Phiếu xuất kho là loại chứng từ vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh và quản lý kho. Trong bài viết này, Sapo.vn sẽ chia sẻ với bạn về những yếu tố liên quan đến phiếu xuất kho và quy chuẩn ghi phiếu xuất kho mới nhất theo quy định.
1. Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là loại biểu mẫu được dùng để ghi nhận các hoạt động xuất kho của từng loại công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, vật tư sản xuất, sản phẩm, hàng hóa,...từ kho hàng của doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước.
Vai trò của phiếu xuất kho là dùng để theo dõi số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, từ đó làm căn cứ để có thể hạch toán được chi phí sản xuất hay tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Các mẫu phiếu xuất kho thường được doanh nghiệp sử dụng để theo dõi và quản lý biến động hàng hóa trong kho, từ đó điều chỉnh và kiểm soát một cách hợp lý.
Phiếu xuất kho cũng được xem là căn cứ để đánh giá tình hình kinh doanh, mua bán hay trao đổi hàng hóa của các đơn vị. Việc lập mẫu Phiếu xuất kho rất cần được đảm bảo tính hợp lệ, chính xác cũng như tại thuận lợi tối đa để bộ phận kế toán đối chiếu các loại chứng từ.
Phiếu xuất kho sẽ do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập. Khi lập phiếu xong, người lập phiếu cùng kế toán trưởng sẽ ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt, giao cho người lập phiếu xuống kho nhận hàng.
2. Mẫu phiếu xuất kho
- Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200
- Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133
Cách ghi phiếu xuất kho như sau:
- Góc bên trái của Phiếu xuất kho cần ghi rõ tên của đơn vị hoặc đóng dấu đơn vị, bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng mục đích sử dụng.
- Phiếu xuất kho cần ghi rõ: Họ tên người nhận, tên, đơn vị; Số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất.
- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu.
- Cột 3,4: Kế toán ghi đơn giá (tùy quy định hạch toán của doanh nghiệp), tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Cột 4 = Cột 2 x Cột 3)
- Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.
- Dòng Tổng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy vào tổ chức quản lý cũng như quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên. Sau khi phiếu lập xong, người lập phiếu và kế toán trưởng sẽ ký và chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt, giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để có thể nhận hàng. Sau khi hàng hóa được xuất, thủ kho sẽ ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ngày, tháng, năm xuất và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất.
Khi này Liên 1 sẽ được lưu ở bộ phận lập phiếu, Liên 2 được thủ khi giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán. Liên 3 sẽ được người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để có thể theo dõi ở bộ phận sử dụng.
3. Những nội dung cần phải có trên Phiếu xuất kho
Là loại chứng từ quan trọng, phiếu xuất kho cần bao gồm đầy đủ các nội dung sau:
- Có tên đơn vị và bộ phận xuất kho
- Họ và tên người nhận, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu, lý do xuất kho
- Tên nhãn hiệu cùng quy cách sản phẩm, đơn vị tính của sản phẩm
- Số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho cùng đơn giá (nếu có)
Phiếu xuất kho sẽ có 3 liên, trên phiếu cũng cần có chữ ký của các bộ phận khác liên quan như giám đốc, người nhận, thủ kho cũng như người lập phiếu.
4. Quy trình xuất kho
4.1 Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng
- Bước 1: Bộ phận kinh doanh hoặc các đơn vị phụ trách sẽ gửi yêu cầu xuất hàng cho kế toán kèm đơn hàng
- Bước 2: Kế toán sẽ kiểm tra lượng tồn kho, nếu đủ sẽ tiến hành xuất kho, nếu không thì cần phản hồi cho bộ phận gửi yêu cầu
- Bước 3: Kế toán lấy thông tin trên đơn hàng để làm cơ sở lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để thực hiện hoạt động xuất hàng. Phiếu xuất kho thường được in thành nhiều liên để bộ phận liên quan lưu trữ như kế toán, thủ kho, vận chuyển tiếp nhận hàng.
- Bước 4: Khi thủ kho đã có đủ các thông tin cần thiết thì chuẩn bị hàng hóa đem đi xuất và trên phiếu cần phải có đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận như kế toán, thủ kho, vận chuyển hàng hóa.
- Bước 5: Thủ kho cùng kế toán sẽ phối hợp với nhau để cập nhật các thông tin, thủ kho sẽ ghi lại thẻ kho và kế toán ghi nhật ký xuất kho.
4.2 Quy trình xuất kho sản xuất
- Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu gửi yêu cầu cho ban giám đốc hoặc phòng kế hoạch sản xuất
- Bước 2: Các bộ phận có thẩm quyền sẽ nhận yêu cầu và phê duyệt
- Bước 3: Kế toán nhận yêu cầu và kiểm tra lại hàng trong kho, nếu đủ nguyên vật liệu sẽ cho xuất kho, nếu không thì phản hồi lại cho các bộ phận yêu cầu
- Bước 4: Thủ kho sẽ thực hiện xuất kho theo yêu cầu và ký nhận
- Bước 5: Thủ kho và kế toán sẽ cùng phối hợp để cập nhật các thông tin về hàng hóa tồn kho
4.3 Quy trình xuất kho hàng hóa để lắp ráp
- Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp sẽ gửi yêu cầu đến ban giám đốc hoặc bộ phận có quyền hạn giải quyết xuất kho
- Bước 2: Ban giám đốc hoặc bộ phận phụ trách tiếp nhận và phê duyệt yêu cầu
- Bước 3: Kế toán tiếp nhận yêu cầu xuất lắp ráp, lập phiếu xuất và chuyển đến thủ kho
- Bước 4: Thủ kho thực hiện xuất hàng hóa theo yêu cầu đã phê duyệt
- Bước 5: Bộ phận có nhu cầu nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và tiến hành lắp ráp
- Bước 6: Kế toán, thủ kho sẽ phối hợp với nhau để cập nhật thông tin
- Bước 7: Bộ phận lắp ráp sau khi hoàn thiện sản phẩm sẽ chuyển về kho theo quy trình xuất kho
4.4 Quy trình xuất để chuyển kho
- Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi yêu cầu cho ban giám đốc, nêu rõ địa điểm đi và đến của hàng hóa, mức độ cần thiết cũng như mục đích chuyển kho
- Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền cần xem xét và phê duyệt, nếu từ chối thì sẽ kết thúc quy trình còn nếu đồng ý thì sẽ đưa yêu cầu cho kế toán
- Bước 3: Kế toán thống nhất với kho mới về chính sách, số lượng hàng chuyển cũng như thời gian chuyển và lập phiếu kho
- Bước 4: Các hàng hóa sau khi được kiểm tra kỹ và biên bản có đủ chữ ký vào biên nhận sẽ có thể tiến hành xuất kho và nhập kho mới
- Bước 5: Kế toán tiếp nhận thông tin
Đối với các cửa hàng bán lẻ, các báo cáo xuất nhập tồn trên phần mềm quản lý kho là yếu tố quan trọng để theo dõi chi tiết tình hình xuất nhập kho: Tồn đầu kỳ, cuối kỳ, lượng luân chuyển trong kỳ,...từ đó giúp bạn có thể đưa ra được những định hướng chính xác và hiệu quả về kho hàng.
Theo đó, chủ kinh doanh có thể dễ dàng lọc theo các tiêu chí để theo dõi chi tiết về sản phẩm, thời điểm mà mình muốn xem: thời gian, chi nhánh, loại sản phẩm,...
Báo cáo xuất nhập tồn trên phần mềm sẽ giúp bạn nắm được số lượng sản phẩm xuất ra khỏi kho, trả nhà cung cấp, chuyển hàng cho kho khác, lượng sản phẩm giảm sau khi kiểm hàng cũng như tồn kho đầu, cuối kỳ.
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà bạn cần nắm vững về phiếu xuất kho, cách lập phiếu xuất kho và quy trình xuất kho chi tiết, đầy đủ nhất mà Sapo muốn chia sẻ với bạn.
Xem thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho các cửa hàng bán lẻ
[the_ad id="37"]
