Quản lý thu chi luôn được biết đến như một trong những yếu tố quyết định hiệu quả kinh doanh của một cửa hàng. Làm thế nào để quản lý thu chi chính xác, hiệu quả để từ đó đưa ra những dự toán phù hợp là điều quan trọng mà chủ kinh doanh cần phải nắm vững.
Vậy làm thế nào để quản lý thu chi một cách chính xác và đâu là yếu tố quyết định một phần mềm quản lý thu chi mang lại hiệu quả tối ưu nhất? Hãy cùng Sapo đi tìm lời giải ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Doanh thu và chi phí trong cửa hàng là gì?
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được (sau khi đã loại bỏ đi các khoản thuế ở khâu tiêu thụ như VAT hay thuế tiêu thụ đặc biệt) từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
Chi phí kinh doanh được xem là tất cả các khoản chi, hao phí về vật chất, lao động mà cửa hàng phải bỏ ra để tổ chức và thực hiện các hoạt động trong kỳ của mình.
Đối với cửa hàng, chi phí sẽ được chia làm chi phí cố định và chi phí lưu động phát sinh trong kỳ. Chi phí cố định là tất cả các khoản chi mặc định trong tháng như: tiền thuê mặt bằng, tiền điện, nước,...Ngoài ra là các khoản chi phí như lương nhân viên, chi phí quảng cáo, chi phí sửa chữa,...phát sinh trong kỳ.
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí của cửa hàng
2.1 Lượng sản phẩm tiêu thụ
Rõ ràng, đối với việc kinh doanh của cửa hàng lượng sản phẩm tiêu thụ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của cửa hàng. Số lượng sản phẩm bán ra càng nhiều thì doanh thu của cửa hàng sẽ càng lớn.
Cùng với đó, các loại chi phí cần thiết để tiêu thụ sản phẩm cũng tăng lên như chi phí nhân công vận hành, chi phí quản lý, lưu kho hay chi phí quảng cáo. Đó là lý do mà doanh thu và chi phí luôn song song đồng hành trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
2.2 Chất lượng sản phẩm
Chất lượng sản phẩm tác động rất lớn đến giá cả của sản phẩm, dịch vụ cũng như doanh thu của doanh nghiệp. Bởi hiểu một cách đơn giản, một sản phẩm, dịch vụ chất lượng tốt sẽ là yếu tố quyết định đến sự lựa chọn của khách hàng. Đó là lý do mà việc bán hàng cần song song với quá trình đảm bảo chất lượng, sản phẩm và dịch vụ.
Người tiêu dùng có thể quan tâm đến nhiều yếu tố bên ngoài khi quyết định mua 1 sản phẩm, nhưng chất lượng sản phẩm sẽ quyết định khả năng quay lại cũng như thỏa mãn nhu cầu của họ. Cạnh tranh bằng chất lượng sản phẩm là yếu tố bền vững giúp cửa hàng có thể đứng vững trên thị trường.
2.3 Giá sản phẩm
Định giá sản phẩm chưa bao giờ là điều dễ dàng với các chủ kinh doanh khi bắt đầu. Bởi giá bán chịu ảnh hưởng bởi rất nhiều từ thị trường, các khoản chi phí nhập hàng, chi phí vận hành cũng như mức giá cạnh tranh trên thị trường.
Định giá không phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí cũng như doanh thu của cửa hàng. Đó là lý do mà tùy từng giai đoạn hay từng thị trường mà chủ kinh doanh cần định giá phù hợp để kích cầu cũng như mang lại nguồn thu tốt nhất cho cửa hàng của mình.
2.4 Kênh phân phối và dịch vụ sau bán
Một sản phẩm, dịch vụ có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng cũng như thành công trong việc tiêu thụ sản phẩm cần xác định rõ các kênh phân phối. Việc tổ chức kênh phân phối tốt sẽ làm tăng tốc độ tiêu thụ sản phẩm hàng hóa của các doanh nghiệp, mở rộng thị trường và kích thích nhu cầu của người tiêu dùng.
Dịch vụ sau bán được tính là tất cả những yếu tố liên quan đến dịch vụ bán hàng cho khách, đảm bảo quá trình mua sắm diễn ra suôn sẻ. Đặc biệt là linh hoạt trong các thương thức thanh toán, giao nhận hàng hóa và mang lại sự hài lòng khi mua sắm cho khách hàng của mình.
3. Quy trình quản lý thu chi tại cửa hàng
Một quy trình quản lý thu chi hợp lý sẽ giúp cửa hàng tối ưu vận hành, kiểm soát nguồn tiền vào, ra rõ ràng. Từ đó đánh giá hiệu quả kinh doanh và điều chỉnh vận hành của các bộ phận để tối ưu hiệu suất. Vậy quy trình quản lý thu chi như thế nào là phù hợp nhất cho một cửa hàng kinh doanh?
3.1 Kiểm tra thông tin giao dịch
Luôn lưu giữ và kiểm tra thông tin giao dịch, bởi đây là yếu tố vô cùng quan trọng giúp chủ kinh doanh có thể kiểm soát được toàn bộ nguồn thu, chi của cửa hàng trong tất cả các hoạt động. Từ đó cân đối và đưa ra các điều chỉnh hợp lý hơn trong quá trình vận hành của mình.
3.2 Thu tiền mặt
Tại quá trình này, nhân viên bán hàng cần lập phiếu thu khi có giao dịch thu tiền diễn ra, dựa trên các số liệu, thông tin đã có của giao dịch. Sau khi thu tiền, nhân viên cần ghi lại chính xác và chi tiết số tiền đã giao dịch vào sổ nếu chưa sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng.
3.3 Chi tiền mặt
Tương tự như nghiệp vụ thu tiền mặt, việc chi tiền mặt cần lập phiếu chi với thông tin rõ ràng. Số tiền được ghi nhận sau đó sẽ được tiến hành bởi nhân viên bán hàng hoặc kế toán bán hàng.
3.4 Báo cáo thu chi
Dựa vào bảng cân đối thu chi, nhân viên kế toán bán hàng có thể lập báo cáo thu chi cho cửa hàng. Từ đó dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra kế hoạch thu chi hợp lý hơn trong tương lai.
4. Ý nghĩa của phần mềm quản lý thu chi với hoạt động kinh doanh
4.1 Giúp chủ kinh doanh nhận thức được về tài chính và quản lý dòng tiền
Việc sử dụng phần mềm quản lý thu chi trong kinh doanh sẽ giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi tất cả các giao dịch phát sinh, doanh thu và chi phí hàng ngày, từ đó kịp thời phát hiện nguy cơ vượt chi của cửa hàng.
Việc kiểm soát chi phí không chỉ giúp bạn tiết kiệm tiền mà còn giúp bạn suy nghĩ đến hướng đầu tư khác cũng như đẩy mạnh sự phát triển cho bộ phận khác.
Xem thêm: Quản lý dòng tiền là gì? Cách quản lý dòng tiền trong kinh doanh hiệu quả
4.2 Chuẩn bị tốt hơn cho các mùa thanh tra thuế
Không khó để gặp những vấn đề liên quan đến thuế vào những dịp cuối năm. Đây là thời điểm mà các chủ kinh doanh cần chuẩn bị tất cả hóa đơn, chứng từ đầy đủ để việc kiểm tra diễn ra suôn sẻ.
Lưu giữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ với phần mềm quản lý thu chi sẽ giúp việc đối chiếu, lập báo cáo cũng như theo dõi và thanh toán các khoản công nợ chính xác nhất.
4.3 Xác định khả năng sinh lời của cửa hàng
Là một chủ kinh doanh, bạn cần phải luôn tính toán được nguồn lợi nhuận mà mình thu về = Doanh thu - Chi phí. Số liệu này sẽ cho bạn biết, liệu bạn có đang kiếm được tiền từ việc kinh doanh này hay không, từ đó đưa các phương án kinh doanh phù hợp hơn.
Nhiều chủ kinh doanh thường khó khăn trong việc tính toán lợi nhuận vì không tính toán và theo dõi các khoản doanh thu, chi phí chính xác của cửa hàng. Đó là lý do mà việc theo dõi toàn bộ báo cáo kinh doanh tại mọi thời điểm với phần mềm quản lý thu chi sẽ là cách tốt nhất để xác định khả năng sinh lời trong việc kinh doanh của bạn.
Cùng với đó, nhiều người kinh doanh thường gặp vấn đề về phỏng đoán khả năng sinh lời. Điều này có nghĩa là họ nhìn thấy doanh thu đến cửa hàng nhưng không theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh, khiến họ nghĩ rằng họ có lợi nhuận nhiều hơn so với thực tế.
4.4 Xây dựng chiến lược giá cả
Rất nhiều cửa hàng mà doanh thu phụ thuộc vào chính sách giá của họ. Bởi bạn không thể ngăn khách hàng so sánh giá cả sản phẩm, dịch vụ của bạn với đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, việc doanh thu của bạn bị ảnh hưởng bởi sự ngần ngại của khách hàng có thể giúp bạn nhìn nhận lại vấn đề và xây dựng các chính sách giá phù hợp.
4.5 Xác định phân khúc thị trường
Một chủ kinh doanh sẽ hiểu rằng, bạn không thể khai thác mãi một thị trường, khi doanh thu của bạn thay đổi theo chiều hướng giảm. Việc đầu tiên bạn cần làm chính là mở rộng phân khúc thị trường và phát triển thị trường mới để nâng cao doanh thu cho cửa hàng của mình.
4.6 Phân loại hàng hóa, dịch vụ
Đối với những cửa hàng kinh doanh nhiều mặt hàng, việc quản lý doanh thu của từng mặt hàng có thể giúp chủ kinh doanh đánh giá được hiệu quả của từng mặt hàng. Từ đó đưa ra phương pháp tiêu thụ tối ưu hơn cho những sản phẩm có lợi nhuận thấp.
5. Sapo POS - Phần mềm quản lý thu chi hữu ích nhất cho chủ kinh doanh
Không còn phải lo lắng quá nhiều về việc lưu trữ chứng từ, hóa đơn hay quản lý doanh thu, một phần mềm quản lý thu chi cho cửa hàng sẽ giúp bạn kiểm soát toàn bộ dòng tiền và cập nhật theo từng giao dịch phát sinh.
Sapo POS là phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cho cửa hàng và bán online. Với những tính năng hỗ trợ bán hàng và vận hành cửa hàng, Sapo POS là công cụ không thể thiếu cho mỗi chủ kinh doanh để quản lý cửa hàng hiệu quả.
5.1 Khả năng lưu trữ toàn bộ giao dịch phát sinh
Phần mềm quản lý thu chi Sapo POS với khả năng tự động tính tiền và in hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng giúp cửa hàng tiết kiệm tối đa thời gian và giúp quy trình bán hàng trở nên dễ dàng hơn.
Cùng với đó, thao tác ghi nhận đơn hàng, trả tiền tự động, chính xác và tích hợp nhiều phương thức thanh toán giúp chủ cửa hàng cũng như nhân viên bán hàng hạn chế tối đa sai sót, nhầm lẫn và ghi nhận thu - chi tại mọi giao dịch phát sinh.
5.2 Tích hợp bán hàng trên Facebook và quản lý tập trung
Không chỉ hỗ trợ bán hàng tại cửa hàng hiệu quả, Sapo POS còn hỗ trợ các chủ kinh doanh bán hàng online trên Facebook và quản lý tập trung tại một điểm. Điều này giúp chủ kinh doanh có thể quản lý toàn bộ đơn hàng cũng như các khoản công nợ khách hàng tại nhiều kênh bán hàng.
5.3 Quản lý công nợ
Hệ thống phiếu thu, phiếu chi rõ ràng và chi tiết đối với từng giao dịch giúp chủ kinh doanh có thể dễ dàng quản lý nguồn thu, chi trong ngày, tháng, quý với khách hàng hay nhà cung cấp. Cùng với đó là khả năng theo dõi sát sao nguồn hàng, quá trình nhập hàng để không gây ra bất kỳ tổn thất không đáng có nào cho cửa hàng của bạn.
5.4 Hệ thống báo cáo bán hàng chi tiết, đầy đủ nhất
Sapo POS giúp chủ kinh doanh theo dõi chi tiết hiệu quả và các loại báo cáo bán hàng, báo cáo doanh thu chi tiết, dễ hiểu với biểu đồ trực quan.
Cùng với đó là khả năng theo dõi sổ quỹ, công nợ và dòng tiền vào ra chính xác ngay trên phần mềm quản lý cửa hàng.
Các báo cáo doanh thu, chi phí chi tiết cũng là yếu tố giúp chủ kinh doanh có thể so sánh hiệu quả kinh doanh theo sản phẩm, theo từng khung thời gian hay từng kênh bán hàng để đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp nhất.
Xem thêm: Báo cáo kinh doanh chính xác nhờ phần mềm quản lý bán hàng
5.5 Thống kê doanh thu, chi phí tại từng thời điểm
Doanh thu hay chi phí của cửa hàng sẽ được thống kê theo từng giao dịch, từng thời điểm. Cùng khả năng tương thích với mọi thiết bị di động nên chủ kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi ngay trên phần mềm quản lý.
Quản lý thu chi trong kinh doanh chưa bao giờ là câu chuyện dễ dàng với mọi cửa hàng. Việc theo dõi thu chi hiệu quả với các phần mềm quản lý thu chi sẽ là yếu tố quan trọng nhất giúp chủ kinh doanh theo dõi sát sao doanh thu, chi phí. Đồng thời dự toán chính xác những yếu tố quan trọng có thể xảy ra, từ đó đưa ra các chính sách kinh doanh phù hợp, loại bỏ rủi ro và tăng nhanh doanh số hiệu quả nhất.
Giờ đây, bạn hoàn toàn có thể tự mình trải nghiệm một phần mềm quản lý thu chi hiệu quả và dễ dàng sử dụng miễn phí trong 7 ngày với Sapo POS ngay hôm nay.
