Quản lý sản phẩm không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát tồn kho mà còn phải đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong từng thao tác. Bạn là nhà bán hàng? Bạn đang tìm kiếm giải pháp để quản lý sản phẩm một cách đơn giản, nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo chất lượng? Hãy cùng Sapo khám phá những phần mềm quản lý sản phẩm hàng đầu năm 2024, được thiết kế để giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh, từ khâu nhập hàng đến khi sản phẩm đến tay khách hàng.
1. Phần mềm quản lý sản phẩm là gì?
Phần mềm quản lý sản phẩm là công cụ hỗ trợ nhà bán hàng và doanh nghiệp trong việc theo dõi, quản lý thông tin sản phẩm trong toàn bộ khâu bán hàng, từ lúc nhập kho đến khi bán ra. Phần mềm này giúp tự động hóa các quy trình quản lý như kiểm soát tồn kho, cập nhật giá bán, đến việc theo dõi lịch sử bán hàng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả kinh doanh.
Lợi ích của phần mềm quản lý sản phẩm:
- Quản lý tồn kho chính xác: Phần mềm giúp nhà bán hàng kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa còn trong kho, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn đọng quá nhiều.
- Theo dõi doanh số và hiệu suất bán hàng: Phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết về doanh số, giúp bạn dễ dàng theo dõi hiệu quả kinh doanh của từng sản phẩm. Từ báo cáo này, nhà bán hàng có thể ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khi mọi thông tin về sản phẩm được quản lý chặt chẽ, nhà bán hàng có thể phản hồi nhanh chóng và chính xác với khách hàng, tạo ra trải nghiệm mua sắm mượt mà và tăng sự hài lòng của khách hàng.
- Dễ dàng mở rộng kinh doanh: Phần mềm giúp quản lý một lượng lớn sản phẩm mà không cần lo lắng về việc kiểm soát thủ công, tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng quy mô kinh doanh.
2. Những tính năng quan trọng cần có của phần mềm quản lý sản phẩm
Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý sản phẩm mà bạn có thể lựa chọn các tính năng phù hợp. Dưới đây là một số tính năng quan trọng nên có của phần mềm quản lý sản phẩm bạn nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm:
2.1. Quản lý tồn kho
Tính năng này giúp theo dõi và cập nhật số lượng sản phẩm trong kho một cách tự động, từ lúc nhập hàng đến khi bán ra. Nhà bán hàng có thể dễ dàng kiểm tra tồn kho theo thời gian thực, phát hiện kịp thời các vấn đề như thiếu hụt hay tồn đọng hàng hóa, từ đó điều chỉnh kế hoạch nhập hàng và bán hàng hiệu quả hơn.
2.2. Theo dõi và quản lý sản phẩm
Phần mềm cần hỗ trợ việc quản lý thông tin chi tiết về từng sản phẩm như tên, mã sản phẩm, giá bán và thuộc tính liên quan (kích thước, màu sắc,...). Những thông tin sản phẩm chi tiết này giúp nhà bán hàng quản lý sản phẩm khoa học, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin, đặc biệt hữu ích khi kinh doanh nhiều loại sản phẩm khác nhau.
2.3. Báo cáo và phân tích doanh số
Cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh số bán hàng theo ngày, tuần, tháng hoặc theo sản phẩm cụ thể. Tính năng này giúp nhà bán hàng có cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh, nhận biết sản phẩm nào bán chạy hoặc chậm, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược như điều chỉnh giá, khuyến mãi hay ngừng bán những sản phẩm kém hiệu quả.
2.4. Tích hợp đa kênh bán hàng
Hỗ trợ quản lý đồng thời trên nhiều kênh bán hàng như bán tại cửa hàng, bán trên mạng xã hội, sàn TMĐT hay website. Tính năng này giúp đồng bộ thông tin sản phẩm và đơn hàng trên tất cả các kênh, đảm bảo cung cấp thông tin nhất quán cho khách hàng dù họ mua sắm ở bất kỳ đâu.
2.5. Quản lý đơn hàng và khách hàng
Theo dõi trạng thái của từng đơn hàng từ lúc nhận đặt đến khi giao hàng hoàn tất. Phần mềm cũng cần tích hợp tính năng quản lý thông tin khách hàng, lưu trữ lịch sử mua sắm, giúp nhà bán hàng chăm sóc khách hàng tốt hơn và tăng cường mối quan hệ lâu dài.
2.6. Tích hợp thanh toán và vận chuyển
Kết nối với các dịch vụ thanh toán trực tuyến và các đơn vị vận chuyển, giúp quá trình xử lý đơn hàng nhanh chóng và liền mạch. Tính năng này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm rủi ro sai sót trong quá trình giao hàng, đồng thời cung cấp trải nghiệm mua sắm thuận tiện cho khách hàng.
2.7. Quản lý giá cả và chương trình khuyến mãi
Tính năng này cho phép cập nhật và điều chỉnh giá sản phẩm linh hoạt, tạo ra các chương trình khuyến mãi, mã giảm giá theo từng thời điểm. Điều này giúp nhà bán hàng có thể dễ dàng thực hiện các chiến dịch tiếp thị, thúc đẩy doanh số bán hàng theo ý muốn mà không cần thao tác thủ công nhiều lần.
2.8. Bảo mật và phân quyền sử dụng
Đảm bảo rằng dữ liệu sản phẩm, doanh số và thông tin khách hàng được bảo mật chặt chẽ, chỉ những người được phân quyền mới có thể truy cập. Tính năng này quan trọng để bảo vệ thông tin kinh doanh nhạy cảm và tránh rủi ro từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
2.9. Tích hợp với các phần mềm khác
Khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý khác như phần mềm kế toán, CRM hoặc ERP là một điểm cộng lớn cho các phần mềm quản lý sản phẩm. Tính năng này giúp tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện, đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp từ đó tăng cường hiệu quả hoạt động tổng thể.
2.10. Hỗ trợ trên nền tảng di động
Việc có thể quản lý sản phẩm thông qua ứng dụng di động giúp nhà bán hàng theo dõi và xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi. Tính năng này của phần mềm quản lý sản phẩm đặc biệt hữu ích khi nhà bán hàng không thể luôn có mặt tại cửa hàng hoặc văn phòng, nhưng vẫn cần đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Có thể bạn quan tâm:
3. Phần mềm quản lý sản phẩm Sapo - Quản lý sản phẩm đa kênh thông minh, tập trung và chính xác
Là phần mềm quản lý bán hàng tại cửa hàng và bán online, Sapo mang đến cho chủ kinh doanh một giải pháp quản lý sản phẩm toàn diện từ nhập hàng đến tồn kho sau bán. Với phần mềm quản lý sản phẩm Sapo, chủ kinh doanh có thể theo dõi và quản lý dễ dàng toàn bộ hệ thống sản phẩm của cửa hàng, thiết lập giá nhập, giá bán và tự động cập nhật tồn kho sau mỗi giao dịch ngay trên phần mềm.
3.1. Quản lý sản phẩm
Đối với các sản phẩm mới, chủ kinh doanh có thể dễ dàng thêm mới, phân loại và quản lý mọi thông tin tại màn hình Danh sách sản phẩm trên phần mềm Sapo.
Tùy vào bản chất của từng loại sản phẩm mà chủ kinh doanh có thể lựa chọn cách quản lý phù hợp như Quản lý theo Lô - Date, Quản lý theo Serial,... Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi được tình hình và khả năng có thể bán của từng loại sản phẩm.
Những tính năng này giúp chủ kinh doanh có thể tránh tình trạng bán hàng đã hết hạn cho khách hàng mà không biết. Cùng với đó, đối với các sản phẩm điện tử có giá trị cao, việc quản lý theo serial, IMEI có thể giúp chủ kinh doanh chủ động hơn trong việc quản lý bảo hành.
Hệ thống sản phẩm trên phần mềm quản lý sản phẩm Sapo sẽ được quản lý chi tiết với các thông tin chi tiết:
- Tên sản phẩm: là trường thông tin bắt buộc và không bao gồm các giá trị thuộc tính như màu sắc, chất liệu, kích cỡ...
- Mã sản phẩm / SKU: là mã để định danh giữa các sản phẩm. Các sản phẩm sẽ không được trùng mã với nhau, mã không chứa kí tự đặc biệt, không có dấu và khoảng cách. Bạn bỏ trống hệ thống sẽ tự sinh mã SKU theo cấu trúc riêng.
- Barcode: là mã vạch sản phẩm, mã barcode được in ra và dán lên bề mặt sản phẩm sau đó được đọc hoặc quét bởi các thiết bị như máy quét mã vạch khi bán hàng. Bạn nên đặt mã barcode tối đa chứa 15 ký tự và tối thiểu là 5 ký tự trong bộ code 128. Mã không chứa ký tự đặc biệt và khoảng trắng.
- Giá bán lẻ: là giá mà bạn sẽ bán cho những khách hàng đơn lẻ
- Giá bán buôn: là giá mà bạn sẽ bán cho những khách hàng mua với số lượng lớn
- Giá nhập: là giá gợi ý khi bạn nhập hàng từ nhà cung cấp. Giá nhập thực tế của sản phẩm có thể thay đổi theo mỗi lần nhập hàng thực tế của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể chọn Xem thêm chính sách giá để thêm các chính sách giá khác của cửa hàng (Các chính sách giá phải được tạo trước ở mục Cấu hình chính sách giá, VD: giá vip, giá đại lý, giá khách quen....)
- Phiên bản sản phẩm: Sản phẩm của bạn có thể có các kích cỡ, màu sắc hoặc chất liệu khác nhau. Tạo các thuộc tính để phân biệt giữa các phiên bản sản phẩm khác nhau.
- Sản phẩm có thể quy đổi theo các đơn vị khác nhau khi nhập hoặc bán hàng
- Nếu sản phẩm của bạn có bảo hành bạn tích chọn Bảo hành và lựa chọn chính sách bảo hành tương ứng.
3.2. Quản lý kho tập trung
Ở tính năng quản lý kho trên phần mềm quản lý sản phẩm Sapo, chủ kinh doanh và nhân viên kho có thể dễ dàng thực hiện kiểm tra danh sách đơn hàng nhập, nhập hàng, trả hàng, chuyển kho và quản lý nhà cung cấp.
Không chỉ quản lý sản phẩm của một cửa hàng, phần mềm Sapo còn cho phép bạn quản lý toàn bộ hệ thống kho của chuỗi cửa hàng. Dễ dàng quản lý cả quy trình chuyển kho khi có hoạt động luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh phát sinh.
- Mỗi một đơn hàng được xuất kho thành công (Có thể là khách mua ngay tại cửa hàng, hoặc bạn ship cho khách) hệ thống sẽ tự động giảm trừ sản phẩm trong kho
- Khi hàng bị hoàn (khách trả hàng lỗi, hoặc ship hàng khách ko nhận) Kho sẽ tự động cộng lại số lượng tương ứng. Như vậy là Sapo đang kiểm soát kho hoàn toàn tự động cho bạn.
Đối với hàng hóa sắp hết, hệ thống sẽ tự động cảnh báo để chủ kinh doanh có thể lên kế hoạch nhập hàng kịp thời. Đảm bảo quy trình bán hàng và vận hành không bị gián đoạn. Cùng với đó, chủ kinh doanh cũng có thể xem báo cáo kho thường xuyên để biết hàng nào bán chạy, hàng nào tồn nhiều để có phương án kinh doanh hợp lý.
Quản lý nhập hàng
Phần mềm quản lý sản phẩm Sapo cho phép chủ kinh doanh thiếp lập phiếu nhập hàng chi tiết với đầy đủ thông tin như loại hàng hóa, số lượng, SKU sản phẩm, nhà cung cấp và giá nhập, giá bán lẻ. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi được công nợ với từng nhà cung cấp cũng như phân loại hàng hóa để quản lý một cách dễ dàng hơn.
Trả hàng nhập
Nhà bán hàng có thể dễ dàng tạo đơn trả hàng nhập từ nhà cung cấp trên phần mềm quản lý sản phẩm Sapo. Sản phẩm hoàn trả có thể là toàn bộ hàng nhập hoặc một số sản phẩm nhất định. Phiếu trả hàng cho nhà cung cấp sẽ lưu đầy đủ thông tin tình trạng hoàn tiền cùng các thông tin bổ sung như mã đơn hoàn trả và lý do hoàn trả để chủ shop quản lý và đối soát dễ dàng.
Chuyển kho
Đây là một trong những tính năng không thể thiếu với các cửa hàng có nhiều chi nhánh. Thông tin chi tiết kho chuyển hàng, kho nhận hàng, sản phẩm chuyển kho… sẽ được hệ thống lưu trữ. Trong quá trình tạo phiếu chuyển kho, nhà bán hàng cũng dễ dàng theo dõi được biến động số lượng hàng tồn tại kho chuyển và kho nhận, giúp việc sắp xếp chuyển hàng thuận tiện hơn.
Quản lý nhà cung cấp
Với các chủ shop kinh doanh đa dạng mặt hàng và nguồn nhập thì quản lý nhà cung cấp là một trong những tính năng không thể thiếu. Phần mềm quản lý sản phẩm, nhà cung cấp Sapo giúp bạn quản lý nhà cung ứng dễ dàng với đầy đủ các thông tin như thông tin liên hệ chung (tên, số điện thoại, địa chỉ, website, mã số thuế…) và địa chỉ.
Từ danh sách nhà cung cấp hiện có, phần mềm Sapo sẽ giúp bạn thống kê chi tiết tình trạng đơn nhập hàng, đơn trả hàng, tổng tiền thanh toán… giúp quản lý cửa hàng chặt chẽ ngay từ khâu đầu vào.
3.4. Các tính năng nổi bật khác của phần mềm quản lý sản phẩm Sapo
Ngoài các tính năng liên quan đến quản lý sản phẩm, kho hàng, phần mềm Sapo còn có nhiều tính năng giúp nhà bán hàng vận hành trơn cả khâu bán và vận hành.
Quản lý khách hàng
Danh sách khách hàng cửa hàng nhập trực tiếp khi khách đến mua tại cửa hàng hoặc khách hàng tự đăng ký trên website được lưu trữ trên phần mềm Sapo với đầy đủ các thông tin như email, số điện thoại, địa chỉ… Dựa trên danh sách khách hàng này, nhà bán hàng có thể thiết kế các chương trình tri ân cho tệp khách hàng cụ thể dựa trên số lượng đơn hàng đã mua hay tổng tiền thanh toán, từ đó tăng sự gắn kết giữa khách hàng thân thiết và thương hiệu.
Tạo khuyến mại đa kênh
Khuyến mại trên Sapo được áp dụng trên các kênh khi khách mua tại website, cửa hàng hay trên facebook. Sapo cung cấp cho các chủ cửa hàng tính năng khuyến mại với đa dạng các loại hình như giảm giá sản phẩm đơn lẻ, giảm giá đơn hàng, miễn phí vận chuyển hay mua X tặng Y với 2 hình thức khuyến mại là mã khuyến mại (coupon) và chương trình khuyến mại.
- Mã khuyến mại: Khách hàng nhập mã khuyến mại khi mua hàng online để nhận ưu đãi.
- Chương trình khuyến mại: Khách được hưởng khuyến mại tự động khi đạt đủ điều kiện chương trình khuyến mại mà cửa hàng đã thiết lập.
Theo dõi tình hình tiền ra, tiền vào từ sổ quỹ
Dựa vào tính năng sổ quỹ, nhà bán hàng có thể theo dõi chi tiết các nguồn tiền thu, tiền chi cho từng đối tượng cụ thể. Chứng từ thu chi cũng được lưu trữ rõ ràng trên hệ thống, giúp bạn kiểm soát chặt chẽ dòng tiền kinh doanh, tránh thất thoát tài chính hay gian lận từ nhân viên.
Báo cáo kinh doanh chi tiết, trực quan
Sapo cung cấp gần 40 loại báo cáo để nhà bán hàng phân tích chi tiết tình hình kinh doanh của cửa hàng. Dựa vào báo cáo tổng quan và chi tiết, nhà bán hàng có thể dễ dàng phân tích và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp với thực tế.
Một số loại báo cáo nhà bán hàng có thể theo dõi trên phần mềm quản lý sản phẩm Sapo là: Báo cáo doanh số, báo cáo lợi nhuận, báo cáo kho, báo cáo khách hàng…
Có thể nói, quản lý sản phẩm là yếu tố vô cùng quan trọng đối với mỗi cửa hàng bán lẻ. Việc quản lý đúng cách không chỉ giúp giảm thiểu tối đa rủi ro cho hoạt động kinh doanh, tổn thất cho cửa hàng mà còn là giải pháp tối ưu chi phí nhân sự, nguồn lực và công sức một cách hiệu quả nhất.
Sapo hy vọng rằng, những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp chủ kinh doanh hiểu rõ về tính ứng dụng của phần mềm quản lý sản phẩm và lên kế hoạch tối ưu hiệu suất một cách hiệu quả nhất. CLICK “Dùng thử miễn phí ngay” bên dưới để trải nghiệm 7 ngày dùng thử miễn phí phần mềm Sapo.
