Quản lý cửa hàng nội thất không chỉ là bán được hàng, mà còn là kiểm soát tồn kho theo mẫu mã, theo dõi đơn đặt trước, chăm sóc khách hàng và vận hành hiệu quả mỗi ngày. Khi vẫn còn quản lý bằng sổ sách hay Excel, nhiều chủ shop đang gặp khó khăn với sai sót dữ liệu, giao hàng chậm trễ và thiếu tính minh bạch. Lúc này, một phần mềm quản lý cửa hàng nội thất chuyên biệt chính là giải pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và phát triển kinh doanh bền vững.
1. Những rắc rối thường gặp khi quản lý cửa hàng nội thất thủ công
Quản lý một cửa hàng nội thất là cả một quá trình từ kiểm soát vận hành, tồn kho, nhân sự tới chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, hiện nay nhiều chủ cửa hàng vẫn đang quản lý theo phương pháp thủ công như dùng sổ sách, Excel hoặc dựa vào trí nhớ cá nhân. Cách làm này tiềm ẩn rất nhiều rủi ro và hạn chế trong việc mở rộng kinh doanh như:
Khó kiểm soát tồn kho theo mẫu mã, kích thước, chất liệu
Sản phẩm nội thất thường có nhiều biến thể như cùng một mẫu ghế nhưng có đến ba kích thước, bốn màu sắc và hai loại chất liệu khác nhau. Nếu quản lý bằng Excel hoặc ghi chép thủ công, việc nhầm lẫn giữa các mã hàng là điều rất dễ xảy ra. Chỉ cần sai một dòng, cửa hàng có thể gặp tình trạng báo sai tồn, thiếu hàng hoặc đặt nhầm mẫu.
Giao hàng chậm trễ, dễ sai sót khi không có hệ thống theo dõi
Nội thất là ngành thường bán theo đơn đặt trước. Khách hàng đặt hôm nay nhưng có thể giao sau 7 - 10 ngày, thậm chí lâu hơn. Nếu không có công cụ ghi nhận và nhắc lịch rõ ràng, cửa hàng rất dễ quên lịch giao, giao thiếu phụ kiện hoặc nhầm mẫu sản phẩm, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín.
Chủ cửa hàng không nắm được tình hình khi không có mặt tại shop
Với các chủ cửa hàng không thường xuyên có mặt tại điểm bán, việc nắm bắt tình hình kinh doanh phụ thuộc hoàn toàn vào nhân viên báo cáo. Nếu không có công cụ theo dõi từ xa, chủ shop sẽ không biết trong ngày đã bán bao nhiêu đơn, tồn kho còn gì, có phát sinh công nợ hay không. Điều này khiến việc quản trị rủi ro và ra quyết định trở nên chậm trễ, thiếu chính xác.
Khó chăm sóc lại khách cũ, bỏ lỡ cơ hội tăng doanh thu
Khách hàng mua nội thất thường có nhu cầu quay lại hoặc giới thiệu người quen nếu trải nghiệm tốt. Tuy nhiên, nếu không có hệ thống lưu trữ lịch sử mua hàng, theo dõi bảo hành, nhắc lịch chăm sóc định kỳ hoặc gửi ưu đãi cá nhân hóa, cửa hàng rất dễ bỏ lỡ cơ hội bán hàng lại.
2. Giải pháp dành riêng cho ngành nội thất – Phần mềm quản lý cửa hàng nội thất Sapo giúp gì cho bạn?
Sau khi đã nhận diện rõ những khó khăn trong quá trình vận hành cửa hàng nội thất, điều cần thiết là tìm một giải pháp giúp chủ shop quản lý nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian. Phần mềm quản lý bán hàng Sapo chính là lựa chọn phù hợp dành riêng cho ngành nội thất, với những tính năng chuyên biệt hỗ trợ từ quản lý tồn kho đến bán hàng, giao hàng và chăm sóc khách sau mua.
Quản lý hàng hóa theo mẫu mã, kích thước, chất liệu
Với Sapo, việc quản lý hàng hóa trở nên trực quan và dễ dàng hơn bao giờ hết. Mỗi sản phẩm có thể tạo nhiều phiên bản dựa trên các thuộc tính như màu sắc, kích thước, chất liệu. Điều này giúp chủ shop dễ dàng tra cứu, kiểm kho và hạn chế tối đa nhầm lẫn khi nhập – xuất – bán hàng.
Thay vì nhớ từng mã sản phẩm, chủ cửa hàng có thể tra cứu theo hình ảnh, tên sản phẩm hoặc bộ lọc thuộc tính. Hệ thống sẽ cập nhật tồn kho theo thời gian thực, chính xác đến từng phiên bản sản phẩm.
Theo dõi đơn đặt trước, giao hàng nhiều đợt một cách dễ dàng
Đặc thù của ngành nội thất là nhiều đơn hàng có giá trị lớn, giao hàng theo lô hoặc theo từng giai đoạn. Sapo cho phép lưu trữ thông tin đơn đặt trước, phân loại trạng thái (đang xử lý, đang giao, hoàn tất), ghi chú cụ thể lịch giao hàng, phí giao, nhân viên phụ trách. Tất cả đều được hệ thống hóa, giúp chủ shop dễ dàng theo dõi tiến độ và tránh sai sót.
Giao diện đơn giản, dễ dùng kể cả khi không rành công nghệ
Sapo được thiết kế với giao diện thân thiện, rõ ràng, phù hợp với cả người không có nhiều kinh nghiệm về phần mềm. Quá trình khởi tạo sản phẩm, tạo đơn hàng, thu chi hay in hóa đơn đều có hướng dẫn cụ thể. Hệ thống hỗ trợ trên cả máy tính và điện thoại, giúp quản lý thuận tiện ở bất kỳ đâu.
Quản lý từ xa mọi lúc, mọi nơi
Dù chủ shop không có mặt tại cửa hàng, vẫn có thể dễ dàng theo dõi doanh thu, số đơn, lượng tồn kho hay hoạt động của nhân viên thông qua ứng dụng quản lý Sapo. Mọi dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực và bảo mật cao, giúp chủ cửa hàng kiểm soát vận hành chặt chẽ ngay cả khi đang đi công tác hay làm việc từ xa.
Kết nối bán hàng đa kênh – từ cửa hàng đến Shopee, Facebook
Với xu hướng kinh doanh hiện đại, nhiều cửa hàng nội thất đã mở rộng sang các kênh bán hàng trực tuyến như Facebook, Shopee hoặc website riêng. Phần mềm Sapo cho phép kết nối đồng bộ tồn kho, đơn hàng và khách hàng giữa các kênh này với cửa hàng offline. Nhờ đó, chủ shop chỉ cần quản lý trên một hệ thống duy nhất, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả bán hàng.
3. Trải nghiệm các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý cửa hàng nội thất Sapo
Không chỉ được thiết kế phù hợp với đặc thù ngành nội thất, phần mềm Sapo còn mang đến hệ thống tính năng toàn diện, giúp các cửa hàng tối ưu quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh rõ rệt.
Quản lý tồn kho chi tiết theo từng biến thể sản phẩm
Với mỗi sản phẩm, cửa hàng có thể tạo nhiều phiên bản theo kích thước, màu sắc, chất liệu… Hệ thống Sapo cho phép quản lý tồn kho chi tiết theo từng biến thể, giúp chủ shop dễ dàng tra cứu và theo dõi chính xác số lượng từng loại còn lại trong kho.
Ngoài ra, Sapo hỗ trợ kiểm kho nhanh bằng mã vạch, ghi nhận lịch sử nhập – xuất kho rõ ràng, hạn chế tối đa thất thoát và nhầm lẫn trong quá trình bán hàng hoặc kiểm kê định kỳ.
Quản lý đơn đặt trước và giao hàng nhiều đợt
Với những đơn hàng giá trị lớn, khách đặt trước và yêu cầu giao hàng theo tiến độ, Sapo hỗ trợ tạo đơn hàng theo nhiều trạng thái (đặt cọc, đang xử lý, đã giao một phần, hoàn tất…). Mỗi lần giao hàng đều được ghi nhận cụ thể: số lượng, thời gian, nhân viên phụ trách. Nhờ đó, cửa hàng dễ dàng kiểm soát tiến độ từng đơn, đảm bảo không giao thiếu, không trễ hẹn và không bỏ sót thông tin.
Quản lý nhân viên theo ca làm, doanh số và hoa hồng
Phần mềm Sapo hỗ trợ phân ca làm việc cho nhân viên, ghi nhận giờ vào – ra, theo dõi doanh số bán hàng và tự động tính hoa hồng theo quy định. Điều này giúp chủ shop kiểm soát hiệu suất làm việc minh bạch, hạn chế thất thoát và có cơ sở rõ ràng khi đánh giá hoặc thưởng phạt nhân viên. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các showroom có nhiều nhân viên tư vấn hoạt động luân phiên theo ca.
Theo dõi công nợ và nhắc lịch thanh toán dễ dàng
Với các đơn hàng thanh toán nhiều đợt, hệ thống sẽ ghi nhận rõ số tiền đã thanh toán, còn lại bao nhiêu, hẹn thanh toán khi nào. Chủ cửa hàng có thể thiết lập nhắc lịch thu tiền và xem tổng công nợ phải thu tại mọi thời điểm. Tính năng này giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn và hạn chế tình trạng quên thu tiền hoặc sai sót khi đối chiếu.
Báo cáo lãi lỗ theo đơn hàng, theo sản phẩm và theo nhân viên
Sapo cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết, giúp chủ cửa hàng biết được:
- Từng đơn hàng lãi bao nhiêu sau khi trừ chi phí vốn, khuyến mãi, hoa hồng
- Sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào tồn kho lâu
- Nhân viên nào đạt doanh số tốt nhất
Từ đó, việc nhập hàng, điều chỉnh giá bán hay phân bổ nhân lực sẽ dựa trên số liệu thực tế, không phải phỏng đoán.
Tích hợp thiết bị phần cứng: máy in, máy quét mã, máy POS
Sapo tương thích với hầu hết thiết bị bán hàng phổ biến trên thị trường, bao gồm: máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, két đựng tiền, máy tính tiền POS. Việc bán hàng, in phiếu, thu tiền sẽ diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn – đặc biệt trong những thời điểm đông khách hoặc khi triển khai chương trình khuyến mãi.
4. Trải nghiệm thực tế từ khách hàng Sapo
Taky Home là thương hiệu đồ gia dụng thông minh do anh Nguyễn Anh Tuấn thành lập năm 2020. Xuất phát từ mô hình tinh gọn, bán hàng chủ yếu trên sàn TMĐT, Taky Home đối mặt với thách thức lớn: vận hành hiệu quả hàng chục ngàn đơn mỗi tháng chỉ với 4 nhân sự.
Sau thời gian thử nhiều phần mềm không phù hợp, anh Tuấn đã chọn Sapo làm giải pháp quản lý bán hàng chính thức. Nhờ kết nối 16 gian hàng trên 4 sàn TMĐT vào một hệ thống duy nhất, Taky Home dễ dàng kiểm soát tồn kho, đơn hàng, công nợ và chỉnh sửa thông tin sản phẩm hàng loạt mà không tốn thời gian thủ công.
Từ việc quản lý đơn hoàn, cảnh báo tồn kho đến theo dõi toàn bộ hoạt động qua điện thoại, Sapo đã giúp anh Tuấn vận hành trơn tru và mở rộng quy mô bán hàng mà không cần tăng nhân sự.
“Sapo giúp tôi kiểm soát tốt mọi thứ, dù chỉ có 4 nhân viên nhưng vẫn xử lý 10.000 đơn mỗi tháng cực nhẹ nhàng.” – Anh Tuấn, founder Taky Home.
Xem thêm: Khách hàng Sapo - Taky Home - Tiện ích gia dụng thông minh cho gia đình
Với những cửa hàng nội thất đang gặp khó khăn trong việc quản lý tồn kho, đơn hàng, nhân viên hay mở rộng bán hàng đa kênh, Sapo chính là phần mềm quản lý cửa hàng nội thất toàn diện giúp bạn vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. Trải nghiệm miễn phí phần mềm Sapo để cảm nhận sự khác biệt trong cách quản lý – bán hàng – chăm sóc khách hàng.
