằng excel là bước tối giản hóa các thao tác máy móc trong quản lý hàng hóa. Từ khi ra đời excel luôn chứng tỏ mình là một trong các công cụ tiên tiến để giúp các chủ cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ không mất nhiều thời gian, công sức trong việc ghi chép sổ sách như trước đây.
Quản lý bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn – xuất và nhập kho, mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel.
Cách quản lý bằng excel cho người mới bắt đầu
Tương tự như vậy, file excel quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kì lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng file excel quản lý bán hàng.
Quản lý bán hàng bằng excel giúp điều chỉnh hàng và chống thất thoát trong kinh doanh khi đảm bảo tính chính xác rất cao lên đến trên 70%.
2. Để quản lý bán hàng bằng excel đơn giản bạn nhất định phải có những gì?
2.1. Kiến thức cơ bản về excel
Một số hàm cơ bản hay được sử dụng trong quản lý hàng nhập xuất tồn kho bạn nên biết như hàm tổng (SUM), hàm điều kiện (If), hàm tìm kiếm (Lookup),… Hãy tự trau dồi vốn kiến thức về excel bằng cách tham gia các khóa học cơ bản hoặc học trên các trang công cụ hỗ như Youtube, support.office.com,…
2.2. Bộ ứng dụng Office Micrsoft và máy tính
Cả máy tính và bộ Office Microsoft chỉ cần chạy tốt và sử dụng phiên bản 2007 trở lên bạn đã có sẵn sàng mọi thứ trong tay để bắt đầu thực hành quản lý hàng hóa của cửa hàng mình bằng file excel.
3. Thực hành quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả
Bắt tay và thực hành cách quản lý bằng excel ngay nếu bạn đã chuẩn bị xong nhé!
3.1. Quản lý danh mục hàng hóa (các sheet)
Trước hết cần có danh mục hàng hóa, xây dựng danh mục hàng hóa nhằm mục đích đồng bộ các dữ liệu khi được tìm kiếm hoặc khi báo cáo, thống nhất quy tắc gọi và gõ cho một mặt hàng tránh việc phải gõ đi gõ lại, hạn chế thấp nhất sự nhầm lẫn trước một bảng dài các con số khó kiểm soát như “ma trận” trong excel.
Các tiêu đề cơ bản cần có trong danh mục như STT > Mã hàng > Tên sản phẩm > Đơn vị > Số lượng tại thời điểm nhập > Giá trị của sản phẩm.
Để quản lý bán hàng bằng excel cũng như xác định số lượng hàng từ khi kiểm đến khi bắt đầu lập liệu bạn có thể làm theo 2 cách. Các thứ nhất là làm phiếu nhập hoặc mã phiếu để kiểm đếm. Còn cách khác là tạo danh mục bình thường để có được con số đầu kỳ rành mạch khi lên báo cáo vào mục tồn kho lúc nhập liệu.
Cách đặt tên vùng trong quản lý bằng excel như sau:
Chọn cột Mã hàng > Nhấn tổ hợp phím Cltrl + F3 > Chọn NEW> đặt tên Mã hàng > Nhấn OK
Ví dụ minh họa
3.2. Quản lý hàng hóa Xuất – Nhập- Tồn trong excel
Trong quản lý bán hàng bằng excel không thể thiếu mục này dùng để báo cáo kiểm kê hàng hóa vào mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Các thao tác thực hiện vô cùng đơn giản:
- Cột Mã hàng: Chuyển công thức từ bên cột Danh mục sang
- Cột Tên hàng: Dùng hàm Vlookup
- Phần Nhập kho: Dùng hàm điều kiện Sumif với mã hàng – sumif của mã trong tồn kho
- Phần Xuất kho: Dùng hàm Sumif
- Phần Tồn kho: Dùng phép tính +/-
Trên đây là một số cách quản lý bằng excel cho người mới kinh doanh. Excel là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý hàng hóa của các chủ tiệm, tuy nhiên vẫn có một số hạn chế nhất định. Vì thế đã có các app quản lý bán hàng miễn phí ra đời.
Tại sao phải sử dụng app quản lý? Bởi excel được xem là hiệu quả nhưng vẫn có những nhược điểm và điều quan trọng là rất dễ nhầm lẫn số liệu nếu không sử dụng hàm rành rọt, và đương nhiên là bạn sẽ tốn nhiều thời gian để nhập số liệu hơn. Trong khi đó phần mềm quản lý bán hàng sẽ khắc phục được tất cả những khuyết điểm của excel.
Ứng dụng quản lý bán hàng Sapo rất dễ sử dụng không chỉ giúp bạn quản lý hàng hóa, xuất - nhập - tồn kho mà còn là công cụ giúp tính tiền nhanh chóng, quản lý chính xác, xem báo cáo bán hàng, lãi lỗ mà không cần biết các hàm tính như excel.
Tải ngay app Sapo miễn phí tại đây để trải nghiệm nhé: [the_ad id="11"]
Quản lý bán hàng bằng excel là một phương pháp miễn phí và vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, nếu bạn muốn quản lý bán hàng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn thì đừng bỏ qua app quản lý bán hàng miễn phí nhé, công cụ này vừa giúp bạn tiết kiệm chi phí vừa mang tới hiệu quả quản lý nhanh chóng và dễ dàng
