Trong môi trường cạnh tranh kinh doanh khốc liệt, khâu bán hàng không chỉ đòi hỏi sự chính xác mà còn yêu cầu cao về tốc độ xử lý giao dịch, thanh toán. Các phần mềm thu ngân không chỉ giúp bạn quản lý giao dịch hiệu quả mà còn giúp tối ưu quy trình bán hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn Top 5+ phần mềm thu ngân bán hàng hàng đầu, hỗ trợ công việc kinh doanh trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết.
1. Phần mềm thu ngân là gì?
Phần mềm thu ngân là công cụ hỗ trợ thanh toán nhanh chóng, giúp thanh toán tự động, in hóa đơn cho khách. Phần mềm sẽ kết nối được với máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền… giúp cho việc thanh toán tại quầy POS chuyên nghiệp hơn, tránh các sai sót không đáng có.
Bán hàng chuyên nghiệp cần phải có 1 phần mềm thu ngân
Đặc biệt, một phần mềm thu ngân tốt ngoài chức năng thanh toán, còn có thể quản lý bán hàng hiệu quả. Bạn có thể quản lý hàng hóa, kho hàng, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, doanh thu, giúp bạn kiểm soát được tình hình kinh doanh tại cửa hàng.
2. Tại sao nên dùng phần mềm thu ngân?
Hiện nay, phần mềm thu ngân bán hàng đang được nhiều cửa hàng tạp hóa, siêu thị, nhà hàng, quán cafe sử dụng. Sử dụng công nghệ hiện đại không chỉ giúp cho quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, chính xác mà còn đem đến những trải nghiệm ấn tượng khi khách đến mua hàng.
Những lợi ích thiết thực mà phần mềm quản lý thu ngân đem lại cho nhà bán hàng là:
Khách hàng không phải chờ lâu khi cửa hàng thanh toán tự động
- Thu ngân tự động, tránh sai sót: Nhân viên bán hàng không cần nhớ giá từng sản phẩm hay tính nhẩm, dùng máy tính thủ công, phần mềm thu ngân tự động quét mã vạch và tính toán chính xác số tiền khách hàng cần trả. Các thông tin thu ngân về lịch sử bán hàng và hoạt động của từng nhân viên cũng được lưu trữ trên hệ thống, giúp kiểm tra khi có vấn đề phát sinh về đơn hàng.
- Giảm thời gian chờ thanh toán: Thanh toán nhanh chóng chỉ trong 10 giây, giảm tải cho nhân viên và giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng trong giờ cao điểm.
- Tính hóa đơn linh động khi có chương trình khuyến mại: Phần mềm tự động áp dụng các khuyến mại, chiết khấu và có thể quản lý chương trình tri ân cho khách hàng thân thiết.
- Đa dạng hình thức thanh toán: Ngoài phương thức thanh toán truyền thống là tiền mặt, phần mềm thu ngân hỗ trợ linh hoạt các phương thức thanh toán hiện đại như quẹt thẻ, chuyển khoản, đổi điểm, thanh toán bằng mã QR… đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
- Xem doanh thu cửa hàng: Doanh thu, lãi lỗ của nhà hàng, quán cafe, cửa hàng, siêu thị… sẽ được tự động cập nhật, thay vì phải tính toán thủ công hay dùng sổ sách, excel ghi chép. Bạn có thể dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh của cửa hàng để có những chiến lược bán hàng phù hợp. Đặc biệt, chỉ cần 1 chiếc smartphone cài phần mềm thu ngân trên điện thoại, bạn có thể theo dõi doanh thu, lãi lỗ hay tình hình kinh doanh của cửa hàng mọi lúc mọi nơi.
Xem thêm: Top 3 phần mềm quản lý doanh thu tốt nhất hiện nay
3. Top 5+ phần mềm thu ngân chính xác và dễ sử dụng bạn không nên bỏ qua
Hiện nay có rất nhiều phần mềm thu ngân trên thị trường để bạn lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu, chi phí đầu tư của cửa hàng mà bạn có thể cân nhắc lựa chọn phần mềm thu ngân bán hàng phù hợp.
3.1. Phần mềm thu ngân Sapo
Sapo là 1 trong những phần mềm thu ngân tốt nhất hiện nay vì ngoài chức năng thu ngân, phần mềm còn có đầy đủ các tính năng phục vụ cho việc quản lý bán hàng tại cửa hàng và bán online.
Phần mềm thu ngân Sapo có đầy đủ tính năng giúp bán hàng tại quầy POS nhanh chóng. Đây là sự lựa chọn tối ưu nhất dành cho các cửa hàng bán lẻ, phù hợp với các ngành hàng như: tạp hóa, siêu thị mini, cửa hàng thời trang, thực phẩm, mỹ phẩm, đồ chơi, điện máy, mẹ và bé…
Những tính năng nổi bật:
- Giao diện thân thiện dễ sử dụng
Giao diện dành cho thu ngân tại quầy POS được thiết kế tối ưu trải nghiệm người dùng. Màn hình bán hàng tại quầy trên máy bán hàng Sapo bao gồm các tính năng như: tạo cùng lúc nhiều đơn hàng, thêm thông tin khách hàng, chọn hình thức thanh toán, giảm giá khuyến mại, in nhanh hóa đơn…
Giao diện đơn giản của phần mềm thu ngân Sapo
Tất cả mọi thao tác bán hàng đều được thực hiện trên cùng 1 màn hình. Các tính năng trên màn hình bán hàng tại quầy được thiết kế đơn giản, dù là người mới cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng dễ dàng. Nhờ đó chủ cửa hàng hay nhân viên thu ngân có thể tháo tác nhanh chóng, tăng hiệu suất bán hàng.
- Thanh toán tại quầy đơn giản chỉ trong 4 bước
Khách hàng không phải xếp hàng hay chờ đợi thanh toán tại quầy khi có sự hỗ trợ của phần mềm thu ngân trên máy tính hay máy POS bán hàng. Cách sử dụng phần mềm thu ngân tại quầy rất đơn giản, chỉ trong 4 bước:
4 bước thu ngân đơn giản trên Sapo
- Bước 1: Dùng máy quét mã vạch để thêm sản phẩm vào đơn
- Bước 2: Chỉnh sửa số lượng sản phẩm tương ứng
- Bước 3: Thêm thông tin khách mua hàng
- Bước 4: Nhập số tiền khách đưa, nhấp Thanh toán, sau đó in hóa đơn cho khách.
Hơn thế nữa, phần mềm còn có thể xử lý cùng lúc nhiều đơn hàng, in hàng trăm hóa đơn liên tục chỉ với 1 thao tác, để đẩy nhanh tốc độ bán hàng. Mọi thao tác bán hàng, trả lại tiền thừa đều được phần mềm thu ngân tự động tính chính xác, giúp hạn chế tối đa sai sót và thất thoát.
Khi cửa hàng có chương trình khuyến mại, chỉ cần nhập chiết khấu theo giá tiền hay %, tổng hóa đơn sẽ được tự động trừ mà không ảnh hưởng đến giá vốn hay giá nhập được thiết lập sẵn ban đầu của sản phẩm.
- Hoạt động bình thường khi mất mạng
Khi kết nối Internet bị gián đoạn, phần mềm thu ngân Sapo tự động chuyển về chế độ offline. Bạn vẫn có thể bán hàng bình thường. Khi đó, mọi thông tin giao dịch sẽ được lưu lại và đồng bộ lên phần mềm khi có kết nối mạng trở lại.
Khi mất kết nối Internet, giao diện bán hàng có thêm nút Đặt hàng để tạo đơn ở trang thái đặt hàng (chưa ghi nhận xuất kho và doanh thu).
Màn hình bán hàng khi mất mạng
Các tính năng trên phần mềm thu ngân Sapo có thể sử dụng bình thường khi mất kết nối Internet:
- Thêm mới khách hàng bình thường
- Thay đổi chính sách giá, thuế
- Thay đổi nhân viên thao tác đơn hàng
- Tách dòng hàng hóa
- Nhập tiền và chiết khấu đơn hàng
- Sửa thời gian bán hàng
- In hóa đơn bán hàng
Khi có kết nối Internet trở lại, đơn hàng & dòng tiền trong sổ quỹ sẽ được tự động đồng bộ lên phần mềm.
- Kết nối các thiết bị phần cứng tại cửa hàng
Phần mềm pos tích hợp cân điện tử giúp quản lý các mặt hàng thực phẩm như thịt cá, rau củ, hoa quả, hải sản… Sau khi cân sản phẩm, mọi thông tin về khối lượng, giá cả sẽ được in thành tem mã vạch để dán lên sản phẩm, giúp cho việc quét mã khi thanh toán nhanh chóng hơn.
Các thiết bị khác tại quầy thu ngân như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, máy in mã vạch, ngăn kéo đựng tiền đều được kết nối với phần mềm, giúp cho việc thanh toán trở nên thuận tiện, đơn giản và chuyên nghiệp hơn.
- Kiểm tra tồn kho nhanh chóng
Chỉ cần gõ tên sản phẩm trên phần mềm là bạn đã có thể biết ngay sản phẩm đó còn hay hết, số lượng còn bao nhiêu để trả lời khách. Đồng thời Sapo có thể quản lý tồn kho theo từng thuộc tính sản phẩm như màu sắc, size số, mẫu mã… hay các đơn vị quy đổi như lon, lốc, thùng…
Các tính năng quản lý không giới hạn khác:
Ngoài các tính năng liên quan đến thu ngân, phần mềm Sapo còn có đầy đủ tính năng của một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất như:
- Quản lý tồn kho
Hàng ngàn sản phẩm trong cửa hàng được quản lý chính xác theo mã vạch hay mã SKU. Mỗi khi có giao dịch nhập/ xuất hàng, số lượng sản phẩm tương ứng trên phần mềm thu ngân sẽ được tự động cộng/ trừ tức thì, giúp bạn quản lý chính xác tồn kho. Phần mềm thu ngân cũng có thông báo khi hàng sắp hết hoặc tồn quá lâu để bạn có kế hoạch nhập hàng mới, xả hàng tồn kịp thời.
Quản lý tồn kho hiệu quả
Xem thêm: SKU là gì? Cách đặt mã SKU giúp quản lý hàng hóa hiệu quả
Quản lý đơn hàng
Mỗi đơn hàng sẽ lưu trữ thông tin về sản phẩm, số lượng khách mua, số tiền tương ứng, địa chỉ của khách hàng. Quy trình xử lý đơn hàng trên Sapo có thể tùy biến để phù hợp với nhu cầu sử dụng của các cửa hàng lớn, nhỏ khác nhau.
Quy trình xử lý đơn hàng khép kín trên Sapo
Quản lý khách hàng
Mọi thông tin khách hàng như họ tên, số điện thoại, địa chỉ và lịch sử mua hàng đều được lưu trữ trên phần mềm. Bạn có thể phân nhóm khách hàng như khách lẻ, khách buôn, khách vip để áp dụng các chính sách giá, khuyến mại, ưu đãi phù hợp.
Quản lý khách hàng chi tiết trên phần mềm thu ngân
- Quản lý nhà cung cấp
Mọi thông tin về nhà cung cấp cũng như lịch sử nhập hàng đều được quản lý trên Sapo. Sau khi nhập hàng vào phần mềm, bạn cần tạo hóa đơn để theo dõi công nợ nhà cung cấp và trạng thái thanh toán đơn nhập hàng.
- Quản lý nhân viên
Sapo cho phép phân quyền nhân viên theo nhân viên kho, nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán, quản lý cửa hàng... Mọi hoạt động của nhân viên đều được ghi nhận trên phần mềm thu ngân giúp bạn theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên đó, tránh những gian lận không đáng có.
- Quản lý doanh thu, lãi lỗ
Với hệ thống hơn 100 báo cáo được thể hiện dưới dạng biểu đồ trực quan, sinh động, bạn chỉ cần vào phần mềm là có thể xem được báo cáo doanh thu, lãi lỗ tức thì của cửa hàng.
Xem báo cáo doanh thu tức thì mọi lúc mọi nơi trên Sapo
Xem thêm: 6 loại báo cáo kinh doanh cần phải có trong cửa hàng bán lẻ
- Hỗ trợ bán hàng Online
Cập nhật xu hướng tiêu dùng hiện đại, rất nhiều cửa hàng muốn phát triển thêm kênh bán hàng Online. Một phần mềm thu ngân tốt nhất, không chỉ đáp ứng tốt việc quản lý & bán hàng tại cửa hàng, mà còn hỗ trợ bán hàng online trên Facebook hiệu quả.
- Tích hợp đối tác vận chuyển uy tín
Khách hàng hoàn toàn có thể truy cập Fanpage hay gọi đến số Hotline của cửa hàng để đặt hàng và được ship hàng tận nơi. Tính năng vận chuyển trên phần mềm thu ngân Sapo giúp khách hàng của bạn có thêm một phương thức mua hàng tiện lợi.
3.2. Phần mềm Vietbill
Vietbill được đánh giá là một trong những phần mềm tính tiền chuyên nghiệp, phù hợp với đa dạng loại hình kinh doanh từ cafe, nhà hàng, quán ăn, khách sạn, shop mini, tạp hóa…
Tính năng nổi bật:
- Quản lý bán hàng: Cho phép quản lý toàn bộ quá trình bán hàng từ việc tạo đơn hàng đến in hóa đơn, giúp theo dõi tình trạng đơn hàng và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả.
- In hóa đơn chuyên nghiệp: Phần mềm hỗ trợ in hóa đơn nhanh với nhiều mẫu hóa đơn khác nhau, phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh.
- Tích hợp đa dạng hình thức thanh toán: Phần mềm hỗ trợ thanh toán qua nhiều phương thức khác nhau như tiền mặt, thẻ ngân hàng, hoặc chuyển khoản, đáp ứng nhu cầu thanh toán đa dạng của khách hàng.
- Báo cáo thu chi chi tiết: Cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu và chi phí, giúp bạn dễ dàng kiểm soát tài chính của cửa hàng. Các báo cáo này có thể được tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cửa hàng.
- Quản lý kho: Phần mềm giúp theo dõi số lượng hàng tồn kho, cập nhật thông tin kho hàng theo thời gian thực, giúp bạn nắm rõ tình hình kho hàng và đưa ra các quyết định nhập hàng chính xác.
- Quản lý nhân viên: Hỗ trợ phân quyền và quản lý hiệu quả hoạt động của nhân viên, giúp chủ shop dễ dàng kiểm tra hiệu suất làm việc của từng nhân viên qua các báo cáo.
Giá: Miễn phí dùng thử 30 ngày. Các gói trả phí gồm:
- 6 tháng: 700.000đ
- 1 năm: 1.000.000đ
- 3 năm: 3.000.000đ
- Vĩnh viễn: 4.000.000đ
3.3. Phần mềm thu ngân DanTriSoft
DanTriSoft là phần mềm quản lý bán hàng được phát triển trên cả nền tảng online và offline, giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn được giải pháp phù hợp.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý bán hàng: Hỗ trợ quản lý toàn bộ quá trình bán hàng từ tạo đơn hàng, in hóa đơn đến ghi nhận giao dịch, chủ shop dễ dàng theo dõi doanh thu và tình trạng đơn hàng trong thời gian thực.
- In hóa đơn miễn phí: Phần mềm cung cấp tính năng in hóa đơn miễn phí với các mẫu hóa đơn đa dạng và tùy chỉnh được.
- Báo cáo kinh doanh: Cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, lãi lỗ và tình hình kinh doanh, giúp bạn dễ dàng nắm bắt hiệu suất của cửa hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.
- Quản lý kho hàng: Phần mềm cho phép theo dõi số lượng hàng tồn kho và cập nhật thông tin kho hàng liên tục, giúp bạn quản lý hàng hóa một cách hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng hàng hóa.
- Tính năng quản lý nhân viên: Phần mềm hỗ trợ quản lý ca làm việc và hiệu suất của nhân viên, giúp bạn nắm bắt được hoạt động của từng nhân viên, hỗ trợ trong việc phân quyền và kiểm soát nhân sự hiệu quả.
Giá: Miễn phí gói cơ bản. Các gói trả phí gồm:
- Nâng cao: 5.990.000đ/ vĩnh viễn.
- Cao cấp: 9.990.000đ/ vĩnh viễn.
3.4. Phần mềm PosApp
PosApp là giải pháp bán hàng đa nền tảng phù hợp với nhiều ngành hàng từ bán lẻ tới kinh doanh dịch vụ nhà hàng, ăn uống.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý bán hàng đa kênh: Hỗ trợ quản lý bán hàng trên nhiều kênh như cửa hàng, website và các sàn thương mại điện tử, giúp bạn dễ dàng theo dõi và đồng bộ thông tin từ nhiều nguồn.
- Tích hợp thanh toán đa dạng: Phần mềm hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, ví điện tử và QR code, đáp ứng nhu cầu thanh toán đa dạng của khách hàng.
- Quản lý kho hàng chi tiết: Cung cấp tính năng quản lý kho hàng với việc cập nhật số lượng tồn kho và cảnh báo khi sắp hết hàng, giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả và tránh tình trạng thiếu hụt sản phẩm.
- Báo cáo kinh doanh chi tiết: Cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, lãi lỗ và hiệu suất bán hàng theo thời gian thực, giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược phù hợp.
- Quản lý nhân viên: Phần mềm cho phép quản lý ca làm việc, hiệu suất và doanh thu từng nhân viên, hỗ trợ trong việc phân quyền và kiểm soát hoạt động của nhân viên hiệu quả.
Giá: Miễn phí dùng thử 14 ngày. Các gói trả phí cho ngành hàng bán lẻ và FnB là:
- Cơ bản: 150.000đ/ tháng.
- Phổ biến: 220.000đ/ tháng.
- Nâng cao: 299.000đ/ tháng.
3.5. Phần mềm Pos365
Pos365 cung cấp giải pháp quản lý bán hàng phù hợp với hơn 20 ngành hàng khác nhau với chi phí hợp lý.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý bán hàng toàn diện: Hỗ trợ quản lý từ tạo đơn hàng, in hóa đơn đến ghi nhận giao dịch, giúp bạn theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng hiệu quả.
- Tích hợp thanh toán đa dạng: Phần mềm hỗ trợ thanh toán qua nhiều phương thức như tiền mặt, thẻ ngân hàng, chuyển khoản, và QR code…, tăng tính linh hoạt và tiện lợi cho cả khách hàng và cửa hàng.
- Quản lý kho hàng chi tiết: Cung cấp công cụ quản lý kho hàng với khả năng cập nhật số lượng tồn kho tự động và cảnh báo khi hàng sắp hết, giúp bạn duy trì lượng hàng hóa hợp lý và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.
- Báo cáo kinh doanh thông minh: Cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, lãi lỗ và hiệu suất kinh doanh theo từng ngày, tuần, tháng. Các báo cáo này giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh và ra quyết định chiến lược chính xác.
- Quản lý nhân viên hiệu quả: Cho phép quản lý ca làm việc, theo dõi doanh thu và hiệu suất của từng nhân viên, hỗ trợ bạn trong việc phân quyền và kiểm soát hoạt động của nhân viên dễ dàng.
Giá: Miễn phí dùng thử 7 ngày. Các gói trả phí gồm:
- 1 năm: 1950.000đ
- 2 năm: 3.900.000đ
- Trọn đời: 7.800.000đ.
4. Như thế nào là một phần mềm thu ngân tốt nhất?
Nếu bạn chưa quyết định được nên sử dụng phần mềm thu ngân nào thì những tiêu chí của một phần mềm thu ngân bán hàng tốt dưới đây sẽ giúp bạn ra quyết định dễ dàng hơn.
Một số tiêu chí bạn nên quan tâm là:
- Dễ sử dụng: Phần mềm cần có giao diện thân thiện, dễ thao tác, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen mà không cần nhiều kinh nghiệm kỹ thuật. Quá trình thanh toán cũng cần đảm bảo đơn giản, không có nhiều bước phức tạp.
- Tính năng thanh toán đa dạng: Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ, chuyển khoản và QR code, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện đại.
- Độ chính xác cao: Phần mềm phải tự động tính toán chính xác các giao dịch, giảm sai sót và đảm bảo mọi dữ liệu được ghi nhận chính xác.
- Linh hoạt trong quản lý khuyến mại: Khả năng tự động áp dụng các chương trình khuyến mại và chiết khấu, giúp cửa hàng dễ dàng quản lý các chiến dịch ưu đãi.
- Báo cáo và theo dõi doanh thu hiệu quả: Cung cấp báo cáo chi tiết và theo thời gian thực về doanh thu, lãi lỗ, giúp bạn dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh.
- An toàn và bảo mật dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu được bảo vệ khỏi mất mát hoặc truy cập trái phép, với các tính năng sao lưu và khôi phục dữ liệu hiệu quả.
Xem thêm: Top 6 công cụ quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất hiện nay
Tiêu chí lựa chọn phần mềm thu ngân của bạn là gì? Bạn đã tìm được cho mình phần mềm quản lý thanh toán thu ngân phù hợp với những gợi ý trên từ Sapo? Đừng quên CLICK “Dùng thử miễn phí ngay” bên dưới để trải nghiệm 7 ngày dùng thử miễn phí phần mềm Sapo không giới hạn tính năng.
